In 6 Schritten zu einem Remote-Onboarding-Prozess – und welche Fehler Sie vermeiden sollten

Onboarding aus der Ferne? Während der Coronakrise taten Sie es, weil sie es mussten. Jetzt tun sie es, weil sich die Arbeitswelt nachhaltig gewandelt hat – und hybrides Arbeiten bzw. Telearbeit die neue Norm ist.

Neue Arbeitsformen brauchen neue Strukturen. Jetzt ist der beste Zeitpunkt, einen Onboarding-Prozess zu entwickeln, der Ihren Neueinsteiger:innen, ob sie nun teils oder ganz remote arbeiten, einen reibungslosen Start in Ihrem Unternehmen bereitet. 

In diesem Artikel zeige ich Ihnen 6 Schritte zu einem guten Onboarding-Prozess im Homeoffice auf – und einige Dinge, die Sie dabei vermeiden sollten.

Schritt 1: Ein starker Einstieg dank gutem Preboarding-Prozess

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Mitarbeiter:innen persönlich oder aus der Ferne einarbeiten, bleiben die Grundlagen dieselben: Schaffen Sie durch ein gutes Preboarding einen starken Einstieg.

Preboarding umfasst alle Abläufe von der Vertragsunterzeichnung bis zur Ankunft im Büro – bzw. der Anmeldung am ersten Arbeitstag aus dem Homeoffice.

Ihre neuen Mitarbeiter:innen benötigen Zugang zu Ihren Systemen. Dazu zählen Ihre E-Mail-, Chat- oder Projektmanagement-Programme, Anweisungen zur Zeiterfassung, Lernmodule und alles, was sie für ihre tägliche Arbeit brauchen werden. Das mag zunächst selbstverständlich klingen. Zugangsprobleme zählen jedoch zu den häufigsten Schwierigkeiten am ersten Arbeitstag.

Beim Onboarding aus dem Homeoffice ist dieser Austausch sogar noch viel wichtiger – schließlich möchten Sie, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter:innen mit ihrem Arbeitsplatz verbunden fühlen, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können.

Preboarding mag auf den ersten Blick wie eine einfache Verwaltungsaufgabe erscheinen. Wenn Sie diesen wichtigen Schritt jedoch übersehen, riskieren Sie den reibungslosen ersten Arbeitstag für Ihre neuen Mitarbeiter:innen. Jeder erste Tag ist aufreibend – und mitunter erzeugt der Einstieg aus der Ferne noch größere Unsicherheit. Daher sollten Sie Ihren neuen Angestellten zumindest die Sorge um ihren Computer- oder Gmail-Zugang nehmen.

Hier sehen Sie, wie unsere Preboarding-Logistik in der Praxis bei 360Learning aussieht, einschließlich der wichtigsten zu erledigenden Aufgaben:

Mithilfe einer gemeinsamen Lernplattform können Ihre neuen Mitarbeiter:innen ihre Skills ausbauen und das Unternehmen besser kennenlernen – auch von zu Hause aus.

Hier sehen Sie, wie unsere Preboarding-Logistik in der Praxis bei 360Learning aussieht, einschließlich der wichtigsten zu erledigenden Aufgaben:

Unsere Preboarding-Module enthalten zudem detaillierte Anleitungen und Informationen zu wichtigen Aspekten der Unternehmenskultur, wie z. B. unsere Kommunikationspräferenzen.


Wir haben eine bewusste Art der Kommunikation, die dazu beiträgt, den Ton für das gesamte Unternehmen vorzugeben. So sind wir z. B. große Verfechter von asynchronem Arbeiten und halten nicht viel von E-Mails oder anderen 1:1-Kommunikationsformen.

Diese Kommunikationskultur kann auf Neuankömmlinge befremdlich wirken, daher ist es wichtig, sie bereits beim Preboarding in klaren und einfachen Worten zu erklären:

Schritt 2: Ein kollaborativer Onboarding-Prozess

Nach einem gelungenen Preboarding ist der zweitwichtigste Schritt beim Remote-Onboarding die Zusammenarbeit.

