Selon Gartner, 70% des employés estiment que les compétences nécessaires pour effectuer leur travail évoluent rapidement. L’agilité dans la formation professionnelle n’est plus une option, mais une nécessité. Que vous soyez professionnel de l'apprentissage en freelance, responsable des formations, directeur général ou coordinateur pédagogique, l'efficacité des programmes de formation est un levier stratégique pour le succès de votre organisation. La conception pédagogique joue un rôle crucial pour garantir des résultats concrets et mesurables.
Il est facile de se perdre dans un océan de littérature et de recherches sur les méthodes d'enseignement, en quête d'une solution miracle, et très souvent, nous oublions que la simplicité est souvent la clé de l'efficacité. En effet, "trop d’effet tue l’effet".
Les problèmes d'organisation entre les entreprises et les formateurs externes sont nombreux et peuvent considérablement entraver l'efficacité des programmes de formation. Une des principales difficultés réside dans la communication dispersée et la gestion inefficace des informations. Les entreprises utilisent souvent plusieurs canaux de communication, tels que les emails, les forums, et les messageries instantanées, pour transmettre des instructions et des mises à jour aux formateurs.
Cette multiplicité de canaux entraîne une fragmentation de l'information, rendant difficile pour les formateurs de trouver les ressources nécessaires au bon moment. De plus, l'absence de centralisation des données peut mener à des doublons, des malentendus et des retards dans la transmission des informations critiques. Les formateurs, même expérimentés, peuvent se retrouver désorientés face à cette dispersion, ce qui réduit leur capacité à délivrer efficacement le contenu de formation.
Pour répondre à ce défi de centralisation des informations dans des environnements utilisant divers outils pédagogiques (systèmes de gestion de l'apprentissage, outil de visioconférences, chats, forums, mailing, etc.), où l'information a tendance à se dissiper rapidement, il est crucial de mettre en place des outils et des pratiques de gestion de l'information qui centralisent et organisent toutes les ressources de manière cohérente et accessible ; un tableau de bord devient un levier stratégique incontournable.
La création de cette interface a comme objectif d'améliorer la qualité et l'efficacité des programmes de formation proposés par les entreprises et faciliter le travail des formateurs, y compris ceux qui interviennent de façon sporadique. Cet article propose 4 stratégies fondamentales, simples, mais efficaces, en illustrant avec un cas pratique.
À l’heure de structurer et centraliser les informations des formations, deux priorités s'imposent : organiser les données de manière cohérente et communiquer clairement le parcours d'apprentissage aux formateurs pour assurer une synergie entre tous les composants de la formation.
Afin d’atteindre ces objectifs, la création d’une interface avec l'utilisation d'un outil comme Genially peut être particulièrement bénéfique. Genially permet de créer un espace capable de centraliser les ressources et les directives de formation en un seul lieu accessible, favorisant ainsi une intervention fluide et bien informée de la part des formateurs, qui interviennent souvent sur une base ad hoc. Les points forts de cet outil sont :
Un exemple d'interface que l'on peut créer avec Genially est le Modèle Guide Intervenant. Ce modèle fournit une plateforme intuitive où les formateurs peuvent trouver rapidement les informations nécessaires, des modules de formation spécifiques, aux contacts et aux ressources complémentaires. Ce tableau de bord est conçu pour être convivial et facile à naviguer, assurant ainsi que tous les participants, quel que soit leur degré de familiarité avec la technologie, puissent tirer le meilleur parti de leur expérience d'apprentissage.
Concernant la conception graphique du tableau de bord, nous n'aborderons pas ici les aspects relevant du design UX (expérience utilisateur) ou UI (interface utilisateur). Bien que l'apport d'un professionnel UX/UI puisse faciliter la création d'une interface efficace et accessible, cela dépasse le cadre de cet article. Pour plus d’informations à ce sujet, nous recommandons cet article de Skills Design : L'UX apprenant : l’UX design au service de la pédagogie digitale.
Dans une interface intuitive, les informations essentielles doivent être à portée de main. Voici ce que vous pourriez y inclure pour maximiser l'efficacité :
Un guide de la culture d'entreprise aide les formateurs à comprendre les valeurs, la mission et la vision de l'organisation. Cela leur permet de s'assurer que leurs méthodes de formation et leurs contenus sont en adéquation avec les principes fondamentaux de l'entreprise. Également, La culture d'entreprise englobe souvent des compétences comportementales spécifiques (comme le leadership, la collaboration, l'innovation). Un guide peut aider les formateurs à se concentrer sur ces compétences lors de la formation, en les alignant avec les attentes culturelles de l'entreprise.
