La formation médicale par et pour les professionnels : l'exemple du formathon de Cerba Healthcare

Enjeux

Étant donné le domaine d’activité du groupe, dans lequel les collaborateurs sont dans des professions très réglementées, la formation est cruciale. Chacun doit pouvoir enrichir régulièrement ses compétences, pour rester aligné avec la réglementation. 

Ainsi, en 2017, le service RH décide de lancer son université d’entreprise virtuelle, où sont dispensées de nombreux programmes de formation. Au-delà de cet aspect “contraint” de la formation, les Ressources Humaines du groupe ont décidé de l’utiliser comme une véritable opportunité pour enrichir personnellement les collaborateurs : techniciens, biologistes, infirmières, secrétaires médicales. En plus des formations réglementaires, le groupe dispense également des formations médicales, très dépendantes du management de chaque équipe.

En 2020, les équipes de Cerba Healthcare étaient au centre de la crise sanitaire, qui les sollicitait de manière intensive. Face à cette situation, stimuler l’engagement des collaborateurs pour créer du contenu de formation dans leur quotidien professionnel semblait peu réaliste. C’est pourquoi le service Formation a pris la décision de faire sortir les collaborateurs de leurs laboratoires, pour les rassembler pendant plusieurs jours entièrement dédiés à la création de contenu de formation (4 jours pour l’édition 2021 du formathon et 5 jours pour celle de 2022).

C’est à ce moment-là qu’est née l’idée du formathon. Le pari ? Créer une véritable émulation, un lien fort entre les collaborateurs qui allaient y participer. Le formathon s’avérait être un format idéal pour favoriser l’apprentissage par les pairs. 

Solution

Avant le lancement du formathon Cerba Healthcare, les formations médicales étaient dispensées de manière locale, en multi-site, et non intégrées sur l’université d’entreprise du groupe. L’un des objectifs de ce formathon était donc de dispenser ces formations à travers des parcours cohérents, unifiés, et surtout digitalisés, accessibles à tous les collaborateurs sur tous les sites du groupe.

Les différentes étapes de création du formathon

1ère étape : le cahier des charges

Le projet de formathon de Cerba Healthcare commence par un cadrage optimal. Les équipes RH s’attèlent donc à créer un cahier des charges bien complet. 

Ce cahier des charges permettait d’exprimer les grands objectifs du projet : faire créer par les collaborateurs eux-mêmes une formation clinico-biologique, 100% adaptée aux équipes, sous des formats courts et ludiques qui viendraient s’intégrer à la plateforme 360Learning, dont le groupe disposait déjà au préalable.

Par la suite se crée une équipe, constituée de deux biologistes, experts de leurs métiers, et deux RH, pour les accompagner. L’idée ? Travailler en mode projet, en distanciel, en créant les thématiques sur lesquelles les participants du formathon allaient plancher.

2ème étape : pilote et validation du concept

C’est ce mode projet qui permet rapidement à l’équipe de déployer un pilote. En juin 2021, deux parcours de formation sur deux thématiques différentes sont intégrés à 360Learning, et proposés à deux régions françaises du groupe. Pendant 15 jours, les équipes de ces régions-pilotes pouvaient avoir accès à ces parcours.

Et, à l’issue de ces 15 jours, le verdict est sans appel : ce pilote est un succès ! L’équipe disposait également de plus d’une centaine de retours, permettant d’améliorer la suite du projet de formathon. À ce stade, le concept était donc validé, et le véritable projet pouvait alors commencer. 

3ème étape : l’appel à candidatures

En juillet, un appel à candidatures est lancé, pour trouver les bons collaborateurs, qui deviendraient auteurs des formations lors du formathon. En septembre, les équipes mènent des entretiens pour sélectionner les bons participants, tout en préparant en parallèle le formathon en tant que tel, qui serait ensuite déployé mi-octobre.

En amont : une préparation au cordeau

La première clé d’un formathon réussi est bien entendu sa préparation en amont. Il est crucial d’avoir une idée précise des objectifs de formation, ou encore du contenu attendu, pour définir un cadre qui va guider les équipes dans la création du contenu.

