Lernbedarf ermitteln: Schnell, demokratisch, bottom-up! (+ Vorlage)

Lernbedarf ermitteln – das klingt nach einem komplizierten Verfahren, für das es einer Reihe von Analysten und Schulungsentwicklern bedarf. Dabei ist es eigentlich ganz einfach, wenn Sie nur die richtigen Personen fragen – nämlich Ihre Mitarbeiter:innen.

Die Ermittlung des Lernbedarfs besteht darin, herauszufinden, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter:innen benötigen, um ihre Arbeit gut erledigen zu können. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch das veraltete Vorgehen buchstäblich auf den Kopf stellen. Statt des herkömmlichen Top-down-Ansatzes, bei dem Führungskräfte oder L&D-Abteilungen den Lernbedarf ermitteln und davon ausgehend das Schulungsmaterial erstellen, sollten Sie besser einen Bottom-up-Ansatz verfolgen, bei dem die Mitarbeiter:innen Ihnen selbst sagen, wo ihre Kompetenzlücken liegen.

Ein Bottom-up- bzw. ein kollaborativer Ansatz macht Ihnen nicht nur das Leben leichter, sondern ermutigt Ihr gesamtes Unternehmen zur Zusammenarbeit, um schneller relevante und effektive Schulungsmaterialien erstellen zu können. Darüber hinaus ersparen Sie sich damit die Kosten für Präsenzveranstaltungen mit externen Expert:innen, die Suche nach einem Veranstaltungsort und der entsprechenden Ausstattung (bei einem bürobasierten oder hybriden Unternehmensmodell) sowie die allgemeine Problematik der Terminfindung für die Mitarbeiterschulungen an einem festen Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit.

Ein Bottom-up-Ansatz gestaltet nicht nur Ihre Lernprogramme, sondern Ihre gesamte Unternehmenskultur grundlegend neu. Wir erklären, wie es geht.

Demokratisieren Sie den Prozess zur Ermittlung des Lernbedarfs

Mit Demokratisierung meinen wir die Dezentralisierung Ihrer Vorgehensweise. Das bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen Entscheidungsfreiheit gewähren.

Bei der herkömmlichen Top-down-Ermittlung des Lernbedarfs entscheiden allein die Lernverantwortlichen (Führungskräfte oder manchmal auch L&D-Abteilungen) darüber, was die Mitarbeiter:innen lernen müssen. Dazu legen sie die Lernziele der jeweiligen Abteilungen fest, identifizieren Wissenslücken und geben Kursempfehlungen ab. Die Meinung der Teammitglieder kann im Laufe des Prozesses eingeholt werden, aber letztendlich trifft die Führungsebene des Unternehmens Entscheidungen für die ihnen unterstellten Mitarbeiter:innen.

Ein Bottom-up-Ansatz hingegen demokratisiert das Verfahren. Ein demokratischer Ansatz bietet den Teammitgliedern die Gelegenheit, dem Management mitzuteilen, was sie lernen wollen bzw. müssen, um ihre Arbeit besser machen zu können. Sollten die Mitarbeiter:innen, wenn sie für ihre Stelle wirklich geeignet sind, letzten Endes nicht selbst am besten wissen, was sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen?

Die Übertragung der Verantwortung auf die Teammitglieder für die Ermittlung ihres eigenen Lernbedarfs ist nicht nur praktisch, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung einer Lern- und Innovationskultur. Indem Sie den Lernbedarf auf diese Weise ermitteln, entledigen Sie sich der Spekulationen, auf denen die herkömmliche Herangehensweise basiert. Wenn die Mitarbeiter:innen ausdrücklich danach gefragt haben, besteht kein Risiko mehr, auf nutzlosen Lernmaterialien sitzenzubleiben. Darüber hinaus kann das Material von zukünftigen Teammitgliedern wiederverwendet werden, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen und die gleiche Schulung benötigen.

Auf einer Lernplattform für internes Upskilling kann jede:r zu jeder Zeit einen Lernbedarf äußern. Dann können die Kolleg:innen die Themen mit Upvotes unterstützen, wodurch die wichtigsten und dringendsten Kursanfragen an die Spitze der Liste rücken. So funktioniert Demokratie!

