Die besten Tipps für den perfekten Einarbeitungsplan (+ kostenloser Leitfaden)

Kennen Sie Jane Austens’ Klassiker „Stolz und Vorurteil“? Ursprünglich trug der Roman den Titel „Erste Eindrücke“. Denn die Geschichte zeigt, wie wichtig der erste Eindruck für eine Beziehung ist – und dass es lange dauern kann, einen holprigen Start auszugleichen. 

Die Einarbeitung ist der erste Eindruck, den Ihr Unternehmen hinterlässt. Neue Mitarbeitende sind nervös. Sie möchten sich zu Beginn ihrer Tätigkeit willkommen, vorbereitet und selbstsicher fühlen. Ein systematisches Einarbeitungsprogramm zeigt ihnen, was sie erwartet, und gibt ihnen ein gutes Gefühl für das, was auf sie zukommt. Im Gegensatz dazu kann eine schlechte Einarbeitung – oder das Fehlen einer solchen – dazu führen, dass neue Mitarbeiter:innen ihre Entscheidung für Ihr Unternehmen infrage stellen, was sich auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.

In einer Untersuchung gab mehr als die Hälfte der befragten Angestellten an, dass sie wegen unzureichender Einschulung ihren Job kündigen würde – sei es während der Einarbeitung oder zu einem späteren Zeitpunkt. Und 22 % der Mitarbeiter:innen geben ihren neuen Job innerhalb der ersten sechs Monate auf. Aus diesem Grund ist ein formeller Einarbeitungsplan so wichtig für die Bindung und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein gelungener Einarbeitungsplan aussieht. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr darüber, warum dieser wichtig ist, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Sie können sich auch unsere praktische Einarbeitungs-Checkliste ansehen, um dafür zu sorgen, dass Sie keine wichtigen Schritte in der Einarbeitung auslassen.

Was versteht man unter Einarbeitung?

Unter Einarbeitung versteht man den Prozess, beim dem neue Mitarbeiter:innen begrüßt werden. Er hilft ihnen, sich in den ersten Wochen an ihrem Arbeitsplatz einzugewöhnen. Bei einer typischen Einarbeitung bekommen die Mitarbeiter:innen Zugang zu den Unternehmenstools sowie Informationen über Gesundheit und Sicherheit, kriegen die Möglichkeit, Teammitglieder kennenzulernen, können ein Einzelgespräch mit einer oder einem Vorgesetzten führen und erhalten tieferen Einblick in die Unternehmenskultur und die Erwartungen. Der Begriff Onboarding hingegen bezieht sich auf eine längere Eingewöhnungsphase, üblicherweise auf die ersten 90 Tage, in denen neue Mitarbeiter:innen in ihrer Funktion tätig sind.

Wenn Sie zu einer echten Lernenden Organisation werden möchten, muss Ihr Einarbeitungsplan mehr sein als ein paar Kästchen zum Ankreuzen. Mit einfachen Worten: Ein umfassender Einarbeitungsplan gibt neuen Mitarbeiter:innen die Tools an die Hand, die sie für den Erfolg in Ihrem Unternehmen benötigen. In diesem Artikel zeigen wir die Best Practices, damit Sie ein ausgezeichnetes Einarbeitungsprogramm erstellen können.

Der Einarbeitungsplan startet vor dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter:innen

Sobald Kandidat:innen eine Anstellung in Ihrem Unternehmen antreten, denken sie bereits an den nächsten Schritt in ihrer Karriere. Warten Sie nicht bis zum ersten Arbeitstag Ihrer neuen Mitarbeiter:innen, um ihnen Ihre Unternehmenskultur zu zeigen. Sie ziehen den größten Nutzen aus der Situation, wenn Sie die Neulinge einbinden, sobald der Vertrag oder das Angebotsschreiben unterzeichnet ist.

Geben Sie ihnen einen schnellen Überblick über Ihren Einarbeitungsplan, damit sie wissen, was sie an ihrem ersten Arbeitstag und in den kommenden Wochen erwartet. Je nachdem, wann die neuen Mitarbeiter:innen ihre Arbeit aufnehmen, kann die Phase vor dem Arbeitsantritt oder das Preboarding einige Tage oder einige Wochen dauern. 

