Notre programme d’intégration pour atteindre 90% d’engagement des nouveaux employés

Premier rendez-vous, rencontre avec la belle-famille ou intégration de nouvelles recrues... On n'a pas toujours de seconde chance pour faire une bonne première impression !

Quand on sait que  58 % des salariés ayant bénéficié d’un bon processus d’intégration sont encore dans l’entreprise après 3 ans, on mesure toute l’importance de ces premiers jours en entreprise ! Après le temps (et l’argent !) que vous avez consacré au processus de recrutement, laisser vos recrues vous glisser entre les doigts au cours de ces 90 premiers jours n'est pas seulement frustrant, c'est surtout un gaspillage colossal de ressources !

Ce que vous direz et ferez au cours de ces premiers mois est déterminant. Étonnamment, la plupart des entreprises ne consacrent qu'une seule semaine à l'intégration. Sept jours seulement pour que votre recrue connaisse votre organisation, ses valeurs, sa philosophie et ses outils, comprenne son rôle et s'intègre à son équipe avant d'être lâchée dans le grand bain. Une semaine avant de travailler au même titre que ceux qui sont là depuis des années, tout en représentant votre organisation.

Pas surprenant que seuls 12 % des collaborateurs déclarent être satisfaits du travail d'intégration fait par leur entreprise.

Voici donc une opportunité pour préparer les nouvelles recrues et vous assurer qu'elles s’intègrent durablement dans votre entreprise. Un plan d'intégration bien étudié limitera le turnover. Mais il vous faudra plus d'une semaine pour l’implémenter et donner la confiance nécessaire aux nouveaux !

Chez 360Learning, le processus complet d'intégration dure 90 jours. Que se passe-t-il au cours de ce trimestre ? Nous partageons notre processus dans la mini- série Onboarding Joei et dans notre guide d'intégration. Nous partageons également ce plan détaillé qui nous sert pendant les 3 premiers mois de chaque recrue pour introduire nos outils et notre culture d’entreprise ainsi que le rôle unique de chacun au sein de l'entreprise.

Les chiffres de Peakon (notre outil pour mesurer l’engagement en interne) prouvent que ça marche. Trois mois après leur entrée en fonction, les membres de notre nouvelle équipe obtiennent un score moyen d'engagement de 9,3 sur 10. Ils se sentent impliqués, motivés et à l'aise dans notre entreprise :

Utilisez notre programme d’intégration pour créer une expérience d'onboarding qui aide vos recrues à s'adapter facilement et à s'épanouir dans votre entreprise.

Avant le premier jour : le pré-boarding pour préparer les nouvelles recrues

Notre checklist commence bien avant le premier jour d’une recrue. Nous utilisons des stratégies de pré-boarding (pre-onboarding) pour motiver les nouvelles recrues et nous assurer qu'elles ont tout ce qu’il faut pour être opérationnelles dès leur premier jour.

Nous envoyons à toutes les nouvelles recrues un kit de bienvenue. Les collaborateurs qui choisissent le travail à distance reçoivent également un ordinateur portable et l’équipement technique nécessaire à leur installation à domicile. Nous activons leur compte de messagerie électronique afin qu'ils puissent commencer à recevoir des invitations calendrier et d'autres informations.

En interne, nous avons mis en place une série d'étapes pour bien préparer l’arrivée des nouveaux. Les personnes chargées de l'intégration mettent en place des supports de formation et des parcours d'apprentissage uniques en fonction du rôle du nouveau collaborateur ; elles coordonnent les réunions avec certains collègues et s'assurent que toutes les ressources sont prêtes à être utilisées.Nous formalisons et organisons ces tâches sur Trello, tant pour les personnes chargées de l'intégration que pour les nouveaux.

Nous désignons également un "onboarding buddy", un collaborateur qui accompagne la nouvelle recrue pendant son processus d'intégration de façon plus informelle. Les "onboarding buddies" jouent le rôle de tuteur ou de binôme d'intégration et ne sont généralement pas dans la même équipe que la recrue. Elles sont en contact régulier avec elle pour lui permettre de poser des questions et se sentir à l’aise rapidement.

Programme :

• Préparez les supports de bienvenue à envoyer par courrier
• Envoyez tout leur équipement aux collaborateurs à distance : ordinateur portable, téléphone, cahier, etc.
• Configurez les profils utilisateur (adresse email, plateformes de communication, de formation, de gestion de projet).
• Passez en revue les supports de formation spécifiques, les cours et les ressources à partager avec les nouveaux.
• Désignez un binôme d’intégration, un “onboarding buddy” pour permettre des échanges plus informels
• Coordonnez les réunions et envoyez les invitations calendrier

Premier jour : initiation

Les deux premiers jours de d’intégration permettent aux nouveaux membres de l'équipe de s'acclimater à la façon dont nous travaillons chez 360Learning. Il faut que la première journée soit motivante ! C’est l’occasion de marquer des points. Ne ratez jamais une occasion de faire bonne impression.

