LMS-Projekt umsetzen: Ihr Schritt-für-Schritt-Plan inklusive Checkliste

Learning Management Systeme (LMS) sind heute nahezu allgegenwärtig in Unternehmen. Etwa 98 % der großen Organisationen nutzen ein LMS, um die Bereitstellung, Nachverfolgung und Verwaltung ihrer E-Learning-Materialien zu vereinfachen.

Darüber hinaus verwenden ungefähr 80 % der kleinen Firmen ein LMS zur internen Weiterbildung ihrer Angestellten und zur Verbesserung von Mitarbeiterbindung und Produktivität. 

Die größte Hürde für jedes Unternehmen, das zur Unterstützung des Online-Learnings ein LMS einführen will, ist die Implementierung selbst. Ein LMS wird nicht „mir nichts, dir nichts“ eingeführt, sondern muss planvoll in die Infrastruktur der Organisation integriert werden – darunter fällt auch die Einbindung in den aktuellen Tech Stack. 

Damit das klappt, sollten Sie sicherstellen, dass das Learning Management System für alle Nutzer:innen hilfreich ist – von den Lernenden, die einen Kurs abschließen, bis hin zu den Manager:innen, die die Lerninhalte im Auge behalten. 

Eine erfolgreiche LMS-Implementierung erfordert strategische Planung und Ausführung: Nur so läuft die Integration reibungslos und das LMS kann Ihre spezifischen Lernziele erfüllen.

Die Mühe lohnt sich aber allemal! Durch die Einführung eines LMS lässt sich in einer Organisation eine Lernkultur etablieren, Inhalte für Online-Kurse werden unkompliziert bereitgestellt und Lernfortschritte werden sinnvoll mitverfolgt. 

Aber wie integriert man ein LMS? Welche Schritte sind nötig, damit die Implementierung ein Erfolg wird? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie wichtig ein Projektplan ist und bieten Ihnen eine Checkliste mit 11 Schritten, damit Ihre LMS-Einführung ein voller Erfolg wird!

Vorteile eines Projektplans für die LMS-Implementierung

Selbst für die fortschrittlichste LMS-Plattform brauchen Sie einen Projektplan, um diese korrekt in die Infrastruktur Ihrer Organisation einzubinden. Nehmen Sie sich Zeit nehmen und planen Sie die Einführung sorgfältig – es lohnt sich! Die Vorteile eines LMS-Projekplans:

• Klare Ausrichtung auf interne Unternehmensziele
• Effiziente Ressourcennutzung während des Projekts
• Reibungsloser Ablauf bei der Implementierung
• Risikobegrenzung zur Vermeidung von Verzögerungen
• Verbesserte Erfahrung der Endnutzer:innen

Ein gründlicher Projektplan für die LMS-Einführung dient als stabiles Gerüst für das zukünftige E-Learning innerhalb Ihrer Organisation. Sie werden in der Lage sein, das Potenzial Ihres LMS voll auszuschöpfen und helfen den Lernenden, sich effektiv und effizient weiterzubilden.

In 11 Schritten zur LMS-Implementierung: Checkliste & Projektplan

Die Implementierung eines LMS erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung einzelner Schritte.

Mit der folgenden Checkliste können Sie als Personalverantwortliche in 11 Schritten die LMS-Einführung umsetzen und Ihrer Organisation ein unkompliziertes Lernumfeld bieten. 

Die Konzeptionsphase

In dieser Phase legen Sie die Eckdaten Ihres Projekts fest und stimmen die Pläne auf die Unternehmensinitiativen und -ziele ab. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diese Phase! Wenn Sie die Dinge gründlich durchdenken und Ihre Ziele klar definieren, ist das sehr hilfreich für den restlichen Planungsprozess. 

Schritt 1: Legen Sie Schulungsziele fest, und klären Sie die Unternehmensziele

Für eine erfolgreiche LMS-Implementierung müssen in einem ersten Schritt klare Lernziele festgelegt werden, die den allgemeinen Zielen und Initiativen Ihrer Organisation entsprechen. 

Klären Sie ab, warum Sie ein LMS benötigen und welche spezifischen Schulungsziele Sie erreichen möchten. Anschließend können Sie das Unternehmensziel formulieren, das vom LMS unterstützt wird – z. B. die Verringerung der Mitarbeiterfluktuation oder die Verbesserung der Compliance.

Dabei kann es sich um Meilensteine handeln wie die 20%ige Steigerung der Teilnahme an Mitarbeiterschulungen oder das Erreichen von 10 % mehr Kundenzufriedenheit innerhalb eines Jahres. 

Wenn Sie jedes Ziel mit messbaren Objectives and Key Results (OKRs) verknüpfen, lässt sich der Einfluss des LMS auf Ihre Organisation besser mitverfolgen. Das kann dazu beitragen, Entscheidungsträger:innen leichter zu überzeugen, und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration schaffen. 

