Faire plus avec moins : préservez votre budget formation en démontrant votre impact

Face aux changements conjoncturels de notre économie, les conseils d'administration, PDG et directeurs financiers ont tendance à limiter les dépenses. On nous demande à tous de "faire plus avec moins". Il est grand temps de s’adapter pour rester dans la course. 

Qu’est-ce que cela signifie pour les équipes RH et Formation ? Face à des budgets remis en question, vous devrez réévaluer stratégie et priorités, notamment pour développer l'apprentissage et les compétences dont votre organisation a besoin pour se développer.

Dans cet article, nous vous partageons nos conseils pour préserver votre budget formation. Découvrez comment prouver votre impact aux dirigeants de votre entreprise en leur montrant comment vous arrivez à faire plus avec moins. 

Commençons par les trois piliers fondamentaux de toute bonne stratégie de formation et gestion des talents.

Les trois piliers d’une bonne stratégie de formation et gestion des talents

Faire plus avec moins signifie revoir votre budget de manière stratégique et démontrer comment vos investissements en formation résolvent les principaux défis de montée en compétences auxquels votre entreprise est confrontée. Nous pensons que toute stratégie de formation et de gestion des talents se divise en trois piliers fondamentaux : 

1. Une bonne gestion des formations obligatoires. Tout ce qui doit absolument être dispensé à vos apprenants,  en somme : formation à la conformité, et toute autre formation nécessaire pour bien appréhender votre secteur. Comme toujours, votre priorité est de dispenser une formation de qualité, avec un budget moindre.
2. Combler le déficit de compétences. Le marché des talents est en constante évolution. Certains métiers sont sur-représentés tandis que d'autres sont en pénurie et il est de notre ressort de nous assurer que notre organisation dispose des compétences dont elle a besoin. Imaginez les économies que vous feriez si au lieu des coûts de licenciements et de nouvelles embauches, vous pouviez requalifier vos salariés, en leur proposant un poste différent ? 
3. Favoriser la performance grâce aux Académies. Les responsables formation sont souvent submergés par les demandes des managers qui souhaitent former leurs équipes pour améliorer leurs performances. En tant que responsable formation, c’est à vous de prioriser ces demandes et d’échanger avec vos collaborateurs pour assurer l’impact sur les KPIs de l'entreprise. Vous êtes en charge du suivi des compétences en interne, mais si votre équipe formation croule sous les demandes, vous n'aurez pas l'opportunité de développer les processus et fonctionnalités nécessaires pour assurer le succès de votre entreprise.

Si vous articulez vos priorités de formation en fonction de ces trois piliers, vous pourrez relier les dépenses engendrées à des avantages tangibles, en montrant à vos collaborateurs comment vous comptez faire plus avec moins. Ainsi, vous saurez vendre votre stratégie de gestion des talents à votre directeur financier, votre PDG et même votre conseil d'administration. 

Voyons ensemble comment ça marche dans les détails.

Besoin d'aide pour défendre votre budget formation ? Montrez comment vous arrivez à faire plus avec moins grâce à notre mini-guide.

1. La gestion des formations obligatoires

Il existe deux types de formation obligatoires. 

Tout d'abord, il y a les formations que vous devrez suivre pour assurer la conformité de votre entreprise en fonction de son secteur. Par exemple, une formation obligatoire en santé et sécurité pour la prévention des risques en entrepôt, ou une formation aux pratiques de protection des données pour les équipes qui manipulent et stockent des données clients.  

Ensuite, il y a les formations que vous devez dispenser pour rester opérationnel. Par exemple, si l’un de vos collaborateurs est promu à un poste de manager, certaines formations seront nécessaires pour qu’il puisse gérer du mieux possible son équipe. Si par example il n’apprend pas à faire des feedback constructifs, cela pourrait impacter négativement les performances. L’impact financier est bien réel ! Dans certains cas, l'omission de cette formation peut générer du stress au sein de l'équipe, voire l'épuisement de personnes qui ont pourtant un important potentiel. 

Alors, comment optimiser la délivrance de cette formation obligatoire ? Examinons ensemble les tâches sous-jacentes.

