Procédure d'intégration : 38 modèles pour construire un onboarding complet

Un début difficile dans un nouveau poste peut avoir des répercussions coûteuses. En effet, 22 % du turnover surviendrait dans les 45 premiers jours après l'embauche. Le coût de ces démissions varie de 50% à 200% du montant du salaire annuel de la personne embauchée, selon le poste.

Ces pertes peuvent paraître colossales, mais elles ne sont pas si surprenantes si on considère que seulement 12% des employés pensent que leur entreprise accueille bien les nouvelles recrues. Que faut-il en déduire sinon qu’un processus d’onboarding solide – et le programme que vous utilisez pour le mettre en place – valent leur pesant d’or ? Il en va de même pour l'intégration de nouveaux utilisateurs sur une plateforme.

Comment réussir l'intégration d’un nouveau collaborateur ? L’onboarding est littéralement l’action de recevoir quelqu’un à bord, le tirer d’un “océan” d'ambiguïté pour l’embarquer sur votre navire ! Il/elle rencontrera le capitaine et l'équipage, et apprendra les ficelles du métier pour suivre le cap indiqué.

Aucune organisation ne peut se passer d’un processus d’onboarding, pour autant il n’existe pas de solution universelle, c’est pourquoi nous vous offrons ici 38 modèles et checklists possibles. Chaque entreprise doit d’abord définir sa culture d’entreprise, son processus d'évaluation des performances, et le workflow pour chaque poste.

Les meilleurs programmes d’onboarding sont ceux qui ont le double avantage d'à la fois ressembler à l'entreprise et de parler aux nouvelles recrues. Ce ne sont pas forcément des programmes créés de toutes pièces.

Dans cet article, vous découvrirez des bonnes pratiques pour créer votre procédure d’intégration, et des modèles d’onboarding. Ceux-ci offrent une structure et vous donnent des pistes : ils constituent un excellent point de départ et peuvent aussi être modifiés à tout moment pour vous aider à construire un onboarding de qualité.

Avec 360Learning, créez votre parcours d'intégration de A à Z et inspirez-vous de modèles existants directement dans notre plateforme. 

Pour commencer : pourquoi soigner votre procédure d’intégration ?

Les enjeux de l’intégration des nouveaux arrivants dans votre entreprise vont bien au-delà de leur accueil d’un point de vue social.

Grâce à une bonne intégration, vous pouvez : 

• Fidéliser vos nouveaux collaborateurs. L’objectif premier de toute procédure d’intégration est de limiter le risque de départs dans les trois premiers mois après la prise de poste.
• Assurer la performance des nouvelles recrues à leur poste de travail, notamment grâce à une formation à vos meilleures pratiques internes et aux outils qu’elles utiliseront au quotidien.
• Créer une cohésion de la nouvelle recrue avec les autres salariés, en lui présentant ses collègues mais aussi en lui transmettant le B.A-BA de votre culture d’entreprise. En faisant adhérer vos nouveaux talents à vos valeurs-phares, ils sont engagés auprès de votre entreprise.
• Améliorer votre expérience collaborateur. Cette expérience commence dès l’arrivée des nouveaux collaborateurs - d’où le fait de travailler sur l’intégration, notamment sociale, de ces talents.
• Réduire les coûts de recrutement. Vous l’avez lu en introduction de cet article :  les démissions et le turnover sont coûteux pour votre entreprise. Fidéliser vos nouveaux collaborateurs, c’est donc optimiser votre budget RH.

6 conseils pour mettre en place une procédure d’intégration efficace

Commencez par consulter nos clés de succès pour une bonne intégration de vos nouveaux arrivants.

Définir vos objectifs et attentes

Vous avez vu plus haut les objectifs globaux qui doivent régir votre procédure d’intégration : fidélisation des nouveaux collaborateurs, développement de leurs compétences pour booster leur performance à leur poste de travail, transmission de votre culture d’entreprise… 

Pensez à affiner ces objectifs pour chaque process d’onboarding que vous créez, notamment en ce qui concerne les objectifs de montée en compétences que vous avez.

