3 étapes pour développer la méthode OKR et décupler vos performances

Amener tous vos collaborateurs à s'aligner autour d’un même objectif, parfois ambitieux : un pari perdu d’avance ?

Nombreux sont les jeunes collaborateurs souvent réfractaires à une hiérarchie qui impose des objectifs de manière descendante. De plus, la plupart des entreprises se sont tournées vers le travail à distance depuis 2020. Un véritable défi pour la communication. Enfin, les collaborateurs veulent visualiser leur avancement dans leur développement professionnel, et pas seulement pour la croissance de l'entreprise.

Cela ne veut pas dire que les entreprises à croissance rapide ne doivent pas aligner leurs équipes autour d’une vision et d’un plan d’actions communs. Loin de là. Ils doivent simplement s'assurer de prendre aussi en compte ces facteurs lors de la définition des objectifs de toute l’organisation.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises qui connaissent une croissance rapide ont adopté la méthodologie OKR (pour “Objectives & Key Results : Objectifs et Résultats Clés). Les OKRs vous assurent une mise en place efficace de vos objectifs stratégiques pour accélérer votre reprise et votre développement.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Ce que sont les OKRs et pourquoi ils fonctionnent
• Notre processus en trois étapes pour la mise en œuvre des OKRs
• Comment écrire de bons OKRs en six étapes simples
• Des conseils pour les managers lors de la définition des OKRs

Voici notre modèle OKR pour vous aider à vous lancer :

Que sont les OKRs et pourquoi fonctionnent-ils ?

En termes simples, les OKRs offrent un cadre pour fixer des objectifs mesurables et aligner les collaborateurs autour d'une vision commune du succès de l'entreprise.

C’est Andy Grove d'Intel qui a lancé le concept à la fin des années 60 en s'appuyant sur le travail de son prédécesseur Peter Drucker. Depuis, des géants comme Google, Facebook, LinkedIn et Dropbox ont adopté la méthode des OKRs pour maintenir le cap de leur croissance.

Qu’est-ce qui distingue les OKRs des autres méthodes pour fixer des objectifs ?

C’est en remarquant que les résultats des entreprises pouvaient être étudiés et améliorés scientifiquement qu’est né le concept des OKRs - comme avec Ford et son processus de construction de voitures. 

Quelle est la particularité de la méthode OKR ?

• Premièrement, elle permet de déterminer les objectifs communs et les décompose en éléments mesurables.
• Deuxièmement, elle encourage des objectifs ambitieux - les OKRs ne seront pas toujours atteints à 100%.
• Enfin, cette méthode amène chaque contributeur individuel à déterminer ses propres objectifs et son plan d’actions.

En incluant l’ensemble des collaborateurs dans les décisions de l'entreprise, la méthode OKR est en rupture avec les approches traditionnelles de gestion descendante. Il vise à responsabiliser chaque membre de l'entreprise et à cultiver l'adhésion au projet commun. C’est particulièrement important pour les entreprises à croissance rapide.

Outre leur aspect ambitieux et quantifiable, une autre raison pour laquelle les OKR fonctionnent si bien pour les start-ups en hyper-croissance est leur approche ascendante. Les recherches montrent que les collaborateurs, en particulier les jeunes générations, ont besoin de sentir que leur opinion et leur développement personnel sont pris en compte au travail.

Malheureusement, aussi efficace soit-il, la plupart des entreprises ne parviennent pas à faire fonctionner la méthode OKR dans la pratique.

Pourquoi les entreprises ne parviennent pas à faire fonctionner les OKRs ?

Il y a quelques erreurs courantes à éviter lors de la mise en œuvre des OKRs.

1. Les OKR ne sont pas des “KPI”
   Comme nous le verrons ci-dessous, les OKR ont une composante qualitative et ambitieuse qu’on ne retrouve pas dans les KPI - Key Performance Indicators (Indicateurs Clé de Performance). Si vous confondez les OKR avec des KPI, vous finirez par mesurer les performances de vos collaborateurs sans savoir réellement la direction que vous voulez donner à votre entreprise.
2. Les OKRs ne sont pas une liste de tâches
   C'est une idée fausse, mais malheureusement courante quand on parle des OKRs. Si vous traitez vos objectifs et vos résultats clés comme une liste de tâches quotidiennes à effectuer, vous ne saurez pas si ces actions produisent les résultats escomptés.
3. Un manque d'alignement de l'équipe
   Les OKRs d'équipe qui ne sont pas alignés les uns avec les autres entravent la croissance globale. Ils peuvent même réduire les performances dans d'autres domaines en créant des frictions internes ou des dépendances.