Prenons un cas concret : si vous utilisez Edusign pour le suivi, mais que cet outil n'est pas directement intégré dans votre plateforme LMS, il est judicieux d'insérer un lien direct sur la page d'accueil. Ce lien simplifiera considérablement l'accès pour les intervenants. Pour renforcer la compréhension et l'usage de ces outils, il est ainsi bénéfique d'ajouter des explications claires sur leur fonctionnement. L'intégration de boutons spécifiques qui mènent à des guides détaillés ou des tutoriels vidéo peut grandement aider les utilisateurs à naviguer dans l'interface sans difficulté, optimisant ainsi l'expérience utilisateur et l'efficacité du suivi.
Un formateur peut intervenir dans plusieurs formations différentes. Une vision claire des formations existantes évite les confusions, surtout pour les formateurs freelances qui interviennent sporadiquement.
D’autre part, un lien direct au site web de l’entreprise permet aux formateurs d’être à jour sur les informations les plus récentes sur les produits, services, actualités et événements de l'entreprise. Les formateurs peuvent ainsi accéder aux informations actuelles et pertinentes pour enrichir leurs sessions de formation.
De la même manière, un lien direct pour contacter l’équipe pédagogique permet aux formateurs de comprendre facilement la structure hiérarchique de l'entreprise. Cela aide à identifier les responsables et à comprendre les relations de travail et les flux de communication.
La page de chaque formation doit servir de point central pour rassembler des informations spécifiques et les divers outils pédagogiques utilisés de la formation en question :
Genially permet d'intégrer du code HTML pour insérer un agenda de Google Calendar directement dans la page de formation. Cela permet aux utilisateurs de naviguer dans l'emploi du temps de manière intuitive, comme s'ils le visualisaient directement dans l'interface d’origine. Par exemple, si le CRM ne permet pas de partager l'emploi du temps de manière native, vous pouvez insérer le lien iCal dans un calendrier Google, puis générer un lien HTML que vous ajoutez à votre page de formation sur Genially. Cela offre une solution fluide et intégrée pour la gestion des horaires.
Créer un bouton pour accéder directement aux réunions en ligne est essentiel pour simplifier la connexion des formateurs et des apprenants aux sessions virtuelles. Un bouton bien visible et facile à utiliser réduit les frictions et assure que les intervenants puissent rejoindre le bon lien des classes virtuelles de la formation en question sans difficulté.
Inclure un bouton pour l’accès direct au contenu de la formation qui se trouve dans votre système de gestion de l'apprentissage (LMS) est indispensable. Cela permet aux formateurs de retrouver facilement le matériel de cours, les projets et les ressources supplémentaires de la formation en question, garantissant ainsi une continuité dans l'apprentissage.
Un gage indispensable de confiance et de professionnalisme auprès de vos formateurs et apprenants est d’assurer la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la protection des informations sensibles.
Voici quelques étapes clés pour y parvenir :
Concernant l'outil utilisé dans notre étude de cas, Genially offre une fonctionnalité particulièrement utile : l'ajout d'un verrouillage par code d'accès sur les pages de votre choix. Cette mesure de sécurité garantit que seules les personnes disposant de l'autorisation nécessaire peuvent accéder à des informations sensibles, telles que les données personnelles des apprenants ou les modules spécifiques de la formation.
La collecte continue de retours d'expérience est essentielle pour l'évaluation et l'amélioration constante des programmes de formation. Un système efficace de collecte de feedback dans notre tableau de bord facilite l'ajustement rapide des informations à transmettre sur les formations.
Voici comment optimiser ce processus :
Que ce soit un formulaire en ligne ou une plateforme de sondage, cette intégration permet de centraliser et d'analyser les retours de manière efficace. Les avis et suggestions des utilisateurs sont des données immédiatement exploitables.
Organiser des sessions de débriefing avec les formateurs et les équipes pédagogiques pour discuter des retours recueillis et envisager des modifications ou des améliorations.
En intégrant ces stratégies de manière cohérente et accessible dans un tableau de bord, vous pouvez créer une interface de formation qui centralise toutes les informations essentielles, améliore l'expérience utilisateur et garantit une gestion efficace des formations. Cela permet de réduire les pertes d'information, d'améliorer l'engagement et de maximiser les résultats des programmes de formation.
En tant que dirigeants et professionnels du L&D, avez-vous repensé l’accessibilité et l’organisation de l’information afin de maximiser l’impact de vos programmes de formation et propulser votre organisation vers l’avant ?
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