Wir bei 360Learning betrachten das Zusammenarbeiten als einen zweiteiligen Prozess: „Zunächst ist da die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Onboarding-Inhalten, dann die Zusammenarbeit während des Onboarding-Prozesses. Beides ist gleichermaßen wichtig.“, sagt unser Head of Learning Jonah Goldstein.

Lesen Sie auch: So schaffen Sie ein effektives Umfeld für kollaboratives Lernen

Teil 1: Die Zusammenarbeit zur Erstellung guter Onboarding-Inhalte

Onboarding ist der Einführungsprozess für Ihre neuen Mitarbeiter:innen, bei dem sie mit allem vertraut gemacht werden, was sie für ihre Arbeit wissen müssen.

Und „alles, was sie wissen müssen“ kann eine Menge sein. Die Personalabteilung bzw. L&D-Teams können unmöglich alle wichtigen Informationen für alle neuen Angestellten auf dem Schirm haben.

Und damit kommen wir zum ersten Teil der Onboarding-Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie es Ihren Expert:innen, ihr Fachwissen weiterzugeben, ganz gleich, welchem Team sie angehören.

Mithilfe einer Lernplattform kann jede und jeder in Ihrem Unternehmen Lernmodule entwerfen und verfassen. Sogar noch besser: Alle können sich währenddessen Input und Feedback von anderen einholen.

Die dezentralisierte Erstellung von Onboarding-Inhalten macht das Leben aller Beteiligten leichter. Die Personalabteilung bzw. L&D-Teams haben weniger Druck, das Interesse des restlichen Unternehmens am Onboarding-Prozess steigt und die neuen Mitarbeiter:innen interagieren mehr mit den Abteilungen – es profitieren also wirklich alle davon.

Teil 2: Die Zusammenarbeit während des Onboarding-Prozesses

Kollaboratives Lernen sollte nicht nur bei der Erstellung von Inhalten, sondern auch während des Onboarding-Prozesses stattfinden.

Bei 360Learning nutzen wir die kollaborativen Funktionen unserer Lernplattform, um Interaktion und Zusammenarbeit zu fördern.

Dazu zählt auch unser Diskussionsforum, in dem neue Mitarbeiter:innen jederzeit Fragen stellen und unmittelbar auf Module reagieren können, während sie die Kurse absolvieren. In den meisten Fällen werden in den Foren gestellte Fragen sofort von den Kursautor:innen oder von Kolleg:innen beantwortet.

Dank dieser Interaktion und Antworten werden Ihre Kurse und Module zu lebendigen Dokumenten und stellen eine Sammlung aller Kenntnisse, Fragen und Lernerfahrungen Ihrer bisherigen Lernenden dar.

Das hilft neuen Mitarbeiter:innen dabei, die Kurse besser zu verstehen, und schafft ein Gefühl der Gemeinschaft. Letzteres ist besonders wertvoll bei einem Onboarding- oder Lernprozess aus dem Homeoffice, bei dem man sich schnell etwas allein fühlen kann.

Zudem können die Kursautor:innen auf diese Weise die Kurse verbessern und überarbeiten und so die Qualität der Kursinhalte kontinuierlich verbessern. Alternativ lässt sich die Zusammenarbeit auch durch virtuelle Teambuilding-Aktivitäten fördern.

Schritt 3: Ein maßgeschneiderter Onboarding-Prozess für jeden Mitarbeitenden

Gute Onboarding-Prozesse sind kollaborativ, ansprechend und auf den Bedarf und die Erwartungen der einzelnen Mitarbeiter:innen zugeschnitten, die in der Bewerbung, im Motivationsschreiben und im Vorstellungsgespräch deutlich gemacht wurden. Dies gilt auch für das Onboarding im Homeoffice.

Einige Elemente der Einarbeitung sind für alle neuen Mitarbeiter:innen dieselben. Um Neuankömmlinge aber gut auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten, müssen Sie ihnen maßgeschneiderte Lernprogramme anbieten, die Informationen und Unterstützung für jede Funktion, ihren Lernbedarf sowie ihr Lerntempo umfassen.

