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Apprentissage et formation

Réussir en tant que Responsable Formation : notre feuille de route en cinq étapes

Depuis trop longtemps, la valeur ajoutée des départements formation est sous-estimée. De nombreuses entreprises considèrent le responsable formation comme un prestataire de services et non comme un partenaire stratégique pour accompagner la croissance.

Mais les temps changent. 

Suite à l’étude menée avec notre partenaire Féfaur en 2020 auprès de plus de 1000 experts de la formation, le rôle du responsable formation devient stratégique : il a accès au cercle de décision de l’entreprise

Tout cela n’est possible qu’avec une remise en question de l’organisation actuelle des équipes formation. Que vous soyez déjà Responsable formation ou même Chief Learning Officer (CLO), voici une grille exclusive de 360Learning créée avec d’anciens consultants McKinsey pour comparer gratuitement vos pratiques à celles de plus de 1000 équipes formation en France. Faites évoluer votre département formation d'un rôle de support à celui de partenaire essentiel de la croissance de votre organisation :

Grille auto-évaluation responsable formation

Les principaux défis rencontrés par les départements formation

La plupart du temps, les départements formation fonctionnent en réaction aux besoins de l’entreprise tels qu’ils se présentent au fur et à mesure. Elles n’alignent pas leurs objectifs avec ceux de l’équipe managériale, ni aux initiatives et stratégies de l’entreprise. 

Suite à notre enquête menée avec Féfaur, nous avons constaté une transition profonde des organisations :

  • La main-d'œuvre est multigénérationnelle et met en avant des besoins de formation très hétérogènes. Si vous avez découvert l’informatique sur MS DOS il y a 40 ans, il est fort probable que vous n’ayez pas les mêmes attentes en termes de formation digitale qu’un collègue né en 1990 ! 
  • L'obsolescence rapide des compétences s’ajoute à la création continue de nouvelles compétences et met l'entreprise sous tension : elle doit évoluer en continu ! 
  • Les nouvelles méthodes de travail qu’on connaît depuis un an ne sont pas nouvelles, la crise de COVID-19 a simplement accéléré et généralisé leur mise en place. Le digital - que l’on ne connaît que trop bien depuis la crise sanitaire - est à l’origine du bouleversement des métiers aujourd’hui : 85% des métiers de 2030 n’existeraient pas encore. 

Aujourd’hui, les défis sont donc multiples, impliquant un changement de paradigme pour les équipes formation. 

Le responsable formation entre dans une nouvelle ère

Ainsi, avec un leadership approprié, les responsables formation peuvent jouer un rôle central dans la croissance de l’entreprise :  ils doivent aider les entreprises à rester agiles et compétitives dans un monde qui évolue rapidement au gré du progrès technologique. Ils peuvent jouer un rôle essentiel pour attirer et conserver les meilleurs talents.

En effet, pour 60% des répondants à notre étude menée en 2020 avec Féfaur, la formation est perçue comme stratégique avec un accès au cercle de décision. Cette enquête a également montré que 30% des responsables formation réussissent mieux que les autres. Ils recrutent des talents facilement au sein de leur équipe formation et voient leur budget augmenter de 30% en moyenne chaque année depuis 3 ans. Cerise sur le gâteau, ils considèrent que leurs équipes disposent des ressources suffisantes pour impacter l’ensemble de l’organisation. 

Quel est le dénominateur commun de ces responsables formation dont la performance se démarque d’autres organisations ? Leur feuille de route !

Avant de vous lancer dans un projet de modification en profondeur de votre structure de formation, n’hésitez pas à comparer votre projet grâce à notre grille d’auto-évaluation de la formation.

Pour 60% des répondants à notre étude menée en 2020 avec Féfaur, la formation est perçue comme stratégique avec un accès au cercle de décision.

5 étapes pour réussir en tant que Responsable formation “stratège”

Ainsi, pour devenir un responsable formation “stratège”, votre plan d’action doit être aligné sur les principaux défis tels qu’énoncés ci-dessus. C’est pourquoi chez 360Learning nous avons créé une feuille de route en cinq étapes que vous pouvez utiliser pour relever ces défis et accroître l'importance du L&D. 

Cette feuille de route a été évoquée lors de notre webinar de restitution de l’enquête menée avec Féfaur en 2020. Elle peut vous être utile pour faire pression en faveur de la création d'un rôle de responsable formation dans votre organisation ou revoir la structure de fond de votre département L&D.