Le socle de notre processus d’intégration est le même pour tout le monde, des responsables clients jusqu'à l’exécutif. Nous l'organisons en utilisant Trello et notre plateforme de Collaborative Learning. Des checklists et des quizzs réguliers permettent aux nouvelles recrues de rester engagées et sur la bonne voie.

En tant qu’entreprise spécialisée dans la formation, il n'est pas surprenant que les programmes de formation jouent un rôle important dans notre culture et dans notre processus d'intégration.

La première journée tourne autour de notre cours “Jour 1”, un programme de 5 heures composé de 12 modules. Voici un aperçu de ces cours (cliquez pour agrandir) :

Cela peut sembler intense à première vue. Ce programme inclut en fait des informations cruciales : une présentation de notre culture et de notre organisation, un module sur l'importance de donner et de recevoir des retours pendant le processus d'intégration ou encore une présentation des outils indispensables à maîtriser.

Entre les modules de formation, les recrues sont amenées à rencontrer certains de leurs collègues.

Entre autres, leur coach, ou ce que la plupart des organisations appellent un manager, ainsi que leur “onboarding buddy” et leur onboarder - un éducateur qui supervise le processus d'intégration. Selon la disponibilité de l’équipe, on organise un déjeuner de bienvenue, sur place ou à distance.

C'est un premier jour chargé, mais tellement important. Dans le premier épisode d'Onboarding Joei, vous m’entendrez affirmer que c'était le premier jour le plus productif que j'aie jamais connu. Je pèse mes mots !

Programme :

• Introduction aux outils et à notre plateforme de formation (le cas échéant)
• Introduction aux cours du Jour 1
• Présentation de l'onboarder (responsable de l'intégration)
• Présentation du manager/coach (si différent de l'onboarder)
• Présentation du binôme d’intégration, le "buddy”
• Déjeuner d'équipe

Première semaine : intégration spécifique au poste

Une fois le programme d'intégration initial terminé, la recrue passe à une formation plus spécifique à son poste.

C'est au cours de cette semaine qu’elle commence à comprendre précisément ses responsabilités et ses liens avec les autres membres de l'équipe.

Une part importante de cette formation consiste à rencontrer des personnes clés au sein et en dehors de sa propre équipe. Nous organisons une série de réunions “découverte métier”, au cours desquelles la recrue peut rencontrer et découvrir les missions et le quotidien des autres départements. Ces réunions sont l'occasion d'encourager d'entrée la communication et la collaboration entre équipes.

Tout au long de la première semaine, les nouveaux membres de l'équipe rencontrent quotidiennement leur onboarder qui les guide dans leur progression, répond à leurs questions et les incite en permanence à donner leur avis. Ce retour d'information nous permet d'affiner en continu notre processus d’intégration. Pour nous, ce retour d'information (“feedback”) est si important que nous avons mis en place un cours complet sur la façon de donner et de recevoir du feedback dans le cadre de notre processus d'intégration :

Programme :

• Point quotidien avec l’onboarder
• Réunion d'équipe
• Réunions de découverte avec des représentants d'autres équipes
• Début de la formation spécifique au poste
• Retour d'information avant l'intégration
• Fin de Jour 3 : rapide enquête de satisfaction 
• Fin de la semaine 1 : enquête qualitative sur l'intégration 

Premier mois : montée en puissance

Alors que la première semaine a pour but de familiariser la recrue avec son nouvel environnement, le reste du mois lui permet de maîtriser les éléments fondamentaux de ses fonctions. L'objectif est de lui donner une compréhension optimale de son rôle dans l'organisation.

Les nouveaux membres de l’entreprise suivent tous une série de cours spécifiques à leur rôle, directement dans notre plateforme de formation en ligne. Des experts de chaque sujet, tous départements confondus, y ont en effet créé des modules de formation. Le recours à ces experts en interne nous permet de tirer parti des connaissances institutionnelles et de l'expérience de notre entreprise.

La formation varie en fonction du département. Par exemple, l'intégration des commerciaux comprend des cours sur nos solutions, sur le pitch commercial et les arguments de vente associés. Les nouveaux membres de l'équipe participent à des jeux de rôle en ligne et passent du temps à observer des commerciaux expérimentés lors de leurs démonstrations à des prospects. Le processus d'intégration des développeurs est composé de cours sur les aspects techniques de la plateforme, ses principales fonctionnalités et son interface utilisateur. Ils complètent leur formation en travaillant avec un binôme pour se familiariser avec la plateforme et s'entraîner sur des projets réels.

Au cours du premier mois, les nouvelles recrues commencent à prendre des décisions qui auront un impact sur leur premier trimestre et même au-delà.

Tout d’abord, elles suivent un cours intitulé “Découvrir les OKRs".  Elles travaillent avec leur coach, en décomposant les tâches en objectifs trimestriels et en résultats clés pour fixer leurs propres objectifs et OKRs.

Tout au long de ce premier mois, les nouveaux membres de l'équipe continuent de faire des points hebdomadaires avec leur onboarder qui s'assure que les modules de formation sont bien suivis et compris. D’ailleurs, vous constaterez dans Onboarding Joei que j'ai moi-même pris du retard lors de ma deuxième semaine et que mon onboarder m'a fermement encouragé à accélérer...

