So legen Sie den Grundstein für die erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen (+ praktische Checkliste)

Einer der teuersten Fehler, der Arbeitgeber:innen unterlaufen kann, einen frisch eingestellten Mitarbeitenden noch in der Einarbeitungszeit wieder zu verlieren. So berichtete Gallup 2019, dass das Ersetzen eines einzigen Mitarbeiters etwa die Hälfte bis das Doppelte von dessen Jahresgehalt kosten kann. In konkreten Zahlen gesprochen: Einen Mitarbeiter mit einem Gehalt von 50 000 Euro zu ersetzen, kann das Unternehmen konservativ betrachtet zwischen 25 000 und 100 000 Euro kosten.

Wenn wir nun ein besonders wichtiges Puzzleteil für den Start in einen neuen Job nennen müssten, dann wäre es die gut begleitete und perfekt geplante Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen. Diese beginnt oft schon am allerersten Tag und ist entscheidend, um die Arbeitsmoral der neuen Mitarbeiter:innen von Anfang an zu fördern.

Das Geheimnis einer guten Einarbeitung ist, dass diese sich nicht nur um die Vermittlung von Grundlagen an das neue Teammitglied dreht, sondern auch um den herzlichen Empfang der neuen Mitarbeiter:innen. Denn bei der Einarbeitung geht es um mehr als das Ausfüllen notwendiger Dokumente: Sie bietet die erste Gelegenheit, neue Mitarbeiter:innen in das Gefüge Ihres Unternehmens zu integrieren.

Mit einem erstklassigen Einarbeitungsplan bereiten Sie neue Mitarbeiter:innen auf den Erfolg vor: Geben Sie ihnen die Tools an die Hand, die sie für gelungene Projekte benötigen, machen Sie sie mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Richtlinien vertraut und stellen Sie sicher, dass sie mit wichtigen Kolleg:innen in Kontakt kommen – sogar, wenn sie im Homeoffice arbeiten werden.

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der herzlichen, angenehmen und effektiven Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter:innen achten müssen. Oder sehen Sie sich unser E-Book für einen detaillierten Einblick in den gesamten Onboarding-Prozess an.

1. Legen Sie schon vor der Einarbeitung Konten an und stellen Sie die technische Ausstattung bereit

Alle Menschen sind aufgeregt, wenn sie eine neue Stelle antreten. Ein Bericht von LinkedIn Learning hat ergeben, dass 80 % der neuen Mitarbeiter:innen am ersten Tag eine Mischung aus Nervosität und Angst verspüren.

Nehmen Sie ihnen ihre Ängste, indem Sie dafür sorgen, dass der erste Tag ein voller Erfolg wird. Bereits beim Preboarding (Phase, die mit Vertragsunterzeichnung startet) geht es darum, sicherzustellen, dass die Zugänge zu den wichtigsten Plattformen, eine funktionierende E-Mail-Adresse und die benötigte Ausstattung bereitstehen. Das zeigt den Neulingen, dass Sie sich auf ihre Ankunft freuen und bereit sind, ihnen einen tollen Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen.

Am meisten Arbeit fällt in dieser Zeit für die Personalabteilung an. Eine zentrale Liste mit Aufgaben, die neue Mitarbeiter:innen erledigen sollen, ist eine Möglichkeit, um diesen Prozess zu vereinfachen. Die Liste sollte zumindest folgende Punkte umfassen:

• Aktivierung unternehmensbezogener Konten wie Slack und der E-Mail-Adresse
• Übermittlung eines Organigramms mit Namen und Fotos
• Funktionsspezifische Informationen

Erwägen Sie auch, FAQs mit Antworten auf häufig gestellte Fragen zu erstellen, z. B. zur Kleiderordnung Ihres Unternehmens, Parkmöglichkeiten und allem, was die Mitarbeiter:innen an ihrem ersten Tag benötigen könnten.

