Obtenir et maintenir la certification Qualiopi : les clés de succès

En juillet 2024, plus de 45 000 prestataires de formation étaient certifiés Qualiopi. Un chiffre colossal, qui prouve combien le monde de la formation professionnelle s’intéresse à la qualité des prestations qu’il propose.

Vous aussi souhaitez faire partie de ces certifiés - mais vous vous demandez comment obtenir et maintenir la certification Qualiopi.

Vous êtes tombé au bon endroit : nous avons rassemblé ici toutes les bonnes pratiques pour obtenir votre certification, et la conserver dans le temps. À vous de jouer !

Pourquoi obtenir et maintenir la certification Qualiopi ?

L’obtention de la certification Qualiopi est réputée pour être complexe - et son maintien également ! Alors pourquoi autant d’organismes de formation la passent-ils ? Focus sur cette certification majeure et ses intérêts pour vous.

Qu'est-ce que la certification Qualiopi ?

Qualiopi est une certification qui permet d’attester de la qualité des prestations de formation que vous proposez. Elle s’assure de l’adéquation des moyens pédagogiques mis en oeuvre par un organisme par rapport aux besoins et attentes de son public.

Cette certification est basée sur un référentiel de qualité, dit Référentiel National Qualité (RNQ), composé de sept critères qui permettent de déterminer si vous pouvez être certifié Qualiopi. 

Ces sept critères sont les suivants : 

• Informations du public. Les conditions d’information du public à propos de votre offre de formation doivent être claires, tout comme les délais dans lesquels votre audience peut en bénéficier, ainsi que les résultats qu’elle pourra en tirer.
• Préparation de la prestation. Qualiopi analyse comment vous mettez en œuvre vos objectifs pédagogiques et comment vous adaptez vos parcours, depuis la phase de conception de la formation.
• Réalisation de la formation. Ici, il s’agit d’analyser vos modalités d’accueil, d’accompagnement, d’adaptation, de suivi et d’évaluation au cours de vos formations.
• Environnement de la formation. Ce critère Qualiopi vous demande d’avoir mis en place des moyens et techniques pédagogiques adaptées à votre public - comme, par exemple, des outils digitaux qui simplifient l’apprentissage et le suivi de vos apprenants.
• Compétences du personnel de formation. Vos formateurs doivent être assez qualifiés pour mener les prestations de formation, mais aussi se former en continu.
• Processus de veille. La certification requiert que vous mettiez en place une veille légale, réglementaire, métiers, et innovation.
• Amélioration continue. En étant certifié Qualiopi, vous devez vous appuyer sur les retours de vos différentes parties prenantes pour améliorer en continu vos processus pédagogiques.

À chacun de ces critères sont associés des indicateurs (32 au total), auxquels vous devez répondre lorsque vous passez votre audit de certification… et aussi après !

Les organismes concernés par Qualiopi

Tous les prestataires de formation peuvent obtenir et maintenir la certification Qualiopi, et ce, quelle que soit leur taille, et qu’ils soient privés ou publics. 

Que vous soyez un organisme de formation, un centre de validation des acquis de l’expérience (VAE), un centre de bilan de compétences (CBC), ou bien un centre de formation par apprentissage (CFA), vous pouvez donc prétendre à passer la certification.

Les objectifs de la certification

Les prérequis pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi sont nombreux, et en apparence complexes à tenir. Alors, pourquoi autant d’organisations décident-elles de se lancer dans cette qualification ?