C’est pourquoi Cerba Healthcare fait en sorte de :

• Créer un cahier des charges bien complet

• Former précisément ses formateurs pour leur apprendre à utiliser les outils de formation, les tester, et savoir vulgariser et rendre un contenu ludique

• Acquérir des outils auteurs adaptés, et simples à prendre en main par les participants : 360Learning et Genially par exemple

• Définir un planning précis, qui permet de tenir les délais et de produire le volume et la qualité de contenu souhaité.

Une sélection attentive des participants

Deuxième clé de succès : la sélection des bons participants au formathon. Cerba Healthcare devait trouver 12 participants pour créer le contenu, et 4 encadrants pour animer l’événement.

Pour sélectionner les bons profils, la phase de recueil et d’analyse des candidatures est cruciale. Les équipes RH avaient demandé aux candidats de leur envoyer une candidature sous un format créatif, pour s’assurer qu’ils étaient capables de prendre en main les outils informatiques du formathon.

Puis, lors de la phase d’entretiens, l’équipe met l’accent sur le fait de :

• Bien connaître son métier : un essentiel pour dispenser les bons apprentissages

• Être pédagogue : les formations à créer devant être vulgarisées, il est demandé aux candidats d’expliquer un concept complexe de manière simple, en une minute seulement

• Avoir le bon état d’esprit : la motivation et l’envie d’établir des liens avec les autres participants étaient essentielles pour assurer un formathon dynamique et productif.

Une animation optimale pendant l’événement

Il ne suffit pas de réunir des participants experts de leur métier et motivés pour assurer le succès d’un formathon. L’une des clés pour que ce format soit productif est la disponibilité des encadrants pour accompagner les auteurs.

Lors d’un formathon Cerba Healthcare, les encadrants animent chaque matin des ateliers pour briser la glace, afin que tout le monde soit dans la bonne dynamique. Le soir, des dîners sont organisés, lors desquels des messages motivants sont diffusés. Cette animation permet de créer des liens forts entre les participants, source de motivation pour concevoir les formations de manière efficace.

Embarquer l’intégralité de l’entreprise

Dernière étape, et non des moindres : le fait d’embarquer toute l’entreprise dans le projet de formathon. Un essentiel pour que tous soient impliqués dans la réussite du projet !

Chez Cerba Healthcare, le projet de formathon est porté par la Direction Générale depuis le départ. C’est ainsi que les managers de chaque laboratoire sont impliqués. Pour qu’ils acceptent de remanier les plannings de leurs équipes, afin de laisser partir en formathon un collaborateur pendant 4 ou 5 jours, l’objectif de ce projet doit être clairement formulé, et venir de plus haut dans la hiérarchie.

C’est grâce à ces différentes étapes que les formathons Cerba Healthcare sont de véritables succès, qui rassemblent différentes fonctions de différentes régions et BU. Les objectifs de production de formation sont atteints, et les participants ravis de cette expérience !

Résultats

A l’issue des formathons de 2021 et 2022, chaque mois, les équipes RH ont diffusé un nouveau parcours de formation sur une nouvelle thématique.

Lors de la première édition en 2021, les participants du formathon ont produit 70 activités, sur 14 thèmes en 4 jours seulement. Ces thèmes ont été déclinés en 30 parcours de formation, adaptés aux différents profils et besoins des apprenants, en fonction de leurs postes dans l’entreprise. Cerba Healthcare a reproduit l’expérience en France en 2022 et prévoit de déployer le même type de projet d’apprentissage par les pairs dans d’autres branches du groupe, à l’international.

Les modules de formation créés sont très esthétiques, interactifs et ludiques. Ils incluent par exemple des QCM, idéaux pour stimuler l’engagement apprenant.

Les participants produisent également, en parallèle, un calendrier de diffusion des formations. Les parcours créés sont intégrés au catalogue de formation de l’université d’entreprise Cerba Healthcare. Chaque fois qu’un nouveau programme est disponible, les collaborateurs reçoivent un mail pour les prévenir ; puis les formations restent en accès libre, sur étagère, pour tous les apprenants concernés.

Qui mieux que les collaborateurs de Cerba Healthcare pour parler du formathon ? Voici leur vidéo👇🏼

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