Télétravail
Management

5 stratégies de télétravail à déployer en 2021

Après ce que nous avons vécu en 2020, une chose est sûre : le travail à distance n’est pas prêt de disparaître.

Une récente enquête de Slate révèle que 73% des répondants prévoyaient de poursuivre le travail à distance dans un monde post-COVID-19. Ces changements peuvent perturber les habitudes de travail de certains, et entraîner un sentiment général de déconnexion de l'entreprise.

Par ailleurs, 32% des employés souhaitent télétravailler 2 jours par semaine. Une étude de PwC menée auprès de 32000 salariés dans 19 pays montre que 40% des répondants affirment que leurs compétences digitales se sont améliorées suite aux différents confinements depuis un an. 

Alors que nos modes de travail évoluent avec cette « nouvelle norme », les dirigeants doivent tirer parti des bonnes stratégies de gestion du travail à distance pour collaborer avec leurs employés et les aider à rester connectés entre eux.

Si vous gérez une équipe en télétravail en 2021, à temps plein ou à temps partiel, voici cinq stratégies pour optimiser vos performances et aider vos collaborateurs à s'adapter.

1. Élaborez un plan de communication étape par étape

La collaboration au sein de l’entreprise est la clef. Une étude de l'Institute for Corporate Productivity (i4cp) et du Babson College montre que les organisations collaboratives ont 5,5 fois plus de chances d'être les plus performantes. Dans ce contexte, le travail à distance peut devenir un problème. Il faut à tout prix éviter la “Zoom fatigue” liée à un excès de visioconférences, tout en gardant les salariés bien informés. Tout commence avec un plan de communication cohérent !

Vos collègues utilisent une multitude de plateformes pour communiquer type Slack, e-mail, Whatsapp, documents partagés ? Vous vous sentez probablement submergés par le trop-plein d’informations. Utilisez ces étapes pour aligner vos efforts de communication et garder votre équipe concentrée, même en télétravail :

  • Trouvez un objectif de communication commun. C’est le secret d’une collaboration réussie. Assurez-vous que toute communication en interne est empreinte de cet objectif commun, des missions et des buts que vous vous êtes tous donnés. Évitez les réunions virtuelles souvent improductives et pas nécessaires.
  • Définissez l'utilisation de canaux spécifiques : créez et partagez un plan clair indiquant quand, pourquoi et comment votre équipe doit utiliser chaque canal de communication. Gardez les emails pour les demandes non urgentes et/ou qui incluent des partenaires externes à votre organisation, passez un coup de fil pour les questions urgentes.
  • Intégrez vos nouvelles recrues. Assurez-vous bien sûr que les collaborateurs actuels comprennent bien vos nouveaux modes de communication. Mais n'oubliez pas de partager cela aux nouveaux collaborateurs.

2. Mettez l'accent sur le bien-être des employés

L'impact de la COVID-19 et le travail à distance changent non seulement le rythme de travail mais affectent aussi la santé mentale et le bien-être général de l’ensemble des collaborateurs. C’est pourquoi le management doit promouvoir des pratiques saines pour ses équipes.

Une enquête Empreinte Humaine a révélé que près d’un salarié sur deux est en détresse psychologique. Faites du sujet une priorité et offrez une assistance à vos équipes, sans crainte d’aborder des sujets privés. Plus de la moitié (57%) des collaborateurs interrogés par Qualtrics ont déclaré être à l'aise avec le fait que leur hiérarchie pose des questions proactives sur leur santé mentale. Malheureusement, seulement 47% d’entre eux pensent que leur manager est à l'écoute. 

S’il n’y avait qu’une seule chose à retenir : parlez à votre équipe. Assurez-vous que chacun a conscience de l’accompagnement psychologique dont il peut bénéficier au sein de l’entreprise.

En plus de l’aspect psychologique, il faut encourager le bien-être physique. Une autre enquête menée par MyHappyJob montre que 33% des collaborateurs à distance souffrent de stress et parmi eux, 2 sur 5 souffrent de fatigue oculaire. Lorsque les frontières entre domicile et travail s’estompent, il est plus important que jamais de maintenir une routine saine et équilibrée.

À retenir : donnez l'exemple et encouragez vos collaborateurs à intégrer de l’exercice physique à leur quotidien. Cela les aidera à se sentir équilibrés et augmentera la productivité.