Während der Einarbeitung händigt die Personalabteilung üblicherweise Unterlagen und Firmeneigentum wie Laptops oder Mobiltelefone aus. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, die Besprechung von Leistungen und Unternehmensrichtlinien sowie die Erfassung von Daten wie der Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter:innen. Dies sind notwendige Aufgaben, trotzdem ist es wichtig, dass der Prozess weniger geschäftlich, sondern eher menschlich gestaltet wird: Schnüren Sie daher ein Willkommenspaket, das die Kultur und Werte Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Dieses könnte eine handgeschriebene Nachricht, ein Mitarbeiterhandbuch und Firmengeschenke enthalten. Wenn Sie ein weiteres amüsantes Element hinzufügen möchten, legen Sie eine Schachtel mit Snacks bei, die mit dem Logo Ihres Unternehmens versehen ist. Aber vergessen Sie nicht, sich bei den Mitarbeiter:innen über Ernährungsvorlieben und Allergien zu informieren. 

Mit Willkommensgeschenken können Sie neue Mitarbeiter:innen für Ihr Unternehmen begeistern und ihnen das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein. Wenn Neulinge das Gefühl haben, dazuzugehören, halbieren Sie das Risiko der Personalfluktuation. Ein weiterer Vorteil: Die Bekanntheit Ihrer Marke steigt, wenn Ihre neuen Mitarbeiter:innen Fotos und Beiträge zu ihrem Willkommenspaket auf Jobplattformen wie LinkedIn teilen. 

Während sich die Angestellten auf ihren ersten Arbeitstag vorbereiten, machen Sie eine unternehmensweite Ankündigung zu den Neulingen und informieren die Kolleg:innen über den Hintergrund und die Erfahrungen der neuen Mitarbeiter:innen. Bitten Sie ein Teammitglied (oder alle, wenn es ein kleines Team ist), ein Begrüßungsvideo zu drehen, in dem den neuen Mitarbeiter:innen mitgeteilt wird, wie sehr sich alle freuen, sie kennenzulernen und mit ihnen zu arbeiten. Wenn Sie das Video vor dem ersten Arbeitstag verschicken, erhalten die Mitarbeiter:innen einen Eindruck davon, wie warmherzig, freundlich und lustig ihre neuen Kolleg:innen sind. Das hilft ihnen, ihre Laufbahn in Ihrem Unternehmen mit der richtigen Einstellung zu beginnen.

Sorgen Sie in den ersten Wochen für ein Gleichgewicht zwischen Arbeitsaufgaben und sozialen Interaktionen

Allzu oft herrscht in Unternehmen die Annahme vor, dass sich die Einarbeitung darauf beschränkt, einen Rundgang durch das Gebäude zu machen, Neulinge auf die Gehaltsliste zu setzen und ihnen eine Liste mit Aufgaben zu überlassen. Aber wenn Sie möchten, dass neue Mitarbeiter:innen ihre beste Leistung für das Unternehmen erbringen und mit vollem Einsatz arbeiten, benötigen sie neben der Einschulung in berufsbezogene Aufgaben auch Gelegenheiten, um ihre Kolleg:innen kennenzulernen.

Untersuchungen legen nahe, dass soziale Kontakte mit Kolleg:innen zu einer positiven Wahrnehmung des Arbeitsplatzes führen, Vertrauen schaffen und die Arbeitszufriedenheit steigern. Ihre neuen Teammitglieder möchten sich mental sicher fühlen, bevor sie ganz sie selbst sein können.

Geselliges Beisammensein und lockere Gespräche bilden die Grundlage für gegenseitiges Verständnis und eine bessere Zusammenarbeit. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice tätig sind, ist das Aufbauen von Beziehungen sogar noch wichtiger und die ersten Tage der Neulinge sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf.