Programme :

• Contrôles hebdomadaires de l'onboarder
• Cours spécifiques au poste
• Élaboration des objectifs personnels et des OKRs

Deuxième et troisième mois : suite de la montée en compétences

Une fois que les nouveaux employés ont une solide connaissance de l'entreprise et de leur place dans celle-ci, on passe à une progression à long terme.

La période d'essai des nouvelles recrues dure 90 jours. Cela peut paraître court, mais nous avons constaté que c'est la durée idéale pour permettre à la fois à une recrue d’évaluer sa place dans l'entreprise et à l'entreprise de s'assurer que la recrue correspond effectivement à ce qu’on attend d’elle.

Un examen de probation a lieu au bout de six semaines pour s'assurer que la recrue est sur la bonne voie. Le coach et l’onboarder participent tous deux à cet examen qui se focalise sur la façon dont la nouvelle recrue s'intègre dans l’organisation. Vous pouvez même voir mon évaluation dans l'épisode 8 de Onboarding Joei !

On suit attentivement les OKR et les progrès de la recrue, et cela varie drastiquement d’un poste à l’autre.

Par exemple, les coachs notent les nouveaux commerciaux sur leur maîtrise du pitch, leurs démonstrations produit et leur connaissance des différentes solutions. Ils doivent obtenir au moins un score de quatre sur cinq pour valider ces acquis. Une fois qu'ils ont signé un premier contrat, on considère qu'ils ont sont totalement formés.

Les deuxième et troisième mois du processus d'intégration sont plus flexibles. Nous apportons des changements en fonction des performances de la recrue, de son rôle et de facteurs plus généraux.

Par exemple, au cours de la cinquième semaine de mon intégration, le confinement a été imposé en France à cause du COVID-19, et notre entreprise est passée au travail à distance à 100%. Le processus d'intégration a évolué au même rythme que l'entreprise. Chaque service a réévalué ses budgets et ses projets, et j'ai adapté mon travail pour soutenir les nouvelles initiatives.

Programme :

• Entretien mensuel avec le nouvel employé
• Examen de probation après 6 semaines, avec le manager
• Contrôles hebdomadaires des OKRs
• Mesure de la maîtrise du poste 
• Événements réguliers avec l'équipe

Fin du troisième mois : évaluation et apprentissage continu

Au bout de 90 jours, les nouvelles recrues doivent avoir une connaissance approfondie de l'entreprise et de sa culture, de leur rôle et de leur mission. À ce stade, nous évaluons les progrès de chaque nouveau collaborateur et décidons de son avenir au sein de l'entreprise.

L'évaluation à 90 jours est l'occasion d'évaluer les performances et l'adéquation du nouveau membre de l'équipe avec notre culture particulière. Pour ce faire, nous recueillons du feedback auprès de différents collaborateurs, tous départements confondus. Cela comprend en général entre 4 et 10 collaborateurs avec qui la recrue a échangé au cours de ses 3 premiers mois chez nous. Cette évaluation par les pairs est l’occasion de savoir en quoi la nouvelle recrue excelle et de définir des pistes d’amélioration. Nous demandons clairement à ces pairs si avec le recul qu’ils ont au bout de 3 mois, ils proposeraient toujours à la recrue de nous rejoindre. 

Voici un aperçu des résultats de mon évaluation par les pairs - heureusement, personne n’a mis de véto !

On évalue également si le collaborateur en question a atteint ses OKRs. Au-delà des chiffres, ce qui nous intéresse est de savoir si la recrue accomplit les missions pour lesquelles elle a été engagée. Le mien ressemblait à ceci :

À la fin de l'évaluation, trois options sont possibles :

• la recrue est "officiellement" embauchée,  
• la recrue n’a pas fait ses preuves, elles est donc licenciée, 
• la période d'essai ne permet pas de définir si la recrue doit être gardée : la période d’essai peut donc être prolongée.

Vous pouvez voir mon examen de probation dans les semaines 12 et 13 de Onboarding Joei.

Programme :

• Évaluation par les pairs
• Examen de la période d'essai (90 jours) avec le coach
• Évaluation des OKRs
• Recueillir du feedback sur le processus d'onboarding
• Élaboration de nouveaux OKRs

Utilisez des programmes d’intégration pour fidéliser les recrues

Le processus d'intégration est terminé mais le parcours d'apprentissage, lui, ne l’est pas ! Les nouveaux employés s'attendent sûrement à une expérience d'apprentissage continue tout au long de leur carrière. L'embauche n'est pas une fin en soi - ce n'est en fait que le début !

Notre processus d'intégration est certes long, mais à la fin de la période des 90 jours, les nouveaux collaborateurs sont totalement intégrés à la culture, aux procédures et aux attentes de l'entreprise. Si vous utilisez ces programmes pour leur mettre les recrues en confiance dès le premier jour, elles seront beaucoup plus enclines à rester.

Vous voulez en savoir plus sur notre processus d'intégration ? Découvrez notre mini-série en immersion à mes côtés !

Et si vous recherchez un guide plus détaillé, ne manquez pas notre guide de l’onboarding !