Voir le replay de notre webinar avec Féfaur

Étape 1 : Alignez le rôle du responsable formation sur la stratégie de l'entreprise

Pour obtenir l'adhésion de votre direction et obtenir les ressources nécessaires pour votre département L&D, définissez les objectifs et la mission que vous vous donnez. Assurez-vous qu’ils sont bien alignés sur les objectifs macro de votre organisation. Dans le cadre de notre étude avec Féfaur, nous avons analysé les réponses du top 5% des responsables formation à même d'obtenir des ressources, du budget, d'attirer des talents, et dont le rôle est considéré comme stratégique. Voici les trois piliers qui ressortent et autour desquels vous devez structurer votre stratégie de formation :

  • Pilier 1 : Le capital humain : développez les talents pour construire et renforcer la culture d'entreprise.

Le département L&D joue un rôle proactif dans la transformation de l'entreprise en créant des programmes d'apprentissage qui maximisent l'attraction, le développement et la rétention des talents. Ces initiatives permettent au département L&D de s'aligner sur les objectifs de développement de chaque collaborateur tels que fixés par l’équipe managériale.

Pour atteindre cet objectif, concevez des parcours d'apprentissage clairs et encore plus efficaces, et notamment des programmes promouvant la culture de la formation au sein de l'entreprise.

  • Pilier 2 : La performance de l’entreprise : comment l’assurer sur le long terme

En parallèle des changements culturels qui se construisent sur le long terme, les départements L&D doivent être suffisamment agiles pour accompagner l'entreprise dans l’atteinte de ses objectifs de performance à court et moyen terme. Le L&D doit soutenir la formation des équipes commerciales, des clients et partenaires, et aider au déploiement de nouveaux logiciels par exemple. 

En tant que responsable formation, mettez en place une méthode qui permet d’évaluer rapidement les besoins en formation et éventuelles lacunes des collaborateurs. La stratégie que vous développerez doit fournir rapidement aux employés le parcours de formation dont ils ont besoin pour améliorer leurs performances et acquérir de nouvelles compétences.

  • Pilier 3 : Les opérations de formation : améliorez en permanence la productivité du département L&D

Le responsable formation doit en permanence améliorer la productivité du département L&D.

Pour ce faire, vous devez introduire de nouvelles technologies et méthodes d'apprentissage qui aident le département L&D à travailler plus efficacement. Par exemple, l'adoption de l'apprentissage collaboratif peut vous aider à décentraliser le processus d'apprentissage en permettant aux employés d'utiliser leurs connaissances institutionnelles uniques pour créer des cours de formation.

Étape 2 : Créez un cadre stratégique et une feuille de route clairs

Une fois ces trois missions définies, créez un cadre stratégique et une feuille de route pour étoffer les projets clés suivis par le département L&D.

Cadre stratégique

Dressez une liste de tous les programmes actuels mais également potentiels que le département L&D envisage de développer. Alignez chaque projet sur l'un des trois piliers, tels que définis ci-dessus.

Tout programme que vous initiez devra être en phase avec l’un de ces piliers. Dans le cas contraire, s’il ne contribue pas à votre mission stratégique, n’hésitez pas à le modifier.

Création d'une feuille de route

Une fois ce cadre mis en place pour organiser vos projets autour de ces trois piliers, il est temps de créer votre feuille de route pour hiérarchiser et définir le timing de chaque projet.

L’idée sous-jacente de cette feuille de route est bien de prioriser les projets qui auront le plus d'impact. Assurez-vous d'agir simultanément sur les trois piliers pour que le département L&D s'aligne sur la stratégie globale de l'entreprise.

Voir les résultats de notre étude menée avec +1000 experts de la formation.

Étape 3 : Établissez une gouvernance propice au rôle de responsable formation

Votre structure de gouvernance doit soutenir le poste de responsable formation et assurer que vous restez en phase avec les objectifs de l'entreprise en étant en contact régulier avec les autres cadres dirigeants de votre organisation.

Votre modèle de gouvernance donne le cadre pour :

  • Maintenir votre feuille de route à jour
  • Évaluer et valider les décisions budgétaires
  • Veiller à ce que les stratégies commerciales et stratégies d'apprentissage soient en phase
  • Contrôler l'achèvement des projets
  • Mettre en avant des “champions” de la formation au sein même de vos équipes commerciales.

C’est votre structure d’entreprise qui définira et fera varier celle de la gouvernance. Notre recommandation est la suivante :

  • Un conseil de gouvernance L&D qui assure la surveillance stratégique et valide la feuille de route et les choix du CLO. Ce conseil comprend des cadres supérieurs et le PDG.
  • Un Comité exécutif L&D qui suit l'évolution de la feuille de route, aide à surmonter les obstacles et propose des ajustements pour assurer que cette feuille de route reste toujours en phase avec les besoins des collaborateurs.
  • Un comité de pilotage L&D composé  de membres de l’équipe L&D qui se réunissent fréquemment pour suivre la feuille de route et identifier et supprimer les obstacles potentiels.
  • Un comité consultatif formé d’apprenants qui ne sont pas dans l’équipe L&D et partagent leur avis sur les initiatives de formation actuelles et futures. Ils agissent comme de véritables ambassadeurs pour leurs équipes.