Aber denken Sie daran: Es geht nicht darum, eine Reihe von Kennenlerntreffen in den Kalendern neuer Mitarbeiter:innen einzutragen. Der Einarbeitungsplan sollte für jeden neuen Mitarbeiter individuell gestaltet sein, damit es sich weniger wie eine Pflichtübung und mehr wie ein ganzheitliches Erlebnis anfühlt. Stellen Sie neuen Mitarbeiter:innen während der Einarbeitung einen Buddy zur Seite, damit sie einen „Arbeitsfreund“ haben, dem sie Fragen stellen können, die ihnen banal oder „dumm“ erscheinen, z. B. wo sie ein Dokument speichern oder wie sie das Unternehmens-Wiki nutzen. 

Es kann sich auch herausstellen, dass Ihre gegenwärtigen Mitarbeiter:innen einen der Neulinge kennen oder mit ihr/ihm in einem anderen Unternehmen zusammengearbeitet haben. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, in einem Video oder im Unternehmens-Chat ein paar Worte über die gemeinsame Zeit zu sagen. Das hilft den Neulingen, sich in das Team einzufinden. Falls Ihr Unternehmen wöchentliche oder monatliche Newsletter verschickt, ist dies eine gute Gelegenheit, um die ersten Leistungen neuer Mitarbeiter:innen anzuerkennen und zu loben.

Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen sich für ihre berufliche Weiterentwicklung begeistern

Die Einarbeitung ist der perfekte Zeitpunkt, um neuen Mitarbeiter:innen Einblick in Ihre Lern- und Entwicklungsprogramme zu geben. Unsere Untersuchung unter 784 Angestellten ergab, dass sich die Menschen mehr Erfüllung bei der Arbeit und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung wünschen. Ob sie anderen bei der Arbeit zusehen, Schulungsprogramme oder Online-Kurse absolvieren – die Mitarbeiter:innen wünschen sich die Fähigkeiten, die sie für den Erfolg am Arbeitsplatz benötigen.   

Ermutigen Sie neue Mitarbeiter:innen sich in den ersten paar Wochen mit den verschiedenen Lernpfaden und angebotenen Kursen vertraut zu machen. Wenn Sie als Unternehmen auf internes Upskilling setzen, sollten Sie Kurse vorstellen, die von internen Expert:innen verfasst wurden.

Wenn neue Mitarbeiter:innen sehen, dass Kurse von Kolleg:innen erstellt werden, begreifen sie, dass Fachwissen und Kenntnisse in Ihrem Unternehmen wertgeschätzt werden. Sie werden eher gewillt sein, ihr eigenes Wissen weiterzugeben, wenn sie dazu bereit sind. Zudem können neue Mitarbeiter:innen Fragen stellen oder sich an Diskussionen über den Kursinhalt beteiligen, sodass sie sich daran gewöhnen, während des Arbeitsprozesses zu lernen, und sich schnell einarbeiten können.

Die Einarbeitung ist auch ein guter Zeitpunkt, um das Performance Management anzusprechen und herauszufinden, was neue Mitarbeiter:innen motiviert. Geben Sie ihnen einen Überblick über ihre funktionsspezifischen Zuständigkeiten und was von ihnen erwartet wird sowie ein kurzes Briefing über ihre OKRs (Objectives and Key Results). Erstellen Sie dann mithilfe von Microlearning kurze Kurse über Unternehmenskultur, Werte und OKRs, damit die Mitarbeiter:innen nicht mit Informationen überflutet werden.

Setzen Sie auf Technologie, um Ihre Einarbeitung anzupassen

Ein Einarbeitungsplan lässt sich nicht einfach in einer Sitzung entwickeln. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr Einstellungsbedarf zunimmt, benötigen Sie eine Technologie, um Ihren Einarbeitungsplan anzupassen und ihn gleichzeitig individuell zu gestalten. Ein Learning Management System kann Ihnen dabei helfen, profane Aufgaben zu automatisieren und einen funktionsspezifischen Einarbeitungsplan zu erstellen.

Nehmen Sie mit unseren Expert:innen Kontakt auf und entdecken Sie, wie wir Sie bei der Erstellung eines effektiven Einarbeitungsplans unterstützen können.