Dezentralisieren Sie den Prozess zur Erstellung von Schulungsinhalten

Bei Kursen, die ohne den Beitrag der Teammitglieder erstellt werden, fehlt zwangsläufig wichtiges kontextbezogenes Wissen. In den meisten Fällen erfolgt die Ermittlung des Lernbedarfs folgendermaßen: Führungskräfte erkennen Leistungsdefizite, dieselben Personen stellen Vermutungen über mögliche Gründe dafür auf und testen ihre Schlussfolgerungen anschließend anhand von Kursmaterial. Das mag zwar wissenschaftlich klingen, aber wenn Sie nicht gleich beim ersten Mal die richtige Vermutung aufstellen, verschwenden Sie nur Zeit und Ressourcen.

Wie finden Sie also am effizientesten heraus, welche Art von Schulungen Ihre Mitarbeiter:innen benötigen? Fragen Sie sie doch ganz einfach.

Setzen Sie direkt an der Quelle an und lassen Sie sich von den Teammitgliedern genau mitteilen, welche Informationen sie benötigen. Das spart nicht nur Zeit, sondern garantiert auch, dass die von Ihnen erstellten Kursmaterialien spezifisch und relevant sind und die richtigen Kompetenzen für den Bedarf Ihrer Mitarbeiter:innen vermitteln.

So können Sie z. B. Qualifikationslücken feststellen. Wenn das Vertriebsteam eine Schulung zur besseren Produktkenntnis benötigt, können tatsächliche Vertriebsmitarbeiter:innen die konkreten Produktfunktionen oder -merkmale eingrenzen, mit denen sie sich schwertun. Statt einen umfassenden Kurs über das Produkt als Ganzes zu erstellen, können Sie auf diese Weise ein kurzes und spezifisches Schulungsmodul gestalten, das dem Lernbedarf der Mitarbeiter:innen ohne überflüssige Informationen gerecht wird.

Diese Art von Microlearning kommt vor allem modernen Mitarbeiter:innen entgegen, die das Wissen lieber häppchenweise aufnehmen, statt in stundenlangen Vorträgen damit überhäuft zu werden. Kürzere Kurse tragen dazu bei, dass die Lernenden mehr Informationen behalten und diese umgehend in ihren Arbeitsabläufen umsetzen können. Auf diese Weise wird nicht nur das Gelernte gefestigt, sondern auch das gewünschte Ergebnis erzielt.

In dem Wissen, dass wir alle unterschiedlich lernen, und vor dem Hintergrund der schnell voranschreitenden Digitalisierung der Schulungsmethoden, kann es zudem hilfreich sein, den Prozess zur Ermittlung des Lernbedarfs über eine Lösung für mobiles Lernen online zu gestalten. So können sich die Lernenden ganz einfach in ihrem Learning Management System anmelden und Kurse in ihrem individuellen Tempo und wann immer sie dazu kommen absolvieren. Mobiles Lernen bedeutet im Alltag, dass Sie mal eben beim Frühstück oder auf dem Weg zu einem Verkaufsgespräch eine Statistik nachschlagen oder Ihr Gedächtnis zu einer bestimmten Funktion auffrischen können.

Übertragen Sie also die Verantwortung für die Ausarbeitung von Lernzielen von den Führungskräften auf die Teammitglieder. Fragen Sie die Mitarbeiter:innen, an welchen Fähigkeiten es ihnen mangelt und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, damit sie ihre Arbeit besser erledigen können. Setzen Sie ausschließlich Lernprojekte um, die sich aus explizit formulierten Schulungszielen ergeben.