Zeigen Sie neuen Mitarbeiter:innen – insbesondere wenn sie sich im Homeoffice befinden – Ihre Wertschätzung, indem Sie ihnen ausreichend Zeit zugestehen, um Informationen aufzunehmen, und flexibel bleiben.

Dies bedeutet in der Praxis, dass die Lerninhalte auf alle neuen Mitarbeiter:innen separat zugeschnitten werden und sie genügend Freiraum und Flexibilität erhalten, um in ihrem eigenen Tempo voranzukommen.

Bei 360Learning nutzen wir für alle Lernenden eine Kombination aus standardisierten und maßgeschneiderten Schulungsinhalten und bieten unseren neuen Mitarbeiter:innen ein gewisses Maß an Flexibilität in ihrem Lernprozess. Das könnte z. B. so aussehen:

Schritt 4: Checklisten und Anreize zur Motivation neuer Mitarbeiter:innen

Es kann leicht passieren, dass neue Mitarbeiter:innen von ihrer Einarbeitung und Schulung abgelenkt werden – vor allem, wenn sie im Homeoffice lernen.

Nutzen Sie Onboarding-Checklisten, um die Neueinsteiger:innen konzentriert und engagiert zu halten, und scheuen Sie nicht davor zurück, die Mitarbeiter:innen gegebenenfalls anzuspornen.

Dabei können sich einfache Onboarding-Erinnerungen als ebenso nützlich erweisen, wie das Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl. In jedem Fall dienen Checklisten und das Setzen von Anreizen als sichtbare Fortschrittsindikatoren für Lernende und bestärken sie positiv.

So sehen diese Onboarding-Checklisten und Anreize bei 360Learning aus:

Und wie man sehen kann, sind meine Fortschritte sichtbar und werden vom Head of Learning und den Coaches mitverfolgt:

Wenn neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice lernen, kann eine kleine maßgeschneiderte Nachricht zum richtigen Zeitpunkt den Unterschied machen und Mitarbeitenden (mich eingeschlossen) helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Schritt 5: Den Onboarding-Prozess durch regelmäßiges Feedback verbessern

Bei einem gelungenen Onboarding geht es um stetige Fortschritte im Laufe der Zeit. Das gilt sowohl für Ihre neuen Mitarbeiter:innen als auch für Ihren Onboarding-Prozess selbst.

Tauschen Sie sich mit Ihren neuen Mitarbeiter:innen über ihre Erfahrungen bei der Einarbeitung aus. Versuchen Sie zu verstehen, wie der Prozess ihnen hilft, was funktioniert und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Indem Sie spezifische und offene Fragen stellen, erleichtern Sie es den neuen Mitarbeiter:innen, detailliertes und konstruktives Feedback zu geben. So können Sie Probleme oder Defizite frühzeitig erkennen und zugleich werden das Engagement und die Motivation der neuen Mitarbeiter:innen gesteigert.

Außerdem zeigt es Ihren neuen Teammitgliedern, dass Sie ihnen Aufmerksamkeit schenken, und hilft Ihnen, Ihren Onboarding-Prozess Schritt für Schritt zu verbessern – auch im Homeoffice.

Wie bereits erwähnt, wird nach jedem abgeschlossenen Modul auf unserer Lernplattform unmittelbar um Feedback gebeten. So lassen sich Probleme schnell erkennen und die Informationen bleiben aktuell. Da wir uns kontinuierlich mit dem Feedback auseinandersetzen, können wir uns laufend weiterentwickeln und verbessern.

Lesen Sie auch: 9 Tipps für effektives Peer-to-Peer-Feedback

Tatsächlich ist Feedback ein so zentraler Wert für 360Learning, dass wir sogar über ein eigenes Modul zu diesem Thema als Teil unseres Onboardings verfügen:

Schritt 6: Erfolg mit klaren Onboarding-Kennzahlen messen

Schließlich sollte Ihr Onboarding-Prozess aussagekräftige und spezifische Kennzahlen für den Fortschritt der Lernenden bieten – das gilt insbesondere für das Lernen im Homeoffice.