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Tipp für die Einarbeitung im Homeoffice: Bereitstellen der notwendigen Technik für neue Mitarbeiter:innen 

Neue Mitarbeiter:innen brauchen die richtigen Tools, bevor sie mit dem Ausfüllen von Dokumenten oder dem Kennenlernen der Unternehmenspolitik beginnen können. Wenn die Einarbeitung online stattfindet, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen Zugang zu jenen Technologien haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zum allgemeinen technischen Bedarf gehören ein Computer, eine gute Internetverbindung und Software (z. B. Adobe oder Microsoft Suite), um die Arbeit im Homeoffice erledigen zu können.

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2. Bereiten Sie ein vollständiges, geordnetes Unterlagenpaket für neue Mitarbeiter:innen vor

Bei der Einarbeitung müssen auch viele rechtliche Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung stellen, können sie diese rasch und ohne Durcheinander abarbeiten.

Sie können die Dokumente beispielsweise organisieren, indem Sie eine standardisierte Liste erstellen. So müssen Sie nicht alte Dokumente durchstöbern und für neue Mitarbeiter:innen immer wieder ein neues System entwickeln. Sie sollten zumindest Links zu allen relevanten Dokumenten in DocuSign, einer Asana-Checkliste oder einer einzigen E-Mail bereithalten.

Zu den allgemein erforderlichen Dokumenten zählen u. a.:

• Steuerformulare
• Informationen zu Notfallkontakten
• Bankinformationen für Einzahlungen
• Vereinbarung über die Nutzung der Informationstechnologie
• Formulare für Zusatzleistungen

Informieren Sie sich online über die spezifischen Anforderungen an Ihrem Standort.

3. Vermitteln Sie die Richtlinien, Werte und Kultur Ihres Unternehmens

Mitarbeiter:innen, die Ihr Unternehmen verstehen und wissen, warum es existiert, werden eher bleiben. Gallup fand heraus, dass 71 % der Millennials, die „absolut zustimmen“, dass sie wissen, wofür ihr Unternehmen steht und was es von seinen Mitbewerber:innen unterscheidet, planen, mindestens ein Jahr bei ihrem Unternehmen zu bleiben. Noch bezeichnender ist, dass dieser Wert bei jenen Millennials, die dieser Aussage „gar nicht zustimmen“ auf dramatische 30 % sinkt.

Nutzen Sie die Einarbeitungsphase, um die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln, Richtlinien zu erläutern und ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu schaffen. Bei 360Learning absolvieren unsere neuen Mitarbeiter:innen am ersten Tag einen speziellen Kurs, der ihnen einen ersten Eindruck unserer Unternehmenskultur, der sogenannten Convexity, verschafft.

Convexity ist ein Konzept der Teamarbeit, das den transparenten Austausch von Wissen über alle Mitarbeiterebenen hinweg fördert. Indem wir neue Mitarbeiter:innen ab der ersten Arbeitswoche mit der Convexity-Kultur vertraut machen, legen wir den Grundstein für unsere Collaborative Learning-Methode. Durch die Integration dieses Kurses in den Einarbeitungsprozess werden den neuen Mitarbeiter:innen die Werte von 360Learning vermittelt und produktive Gewohnheiten beigebracht, die ihnen auf lange Sicht zum Erfolg verhelfen.

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4. Verschaffen Sie neuen Mitarbeiter:innen mit einer Büroführung einen Überblick

Egal ob Ihr Team nun aus drei oder 300 Personen besteht: Sie sollten sich die Zeit nehmen und neue Mitarbeiter:innen während ihrer Einarbeitung mit ihrem Arbeitsumfeld bekannt machen. So lernen die Mitarbeiter:innen gleich zu Arbeitsbeginn, wo sie bestimmte Dinge finden, wie z. B. Büromaterialien, Notausgänge oder (vielleicht das Wichtigste) die Toilette. Außerdem bietet dies eine gute Gelegenheit, um sich darüber auszutauschen, an wen man sich mit bestimmten Fragen oder Problemen wenden kann.