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Schritt 2: Stellen Sie Ihren Business Case vor und überzeugen Sie interne Entscheidungsträger

Stellen Sie einen ansprechenden Business Case vor, damit die internen Entscheidungsträger:innen der Integration eines Learning Management Systems zustimmen. Versuchen Sie im Rahmen von Vier-Augen-Gesprächen, die Prioritäten der Führungsebene zu verstehen. Sorgen Sie anschließend dafür, dass diese sich mit Ihren Schulungszielen decken. Betonen Sie die positiven Auswirkungen, die ein LMS auf Ihre Organisation haben kann. 

Verweisen Sie auf die potenziellen Vorteile wie eine verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität. Unterstützen Sie diese Aussagen mit Fallstudien ähnlicher Organisationen und liefern Sie nach Möglichkeit Zahlen und Fakten. Indem Sie die Entscheidungsträger:innen überzeugen, bekommen Sie nicht nur die für die Implementierung erforderliche Unterstützung und Ressourcen, sondern schaffen auch ein Bewusstsein für den Wert des LMS. 

Wenn die Verantwortlichen überzeugt sind, kann das die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie sich aktiv an der Umsetzung beteiligen: Sie beseitigen Hindernisse und machen den Prozess reibungsloser und erfolgreicher. 

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Schritt 3: Kommunizieren Sie Ihre Ziele gegenüber der Belegschaft

Nun ist es an der Zeit, das restliche Team an Bord zu holen! Die klare Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen trägt dazu bei, dass Ihre Lernenden dem Projekt motiviert und positiv gegenüberstehen. 

Nutzen Sie unternehmensweite Ankündigungen, Newsletter und E-Mails, um den Zweck des LMS zu erklären und wie es der gesamten Organisation zugutekommt. Verweisen Sie auf die Vorteile für Angestellte wie ein vereinfachtes E-Learning, den besseren Zugang zu Materialien und personalisierte Lernpläne. 

Sie können auch Informationsveranstaltungen und Workshops abhalten, um den Angestellten die Funktionalitäten des LMS zu zeigen und ihnen eine Gelegenheit für Fragen oder das Äußern von Bedenken zu geben. 

Eine transparente Kommunikation kann in den Angestellten Begeisterung für das LMS wecken und wenn sie bereits jetzt an Bord, kann dies die LMS-Einführung später erleichtern.

Die Planungsphase

Jetzt ist es an der Zeit, zur Planungsphase zu kommen. In dieser Phase müssen Sie Entscheidungen über die Abläufe und die an der Implementierung beteiligten Personen treffen.

Anschließend wird der Plan in die Tat umgesetzt. Dies ist eine schwierige Phase des Projekts, in der der größte Teil der Arbeit anfällt – aber eine gründliche Planungsphase wird letztendlich zu einem erfolgreicheren Launch führen, also nehmen Sie sich Zeit für die folgenden Schritte. 

Schritt 4: Wählen Sie ein LMS, das Ihren individuellen Anforderungen entspricht

Zunächst müssen Sie das richtige LMS auswählen, das die Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt. Bestimmen Sie die wichtigsten Merkmale und unverzichtbare Funktionen für Ihre Geschäftsziele. Anschließend beschäftigen Sie sich mit anderen Faktoren wie:

• Benutzerfreundlichkeit
• Anpassungsmöglichkeiten
• Benutzeroberfläche
• Berichterstattungsfunktion
• Integrationsmöglichkeiten
• Verwaltung von Inhalten

Lernen Sie Ihre ausgewählten Plattformen mithilfe von Produktdemos und Testversionen der LMS-Anbieter kennen. Sie können auch die Entscheidungsträger:innen und relevante Abteilungen in dieses Bewertungsverfahren einbinden, um ihr Feedback zu sammeln. Eine umfassende Beurteilung in diesem Stadium kann Sie dabei unterstützen, eine Shortlist der am besten geeigneten LMS-Plattformen zu erstellen. 

Schritt 5: Stellen Sie ein Team für die LMS-Implementierung auf

Bestimmen Sie die Personen, die Ihnen bei der erfolgreichen Integration eines neuen LMS helfen können. Ein solches Team könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

• Projektleitung (z. B. die Leitung der Personalentwicklung)
• IT-Fachkraft
• interne Expert:innen
• Kommunikations- und Vertriebsleitung
• Manager:innen für Kundenschulungen und Partnerschaften

Vergessen Sie nicht andere wichtige Mitarbeiter:innen, die eine Anwendung für das LMS haben!

