Réussir la migration de votre LMS : 8 étapes essentielles

La migration de contenu est spécifique à chaque LMS, et varie drastiquement d’un système à l'autre. Chez 360Learning, nous accompagnons nos clients dans la migration de leur ancien système vers le nôtre depuis plusieurs années. Nous avons ainsi pu développer des bonnes pratiques pour une migration fluide depuis la plupart des acteurs du marché.

Utilisez cet article comme une checklist de migration de votre LMS, en suivant ces 8 étapes pour vous lancer.

La migration de votre LMS : un moment clé pour votre entreprise

Plusieurs raisons peuvent pousser une organisation à migrer d’un LMS vers un autre : 

• La plateforme de formation qu’elle utilise actuellement ne génère pas assez d’engagement chez les apprenants.
• Un manque de fonctionnalités se fait ressentir - notamment lorsque l’entreprise passe à la vitesse supérieure en termes de formation digitale
• Le LMS manque d’intégrations à d’autres outils utilisés (SIRH ou CRM, par exemple)
• Le budget déployé pour la première solution est trop élevé…

Quelle que soit cette raison, la migration d’un LMS induit des défis de taille. Ce processus demande à la fois de faire un transfert de données optimal, tout en maintenant l’activité de vos apprenants, pour ensuite créer l’adhésion à la nouvelle plateforme.

En somme, impossible de se lancer dans une migration sans préparation. C’est là qu’un véritable plan de migration devient utile - et c’est ce que cet article va vous aider à préparer.

Si vous souhaitez échanger au sujet de la migration de votre LMS avec l'un de nos conseillers, contactez-nous ! 👇🏼

Les 8 étapes pour procéder à la migration de votre LMS en douceur

Passez par chacune des étapes suivantes pour relever les challenges inhérents à une migration de LMS avec brio.

1. Prenez du recul sur votre stratégie 

La migration vers un nouveau LMS est une démarche stratégique qui doit être parfaitement alignée avec la vision à long terme de votre entreprise. Pour garantir cette cohérence, il est crucial de prendre du recul et de s’assurer que votre stratégie de formation soutient efficacement votre plan stratégique global. Commencez par examiner le plan stratégique à 5 ans de votre entreprise et assurez-vous qu'il se décline correctement dans votre stratégie de gestion des talents. Posez-vous la question : comment la formation peut-elle servir cette ambition ? En identifiant les compétences clés nécessaires pour atteindre vos objectifs, vous pouvez concevoir des programmes de formation qui renforceront ces compétences chez vos employés.

Pour une analyse approfondie et objective, envisagez de faire appel à des spécialistes externes, comme des cabinets de conseil en stratégie de formation : HR Path, Act-On, TNP Consultants par exemple. Ces experts peuvent apporter un regard neuf et des solutions innovantes, tout en s'assurant que vos initiatives de formation sont en parfaite adéquation avec les ambitions de votre entreprise. Cette étape déterminante permet non seulement de clarifier les priorités, mais aussi de garantir que chaque investissement dans la formation contribue directement à la réussite globale de l'entreprise. 

En somme, un alignement stratégique rigoureux dès le départ est la clé pour une migration LMS réellement bénéfique à long terme.

2. Évaluez vos besoins et objectifs de migration

Tout d’abord, prenez le temps de bien évaluer les besoins liés à la migration que vous voulez faire. Cette étape est cruciale pour bien choisir votre fournisseur de LMS, et préparer les étapes suivantes.

Penchez-vous sur vos besoins en termes de : 

• Fonctionnalités. Évaluez ce dont vous avez besoin en fonction de ce qui ne vous convient pas actuellement dans votre LMS. Par exemple, parmi les fonctionnalités incontournables pour les grandes entreprises qui manquent parfois, on peut citer le reporting de performance.
• Expérience d'apprentissage. De quel type d’UX avez-vous besoin ? Souhaitez-vous bénéficier de fonctionnalités de social learning (comme des forums d’échanges) ou de gamification (comme des quiz ou des QCM) ?
• Intégrations à d’autres outils que vous utilisez. Avez-vous besoin de synchroniser votre plateforme avec votre CRM, votre SIRH, votre ERP, ou des outils de création de contenu de formation que vous utilisez à côté ?
• Conformité aux standards de votre secteur, comme SCORM ou des règles de conformité liées à la sécurité des données partagées.
• Timing. Quand avez-vous besoin que votre nouveau LMS soit mis en place ? Combien de temps d’arrêt des services de formation en ligne pouvez-vous accepter ? Selon la réponse à ces questions, vous pourrez procéder en une migration du LMS complète en une seule fois, ou bien procéder graduellement.
• Coûts. Quel budget pouvez-vous déployer pour votre nouveau LMS ? 