Tipp für die Einarbeitung im Homeoffice: Erstellen Sie eine zentrale Plattform, auf der alle wichtigen Informationen zum Arbeitsplatz zu finden sind

Bei Mitarbeiter:innen im Homeoffice könnte man auf die Idee kommen, den Bürorundgang auszulassen. Doch damit würden Sie Ihren Neuzugängen, die in einer neuen und ungewohnten Umgebung Orientierung suchen, einen Bärendienst erweisen.

Speichern Sie alle Informationen, die neue Mitarbeiter:innen beim Wechsel zu einer neuen Firma benötigen, an einem zentralen Ort, wie einem Wiki oder einem Learning Management System. Nutzen Sie einen demokratisierten Ansatz, der alle Mitarbeiterebenen dazu ermutigt, ihr unschätzbares institutionelles Wissen an einem (auch nach Abschluss der Einarbeitung) leicht zugänglichen Ort zu teilen. Dort können die Informationen aufbewahrt werden, die bei einem Rundgang durch das Büro ausgetauscht werden, wie z. B. Firmenhandbücher, Organigramme und Arbeitsplatzrichtlinien.

5. Stellen Sie neue Mitarbeiter:innen bei Führungskräften und wichtigen Kolleg:innen vor

Alle haben einen vollen Terminkalender, aber für die soziale Integration es ist wichtig, dass Sie für neue Mitarbeiter:innen Zeit für ein Treffen mit ihren neuen Kollegen, direkten Vorgesetzten und (wenn möglich) mit den Führungskräften Ihres Unternehmens einplanen.

Das Harvard Business Review-Magazin führte zusammen mit Microsoft eine Umfrage über Best Practices bei Neueinstellungen durch, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Sie fanden heraus, dass die wichtigste Maßnahme, die Manager:innen während der Einarbeitung ergreifen können, um neue Mitarbeiter:innen einzubeziehen, darin besteht, ein Treffen mit ihren Vorgesetzten zu vereinbaren. Ein persönliches Treffen mit den Vorgesetzten und der direkten Kollegen innerhalb der ersten Woche führte in der Tat dazu, dass die Mitarbeiter:innen in den ersten 90 Tagen kollaborativer sowie in Besprechungen produktiver waren und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl empfanden.

Planen Sie einen Termin für ein Treffen mit der Onboarding-Gruppe

Im besten Fall werden neue Mitarbeiter:innen in Gruppen eingearbeitet, sodass diese den gesamten Prozess gemeinsam durchlaufen können. Weisen Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen aber zumindest Ansprechpartner:innen zu, die ihnen helfen, die Höhen und Tiefen der Einarbeitungszeit zu meistern und ihnen bei jeglichen Fragen oder Herausforderungen zur Seite stehen. Solche Onboarding-Buddys helfen dabei, das Vertrauen in den ersten Monaten zu stärken.

Tipp für die Einarbeitung im Homeoffice: Vereinbaren Sie ein 30-minütiges Videomeeting mit wichtigen Mitarbeiter:innen

Nehmen wir an, die Einarbeitung findet online statt und Sie haben keine Möglichkeit, sich persönlich zu treffen. Das bedeutet aber nicht, dass Treffen mit wichtigen Mitarbeiter:innen wie Manager:innen, Führungskräften und Onboarding-Buddys vernachlässigt werden sollten. Eine kurze 30-minütige Besprechung einzuberufen, um Neulinge bei wichtigen Mitarbeiter:innen, einschließlich der Führungsebene, vorzustellen, kann einen großen Unterschied für ihr Onboarding machen. Denkbar ist auch ein gemeinsames Mittagessen in virtueller Form.

Holen Sie Feedback ein und verbessern Sie Ihre Einarbeitungsprozesse

Wird das Onboarding zur Routine, werden Unternehmen schnell blind für mögliche Schwachstellen der Einarbeitung. Die Rückmeldungen Ihrer neuen Mitarbeitenden ihrer Onboarding-Erfahrung sind dabei eine echte Goldmine.