Une fois ces idées reçues écartées, examinons de plus près comment nous avons déployé les OKRs en seulement quelques mois chez 360Learning.

Notre procédé en 3 étapes pour la mise en œuvre de la méthode OKR

Il y a deux ans, nous étions à un tournant critique de notre croissance rapide. Il nous a donc fallu un cadre pour :

• fixer des objectifs mieux adaptés
• assurer une bonne gestion des performances.

En tant que directeur des opérations et ancien consultant chez McKinsey, j’ai pris les choses en main. J’ai développé le modèle OKR en trois étapes distinctes :

1. Démarrer la formation OKR dès l'intégration

Même si vos équipes connaissent la méthode OKR, il se peut qu’elles ne le comprennent pas toutes de la même manière. Pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, nous avons consacré un cours à la compréhension et à la rédaction des ORKs lors de notre processus d'intégration des nouvelles recrues.
Chaque nouvel employé doit réussir ce cours et rédiger les OKRs de son premier trimestre chez 360Learning. C'est une excellente occasion pour les nouvelles recrues de mettre en pratique ce qu’elles apprennent en théorie pendant leur intégration.

2. Incorporer les OKRs dans votre quotidien

On parcourt régulièrement notre liste de tâches hebdomadaires mais on a tendance à n'ouvrir notre fichier OKR qu'une seule fois par mois. Et pour griffonner des notes de progression souvent déconnectées. Il est essentiel que les OKRs soient intégrés au quotidien de votre équipe et dans la culture d’entreprise.
Chez 360Learning, cela signifie intégrer nos OKRs dans nos outils en ligne quotidiens :

• Trello pour la gestion de projet,
• Google Sheets pour le suivi,
• Notre propre plateforme, 360Learning, pour la communication et la formation.

3. Avancer étape par étape pour gagner l'adhésion

Cela revient au point 1. Éduquer tous les nouveaux arrivants au sujet des OKRs dans votre entreprise. Mais qu'en est-il des collaborateurs actuels ? Que faire si vous avez cadré les objectifs différemment par le passé ? Pour gagner l'adhésion et limiter les frictions, vous aurez besoin d'un plan de gestion du changement.

Chez 360Learning, nous avons avancé progressivement, pour fournir des résultats étape par étape. Nous avons lancé un programme pilote d'un mois avant de mettre en œuvre la méthode OKR à l’échelle de toute l’entreprise pour de bon. Bien évidemment, nous nous sommes assurés de communiquer clairement les résultats et les avantages observés

Comment écrire de bons OKRs en 6 étapes simples

Voici l'approche que nous avons adoptée pour rédiger des OKRs pertinents pour l’ensemble de nos collaborateurs :

1. Identifiez clairement les objectifs de votre entreprise

Il s’agit de la partie la moins démocratique de tout le processus, mais elle est nécessaire pour assurer l’alignement de tous vos collaborateurs. Votre conseil d'administration, votre PDG et les autres membres de la direction doivent communiquer leurs objectifs pour l'entreprise.

Par exemple : « devenir le meilleur logiciel de gestion de projet en France » ou « aider les entreprises à réduire leur empreinte carbone de 50% au cours de la prochaine décennie ». La vision à long terme de votre entreprise constitue le socle de vos OKRs.

2. Décomposez ces objectifs en objectifs d'équipe

Nous ajoutons cette étape supplémentaire pour réduire l'écart entre les objectifs au niveau de l'entreprise et ceux de chaque collaborateur. Les « objectifs d’équipe » sont ceux de votre département et doivent répondre à la question : “où est-ce que je veux aller”? Par exemple, pour une équipe marketing dans le logiciel en ligne, il pourrait s'agir de « arriver sur le marché APAC d’ici un an ».

Assurez-vous de fixer les objectifs de l'équipe de manière ascendante : chaque collaborateur doit pouvoir donner son opinion et échanger ses idées avec son manager.