Verwandeln Sie die Rolle der L&D-Abteilungen von einer ausführenden in eine vermittelnde

Ein Bottom-up-Prozess, um Lernbedarfs zu ermitteln, ist ein kontinuierliches Verfahren, das von Führungskräften nur einen geringen Aufwand erfordert. Die Mitarbeiter:innen können Schulungen erbitten, sobald ein neuer Lernbedarf entsteht, sodass Sie stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Dieser Ansatz macht die Unterstützung durch Lernverantwortliche nicht überflüssig, er verändert nur ihre Aufgaben: von der Erstellung von Inhalten zur Entwicklung von Strategien, die den Mitarbeiter:innen dabei helfen, effektiver zu lernen. Daraus ergeben sich sowohl wirkungsvollere Lernprogramme als auch informiertere Teammitglieder.

Wir haben erst kürzlich herausgefunden, dass in Unternehmen, die unsere Software nutzen, nur 2 % der Kurse von L&D-Teams erstellt werden – 85 % stammen von Teammitgliedern, die eigentlich keine Schulungsleiter:innen sind.

Das „Einhorn“ Flexport von Freight Logistic verfolgt einen ganz ähnlichen Ansatz bei der Dezentralisierung seines Lernprogramms, indem die dortigen Teams die Gelegenheit erhalten, ihre eigenen Schulungslösungen und -prioritäten selbst in die Hand zu nehmen.

„In jedem operativen Team bestimmen die jeweiligen Expert:innen den Lernbedarf der Teammitglieder. Wir stehen ihnen dabei unterstützend zur Seite, doch sie sind ganz einfach näher am Geschehen. Sie wissen, was unmittelbar passieren muss und wie die Ziele auf längere Sicht aussehen sollten“, erklärt Lauren Fernandez, Senior L&D-Manager bei Flexport.

Die Vorteile dieses Systems sind vielzählig: Es ist nicht nur effizienter und kostengünstiger, sondern die Kurse können darüber hinaus auch schneller bereitgestellt werden und enthalten relevantere Inhalte als jene, die extern erstellt werden. Hinzu kommt, dass Sie auf diese Weise wertvolles institutionelles Wissen, das andernfalls in den Köpfen der Mitarbeiter:innen verstauben würde, bewahren und nutzen. Laut dem Workplace Knowledge and Productivity Report von Panopto verbringen Angestellte durchschnittlich 5,3 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen, die ein:e Kolleg:in ohne weiteres liefern könnte. Stellen Sie sich vor, wie Sie die Produktivität steigern könnten, statt diese Zeit zu verschwenden.

Indem Ihre Mitarbeiter:innen zu Expert:innen werden, halten auch sie letztendlich ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand. Darüber hinaus fördern Sie auf diese Weise das Mitarbeiterengagement, was wiederum die Mitarbeiterbindung erhöht.

Ermitteln Sie den Schulungsbedarf während des Lernprozesses

Vermutlich kommen Sie nicht öfter als ein paar Mal im Jahr dazu, den Lernbedarf Ihrer Mitarbeiter:innen zu ermitteln. In der Zwischenzeit entwickelt sich Ihr Unternehmen jedoch ständig weiter: Neue Technologien kommen hinzu, Produktfunktionen werden verbessert und die Richtlinien ändern sich. Älteres Schulungsmaterial, dessen Erstellung womöglich teuer war, ist schnell überholt.

Bauen Sie auf die Hilfe Ihrer Teammitglieder, um die Schulungen auf dem neuesten Stand zu halten. Statt die Kurse komplett neu zu entwerfen, können Sie sie basierend auf dem Feedback des Teams schrittweise überarbeiten. So bleibt der aktuelle Lernbedarf im Mittelpunkt Ihres L&D-Programms und Ihre Mitarbeiter:innen sind gut informiert, ohne dass Sie den gesamten Prozess zur Ermittlung des Schulungsbedarfs erneut durchlaufen müssen.

Durch die Einführung eines LMS für internes Upskilling können Sie das Feedback der Teams ganz einfach integrieren, um die Kurse effektiver und zeitnaher zu gestalten. Beziehen Sie Optimierungsansätze direkt von den Kursteilnehmer:innen, die durch Feedback und Daten aus ihrer Teilnahme an den Kursen veraltete Inhalte identifizieren oder Ergänzungen vorschlagen können.