On peut citer quatre raisons majeures : 

• Garantir la qualité de vos parcours de formation. Qualiopi est un gage de transparence pour vos clients et apprenants, qui savent que vous suivez un référentiel de critères de qualité stricts. De quoi assurer leur succès de leur montée en compétences, tout en gagnant en crédibilité.
• Gagner en visibilité. Cette certification permet à votre organisme de formation d’être référencé dans la base de données des certifiés Qualiopi auprès de l’ensemble des financeurs de la formation.
• Bénéficier de financements publics et mutualisés. Vous pouvez bénéficier de fonds provenant de Pôle Emploi, des Régions, de l’État, de la Caisse des Dépôts, des OPCO, de l’Agefiph, ou des CPIR. Notez aussi que Qualiopi et CPF sont éminemment liés : grâce à cette certification, vos apprenants peuvent financer vos offres via leur Compte Personnel de Formation.
• Vendre plus de formations. C’est une conséquence du point précédent, et de la qualité des formations induite par Qualiopi : si vos clients peuvent faire financer plus aisément vos formations, vous pouvez ainsi en vendre plus aisément.
  

Pour aller plus loin : Votre boîte à outils pour vendre plus de formations

Les 5 étapes pour obtenir la certification Qualiopi

Il faut 4 mois en moyenne pour préparer cette certification et programmer votre audit. Voici les cinq étapes à suivre pour obtenir votre certification Qualiopi.

Choisir un organisme certificateur

La première étape consiste à choisir un organisme de certification Qualiopi officiel. 

Cet organisme peut être être : 

• Soit un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Le Comité Français d'Accréditation)
• Soit une instance nationale de labellisation reconnue par France Compétences

Mettre en place des actions pour respecter le référentiel qualité Qualiopi

Dans un deuxième temps, veillez d’abord à vous renseigner sur les indicateurs pour lesquels vous êtes concernés. Selon que vous êtes un organisme de formation, un CFA, un VAE ou un CBC, vous n’êtes pas forcément concerné par tous les indicateurs.

Puis, pour chaque indicateur : 

• Vérifiez que vous répondez à ce qui est attendu de vous en termes de qualité 
• Si besoin, mettez en place les actions nécessaires pour être en conformité avec les indicateurs - il peut s’agir de processus administratifs, liés à vos parcours pédagogiques, ou encore de suivi des apprenants.
• Rassemblez les pièces justificatives et éléments qui prouvent que vous êtes bien en conformité avec chaque indicateur : conventions ou contrat de formation, parcours de formation détaillé, règlement intérieur de votre formation, attestations de formation… 

Bon à savoir : il est possible d’obtenir Qualiopi grâce au digital. Grâce à une plateforme de formation en ligne, qui vous permet notamment de suivre vos objectifs pédagogiques et vos indicateurs de performance, vous pouvez répondre à 11 indicateurs sur les 32.

Réaliser un audit blanc

L’audit Qualiopi est le moment où vous devez prouver à votre organisme certificateur que vous êtes bien en conformité de tous les critères attendus, et que vos indicateurs sont au vert. Pour vous y préparer, il est recommandé de mener un audit blanc dans votre organisation.

Commencez à préparer un plan d’audit, qui contient : 

• Le périmètre que l’organisme certificateur devra évaluer
• Les personnes qui seront impliquées dans l’audit 
• Les documents justificatifs à présenter le jour J
  

Puis, menez cet audit blanc en vérifiant qu’à chaque indicateur, votre discours et vos preuves sont prêtes, bien amenées par les personnes qui seront interrogées le jour de l’audit officiel.

Passer l’audit Qualiopi par votre organisme certificateur

L’audit Qualiopi dure en général une journée entière (soit 7 heures). Votre auditeur suit une grille d’audit et vous pose des questions sur chacun des indicateurs, pour vérifier que vous entrez bien dans le cadre du RNQ.

Déployer les actions correctives si nécessaire

Si votre audit Qualiopi conclut que vous ne répondez pas totalement aux critères de qualité du RNQ, votre certificateur vous indiquera dans son rapport d’audit des actions correctives à mettre en place.

Vous aurez ensuite entre trois et six mois pour les déployer dans votre organisme de formation, selon l’importance des non-conformités que vous présentez.