L'organisation des sessions de formation implique la gestion des salles ou des sessions virtuelles, l'envoi d'invitations, l'émargement, le suivi des certificats et leur expiration et la réinscription quand les certificats expirent. Il faut également s'assurer que les salles et les formateurs ne sont pas réservés deux fois, ou re-planifier une session si un formateur annule à la dernière minute. Cela peut également impliquer des ressources annexes, comme un simulateur de vol si vous travaillez dans l’aviation - ou plus simplement, un vidéo projecteur :).

Dans un premier temps, vous pouvez réduire les coûts en automatisant tout cela. Si vous le faites déjà avec des fichiers Excel, passez à un logiciel pour automatiser une grande partie des tâches. Vous libérerez ainsi des ressources qui pourront être investies ailleurs, là où elles auront le plus d'impact.

Ensuite, vous pouvez optimiser vos sessions. Tout comme les compagnies aériennes optimisent le remplissage de leurs avions pour augmenter la marge par passager, vous pouvez optimiser les sessions pour minimiser le coût par personne. Plus précisément, vous pouvez optimiser les agendas des formateurs et des salles, et utiliser des algorithmes pour remplir les sessions plus efficacement. Vous pouvez également gérer la communauté des formateurs et donner la priorité à ceux qui ont l'expérience dont vous avez besoin tout en restant rentable. 

Le deuxième pilier de toute bonne stratégie d'apprentissage ? Combler le déficit de compétences.

2. Combler le déficit de compétences

Apprendre à son propre rythme, c’est forcément plus confortable et ça engage davantage les salariés. Mais si ça ne sert pas les objectifs de l'entreprise, c'est une énorme perte de temps !

Alors, comment concevoir un apprentissage qui puisse être suivi à son propre rythme et également des programmes en groupes qui servent les objectifs de votre entreprise ? Et comment les rendre quantifiables et efficaces aux yeux de votre PDG et de votre direction financière ?

Imaginez la situation suivante : des emplois de votre secteur deviennent obsolètes (comptable par exemple), tandis que d'autres sont plus demandés que jamais (développeur). Dans ce cas, plutôt que de licencier des comptables et d'embaucher davantage de développeurs, vous pourriez renouveler les compétences. Après tout, un comptable peut avoir près de 40% des compétences d'un développeur, sans parler de sa connaissance de la culture et des meilleures pratiques de l'entreprise.  

Lorsque vous chercherez à prouver votre impact à la direction de l'entreprise, posez-vous les questions suivantes :

• Combien coûte le licenciement d’un collaborateur ?
• Combien coûte l'embauche d'un nouveau collaborateur ? 
• Combien de temps faut-il pour embaucher un nouveau collaborateur ? Et quel chiffre d'affaires sera perdu suite à ce retard lié à l'embauche ? 

Pour faire face à cette situation et combler le déficit de compétences, des logiciels peuvent vous aider à établir un référentiel de compétences de votre entreprise et le maintenir à jour automatiquement, en liant ces compétences aux intitulés de postes. Cette technologie permet ensuite d'identifier les postes qui deviennent obsolètes quand les compétences qu’ils impliquent ne sont plus nécessaires, et de les comparer aux postes vacants. Toutes sortes de données peuvent être exploitées : des profils LinkedIn aux demandes formulées par les managers, en passant par les compétences déclarées de manière autonome.

Vous pouvez maintenant résoudre la problématique des compétences. Plutôt que d’avoir des postes obsolètes et de recruter pour d'autres, encouragez la mobilité interne en proposant des programmes de reconversion, des recommandations de formation pour combler le déficit de compétences.

En automatisant ces procédés, vous cartographiez les compétences présentes dans votre organisation et des possibilités de montée en compétences. Une fois que vous avez cette vision d’ensemble, tirez parti de ces opportunités en fournissant le bon support de formation, au bon moment. 

Et maintenant, le troisième pilier de toute bonne stratégie d'apprentissage : proposer des formations qui améliorent les performances de l'entreprise dans sa globalité.

