Entre knowledge management et collaborative learning : comment vos experts internes contribuent à votre croissance ?

De plus en plus de services formation sont confrontés à la difficulté de transmettre et diffuser les expertises existantes en interne auprès de nouveaux collaborateurs. Il est alors temps d’explorer plusieurs pistes de réflexion pour vous aider à lever ces freins. Le but ? Faciliter la mise en place d’un tel processus, un modèle que nous pensons vertueux, celui de l’entreprise apprenante.

Qu’est-ce qu’un expert ? 

Un expert métier est une personne ayant une expertise approfondie dans un domaine spécifique. Cette expertise peut être acquise grâce à l'expérience professionnelle dans son entreprise actuelle et grâce à ses précédentes missions, à une formation spécialisée ou à une combinaison des deux.

Qu’est-ce que le knowledge management ? 

Le knowledge management est un outil permettant de conserver les compétences internes au sein de l’entreprise, même après le départ des experts. Il présente plusieurs avantages parmi lesquels : 

• L’augmentation de la productivité
• La réduction du temps nécessaire pour résoudre des problèmes complexes
• L’accélération de l'innovation
• L’amélioration de la réactivité et de l'adaptabilité face aux changements
• L’amélioration de la qualité du service
• La réduction des coûts

Vous l’aurez compris, la transmission des compétences et des connaissances est essentielle pour la pérennité d’une entreprise. Les experts métiers internes sont des collaborateurs clés qui maîtrisent les techniques de leur quotidien. Ce sont eux qui permettront d’assurer cette transmission des connaissances et des compétences dans l’entreprise. 

Cependant, les entreprises font souvent face à des difficultés pour impliquer leurs experts dans ce processus de knowledge management. Il est alors important de distinguer les causes qui empêchent cette transmission des compétences, qu’elles soient avouables ou au contraire moins avouables… 

Les freins de la transmission des compétences

Les causes avouables

Le premier frein à la transmission des compétences internes réside dans le fait que les experts métiers ne sont pas nécessairement formés pour transmettre leurs connaissances de manière pédagogique. Ils doivent être accompagnés par des experts en pédagogie pour cibler les besoins et adapter le discours. Il est également possible de former les experts à créer des contenus pédagogiques en commençant par des tutoriels dans un premier temps.

La seconde cause peut être le manque de temps de ces experts. En effet, leurs missions principales peuvent sembler prioritaires face à cette responsabilité de formation. Il est donc important d’aménager l’emploi du temps de l’expert en délégant certaines de ses missions.

Enfin, les services RH peuvent aussi manquer de temps pour accompagner ce processus de knowledge management. Pour remédier à cela, les managers doivent identifier les points clés de compétences nécessaires, et accompagner leurs experts à en faire des objets de formation sur leur plateforme de formation

Et les causes inavouables ?

“La crainte de paraître moins expert”. Et oui, les experts peuvent craindre de dévoiler leurs lacunes en partageant leurs connaissances avec leurs collègues. Dans ce cas, pour encourager le partage des connaissances, il est intéressant d’organiser des ateliers de formation, sans jugement, sur ces sujets d’expertise afin de les rassurer. Cela favorisera la cohésion interne, la collaboration et le partage de connaissances, sans prendre de temps au service formation.

Une autre cause inavouable est la perte de spécificité et de valeur. Vos experts pourraient secrètement craindre qu’en partageant leurs connaissances, ils reviennent facilement remplaçables. Pour surmonter cette crainte, il est important de faire comprendre que la transmission des compétences permet à l'entreprise de gagner en efficacité et en compétitivité, ce qui valorisera la contribution des experts.

Dans cet article, nous présentons quelques-unes de ces causes. Pour toutes les découvrir, n’hésitez pas à télécharger le livre blanc Flowbow dans lequel nous présentons des éléments de réponses afin de vous aider à faire face à ces problématiques et favoriser l’implication de vos experts internes.

Mais alors, comment mettre en place des programmes de Knowledge Management ?

1. Identification des experts : 

En créant une matrice de compétences, l’entreprise sera en capacité de définir les profils et postes habituels qui sont à même de concevoir des contenus innovants. Par exemple, les chefs de projets innovation ont dans leur fiche de poste un apport créatif ainsi que le partage et la capitalisation.

2. La sélection des compétences et savoirs à maintenir et à partager :

• Déterminer ce qu’on a à maintenir au sein d’une base de connaissance (technologies, bonnes pratiques et savoir-faire), il est important de se concentrer sur les organisations et les fonctionnements internes c’est-à-dire les circuits de décision ainsi que les rôles et responsabilités.
• Les valeurs ainsi que la raison d’être souvent présentée comme un manifeste permet aux collaborateurs et futures recrues de se retrouver et ainsi partager le sens que l’entreprise souhaite développer.

3. La mise en place

Les programmes de knowledge management peuvent être mise en place grâce à plusieurs solutions telles que le REX (Retour d’EXpérience), les formations internes, la création d’une base de connaissance (GED - Gestion Eléctronique des Documents), la mise en place d’un programme de mentorat et/ou de reverse mentoring, d’outils collaboratifs, de PLM (Product Lifecycle Management) et d’académies internes. 

Pour résumer, la transmission des compétences est essentielle pour assurer la pérennité de l'entreprise. Pour impliquer les experts métiers internes dans ce processus de knowledge management, il est important de comprendre les causes qui peuvent les empêcher de partager leurs connaissances. En surmontant ces craintes et en valorisant la contribution des experts, l'entreprise peut gagner en efficacité et en compétitivité.