Bestimmen Sie die Personen sowie ihre Funktionen und Verantwortungsbereiche für die Umsetzung. Die Kommunikationsleitung kann sich z. B. um die interne Kommunikation kümmern, während die internen Expert:innen ihr Fachwissen bereitstellen, indem sie Schulungsinhalte entwickeln. Das Projektmanagement kann wiederum die Zusammenarbeit all dieser Gruppen koordinieren.

Führen Sie eine Einführungsveranstaltung mit Ihrem Team durch, um ihm einen Überblick über den Plan, seine Ziele und den zeitlichen Ablauf des Projekts zu geben. Sorgen Sie auch dafür, dass alle ihre Rolle und ihren Aufgabenbereich verstehen. 

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Schritt 6: Legen Sie einen realistischen Zeitrahmen für die Einführung des LMS fest

Erstellen Sie einen realistischen und machbaren Zeitplan für die Einbindung Ihres LMS. Zwar können die Zeitpläne unterschiedlich aussehen, aber üblicherweise erfordert eine LMS-Einführung einen bis zwölf Monate. 

Bedenken Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans, wie aufwändig Ihre Ziele sind, wie umfangreich das Projekt ist und wie viele interne Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stehen. Unterteilen Sie die Implementierung in verschiedene Phasen mit eigenen Deadlines für jede Aufgabe. Das hilft dabei, den Fortschritt zu beobachten, die Arbeit der Teams im Auge zu haben und den Zeitplan des LMS-Projekts einzuhalten. 

Ein gut ausgearbeiteter Zeitplan bringt Klarheit in das LMS-Projekt und trägt dazu bei, dass Entscheidungsträger:innen entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellen. Dies fördert darüber hinaus die Effizienz, sodass die Verantwortlichen und die Mitarbeiter:innen ihre Bemühungen und Erwartungen aufeinander abstimmen können. Mit einem vernünftigen Zeitplan bleiben alle auf Kurs und Sie können Ihr LMS erfolgreich einführen. 

Schritt 7: Entscheiden Sie, ob Sie bestehende Lerninhalte übertragen, neue erstellen oder beide Methoden kombinieren möchten  

Nun müssen Sie entscheiden, ob sie vorhandene Lerninhalte einbinden, neue entwerfen oder beide Methoden nutzen möchten. 

Beginnen Sie, indem Sie Ihre aktuellen Inhalte überprüfen und wählen Sie aus, was geeignet ist und in das neue System übertragen werden soll. Sie müssen abwägen, ob Sie die Materialien in ihrer derzeitigen Form in das neue LMS aufnehmen können oder ob Sie sie anpassen müssen, damit die Inhalte kompatibel sind.

Die Prozessautomatisierung kann Ihnen helfen, Inhalte mühelos in Ihr neues LMS zu übertragen oder anzupassen. 360Learning verfügt z. B. über einen SCORM-Massenupload, der ganze Kurssammlungen auf SCORM in einen neuen Katalog von 360Learning importiert.

Lernen Sie die Funktionen Ihres neuen LMS kennen, um auch die Möglichkeiten zur Erstellung neuer Inhalte zu nutzen. Viele LMS-Plattformen besitzen Integrationsfunktionen, mit denen sie problemlos E-Learning-Inhalte von anderen Lernplattformen wie LinkedIn Learning, OpenSesame oder Coursera übertragen können. 

Bei einigen Lernsoftwares, darunter 360Learning, können die Inhalte von Drittanbietern zusammen mit neuen Inhalten, die mit internen Expert:innen erstellt wurden, eingebunden werden. Die Kombination von bestehenden und neuen Inhalten hilft Ihnen dabei, eine zuverlässige Wissensbibliothek einzurichten, die den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. 

Aber es wird noch besser! Diese Bibliothek lässt sich jetzt rasch und effizient mithilfe generativer KI-Tools erstellen: Bei 360Learning können Sie z. B. mit KI-generierten Fragen Zeit gewinnen oder bald Dokumente mit nur einem Klick in einen personalisierten Kurs verwandeln.

Schritt 8: Erstellen Sie einen Plan zur Motivation der Lernenden

Erstellen Sie einen Motivationsplan, der die Begeisterung der Angestellten weckt und die Übernahme des neuen LMS durch die Nutzer:innen unterstützt. Ob Teaser, Spiele oder Belohnungen, damit steigern Sie die Motivation! Von entscheidender Bedeutung ist, dass Sie jetzt zeigen, wie die angebotenen neuen Lernerfahrungen ihren Teams helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern, Entwicklungsziele zu erreichen und Lernerfolge zu erleben.

Wenden Sie diese Motivationsstrategie während des gesamten Implementierungsprozesses an, damit die Nutzer:innen das neue System Schritt für Schritt kennen lernen können. 