Diese Kennzahlen zeigen den Lernenden klar, was von ihnen erwartet wird, auch wenn sie von zu Hause aus lernen und arbeiten. Es hilft Ihnen auch, die Ergebnisse Ihres Onboarding-Prozesses als Ganzes zu betrachten und die Zufriedenheit der Lernenden zu ermitteln.

Wir verwenden sowohl funktionsspezifische als auch allgemeine Kennzahlen. Diese sollten konkret, messbar und terminiert sein.

So erwarten wir etwa von unseren neuen Client-Success-Expert:innen, dass sie nach dem ersten Monat (terminiert) eine Plattformdemo (spezifisch) mit einer Gesamtbewertung von vier von fünf Punkten (messbar) vorführen.

Auch für den Onboarding-Prozess selbst haben wir Kennzahlen definiert, darunter eine Zufriedenheitsbewertung für neue Mitarbeiter:innen. „Wir legen einen KPI fest, der angibt, wie zufrieden unsere Lernenden mit der erhaltenen Unterstützung sind“, erklärt Jonah, Head of Learning bei 360Learning. „Das war vor allem während des Lockdowns von großer Bedeutung.“

Die Erfassung solcher Kennzahlen hilft uns, die Effektivität des Onboarding-Prozesses für alle neuen Mitarbeiter:innen zu messen und den Wert sowie die Bedeutung des Onboardings im Allgemeinen zu verdeutlichen.

Die Leistungen der Lernenden anzuerkennen, ist auch eine gute Möglichkeit, um Neueinsteiger:innen zu begeistern und zu motivieren. Deshalb versenden wir auch solche Abschlussberichte:

Was Sie beim Onboarding im Homeoffice vermeiden sollten

Bislang haben Sie die sechs Elemente für ein gelungenes Onboarding im Homeoffice kennengelernt. Kommen wir nun zu einigen Dingen, die Sie besser vermeiden sollten:

• Zu viel Information: Das Lernen im Homeoffice ist mit besonderen Herausforderungen verbunden und es kann schwierig sein, Zeit und Raum zu finden, um sich auf die Aufgabe zu konzentrieren. Achten Sie immer darauf, wie viele Informationen Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen auf einmal geben, und versuchen Sie, sie nicht zu überfordern.
• Ständige Kommunikation: Nur weil Sie in ständigem Kontakt stehen können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Kommen Sie in Ihren Nachrichten auf den Punkt und geben Sie Ihren Lernenden den nötigen Freiraum, um mit der Einarbeitung weiterzukommen.
• Software-Frust: Technologie kann ein Lebensretter sein, aber zu viel davon kann übermüden. Beschränken Sie die Anzahl der Tools und Systeme, die Ihre neuen Mitarbeiter:innen im Homeoffice verwenden, und versuchen Sie, ihnen erst dann ein neues Tool zu zeigen, wenn es unbedingt erforderlich ist.

Onboarding im Homeoffice kann knifflig sein

Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Faktor im Aufbau und der Aufrechterhaltung der Geschäftsfähigkeit – insbesondere in stressigen, herausfordernden Zeiten.

Ungeachtet dessen, was in der Welt gerade passiert, muss Ihr Onboarding-Prozess weiterlaufen. Deshalb ist ein flexibles Onboarding, das auch im Homeoffice durchgeführt werden kann, von so großer Bedeutung.

Berücksichtigen Sie unsere sechs Empfehlungen, um Ihren neuen Mitarbeiter:innen ein bestmögliches Onboarding im Homeoffice zu ermöglichen:

1. Ein starker Einstieg dank gutem Onboarding
2. Fokus auf zweiteilige Zusammenarbeit (Erstellung und Nutzung des Onboarding-Inhalts)
3. Maßgeschneidertes Onboarding für alle Mitarbeiter:innen
4. Checklisten und Anreize nutzen, um Lernende zu motivieren
5. Durch regelmäßiges Feedback Prozesse verbessern
6. Erfolg mit klaren Onboarding-Kennzahlen messen.

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