Notre méthode pour instaurer une politique de télétravail pérenne

On assiste à un tournant majeur pour beaucoup d’entreprises. 

Après plus d’une année de télétravail forcé à cause de la COVID-19, beaucoup d’employeurs se sont laissés convaincre par les bienfaits du travail à distance. Ils ont vite réalisé que les inconvénients sont en fait minimes face aux avantages. En d'autres termes, ils ont compris et sont prêts à adopter un système de travail à distance, flexible ou hybride, pandémie ou non. 

Mais soyons réalistes.  Nous sortons tout juste d'une crise sanitaire qui, a priori, ne se produit qu'une fois par siècle. Ce n'est pas parce que les employeurs sont de cet avis aujourd'hui qu’ils le resteront : leur opinion peut changer une fois la tempête passée !

L’évolution du monde du travail était déjà propice à cet élan au télétravail, la pandémie n’a fait qu’amplifier drastiquement le phénomène.  C’est un véritable changement de paradigme qu’il nous faut adopter sur le long terme pour ne pas faire marche arrière. 

Les entreprises qui ne s’appliquent pas à garder un lien social verront de plus en plus leurs employé.e.s se plaindre d’un sentiment d’isolement. De même, si l’équipe dirigeante n’a pas bien adapté ses processus internes au télétravail, cela risque de ralentir radicalement l'activité de l'entreprise.

Chez 360Learning, nous n’avons pas attendu le confinement pour constater que nos employés appréciaient le travail à distance. Le télétravail a d’ailleurs été encouragé dès nos débuts. La COVID-19 nous a permis d’affiner notre système déjà en place, et c'est ce nouveau modèle amélioré que nous vous partageons ci-dessous.  Il est destiné à toute organisation prête à adopter pleinement une méthode de travail originale et durable.

La culture d’entreprise est le terreau du télétravail

Si votre projet est de prioriser le télétravail, assurez-vous que toute votre culture d’entreprise est alignée avec cet objectif. Passer au télétravail total sans avoir préalablement mis en place la bonne infrastructure peut s’avérer compliqué. 

Chez 360Learning, nous avons affiné notre culture d'entreprise Convexity, autour d'une approche “travail à distance par défaut”. Concrètement, cela signifie :

• Peu de réunions. Nous minimisons les réunions en présentiel, et nous les retranscrivons systématiquement sur Trello pour une transparence totale. Le décalage horaire et la distance physique ne sont plus des obstacles à une communication fluide et efficace.   
• Le travail asynchrone. De la même manière, nous préférons travailler de manière asynchrone. Nous avons une méthode de travail bien précise qui se base sur Trello, qui est un outil de gestion de projet et de partage d'informations. Chaque nouvelle recrue est formée à son utilisation dès son arrivée.
• Les échanges écrits. Ils complètent la diminution du nombre de réunions et le travail asynchrone. Les commentaires sur Trello, Google docs, slides, etc : tous les projets devraient se développer par écrit pour rester parfaitement transparents et donner accès à l’information à tout le monde. 
• Des champs d'action clairs et la responsabilisation de chacun. Pour développer un travail depuis chez soi en asynchrone, chaque collaborateur doit avoir une bonne compréhension de ses missions et un sens des responsabilités. On s’épargne beaucoup de réunions ou discussions inutiles si l’information est claire sur le rôle de chacun au sein des projets. Nous utilisons la méthodologie OKR, mise à jour chaque trimestre et partagée en toute transparence, pour que l'ensemble des équipes soit sur la même longueur d'onde.
• Une gestion par des données chiffrées. Comment savoir si l’on a bien rempli ses missions ? Si les OKRs qu’on s’est fixés sont effectivement atteints ? Utiliser des indicateurs quantifiables plutôt que subjectifs aide à garder tout le monde sur la bonne voie, que vous soyez au bureau ou à des milliers de kilomètres.
• Transparence et communication. Pas de discussions à la machine à café ou de réunions à huis clos. À tous les niveaux, la communication doit être écrite, transparente et régulière. Nous évitons de nous envoyer des emails en interne et nous nous organisons une réunion globale de l’entreprise tous les 15 jours pour répondre aux questions soumises anonymement. Les salaires, les évaluations de performance... tout est écrit, communiqué et public.

Attention cependant à ne pas confondre notre culture Convexity avec le télétravail — Convexity va bien plus loin que cela — mais l’un ne va pas sans l’autre. Convexity est un concept propre à 360Learning et à notre culture d’entreprise. Cela dit, toute organisation qui adopte quelques-uns de ses principes en plus du travail à distance sera mieux équipée pour surmonter les crises futures. Si l’équipe dirigeante décide de garder une politique de télétravail en bonne et due forme, elle doit adopter au moins certaines de ces mesures, en y ajoutant leur propre touche. 

Voici des éléments plus précis pour comprendre notre approche du télétravail : 

Le télétravail chez 360Learning : nos bonnes pratiques

Fournir le soutien nécessaire d’entrée de jeu est garant de la motivation de vos employés et la base d’une politique de télétravail qui marche :

Un minimum de bureaux

Nous laissons les 360Learners choisir leur mode d'organisation, mais nous leur demandons de s’y tenir : si un employé dit qu'il a besoin d'un bureau pour mieux travailler, il doit l'utiliser - pas de place pour le gaspillage. Nous encourageons les employés à venir régulièrement dans nos bureaux uniquement si :

• Leur maison ou appartement ne se prête pas au télétravail (trop petit, en travaux, des enfants en bas âge, etc.).
• Leur activité requiert d’être présent.e physiquement (organisation d’un petit déjeuner pour nos clients ou partenaires, par exemple). 
• Ils/elles ont besoin de faire un team building (after-work, déjeuner entre collègues, etc.).

