Formation réglementaire : mode d'emploi pour ne pas se perdre

La formation réglementaire ne devrait pas être une corvée. Nombreux sont les services Formation et les salariés qui considèrent que c’est ennuyeux et répétitif et qu’en plus, c’est obligatoire. Rassurez-vous : il est possible de rendre ce type de formation moins fastidieux et chronophage. 

La formation réglementaire permet d’assurer d’être en conformité avec les réglementations en vigueur. C’est un peu ce qui lui vaut sa mauvaise réputation : personne n’a envie de prendre sur son temps de travail pour apprendre ce qu’il faut et ne faut pas faire pour rester dans le droit chemin. Cependant, cette formation est souvent cruciale, et lorsqu’elle est reléguée au second plan, les répercussions sur l’entreprise peuvent être d’ordre juridique, sécuritaire et culturel. Des thématiques comme le harcèlement sexuel, la formation à la sécurité sur le lieu de travail, ainsi que la formation à la diversité et à la lutte contre les préjugés sont essentielles à la mise en place d’un environnement professionnel dans lequel tout le monde se sent en confiance. 

Comment s’assurer que votre programme transmet ces informations fondamentales, sans que vos équipes s’ennuient à mourir ? Une planification rigoureuse et les outils adéquats vous seront d’une aide précieuse. Tentez une approche simple pour élaborer des formations attrayantes qui éveilleront la curiosité de vos employés. Vous passerez ainsi moins de temps à courir après les taux de complétion et plus de temps à créer de formidables programmes !

Qu’est ce que la formation réglementaire ?

Ce terme désigne tout type de formation à destination des employés, imposé par les lois, politiques ou règlements. Il s’agit d’un programme officiel visant à informer les employés des réglementations et procédures sécuritaires, légales ou propres à l’entreprise. 

Les types de formations réglementaires 

Le terme « formation réglementaire» comprend de nombreux types de programmes de formation. Les thèmes abordés peuvent être les suivants : 

• La sécurité : l’objectif consiste à améliorer la sécurité psychologique des employés (et éventuellement décourager les poursuites judiciaires). La formation à la sécurité au travail inclut la diversité et l’inclusion, la lutte contre le harcèlement, les premiers secours et la sécurité professionnelle. Certaines de ces formations sont imposées par des organisations comme l’Agence européenne pour la santé et la sécurité au travail, alors que d’autres sont propres à la politique de l’entreprise. 
• La législation : ces cours dissuadent les employés d’enfreindre la loi. Ils englobent la protection des données et de la vie privée (RGPD), les meilleures pratiques d’embauche, la conformité des entreprises, les conflits d’intérêts, la loi Sapin 2 etc. 
• La connaissance du lieu de travail : avec ces cours, les employés disposent de toutes les informations nécessaires pour mener à bien leurs tâches professionnelles. Les sujets comme les politiques organisationnelles, les avantages sociaux des employés, le CE et même les formations obligatoires sur le fonctionnement de l’équipement professionnel y sont abordés. Dans le cadre de certains métiers, une actualisation des connaissances peut être requise, afin de conserver une certification. 

L’importance de la formation réglementaire

La mise à disposition de formations réglementaires est l’une des missions principales des professionnels de la formation. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise doit proposer des formations réglementaires qui soient à jour :

• Des obligations légales. Les formations réglementaires sont parfois exigées par les administrations locales ou gouvernementales. Par exemple, l’Agence européenne pour la santé et la sécurité au travail peut exiger d’une usine qu’elle certifie que ses employés sont formés aux mesures de sécurité pour travailler et manipuler des équipements spécifiques. L’entreprise doit assurer un suivi rigoureux de ces formations en cas d’audit externe. Si celles-ci ne sont pas à jour, l’entreprise risque des amendes, voire même la perte de sa licence d’exploitation. 
• Une responsabilité financière. Même lorsque la formation réglementaire n’est pas une obligation légale, elle protège l’entreprise contre les répercussions juridiques ou les poursuites en cas de négligences des employés. Si un.e employé.e commet une erreur qui cause un préjudice financier ou physique à un individu, l’entreprise peut voir sa responsabilité engagée dans le cas où elle n’a pas fourni de formation adaptée. 
• Le chiffre d’affaires de l’entreprise. La formation à la sécurité sur le lieu de travail réduit le risque d’accidents professionnels, ce qui est dans l’intérêt de l’entreprise. Si un.e employé.e se blesse dans le cadre de ses missions, cela peut coûter plusieurs milliers d’euros d’indemnisation ainsi qu’engendrer une perte de productivité. 
• Le bien-être des employés. Il incombe à l’entreprise d’instaurer un environnement sécurisé pour ses collaborateurs, tant sur le plan physique que psychologique. Cela implique la mise à disposition d’une formation qui encourage une meilleure culture d’entreprise et fournit aux employés les outils dont ils ont besoin pour être efficaces. Ce type de formation permet également aux employés de gagner du temps et les aide à travailler de façon productive pour leur éviter d’être confrontés à des emplois du temps chargés et de se surmener inutilement. 