Sie könnten anlässlich der LMS-Einführung z. B. einen Wettbewerb veranstalten, bei dem die Nutzer:innen bestimmte Schulungsmodule absolvieren, um Preise zu erhalten. Oder Sie können live F&A-Sessions einrichten, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und die LMS-Plattform zu präsentieren. 

Die Begeisterung der Nutzer:innen für das LMS zu wecken, ist entscheidend für das Onboarding, um die Teilnahme an den Lernprogrammen zu steigern und die Voraussetzungen für kontinuierliches Lernen innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Sie möchten zukünftigen Nutzer:innen zeigen, warum das LMS für sie interessant ist und was seine Nutzung ihnen bringen kann.

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Schritt 9: Starten Sie einen Testlauf

Vor der offiziellen Einführung des LMS kommt die Testphase. Machen Sie einen Testlauf mit Lernenden aus den verschiedensten Abteilungen und bitten Sie diese um Feedback zur Benutzerfreundlichkeit des Systems, der Leistungsfähigkeit der LMS-Plattform und Herausforderungen bei der Nutzung. 

Sie können das Feedback durch Umfragen, im Rahmen von Gruppendiskussionen oder im persönlichen Gespräch sammeln. Falls Ihre internen Expert:innen E-Learning-Inhalte erstellt haben, überprüfen Sie, wie lange die Erstellung gedauert hat und wie einfach das System zu bedienen war. 

Das Feedback kann in der Lernplattform mittels Umfragen oder Feedback-Funktionen gesammelt werden. 

Legen Sie das Feedback ab und verwenden Sie es, um die Einführung zu optimieren. Durch das Feedback von Kolleg:innen können Sie Probleme lösen, Anpassungen vornehmen und Vorschläge einbinden, damit der Launch schließlich glatt über die Bühne geht.

Die Launch-Phase

Wenn Sie eine sorgfältige und durchdachte Planungsphase hinter sich haben, sollte die Launch-Phase diesen Erfolg mit einer offiziellen Einführung krönen. In dieser Phase sollten Sie Ihr LMS weiter bewerten, damit das System reibungslos funktioniert. 

Schritt 10: Schaffen Sie Aufmerksamkeit für die Einführung Ihres neuen LMS

Nutzen Sie Ihre Learnings aus Schritt 9 (Testlauf) für mögliche Verbesserungen, bevor Sie das LMS offiziell einführen. Anschließend machen Sie den Tag der Implementierung unvergesslich: 

• Sorgen Sie für Vorfreude in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Launch auf verschiedenen Kanälen ankündigen und auf die Vorteile des neuen LMS hinweisen.
• Organisieren Sie Einführungsveranstaltungen und praktische Einschulungen in Präsenz, um die Nutzer:innen zu unterstützen. 
• Sie sollten auch sicherstellen, dass für jene Mitarbeiter:innen, die an diesen Veranstaltungen nicht teilnehmen, online Ressourcen zur Verfügung stehen – wie PDF-Materialien, Erklärungen per E-Mail, Tutorials oder Webinare. 

Wenn Sie Aufmerksamkeit und Begeisterung für die Einführung schaffen, fördert dies langfristig die Benutzerakzeptanz und etabliert das LMS als wertvolles Werkzeug innerhalb Ihrer Organisation. 

Schritt 11: Sammeln Sie Feedback in Echtzeit, damit Ihr LMS Höchstleistungen erbringt

Die Aufmerksamkeit für das Lernmanagementsystem sollte nicht mit der Einführung enden. Holen Sie weiterhin Feedback in Echtzeit ein, um die Leistung des LMS zu gewährleisten und den sich ändernden Anforderungen der Organisation zu entsprechen. Richten Sie Feedback-Prozesse wie Umfragen oder Online-Felder mit Vorschlägen ein, damit die LMS-Nutzer:innen ihre Erfahrungen mit dem System mit Ihnen teilen können.

Machen Sie sich das Feedback zunutze, um auf die Bedenken der Mitarbeiter:innen einzugehen und setzen Sie gleichzeitig auf Systemverbesserungen. Verfolgen Sie aussagekräftige Kennzahlen und Meilensteine, um die Auswirkungen des LMS auf die Schulungs- und Unternehmensziele zu bewerten und Ihr LMS optimal zu nutzen. So sorgen Sie für eine kontinuierliche Verbesserung der gesamten Organisation.

Vereinfachen Sie das Lernen mit einer erfolgreichen LMS-Implementierung

Eine problemlose LMS-Einführung legt das Fundament für eine erfolgreiche Personalentwicklung und produktive, teamübergreifende Zusammenarbeit. Wenn Sie die 11 Schritte dieses Projektplans befolgen, kann Ihnen das helfen, ein LMS sinnvoll zu implementieren, das Ihren L&D-Zielen entspricht, Ihre Lernenden begeistert und messbare Verbesserungen für Ihre Organisation bringt. 

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