Listez vos objectifs pédagogiques en termes de : 

• Compétences métiers
• Soft skills
• Maîtrise des outils 
• Adhésion à votre culture d’entreprise

Vous aurez ainsi une liste concrète d’éléments à garder en tête lorsque vous créerez votre process d’intégration.

Valider votre budget auprès de vos dirigeants

Pour de nombreuses entreprises, les principaux obstacles pour concevoir un onboarding restent le budget et l'adhésion des dirigeants. Mettez en lumière le retour sur investissement que ce type de processus promet.

Embarquez un leadership initialement sceptique, en partageant les avantages d’une procédure d’intégration bien ficelée. Veillez également à valider un budget précis - c’est ce que va vous permettre le plan d'onboarding solide, bien structuré et planifié.

Structurer votre procédure d’intégration en plusieurs étapes clés 

Penchez-vous sur la structure de votre procédure d’onboarding, en la coupant en plusieurs étapes. Ce conseil vous aidera à ne rien oublier avant le jour J : l’arrivée de votre nouvel embauché.

Voici les étapes auxquelles penser en amont : 

• Le pré-boarding, soit la phase qui précède la prise de poste concrète du talent. Planifiez l’envoi d’un email de bienvenue pour l’accueillir en amont et lui partager toutes les informations importantes : où trouver son badge, à quelle heure venir, qui va l’accueillir, le programme de sa première journée…
• Le premier jour. Planifiez son accueil, la distribution d’un kit de bienvenue, la présentation des locaux, de son équipe, de son poste de travail, la signature de son contrat, ou encore la mise en place des outils et logiciels nécessaires à son travail. 
• La fixation des objectifs. Le manager doit trouver un moment privilégié avec le nouvel arrivant pour lui fixer ses premiers objectifs, de manière compréhensible et stimulante.
• Le parcours de formation. Il doit comprendre à la fois une formation aux process de l’entreprise, aux outils, mais aussi à la culture de votre entreprise.
• Les points d’évaluation. Disséminez au cours de la procédure d’intégration plusieurs points en one-to-one avec le manager du nouvel embauché (ou bien un entretien tripartite avec un RH) pour évaluer la montée en compétences et l’efficacité de la prise de poste.

Pensez surtout à articuler ces différentes étapes dans un parcours d’onboarding sur au moins trois mois. Il ne s’agit pas uniquement de planifier l’intégration du nouveau salarié sur un mois, mais bien de l’accompagner jusqu’à ce qu’il soit totalement à son aise à son poste.

Miser sur le digital learning pour la formation de vos nouveaux arrivants

À l’ère du tout-digital, la formation en présentiel demeure un format intéressant pour la formation de vos nouveaux arrivants. Elle permet notamment aux talents de créer du lien social dans leur nouvelle entreprise.

Cependant, pensez à concevoir des parcours hybrides, mêlant présentiel et digital learning, pour fluidifier la formation de vos nouvelles recrues. Ce type de formation a plusieurs avantages : 

• Elle apporte de l’autonomie à l’apprenant, qui peut à la fois commencer son nouveau travail tout en se formant à son rythme.
• Elle permet de personnaliser les parcours de formation, en fonction du niveau de compétences ou du poste du nouveau salarié.
• Elle simplifie le suivi et l’évaluation de la montée en compétences tout au long de la procédure d’intégration.
• Elle crée l’engagement du nouveau collaborateur vis-à-vis de sa formation, notamment grâce à des formats dynamiques comme la vidéo pédagogique ou les quiz.

Pensez-y quand vous concevez votre procédure d’intégration !

Préparer les outils et ressources nécessaires 

Un bon processus d’onboarding prévoit en amont les besoins en termes de ressources matérielles mais aussi humaines.

Veillez donc à préparer les personnes impliquées dans la procédure d’intégration. Il peut s’agir des RH, du manager du nouveau salarié, et même d’un éventuel mentor (ou tuteur, ou parrain, selon les acceptions des entreprises). Ce dernier sera la personne qui accompagne de manière privilégiée le nouvel arrivant dans ses premiers pas dans l’entreprise, pour l’aider à s’y familiariser.

Côté ressources techniques, pensez à choisir une plateforme de formation en ligne qui permette de créer des cours e-learning pour bien intégrer les collaborateurs, et d’évaluer la montée en compétences du nouveau collaborateur à chaque étape de son onboarding.