Vous devrez peut-être résoudre : 

• Une non-conformité majeure si vous ne répondez pas aux indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, ou 32. Vous devez alors présenter un plan d’action pour proposer des solutions immédiates pour vous remettre en conformité.
• Une non-conformité mineure si vous ne répondez pas aux indicateurs 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, ou 30. Vous devez alors présenter plan d’action dans les six mois suivant votre audit suivant.

Pour aller plus loin : Le guide complet pour obtenir la certification Qualiopi 

Comment maintenir votre certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est valable trois ans. À l’issue de ces trois années, vous devez vous assurer de réussir à maintenir la certification Qualiopi. Voici comment faire.

Poursuivre les audits de surveillance et de renouvellement

Suite à votre premier audit, vous devez accueillir deux autres audits par la suite : 

• Un audit de surveillance, au cours des 14 à 22 mois suivant le premier. Pendant cet audit, votre auditeur revient pour vérifier votre conformité (et notamment si vous avez réglé vos soucis de non-conformité). Il s’agit d’un audit “allégé”, qui vise seulement à vérifier que les exigences de Qualiopi sont toujours respectées par rapport à l’audit de certification initial.
• Un audit de renouvellement, un an et demi plus tard, pour maintenir votre certification Qualiopi.

En somme, pour maintenir la certification Qualiopi, vous devez de nouveau entrer dans le cycle audit de surveillance / audit de renouvellement tous les trois ans.

Mettre en place une gestion administrative avancée

Pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi, votre gestion administrative doit être menée au cordeau. Avant d’accueilir vos audits de surveillance et de renouvellement, veillez donc à conserver et suivre de près vos contrats de formation et vos évaluations.

Prenez également le temps de vous demander comment améliorer en continu vos process internes et les outils que vous utilisez. Par exemple, restez en veille sur les innovations en matière de gestion de la formation digitalisée et de digital learning, pour prouver que vous restez à la page.

Pour aller plus loin : 8 conseils pour réussir la mise à l'échelle de votre organisme de formation grâce à la digitalisation

Entrer dans un processus d’amélioration continue

Prendre en compte la satisfaction des différentes parties prenantes de votre écosystème de formation fait partie des critères Qualiopi à respecter. Votre auditeur se chargera de vérifier que vous le faites pour maintenir votre certification ! 

Récoltez donc le feedback de vos apprenants, mais également de leurs entreprises (si vous donnez des formations inter et intra-entreprise). Puis analysez ce feedback pour mener des actions correctives, afin de toujours améliorer votre gestion de la formation et vos parcours d’apprentissage.

Pour ce faire, pensez à mettre en place des questionnaires de satisfaction à chaud (juste après la formation), pour récolter le feedback des apprenants sur les supports pédagogiques, les formateurs ou encore le parcours qu’ils ont mené.

Et pour améliorer vos processus pédagogiques, pensez à utiliser une plateforme de formation en ligne qui inclut une fonctionnalité de feedback : vos apprenants peuvent laisser leur avis sur les modules qu’ils ont consultés sur la plateforme.

Mener une formation continue de votre personnel

Vos formateurs doivent conserver les certifications les plus à jour dans leur domaine d’expertise, et rester au courant des dernières tendances et actualités de la formation.

Il doivent bien entendu savoir bien construire un module de formation en ligne avec des formats engageants et innovants, mais aussi rester en veille réglementaire s’ils forment vos apprenants sur des sujets soumis à des réglementations spécifiques.

Là encore, une plateforme de formation en ligne peut vous aider à obtenir et maintenir la certification Qualiopi. Grâce à ce type d’outil, vous mettez en place des formations sur-mesure à destination de vos formateurs, pour qu’ils soient toujours au niveau de qualité attendu par Qualiopi.

Vous avez désormais en main toutes les clés pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi. À la recherche d’une plateforme de formation en ligne qui permet de suivre vos indicateurs RNQ, et réussir à maintenir un niveau de qualité strict ?

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