Ce modèle permet à des personnes à tous niveaux de l'entreprise de s’investir dans les progrès et les performances de la formation et du développement des compétences.

Étapes 4 et 5  : Développez une structure de formation agile et utilisez les bons outils 

L’organisation de votre structure de formation doit garantir que votre feuille de route se déroule comme prévu. Elle est hybride : elle doit donc être à la fois agile pour pivoter afin de relever les défis et les nouveaux besoins de formation qui se présentent, et suffisamment spécialisée pour atteindre les objectifs de l'entreprise. De plus, votre performance en tant que responsable formation dépend également de votre capacité à recruter les bons profils et à outiller correctement votre équipe !

  • Architecture d'apprentissage

L’équipe en charge de l’architecture d’apprentissage gère le cadre et la stratégie d'apprentissage. Ses missions sont directement liées au pilier 1 : construire et renforcer la culture d'entreprise.

Ses principales responsabilités sont la stratégie de contenu, les programmes de formation obligatoires, les programmes de formation à la conformité et de manière plus générale, le cadre d'apprentissage culturel. Cette équipe doit s'approprier la vision à long terme de la culture et de la formation au sein de votre organisation. Elle doit se concentrer principalement sur les projets à moyen et long terme de développement des talents, la formation obligatoire et les stratégies globales d'engagement dans l’apprentissage.

  • Activation commerciale

L'équipe chargée de l'activation commerciale permet aux experts de partager leurs connaissances au sein de l'entreprise. Son objectif sont liés au pilier 2 : favoriser la performance de l'entreprise. Cette équipe travaille avec l'équipe commerciale pour identifier les besoins d'apprentissage et créer des programmes de formation liés à la force de vente (processus commerciaux, formation externe, etc). 

Elle crée et fournit des outils de formation qui impactent l’activité commerciale de votre entreprise. Idéalement, cette équipe est décentralisée et répartie dans des unités commerciales distinctes. Ses projets se développent principalement à court terme et se concentrent surtout sur le retour sur investissement.

  • Équipe chargée des opérations d'apprentissage

L'équipe des opérations de formation améliore la productivité de l'ensemble de l'équipe de formation. Sa mission est directement liée au pilier 3 : améliorer en permanence la productivité du L&D. Cette équipe automatise les workflows administratifs, améliore les outils de formation  et travaille à la digitalisation des formations en personne.

La priorité de cette équipe est de réduire le temps et les ressources alloués aux activités à faible valeur ajoutée. 

Le Collaborative Learning pour compléter la boîte à outils du Responsable Formation

Adopter une plateforme de Collaborative Learning simplifie la mise en place de vos programmes de formation. La nature-même du Collaborative Learning est d’être rapide, centré sur l’humain et décentralisé, il vous aide à relever rapidement vos défis commerciaux, à exploiter les ressources internes de votre entreprise et à devenir agile.

Le Collaborative Learning répond directement à certains des plus grands défis des départements L&D :

  • Le Collaborative Learning vous aide à aligner votre feuille de route sur les objectifs de votre entreprise. Avec le Collaborative Learning, le contenu de formation est mis à jour en continu en fonction des besoins de formation exprimés par les collaborateurs.
  • Le Collaborative Learning dote le département L&D des processus et des outils nécessaires pour agrémenter votre feuille de route et soutenir vos collègues du département commercial. Le département L&D ou département formation possède les outils nécessaires pour déployer des formations et agir en tant qu’architecte de l'apprentissage pour aider toutes les équipes internes à créer des modules de formation.
  • Le Collaborative Learning encourage les équipes commerciales à se former ensemble à travers des projets communs et leur apporte une meilleure visibilité sur ceux en cours pour y apporter leur contribution. 

C’en est donc fini du rôle traditionnel du responsable formation. En 2021, il assure bien plus qu’un simple soutien dans la réussite de son entreprise. Le responsable de l’apprentissage ou CLO, devient un responsable formation "stratège", et se voit donc offrir une opportunité de se démarquer pour contribuer à la croissance de l’entreprise.

Passez à l’action : analysez la stratégie de votre département formation et comparez-la à + de 1000 services formation :

Grille d'auto-évaluation responsable formation