Récolter le feedback des nouvelles recrues

Enfin, incluez dans votre procédure d’intégration des moments où vous récoltez le feedback de chaque nouveau collaborateur sur votre processus d’intégration. Par exemple, vous pouvez leur proposer de rédiger un rapport d’étonnement à la fin de leur onboarding, pour vous indiquer ce qu’il a pu vivre dans ses premiers jours dans l’entreprise.

Ce feedback est précieux : il vous permet d’améliorer en continu votre procédure d’intégration en y apportant des ajustements si besoin. Autre avantage : il vous aide à repérer des signaux faibles qui indiquent que le nouveau collaborateur songe à quitter l’entreprise - et donc, à le remotiver si besoin, avant qu’il ne décide de rompre son contrat.

Vous l’aurez compris : pour mener à bien ce moment-clé de la vie d’un salarié, vous avez besoin d’une structure solide de procédure d’intégration.

Bonne nouvelle : nous vous avons sélectionné plus de trente modèles pour concevoir la vôtre ! 

30+ modèles de procédures d’intégrations dont vous inspirer pour créer la vôtre

Trouvez de l’inspiration dans les modèles d’onboarding suivants, et choisissez les éléments à déployer dans votre propre procédure d’intégration.

Les modèles d’onboarding standards

Rien de tel pour vous aider à prendre pied dans le process d’onboarding qu’un exemple - et nous vous proposons de découvrir le nôtre.

Chez 360Learning, chaque nouveau salarié reçoit des objectifs spécifiques et bénéficie d’un suivi individuel. Cette façon de procéder garantit que chaque nouveau membre de l’équipe reçoit la formation adéquate, et laisse aux managers une marge de manœuvre pour s’adapter à chaque employé.

Voici un aperçu de notre modèle d’onboarding pour chaque nouveau collaborateur. Il nous permet d'assurer une introduction exhaustive aux principes clés de 360Learning, tout en laissant la flexibilité au manager pour la personnaliser :

Que vous construisiez un programme d’onboarding pour la première fois ou que vous soyez en train de l’actualiser, utilisez ces modèles génériques pour avoir une ébauche de la structure et des éléments essentiels pour une intégration réussie.

• 10 points essentiels pour réussir votre processus di'ntégration (MyRHLine)
• Modèle d’accueil des nouveaux employés (Asana)
• 5 idées pour vous aider à faire beaucoup mieux en matière d’onboarding (Welcome to the Jungle)
• Conseils pour bien intégrer vos nouveaux employés (Michael Page)
• Modèle de plan pour les nouveaux salariés - 30 60 90 jours (Prezi)
• Guide d'intégration pour l'accueil d'un nouvel employé dans l'entreprise (Trello)
• Kit d’intégration (LinkedIn Talent Solutions)
• Check-list d’onboarding des nouveaux employés (Capterra)
• Checklist : Comment Lucca intègre ses nouvelles recrues ? (Lucca)
• Onboarding : Exemple de processus (Talent Program)

Les modèles de procédure d’intégration pour les managers

D’après une étude de Manpower, 6 % des 20-34 ans souhaitent gérer une équipe et 15 % ambitionnent d’occuper un poste de direction. La formation au management est sous-estimée, et l'intégration des manageurs ne fait (malheureusement) pas exception.

Intégrer les manageurs est primordial pour deux raisons majeures : 

Premièrement, la direction doit maîtriser un ensemble de compétences générales qui n’ont pas forcément été développées lors du poste occupé précédemment. Deuxièmement, la performance des managers qui dirigent des projets et des équipes et établissent des normes de communication impacte la motivation du reste des collaborateurs.

Nous attachons par exemple une grande importance au feedback et évaluons régulièrement la performance de chaque collaborateur. Tout est ensuite documenté sur Trello afin que les nouvelles recrues, en particulier les coachs (managers), comprennent la façon dont ces évaluations sont effectuées chez 360Learning :

Consultez les modèles et checklists d’onboarding suivants pour obtenir un aperçu des concepts essentiels à intégrer pour intégrer de nouveaux managers.