Comment lancer un programme de formation réglementaire ? 

Bien que certains des sujets abordés lors d’une formation réglementaire soient parfois complexes, le lancement et l’organisation d’un programme ne le sont pas nécessairement. Faites au plus simple. Évaluez vos besoins de formation et mettez rapidement les ressources pédagogiques à disposition des apprenants. 

1. Définir vos besoins de formation

La définition de vos besoins de formation sera différente de l’approche ascendante dont nous avons l’habitude. Vous ne pouvez pas demander à vos employés de vous indiquer le type de formation réglementaire qui leur sera utile. C’est là qu’interviennent les services RH et Formation qui doivent mener l’enquête au sein de l’organisation. Contactez le service juridique de votre entreprise pour connaître les formations obligatoires. 

En plus de ce qui est requis par la loi, l’identification des besoins en termes de conformité consiste à cibler les risques et les domaines dans lesquels l’entreprise pourrait être tenue juridiquement responsable de l’absence de formation adaptée pour ses employés. Renseignez-vous sur les tendances et les réglementations du secteur ainsi qu’auprès d’experts pour établir une liste des risques potentiels pour chaque service ou poste dans l’entreprise. Par exemple, les responsables du recrutement peuvent être exposés à des risques liés aux pratiques d’embauche équitables, à la sécurité des données et à la rédaction des contrats pour les employés. Élaborez des ressources pédagogiques qui leur permettent de disposer de toutes les informations nécessaires pour se conformer à la loi et à la politique de l’entreprise. 

Classez les besoins de formation selon leur degré d’urgence : en fonction tout d’abord des obligations légales, puis de la sécurité des employés, et enfin de la réalisation des objectifs de l’entreprise.

2. Créer des ressources pédagogiques

Deux options s’offrent à vous : faites l’acquisition d’un programme existant ou élaborez vous-même vos ressources pédagogiques. 

Tirer parti de contenus sur étagère existants :

L’utilisation de contenus existants fournis par Udemy, Edflex ou LinkedIn Learning est la solution la plus simple. Cela requiert un investissement financier mais vous permet également de démarrer votre formation plus rapidement. Plus important encore, si vous créez des ressources pédagogiques complexes d’un point de vue technique ou juridique, il est plus judicieux de se servir d’un programme préexistant qui garantira à coup sûr que la formation de vos employés est complète. Avec 360Learning, l’intégration de ces cours à notre système d’apprentissage est un jeu d’enfant ! 

Créer des cours en interne

Si vous vous sentez suffisamment à l’aise avec les connaissances institutionnelles de votre organisation, vous avez aussi la possibilité de créer vos propres cours. Cette option est moins onéreuse, mais ce n’est pas le seul avantage : les membres d’équipes créeront du contenu qui sera moins générique, et plus adapté aux besoins de votre organisation. Il est également plus facile de mettre à jour et de peaufiner des cours à la demande, en fonction du feedback des employés et des changements de politique dans l’entreprise. 

Une plateforme d’apprentissage collaboratif permet de tirer profit des connaissances en interne afin de créer des cours ciblés. Par exemple, votre service juridique pourrait concevoir des cours sur la protection des données et de la vie privée, et l’équipe technique pourrait imaginer un cours sur la sécurité des communications par e-mails, qui présenterait comment utiliser votre messagerie actuelle. 

Pour aller plus loin : Comment garder votre avantage compétitif grâce à l’apprentissage par les pairs ? 

3. Diffuser, collecter le feedback et procéder aux modifications 

Il est enfin temps de diffuser les ressources pédagogiques et de se pencher sur les taux de complétion. Servez-vous de votre LMS ou de votre système d’apprentissage collaboratif pour répartir les employés en fonction des formations dont ils ont besoin et pour mettre les cours à disposition. Utilisez les analyses de votre tableau de bord pour suivre les taux de complétion, l’engagement des employés et le temps de réalisation de chaque formation. Récoltez le feedback des employés et faites-en usage pour mettre à jour les cours et ainsi les rendre plus attrayants et pertinents.