3. Favoriser les performances de l'entreprise

La plupart des équipes Formation avec lesquelles nous discutons nous disent être submergées de demandes de formation de la part des équipes opérationnelles pour augmenter leurs performances. Il peut s'agir de former une équipe commerciale à un nouveau produit, former ses clients à un nouveau logiciel, d'initier les ouvriers d'une usine à une nouvelle machine ou de fournir à une équipe de chargés clientèle les dernières informations sur son secteur. La liste est infinie !

Dans tous les cas, il y a un avantage pour votre activité, et vous devez en faire une priorité. Après tout, vous ne pouvez pas répondre à toutes les demandes de formation que vous recevez : vous devez les analyser pour comprendre quel impact est attendu et montrer pourquoi il est pertinent d’investir dans la recherche de compétences. Si vous n'êtes pas convaincu de l'utilité d'une demande de formation, n'hésitez pas à la repousser.

Répondre à des besoins de formation avec un budget serré peut sembler difficile, mais des solutions existent. Les équipes formation d’aujourd’hui ont développé des fonctionnalités permettant la mise en place d’académies dirigées par les experts internes (ce que Josh Bersin appelle une "Capability Academy") en peu de temps et avec un minimum d'efforts. Ces académies se concentrent sur un domaine ou une thématique précis et permettent aux apprenants à la fois de bénéficier de l'expertise interne et d’acquérir les compétences dont ils ont besoin pour progresser.

Grâce à une plateforme de formation qui facilite la mise en relation des collaborateurs avec les experts internes, vous pouvez créer et gérer une académie de formation. Votre page d'accueil peut être entièrement personnalisée. Vous pouvez faire de la curation de contenus en sélectionnant plusieurs cours créés en interne et des cours sur étagère. Ainsi, vous pouvez aider vos équipes à développer les compétences et les capacités adéquates pour obtenir de meilleurs résultats sur un marché fortement concurrentiel, le tout sans vous ruiner !

Suivez ces quatre étapes :

1. Dans un premier temps, comprenez quels sont les besoins en sondant vos collaborateurs et vos dirigeants. Les apprenants déclarent les besoins de formation et leurs pairs peuvent affiner le besoin et poser des questions. Comparez ensuite le nombre d'apprenants concernés pour prioriser efficacement les besoins de formation.
   
2. Ensuite, trouvez les bons experts et échangez avec eux pour développer des formations sur les compétences les plus demandées par leurs pairs. Plutôt que d’enchaîner les réunions Zoom ou d’échanger des dizaines d’e-mails et documents, vous pouvez avancer efficacement directement en dialoguant dans notre plateforme. Fixez des délais, assurez le suivi directement dans la plateforme grâce aux notifications, et obtenez un aperçu de l’avancement de tous vos projets pour vous assurer qu'ils sont livrés à temps.
    
3. Assurez la qualité et contrôlez le contenu. Co-créez le programme avec vos experts internes, demandez à vos pairs de revoir et commenter les différents modules et approuvez le contenu lorsqu'il est prêt à être publié.
   
   
4. Ça y est, vous êtes prêt à publier ! Présentez ces programmes de formation directement sur la page d’accueil de votre Académie, et observez l’accueil par les apprenants. 

Améliorez vos performances, même avec un budget serré

Dans cet article, nous vous avons proposé un cadre pour vous aider à présenter à votre directeur financier une vision de la gestion des talents et de l'apprentissage qui va permettre : 

• L’optimisation du coût des formations obligatoires
• La réduction du coût des licenciements et des embauches, par la valorisation de la mobilité interne, en identifiant les opportunités de reconversion des collaborateurs qui ont du potentiel mais qui occupent des postes obsolètes
• La possibilité pour votre équipe formation d'analyser, de hiérarchiser et de recommander les demandes de formation en fonction de l'impact attendu sur votre activité, ce qui se traduit par une meilleure productivité et une expérience d'apprentissage plus efficace.

Ça y est, vous êtes fin prêts à développer une stratégie de formation pour orienter votre organisation dans la bonne direction. Vous nous remercierez plus tard ;)

Envie d’aller plus loin pour améliorer l’efficacité de la formation même avec un budget serré ? Nous pouvons vous aider ! Venez en discuter avec l'un de nos experts en digital learning :

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