Pour aller plus loin : 15 questions à se poser avant de choisir un Learning Management System

3. Sélectionnez votre nouvelle plateforme LMS

Au vu des différents besoins analysés en amont, trouvez un LMS adapté à votre entreprise, qui propose les fonctionnalités essentielles pour réussir votre stratégie de formation.

Observez également à cette étape les services d’export de contenu proposés par votre LMS actuel, et leur adaptation aux différentes plateformes : 

• Vous permet-il d’exporter automatiquement votre contenu pédagogique sans le modifier ? 
• Et les données liées à l’utilisation de la plateforme (taux d’engagement, taux de complétion, historiques des formations suivies par les collaborateurs…) ? 
• Si oui, sous quels formats ? 
  

Si la réponse à la première question est non, vous devrez penser à allouer du temps au transfert manuel de vos données d’un logiciel vers l’autre.

Pour vous assurer de faire le bon choix, envoyez un cahier des charges à différents prestataires, et comparez les différentes solutions à votre disposition.

Pour aller plus loin : Guide pratique pour bien choisir son LMS

4. Définissez les rôles des différentes parties prenantes 

Un projet de migration de LMS implique généralement plusieurs acteurs dans l’entreprise :

• Un responsable formation, en charge de la stratégie pédagogique
• Un chef de projet dédié, qui suit les étapes et distribue les tâches à chacun
• Des spécialistes du pôle IT, qui vont déployer et intégrer le LMS à votre stack technologique 
• Des créateurs de contenu pédagogique, qui vont procéder à la migration, puis à une création ex nihilo du contenu. 

Clarifiez les rôles et les responsabilités de chacun à chaque étape de la migration, pour limiter le temps d’immobilisation de la plateforme et les erreurs éventuelles. Former une véritable équipe, c’est là la clé du succès d’une migration sans accroc.

5. Communiquez en interne sur les changements à venir

Du point de vue communication, la migration d’une plateforme LMS vers une autre peut s’apparenter à une stratégie de conduite du changement - notamment si vos utilisateurs étaient habitués à leur ancien logiciel.

D’où la nécessité de communiquer clairement auprès des apprenants et des managers sur l’impact de la migration de votre LMS.

Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre : 

• Pourquoi avoir lancé cette migration ? Quels bénéfices vos utilisateurs vont-ils pouvoir en tirer ?
• Combien de temps cette migration va-t-elle prendre ? 
• Quels vont être les impacts (en termes d’accès à la plateforme, de changements de process, accès à l’historique de formation…) ?

Utilisez les canaux de communication RH traditionnels pour communiquer au sein de votre organisation : newsletter, messageries instantanées, Intranet ou réseau social d’entreprise… 

6. Migrez vos données et contenus existants

La migration de données est la partie la plus critique du processus de changement de LMS.

Pour réussir, commencez par catégoriser vos données en différentes typologies : 

• Les données utilisateurs (liées aux profils des différents apprenants)
• Les données liées aux formations et cours eux-mêmes
• Les données analytiques (soit l’historique des métriques mesurées sur votre ancien LMS)
• Les certifications.

Puis, il s’agit de suivre quatre étapes pas-à-pas.

Tout d’abord, faites une sauvegarde de vos données actuelles. Avant toute manipulation, veillez à sauvegarder vos données existantes sur un serveur externe à votre LMS. Cela vous permet de les retrouver intactes en cas d’erreur de manipulation par la suite.

Dans un deuxième temps, procédez à l’extraction des données depuis votre LMS actuel. De nombreux LMS proposent des options d’export automatisé, mais vous devez quand même vérifier que toutes les données dont vous avez besoin sont bien contenues dans cet export.