Planen Sie Feedbackgespräche während und nach der Einarbeitung ein, am besten mit jedem Neuzugang. Geben Sie zudem die Möglichkeit, ihre Meinung anonym zu äußern, zum Beispiel in Form von Umfragen oder Formularen. Seien Sie offen für Kritik und setzen Sie die genannten Punkte entsprechend um.

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6. Nutzen Sie Ihre Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern

Das Entwerfen einer überzeugenden Einarbeitungsstrategie ist ein entscheidender erster Schritt, um einen engagierten, loyalen und hochproduktiven Mitarbeiterstamm ab dem Arbeitsantritt aufzubauen. Dabei werden nicht nur notwendige Dokumente ausgefüllt, sondern es wird auch der Grundstein für eine dauerhafte und erfolgreiche Mitarbeiterbeziehung gelegt.

In unserer Checkliste wird jeder Schritt der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen beschrieben. Sie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und stellt sicher, dass allen Neulingen der gleiche Empfang bereitet wird. Und das Beste daran: Mit dieser Einarbeitung erhalten die neuen Mitarbeiter:innen das Selbstvertrauen und Wissen, das sie brauchen, um sich in ihrer neuen Funktion zurechtzufinden. Sie fördert sinnvolle Kontakte unter den Kolleg:innen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Neulinge langfristig im Unternehmen bleiben.

Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

Vor der Einarbeitung

1. Versenden Sie Willkommensmaterialien per E-Mail (einschließlich eines formellen Angebots, Informationen über Zusatzleistungen, aktuelle Artikel über das Unternehmen).
2. Versenden Sie funktionsspezifische Informationen per E-Mail.
3. Leiten Sie das Organigramm des Unternehmens weiter.
4. Erkundigen Sie sich nach dem Technik- oder Arbeitsplatzbedarf (einschließlich Laptop, Tastatur, Maus und Internetanschluss).
5. Richten Sie die betriebliche E-Mail-Adresse ein.
6. Legen Sie wichtige Konten an.
7. Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu.
8. Planen Sie Besprechungen mit direkten Vorgesetzten, der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung, wichtigen Mitarbeiter:innen und Führungskräften.

Die Einarbeitung

Verwaltung

1. Notwendige Dokumente
2. Informationen über den Ablauf
3. Einrichten des neuen Arbeitsplatz
4. Organisation von Visitenkarten, Mitarbeiterfoto, Ausweis, Schreibtischplakette

Bürorundgang

1. Erläutern Sie, wo sich wichtige Räume wie Toiletten, Treppenhäuser und Notausgänge befinden.
2. Zeigen Sie, wo die Büroküche und Essbereiche sind.
3. Zeigen Sie, wie man Büromaterialien findet und neue Schreibwaren bestellt.
4. Stellen Sie das Onboarding-Team oder den Onboarding-Buddy vor.
5. Stellen Sie direkte Vorgesetzte vor.
6. Stellen Sie die Unternehmensführung vor.
7. Erklären Sie, welche Teams bei bestimmten Problemen helfen können (u. a. IT, Personalabteilung, Sicherheitsdienst, Büroleitung).

Denken Sie daran: Auch wenn Sie im Homeoffice arbeiten, sollten Sie den Neulingen Zeit für ein Treffen mit wichtigen Mitarbeiter:innen einräumen. Berufen Sie kurze 30-minütige Besprechungen für informelle Videochats ein, um den neuen Mitarbeiter:innen einen (digitalen) Überblick zu verschaffen.

Unternehmensrichtlinien und -kultur

1. Stellen Sie Tools und Lernplattformen vor.
2. Erklären Sie die Online-Kurse zur Unternehmenskultur.
3. Organisieren Sie funktionsspezifische Schulungen.
4. Organisieren Sie ein Mittagessen mit dem Team.
5. Füllen Sie das Mitarbeiterhandbuch zur Anerkennung der Richtlinien aus.
6. Stellen Sie das Mitarbeiterhandbuch bereit.
7. Empfehlen Sie Restaurants und Snackbars in der Umgebung für das Mittagessen.