Comment optimiser la gestion de la conformité ? 

L’une des missions les plus importantes des professionnels de la formation consiste à s’assurer que tous les employés bénéficient d’une formation réglementaire qui soit à jour. La gestion de la conformité semble compliquée au départ, mais une bonne tenue des registres et l’automatisation simplifient grandement ces tâches administratives. 

• Automatisez autant que possible le processus de formation réglementaire. Optez pour un logiciel de formation qui vous permet d’automatiser les tâches les plus pénibles, comme l’affectation des employés aux parcours correspondants. Certains outils, comme 360Learning, gèrent automatiquement l’inscription des utilisateurs en fonction de leur poste dans l’entreprise. De cette manière, vous ne risquez pas d’oublier quelqu’un ou de manquer une formation. Vous pouvez également automatiser les rappels par e-mails et la génération des certifications une fois les formations terminées. 
• Intégrez la formation réglementaire à votre processus d’onboarding pour que les nouveaux employés aient connaissance dès le départ de toutes les informations d’ordre légal et sécuritaire. Plusieurs études ont montré que plus une formation réglementaire est réalisée tôt, plus elle a d’impact sur la rétention des connaissances et le comportement des employés. 
• Vérifiez que les employés vont au bout des formations qui leur sont affectées. Utilisez un logiciel de formation pour suivre les taux de complétion et leur envoyer des rappels. L’automatisation vous épargne cette tâche. Elle permet également de garder une trace électronique de la complétion des cours, ce qui est primordial en cas d’audit ou de litige. 
• Assurez-vous que vos contenus sont à jour. Cela peut être chronophage : plutôt que de vérifier chaque cours manuellement, laissez les employés s’en charger à votre place. Grâce à la plateforme d’apprentissage collaboratif de 360Learning, les apprenants ont la possibilité de partager du feedback de façon instantanée via les boutons de réaction et les forums intégrés aux cours. Ils vous feront ainsi savoir si les contenus sont obsolètes ou manquent de clarté. 

Comment booster les taux de complétion des formations réglementaires ?

En rendant vos formations réglementaires plus attrayantes, vous passerez moins de temps à courir après vos employés pour qu’ils s’y attellent. Utilisez votre LMS pour créer des formations plus courtes, pratiques, intéressantes et dynamiques. 

Rendez l'apprentissage plus pratique

Facilitez autant que possible la réalisation des cours en optant pour un format court et flexible. 

Oubliez les séminaires en présentiel et passez à la formation en ligne qui peut être suivie partout, à tout moment. Le mobile learning permet aux employés de suivre un cours dès qu’ils disposent d’un moment plus calme. 

À la place des cours qui durent plusieurs heures, privilégiez plusieurs sessions e-learning plus courtes. Le microlearning, qui est constitué de modules de cours qui divisent une formation en plusieurs parties plus digestes favorise l’engagement des apprenants, la rétention des connaissances et accélère les taux de complétion. 

Rendez les formations davantage intéressantes

Les cours qui sont stimulants et qui mettent à l'œuvre des techniques d’apprentissage actif ont plus de chance de retenir l’intérêt de vos employés. L’apprentissage est dit « actif » dès lors que les apprenants ne sont pas uniquement assis sur leur chaise à absorber des informations de manière passive. L’interactivité peut être obtenue par le biais de quiz, jeux ou simulations. 

Un autre moyen d’encourager l’apprentissage actif est la collaboration. Il est en effet plus efficace d’apprendre en compagnie de ses collègues. Encouragez l’interactivité grâce aux groupes de discussion en ligne, au sein desquels les membres d’équipes peuvent partager leurs opinions et expériences. 

Faites au plus simple

La formation réglementaire est souvent vue comme une tâche ingrate : les services RH et Formation sont chargés de s’en occuper mais reçoivent rarement des compliments lorsque celle-ci est menée à bien. De plus, les tâches administratives liées à son organisation peuvent être considérables. 

Vous pouvez éviter tout cela si vous simplifiez les processus au maximum et que vous élaborez des formations que vos employés ne seront pas réticents à suivre. Instaurez ces changements le plus tôt possible, pour que votre programme de formation se développe au même rythme que celui de votre entreprise. Vous pourrez ainsi consacrer davantage de temps à d’autres tâches plus agréables.

Pour lancer vos formations réglementaires, demandez conseil à nos experts :