Une étude publiée dans Scientific Reports par des chercheurs de l’Université de Munster explique le lien entre exercice physique et performances cognitives. La “substance blanche” sert de relais entre les différentes parties de notre cerveau et est à l’origine d’une meilleure forme physique. Les endorphines libérées pendant l’activité sportive est directement corrélée à notre capacité à être plus concentrés au travail. Partagez ces études avec votre équipe pour instaurer des habitudes de vie saine en télétravail !

3. Testez des plateformes en ligne - et formez vos équipes

En matière de gestion du travail à distance, les nouvelles technologies et les outils numériques peuvent aider à rationaliser et à automatiser les processus. Cela vous laisse plus de temps pour créer du lien avec votre équipe et pour vous concentrer sur les tâches les plus exigeantes.

2021 doit être l’année pour tester de nouveaux outils et des plateformes qui permettent d’améliorer les performances de votre équipe à distance. Voici quelques idées :

  • Outils de gestion de projet : la collaboration ne se résume pas à un bon plan de communication. Pour vos équipes qui travaillent sur des projets complexes, utilisez une plateforme en ligne pour aligner vos efforts. Jetez un oeil à ces 10 options déjà très populaires pour trouver l’outil de gestion de projet le plus adéquat. Chez 360learning, nous utilisons majoritairement Trello pour la gestion de projet ET la communication.
  • Outils de requalification : pour que vos collaborateurs bénéficient de toutes les ressources pour apprendre à leur rythme, réutilisez régulièrement des cours en ligne pour faire une remise à niveau des processus existants. 86% des jeunes de la génération Y étant plus susceptibles de rester dans des entreprises offrant une formation et un développement de carrière, ce genre d’initiative contribue à la rétention des salariés.
  • Automatisations des workflows : de nombreuses plateformes tierces peuvent synchroniser vos outils pour vous faire gagner du temps. Par exemple, un outil comme Zapier combine toutes vos applications et vous permet d’automatiser vos tâches.

4. Priorisez le feedback

Donner et recevoir du feedback est un élément clé dans la gestion à distance. Dans l’environnement virtuel de ces derniers mois, on a tendance à l’oublier.

Une étude Wrike menée auprès de 1000 salariés français montre que la reconnaissance témoignée par la hiérarchie est l’un des trois grands critères de satisfaction au travail. Le rapport sur l’engagement des employés d’Office Vibe a révèle que 63% d’entre eux n’ont pas l’impression d’être suffisamment écoutés et encouragés. Ils ne demandent pas uniquement des éloges ! En effet, 83% apprécient aussi un soutien critique honnête.  

En 2021, offrir à votre équipe un retour approfondi est gage de satisfaction et donc d’implication. Même si  le feedback est déjà régulier (évaluations et mise en place de bonus lié à la performance), ne sous-estimez pas les commentaires plus spontanés. Montrez votre reconnaissance dans vos outils de communication ou dans vos e-mails.

Si vous repérez des points à améliorer, n’ayez pas peur de les aborder. 

Enfin, assurez-vous de donner la priorité au feedback d’équipe. Comme l’affirme Kevin Martin, Chief Researcher chez i4cp (The Institute for Corporate Productivity) « La plupart des systèmes de gestion des talents sont conçus pour récompenser les réalisations individuelles et non celles en équipe. Trouver des moyens de reconnaître et de récompenser les individus, les dirigeants et les équipes qui s’engagent à travailler ensemble peut être très rentable. »

5. Adaptez le télétravail tout en restant flexible

Même s’il est essentiel d’avoir une stratégie de gestion du travail à distance claire, il est encore plus important de rester flexible pour évoluer dans un environnement en perpétuel changement. Votre stratégie doit à la fois répondre  aux demandes particulières de votre équipe et pouvoir s’adapter à des circonstances qui échappent à votre contrôle (comme à une pandémie par exemple…).

N'ayez pas peur de tester de nouvelles approches jusqu'à trouver le bon rythme pour votre organisation et votre équipe. Votre plan de communication doit être remanié régulièrement en fonction des outils qui fonctionnent et de ceux qui se révèlent inefficaces. La fréquence et la durée de vos réunions fluctuent en fonction des besoins et de la période de l'année. N'oubliez pas que le feedback fonctionne dans les deux sens : demandez aux membres de votre équipe leur avis à propos de vos nouveaux processus et affinez-les au fil du temps. Prenez exemple sur Joei qui le met en pratique dans l’épisode 7 de la mini-série Onboarding Joei produite par 360Learning.

Conclusion ? La gestion à distance va s’imposer - au moins en 2021. N'ayez pas peur d'essayer de nouvelles stratégies de télétravail - vos équipes vous le rendront bien !