Schenken Sie ihnen ganz einfach Gehör und sie werden Ihnen das zur Aktualisierung der Materialien benötigte Feedback auf dem Silbertablett servieren. Wir haben erst kürzlich herausgefunden, dass bis zu 25 % der Teilnehmer:innen auf unserer Plattform Feedback zu den von ihnen absolvierten Kursen geben.

Priorisieren Sie den Lernbedarf nach seinen Auswirkungen auf das Unternehmen

Üblicherweise braucht es viel Zeit zur Entwicklung eines Kurses. Die Ermittlung des Lernbedarfs kann Wochen, wenn nicht sogar Monate, in Anspruch nehmen. Und da L&D-Teams nicht mit jeder Abteilung und Funktion des Unternehmens vertraut sein können, lagern sie häufig die Erstellung von Inhalten aus oder kaufen Kurse extern ein. Dies zwingt die Beteiligten dazu, bei der Priorisierung des Kursbedarfs vorrangig auf Faktoren wie Effizienz und Kosten zu schauen, statt auf die vorhandene Nachfrage im Unternehmen.

Das veraltete Vorgehen zur Ermittlung des Lernbedarfs ist ebenfalls ergebnisorientiert. Daraus ergibt sich am Ende eine Liste von Fähigkeiten, die geschaffen und umgesetzt werden müssen. Der Erfolg wird anhand der Anzahl der erstellten Schulungsmaterialien gemessen und nicht etwa an ihrer Qualität oder ihren Auswirkungen auf das Qualifikationsniveau innerhalb des Unternehmens.

Ab jetzt müssen Führungskräfte ihre Zeit nicht länger damit verbringen, Qualifikationslücken festzustellen und Reportings zu schreiben. Stattdessen können sie sich darauf konzentrieren, ein besseres Lernumfeld zu schaffen und den Mitarbeiter:innen dabei zu helfen, die Lernressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele zu nutzen.

Bei 360Learning wird diese Aufgabe von Lerncoaches übernommen, die den Teammitgliedern bei der Erstellung individueller Lernpfade zur Seite stehen. Darüber hinaus arbeiten unsere Coaches auch an der Entwicklung effektiverer Lernprogramme, indem sie den ROI der Schulungen messen und sicherstellen, dass jeder Kurs mit den gewünschten Geschäftsergebnissen verknüpft ist. So könnte z. B. ein:e Vertriebsleiter:in Lerndaten in sein/ihr CRM-Tool einspeisen, um zu sehen, in welcher Weise das Vertriebs-Onboarding zur Verkaufsquote beiträgt.

Lernbedarf ermitteln: Vereinfachen Sie den Prozess mit einer Lernplattform für internes Upskilling

Der herkömmliche Top-down-Ansatz zur Ermittlung des Lernbedarfs ist zeitaufwändig und kompliziert, da er auf der Annahme basiert, dass ausschließlich Führungskräfte beurteilen können, was ihre Angestellten lernen müssen. Dies mag in der Vergangenheit der Fall gewesen sein, als Unternehmen noch kleiner waren und das Wissen eher statisch.

In der heutigen Zeit ist es jedoch für eine einzelne Person – selbst in kleinen Unternehmen – einfach nicht mehr möglich, den komplexen und sich ständig weiterentwickelnden Lernbedarf zu handeln. Daher ist es Zeit für einen neuen Ansatz, der die Dynamik des Lernbedarfs in Ihrem Unternehmen widerspiegelt.

360Learning kann Ihnen die Ermittlung des Lernbedarfs durch die Dezentralisierung des Lernprozesses erheblich erleichtern. Jedes einzelne Teammitglied kann auf diese Weise einen Lernbedarf äußern, upvoten oder kommentieren. Sie wiederum können diesen Bedarf im Anschluss nach Beliebtheit und geschäftlicher Auswirkung klassifizieren. Dank interner Expert:innen wird die Kurserstellung zum Kinderspiel. Darüber hinaus können Sie Kurse und Projekte verwalten und sogar den ROI mitverfolgen. So lässt sich ohne großen Aufwand ein erfolgreiches Schulungsprogramm gestalten.

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