• 5 conseils pour intégrer une nouvelle équipe (FocusRH)
• Comment reprendre et manager une équipe existante ? (Welcome to the Jungle)
• Le parcours d’intégration idéal en 8 étapes (Robert Half)
• Checklist pour l'intégration des nouveaux managers (Asana)
• Onboarding : le B.A BA du processus d’intégration (Monster)
• Checklist et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous “Onboarding Checklists for Managers” et “Executive Onboarding Template”]
• Plan à 30-60-90 jours pour les managers[Modèle] (HubSpot) [en anglais, sous “30-60-90 Day Plan for Managers”]

Les modèles d’onboarding pour les équipes commerciales

Les équipes commerciales (les fameux “Sales”) ont une culture unique et, par conséquent, des besoins en formation particuliers.

L'un des plus grands défis de l'intégration des commerciaux est de fournir une vue à 360° de l'entreprise. Les commerciaux, des nouveaux responsables aux chargés de compte (KAM), doivent être formés aux produits (fonctionnalités et cas d'utilisation), au marketing (argumentaires et messages clef), au leadership (mission et stratégie de l'entreprise) et, bien sûr, à la vente (e-mails, appels, prospection etc).

Même si les procédures d'embauche d’un commercial à l’autre diffèrent, nous proposons une trame standard pour que tous nos commerciaux soient au même niveau :

Nous comptons sur l'apprentissage par les pairs pour valoriser les connaissances institutionnelles de l’ensemble de l'entreprise. Durant toute l’intégration (et même au-delà !) les nouvelles recrues échangent de façon transparente avec les collaborateurs en place. Ainsi, nous pouvons identifier les éventuelles lacunes et mettre à jour les formations en continu.

Pour les équipes commerciales, l'intégration de nouvelles recrues est un processus souvent long et répétitif. C’est pourquoi chez 360Learning nous préférons combiner des activités de formation asynchrones avec un coaching individuel pour offrir aux nouveaux une expérience d'intégration équilibrée et efficiente. Utilisez ces modèles et ces listes pour vous aider à concevoir votre propre processus d'intégration des nouveaux commerciaux :

• Guide complet pour réussir l'onboarding de vos commerciaux (Uptoo)
• 4 règles pour réussir l'intégration de vos commerciaux (Uptoo)
• Guide de l’onboarding en 3 étapes (Incenteev)
• 8 étapes pour intégrer votre nouveau commercial (Vector Développement)
• Conseils, astuces et process pour onboarder ses sales (Make the Grade)
• 9 bonnes pratiques pour l’onboarding de nouveaux commerciaux (Salesdorado)

Les modèles de processus d’intégration pour les développeurs

Pendant l'intégration, les développeurs doivent comprendre les architectures, les stacks, les langages de programmation, les outils utilisés - tâche parfois compliquée si les processus ont été mal documentés. Tout cela s’ajoute aux défis inhérents à une nouvelle prise de poste !

L'intégration des développeurs, en particulier dans les entreprises spécialisées dans le SaaS ou plus généralement dans le milieu des startups, consiste à accélérer le temps de performance. En d’autres termes, il s’agit ici de réduire le temps nécessaire à l'acquisition des compétences. Pour certains, la meilleure solution est une montée en puissance régulière de la technologie, tandis que d'autres préfèrent plutôt les mettre dans le bain à 100% dès le début. Quel que soit le rythme de votre processus d'intégration, gardez les développeurs sur les rails en vous concentrant sur l'équipe et pas uniquement sur la technologie.

Chez 360Learning, la collaboration est au cœur même de nos rôles les plus techniques. Selon une étude de Learning Solutions Magazine, 50 à 80% de la formation au travail se fait par le biais d'échanges informels entre pairs. C'est pourquoi dans notre entreprise nous encourageons l'apprentissage collaboratif, le “Collaborative Learning”. Les développeurs, comme les autres employés, ont des rendez-vous réguliers et un retour de leur management pour identifier leurs objectifs personnels (OKRs). En plus des cours spécifiques à sa fonction, chaque nouvelle recrue se voit attribuer un “buddy”, un collègue qui le/la suivra pendant son intégration et qui ne fait pas partie de son équipe. L’objectif ? Assurer à la personne embauchée un accueil solidaire et collaboratif !