Puis, transformez ces données pour qu’elles s’adaptent bien à votre nouvelle plateforme. C’est le moment de faire un coup de ménage dans vos formations et données analytiques qui ne vous servent peut-être plus. Notez qu’il peut être nécessaire à cette étape de transformer le format de vos cours - par exemple, en transformant certaines présentations PowerPoint en vidéos ou en modules e-learning plus engageants.

À cette étape, vous avez sûrement des fichiers SCORM à migrer vers votre nouveau LMS. (SCORM correspond à un ensemble de standards techniques utilisés pour créer des formations en ligne). Si vous utilisez 360Learning, vous pourrez tout à fait migrer vos fichiers sources vers votre nouveau LMS. Pensez à récupérer vos éventuels médias (documents, vidéos...) en les téléchargeant si votre LMS actuel le propose. Quelques rares outils du marché proposent une réversibilité en format SCORM des contenus créés dans leur outil auteur. C'est le cas de 360Learning.

Enfin, vous pouvez procéder à l’import de vos données à jour dans votre nouveau LMS.

7. Testez et validez la migration de votre LMS

Maintenant que vos données sont migrées, reprenez la liste des différentes data exportées, et vérifiez que tout est bien présent dans votre nouveau LMS. Si ce n’est pas le cas, il vous faut exporter manuellement les données manquantes à partir de votre sauvegarde.

Ensuite, menez un test sur des profils d’utilisateurs donnés, et vérifiez que tout fonctionne bien. Faites faire ces tests par plusieurs personnes dans l’entreprise : le chef de projet, les créateurs de contenu pédagogique, les responsables IT, voire des groupes-tests d’apprenants volontaires.

Veillez à vérifier également que vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de votre nouvelle plateforme LMS pour modifier vos contenus, vos profils d’utilisateurs et vos reportings.

À l’issue de ces tests, s’ils sont concluants, vous pouvez effectuer le switch d’une plateforme vers l’autre.

8. Formez vos utilisateurs à votre nouvelle plateforme

Pour profiter de tous les avantages de votre LMS, vous devez vous assurer que vos apprenants savent la prendre en main et l’utiliser de manière optimale.

Pour cela : 

• Organisez des démos guidées par les responsables de formation
• Préparez des vidéos tutoriel pour leur apprendre à se connecter à la plateforme de formation, l’utiliser et en tirer le meilleur parti
• Créez un canal de communication dédié où les utilisateurs peuvent poser toutes leurs questions

Pensez également à créer des contenus de formation pour les utilisateurs côté back-office. Ceux qui sont impliqués dans les processus de création de contenu, ou qui doivent faire les reportings de performance, doivent également maîtriser la nouvelle plateforme correctement.

9. Mesurez la performance et les résultats post-migration

Dernière étape, et non des moindres : vérifier que votre nouvelle plateforme LMS convient bien à vos besoins et à ceux de vos apprenants.

Pour cela, suivez les métriques-clés liées à : 

• L’utilisation de la plateforme : nombre de connexions, taux d’utilisation de telle ou telle fonctionnalité…
• L’engagement des collaborateurs : taux de complétion des différents modules, taux d’engagement dans les fonctionnalités de social learning (comme les forums ou les commentaires)...
• Les résultats pédagogiques : succès des collaborateurs aux différents quiz, certifications obtenues via votre LMS… 

Récoltez aussi les feedbacks qualitatifs des apprenants. Distribuez des questionnaires (anonymes si besoin) pour savoir comment ils s’habituent à la nouvelle plateforme.

Ces résultats vous permettront de réajuster et d’améliorer en continu votre nouveau LMS.

À la recherche d’une plateforme de formation digitale performante et collaborative ? Notre solution LMS chez 360Learning, pensée pour l’engagement apprenant et l’efficacité pédagogique, simplifie votre migration en mettant à votre disposition une fonctionnalité d’import en masse de vos contenus (y compris SCORM). Le petit plus ? Notre Digital Academy, qui vous aide à monter en compétences dans la prise en main de la plateforme. 

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