3. Transformez les objectifs de l'équipe en objectifs individuels

Tout comme les objectifs d'équipe, ceux-ci doivent répondre à la même question, mais au niveau individuel. Là encore, une approche ascendante est essentielle. En suivant le même exemple de l’entreprise de logiciel en ligne ci-dessus, un objectif individuel pourrait être « accroître l’effectif de l'équipe de 50% au deuxième trimestre » ou « établir l’histoire de notre marque dans les 6 mois ».

4. Décomposer les objectifs individuels en résultats clés

Contrairement aux objectifs, les résultats clés sont par définition quantifiables. Les objectifs répondent à la question « où est-ce que je veux aller » ? Les résultats clés, eux, répondent à la question: « comment savoir où j’en suis dans la réussite de mon objectif ? »
Un exemple de résultat clé serait : « atteindre la première position pour le mot clef “logiciel en ligne”» d’ici la fin du mois, « obtenir X prospects au cours du trimestre 2 » ou « booster le trafic du site web de 30% en avril».

5. Listez les initiatives parmi les résultats clés
C'est une autre étape que nous avons ajoutée pour rendre nos objectifs encore plus précis et plus simples à exécuter. Une initiative doit répondre à la question : « Quelle(s) mission(s) dois-je accomplir pour obtenir ce résultat clé ? »

Chaque collaborateur doit avoir sa propre liste de projets indépendants et pouvant être déployés à très court terme (une semaine ou deux, maximum). De bons exemples seraient : « Publier quatre articles de blog par semaine » ou « organiser trois webinaires par trimestre ».

6. Créez des listes de tâches quotidiennes au sein des initiatives

La liste de tâches quotidiennes est le niveau de granularité le plus fin. Ce sont les activités que vous pouvez suivre sur Trello (comme nous le faisons) ou tout autre outil, pour accomplir vos initiatives.

La principale chose à retenir est d’avoir des objectifs qualitatifs et ambitieux, et des résultats clés quantifiables. Ainsi, vous avez la liberté d'itérer sur vos initiatives pour vous assurer qu'elles contribuent à atteindre vos principaux résultats.

Nos conseils aux managers lors de la mise en place des OKRs

Bien que les OKRs soient un exercice à la fois descendant et ascendant, le management a un rôle clé à jouer pour en faciliter la prise en main et s'assurer de leur impact positif sur les performances de l’entreprise. Voici quelques conseils pour ne pas commettre d’impair :

1. Faites participer toute votre équipe aux OKRs

Comme nous l'avons vu plus haut, il faut susciter de l’adhésion aux OKRs dès leur mise en place, et les managers jouent en cela un rôle déterminant. Au lieu de simplement annoncer qu’il y aura une nouvelle méthode de définition des objectifs, impliquez tout le monde dans une approche collaborative, dans laquelle chacun est invité à partager ses idées.

2. Associez les objectifs de l'équipe aux objectifs individuels

Certes, vos collaborateurs souhaitent que l’activité de l’entreprise fonctionne bien, mais ils veulent également atteindre leurs propres objectifs de développement professionnel. Idéalement, les OKRs sont alignés sur les objectifs de l'entreprise et de l'équipe, mais également aux objectifs de développement professionnel de chaque collaborateur. Autant que possible, ouvrez le dialogue avec votre équipe.

3. Proposez des réunions individuelles plus efficaces

Bon nombre de ces discussions autour des OKRs et de développement professionnel auront lieu au cours des points individuels. Plus ces réunions seront productives, plus vos OKRs seront adaptés et joueront en faveur de la croissance de l'entreprise. Écoutez attentivement vos subordonnés, qui sont experts de leur champ d'application.

Créez vos OKRs dès maintenant avec notre modèle gratuit

La méthode OKR offre aux entreprises de tous les secteurs un moyen de fixer des objectifs précis et mesurables et d'aligner les équipes pour permettre une croissance optimale. Malheureusement, la plupart des entreprises ne savent pas par où commencer pour développer le système OKRs.

Les étapes décrites dans cet article vous aident à mettre en œuvre les OKRs dans votre organisation et à améliorer les performances organisationnelles. Il ne vous reste plus qu'à l'adapter à vos objectifs et aux besoins particuliers de vos équipes !

Voici un modèle OKR prêt à l’emploi, issu de notre propre organisation chez 360Learning :