Inspirez-vous de ces autres entreprises qui abordent l'intégration des développeurs :

• Checklists et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous «Developer Onboarding Checklist»]
• Comment gérer l’onboarding de ses développeurs ? (Welcome to the Jungle)
• Réussir l’onboarding d’un développeur en télétravail (Bluecoders)

Les modèles pour gérer l'IT lors de l'intégration

Pour éviter que les nouvelles recrues se démènent avec des outils informatiques qui ne leur sont pas familiers et perdent du temps, préparez un support technologique régulier pendant toute la période d’onboarding.  

Réduisez le volume de nouveaux outils à prendre en main en configurant à l'avance des profils d'utilisateurs (emails, outils de communication et de productivité, plateformes de formation et autres logiciels). L'organisation est vraiment la clé :  envoyez des invitations calendrier pour soutenir l'ensemble du processus d'onboarding. Utilisez un outil organisationnel comme Trello pour aider les managers et leurs nouvelles recrues tout au long du processus d'intégration.

Trello facilite l'onboarding en découpant un processus complexe en courtes tâches plus faciles à gérer. Cela permet de mieux répartir le travail à différents membres de l'équipe, tout en les responsabilisant !

Voici quelques modèles et checklists d'intégration pour aider vos recrues à se familiariser avec l'informatique :

• Checklists et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous « IT Onboarding Checklist »]
• IT onboarding checklist (Workable)
• IT onboarding checklist (Breezy) 
• Modèle d'intégration IT (Pipefy)

Les modèles d’onboarding pour les collaborateurs en télétravail

Développer un excellent processus d'onboarding en présentiel est un vrai défi en soi, réussir ce même processus à distance est une tâche encore plus difficile à laquelle nous sommes tous confrontés depuis la crise de la COVID-19.

À distance, les objectifs restent les mêmes, mais une autre organisation doit être déployée. Les nouvelles recrues doivent être immergées dans la culture d’entreprise même depuis chez elles, et ce dès l'embauche grâce aux différents canaux de formation. La principale différence ? Il y aura moins d'opportunités spontanées : pour combler le manque de socialisation, l’entreprise doit encourager la collaboration virtuelle.

• Les 4 étapes incontournables d’un onboarding digital réussi (Payfit)
• Nos 3 conseils pour réussir un onboarding à distance (Lucca)
• Onboarding à distance : 5 conseils pour accueillir et intégrer les nouveaux collaborateurs (Digital Recruiters)
• Checklist pour l’intégration des nouvelles recrues à distance (Robert Half)

Les modèles d'onboarding pour favoriser la culture de l’apprentissage

L’intégration est un moment précieux pour montrer concrètement aux nouvelles recrues comment sont vécues la culture et les valeurs de votre entreprise.

Chez 360Learning nous partageons notre culture du Collaborative Learning dès l’embauche. Nous encourageons les nouvelles recrues à adopter l’apprentissage par les pairs et le travail asynchrone, car c’est grâce à ces pratiques que nous sommes les plus performants. Cette initiation n’est pas toujours simple : chaque organisation possède des valeurs différentes. Il n’est donc pas rare que certains nouveaux collaborateurs soient un peu déstabilisés au début, nécessitant une période d’adaptation. C’est pourquoi nous nous efforçons d'être clairs sur les objectifs dès le début pour les aider à être performants sur le long terme.

Il y a aussi, bien sûr, un cours spécifique sur notre culture, Convexity, à visionner dès le premier jour de l’onboarding : 

Prenez le temps d’aligner votre processus d'onboarding avec la culture de votre entreprise. Voici des ressources pour vous accompagner :

• Checklist d’onboarding pour promouvoir la culture d’entreprise (Glassdoor)
• Checklist et modèles d’onboarding gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous “HR Onboarding Checklist”]

Validez un budget et assurez l’adhésion à votre processus d'onboarding

Pour de nombreuses entreprises, les principaux obstacles pour concevoir un onboarding restent le budget et l'adhésion des dirigeants.

Embarquez un leadership initialement sceptique et validez un budget précis en développant un plan d'onboarding solide et en mettant en évidence son retour sur investissement. Avec ces modèles d'intégration, vous pouvez maintenant construire un plan d'onboarding complet et solide.