Nous équipons chaque collaborateur en télétravail

Si vous n’êtes pas dans nos bureaux, vous travaillez probablement depuis chez vous et nous voulons que vous soyez confortablement installé.e.s et productif.ve.s.
360Learning fournit ainsi :

• L’équipement minimum (ordinateur portable, casque, souris, clavier externe, etc)
• Un budget mensuel de 200 euros pour l'aménagement de votre bureau à domicile et les autres dépenses liées.
• Le remboursement de vos frais de déplacement pour les réunions importantes et les événements d'équipe.

Nous faisons en sorte que nos employé.e.s ne se sentent jamais pénalisés ou lésés avec cette organisation qui privilégie le télétravail. Un bon environnement de travail permet à tou.te.s de s'épanouir, et le budget d'une entreprise est là pour ça.

Et si vous préférez le contact humain ?

À ce stade, vous vous dites peut-être que le télétravail c’est sympa, mais que la plupart des gens ont besoin de se voir physiquement pour travailler ensemble.  Qu'en est-il des employés qui aiment avoir de vraies discussions en personne ou simplement travailler en groupe ? Car c’est à eux que nous pensons ici.

Chez 360Learning, il est tout à fait possible d’allouer les 200 euros mensuels à une place dans un coworking.  Vous avez peut-être envie de sortir de chez vous mais vous êtes loin du bureau, ou alors vous habitez à proximité de quelques collègues. Dans tous les cas, les 360Learners trouvent toujours un espace de coworking répondant à leurs besoins. 

Ensuite, on ne peut pas nier l’importance du team building. Au budget mensuel de 200 euros s’ajoute un budget dédié aux team buildings : 30 euros par personne et par mois. Il peut être utilisé pour un cours collectif (cuisine, oenologie, etc.), un after work, et ce virtuellement ou en personne. Il est primordial de permettre aux collaborateurs de créer du lien et apprendre à se connaître de manière plus informelle, quelle que soit leur configuration de travail : télétravail ou présentiel.

Prioriser le télétravail ne doit pas isoler les employé.e.s, tout simplement.

Comment les 360Learners appréhendent-ils le télétravail ?

Le télétravail peut se révéler extrêmement bénéfique pour les employés et pour l’entreprise. La suppression du temps de trajet permet aux équipes d’avoir des journées plus longues et plus productives. Chacun peut en profiter pour travailler sur des sujets de fond, pour passer plus de temps en famille ou pratiquer son sport favori. Cela permet souvent un meilleur équilibre vie professionnelle / vie privée. 

Par dessus tout, cela nous permet de recruter au-delà de nos frontières et réduit l'impact des différences de fuseau horaire (de plus en plus important à mesure que les entreprises s’internationalisent). Le travail à distance permet de mettre les différentes équipes - mais aussi les prestataires externes, les freelances ou les agences - sur la même longueur d'onde. Le budget qui était consacré aux dépenses de bureau peut désormais être mieux utilisé, et les travailleurs nomades peuvent choisir de déménager dans une nouvelle ville si l’envie leur prend.

Les 360Learners apprécient-ils réellement cette politique de télétravail ? Ou est-ce une hypothèse ?

Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Nous avons compilé les résultats de différents sondages menés en interne, dont voici la synthèse :

• 50 % des travailleurs ne reviendront pas en présentiel, même pour une journée (contre 34 % il y a 6 mois, début 2021). 
• Sur la moitié de nos effectifs, 31% n'habitent plus à une distance raisonnable  de nos bureaux (moins de 30 minutes de trajet) pour s’y rendre tous les jours (contre 10% il y a 6 mois). 
• Seuls 21% de nos collaborateurs disent vouloir passer 3 jours ou plus au bureau chaque semaine (contre 28,9% il y a 6 mois).

Le télétravail n’est pas un remède miracle, mais reste une option durable à envisager.

Les 360Learners veulent donc prioriser le télétravail. Ça tombe bien car c’est un principe de base de Convexity. Mais des garde-fous doivent être instaurés pour s'assurer que le télétravail débouche sur un meilleur équilibre vie professionnelle / vie privée plutôt que sur une frontière floue et un risque de burnout généralisé. 

Nous prêtons une attention toute particulière aux nouvelles idées qui émergent souvent de réunions informelles. Convexity fonctionne bien, mais nous restons vigilants pour éviter les pièges potentiels du télétravail.

Pour nous, la pandémie n'a fait que renforcer nos convictions. Pour d’autres, c’est une opportunité en or pour changer radicalement leur culture d’entreprise de manière durable et adopter une politique de télétravail sur le long terme. Cela dit, les entreprises risquent de manquer cette occasion, ou pire, de se jeter à l’eau sans avoir préparé le terrain et finir par revenir aux méthodes de travail traditionnelles du fait de mauvais résultats.

Chaque entreprise doit déterminer la configuration de ses objectifs pour elle et ses employé.e.s. Si vous envisagez de prioriser le télétravail de manière durable, nous espérons que ces détails vous aideront dans votre cheminement.

Vous êtes attiré.e.s par Convexity et par 360Learning ? Vous avez envie d’aller plus loin avec le Collaborative Learning ? Jetez un oeil à nos offres d’emploi (à distance) : l’une d’elles est sûrement faite pour vous !