9 stratégies de pré-boarding pour motiver vos recrues avant le premier jour

Les équipes RH, formation et L&D accordent beaucoup d’importance à l’onboarding, le processus d’intégration, puisque près d'un quart des départs ont lieu au cours des 45 jours suivant l'arrivée dans une nouvelle entreprise. Comment réduire ce turnover ? La solution ne réside pas seulement dans le processus d’intégration. Si vous attendez sa prise de poste pour motiver votre nouvelle recrue, vous avez déjà pris du retard. En 2019, 65% des employeurs déclarent avoir embauché des personnes qui ne se présentaient pas le premier jour.

Le pré-boarding, c’est ce laps de temps entre la signature d'une offre d'emploi et la prise de poste. Et il peut servir comme nuire à l’expérience d’une nouvelle recrue. Laissés sans nouvelles, 80% des individus sont stressés avant un nouvel emploi, un sentiment qui persiste après leur arrivée et nuit à l'enthousiasme et à la productivité. Pire encore, des doutes peuvent conduire à renoncer à une position préalablement acceptée : selon un sondage de 2019, c’est ce qu’ont fait 28% des professionnels.

Pourtant, s’il est pris au sérieux, le pré-boarding motive et établit une relation solide entre recruteur et recruté. Il prépare les nouvelles recrues à s'épanouir dans leur nouveau poste. Compte tenu de l’impact de ce premier jour sur la relation à venir,  l'élaboration d'un plan de pré-boarding doit être une priorité.

1. Envoyez un kit personnalisé de pré-boarding

Les petits cadeaux d’entreprise ont la cote. Ils montrent à votre nouvelle recrue que vous souhaitez l’intégrer comme il se doit.

Même si un emploi offre principalement un salaire, une chance de développement de carrière et une mutuelle santé (!),  ces marques d’attention sont tout aussi importantes. Les commerciaux ont vite compris que les cadeaux et autres cartes de vœux manuscrites renforcent la relation client et contribuent à fidéliser les clients. Il en va de même avec vos nouvelles recrues, en particulier durant le pré-boarding.

Les géants de la technologie tels que Dropbox, Salesforce et Google envoient des kits de bienvenue élaborés (stylos, cahiers, tasses, tote bags) avec leur logos. Optez pour des cadeaux  plus créatifs (pin’s, écouteurs, porte carte, plante en pot...) pour donner une meilleure idée de l'identité et des valeurs de votre entreprise. Proposez votre propre produit pour engager votre futur collaborateur avant même son arrivée - et faire de lui l’un de vos meilleurs clients !

Les kits de bienvenue trop originaux ne sont pas toujours adpatés à toutes les organisations. Comme pour les cadeaux d’anniversaire, c’est l’idée qui compte, n’est-ce pas ? Une carte manuscrite signale - sans augmenter les coûts de pré-boarding - que votre nouvel employé mérite ce petit effort supplémentaire !

Une action qui semble anodine mais qui change la donne : envoyez un e-mail de bienvenue pour exprimer votre enthousiasme à l'idée de voir la nouvelle recrue rejoindre l'équipe. Ajoutez-y une courte vidéo des ressources humaines ou une lettre d'un membre de l'équipe, avec quelques anecdotes et des conseils pour se préparer !

Voici un court e-mail que nous envoyons à chacune de nos recrues lors du pré-boarding :

2. Demandez un retour sur votre processus de recrutement

En demandant un retour dès le recrutement, votre candidat endosse désormais le rôle de nouvelle recrue dans votre équipe. Des remarques à chaud vous permettent d'améliorer votre processus de recrutement.

Des collaborateurs confiants sont gage de productivité et de créativité et évolueront avec l’entreprise. Comme la plupart des éléments d’une culture d’entreprise, il est plus facile d’établir cette relation de confiance dès le départ. En demandant à votre nouvelle recrue de faire un feedback lors du pré-boarding, vous valorisez son avis et vous l'encouragez à avoir un impact, tout en établissant un dialogue permanent d'entrée de jeu. Ce sont autant de stratégies pour stimuler la fidélisation !

Les personnes effectivement embauchées ne sont pas les seules à interroger ! Un participant récent à votre processus de recrutement est également une excellente source de feedback. 

Ces informations ont un impact significatif sur vos résultats. En 2018, 72% des candidiats ont fait part d’une mauvaise expérience avec une entreprise lors du recrutement. Cette mauvaise presse peut dissuader les meilleurs talents de postuler : 55% des demandeurs d'emploi se sont retenus d’envoyer une candidature à une entreprise après avoir vu un mauvais avis en ligne.

Pour recueillir du feedback, proposez un petit questionnaire aux candidats en mixant questions fermées (telles qu’un échelle de notation et des questions vrai / faux) et questions ouvertes (qui commencent généralement par «quoi», «comment» ou «pourquoi»). Vous obtiendrez un mélange de données quantitatives et des retours sur expérience nuancés pour affiner vos processus de recrutement.

3. Prenez une longueur d'avance sur les tâches administratives

Pendant le pré-boarding, votre nouvelle recrue est à la fois tendue et impatiente. Canalisez une partie de cette énergie vers l'accomplissement des tâches administratives habituelles lors d’une prise de poste pour éviter une première journée de travail trop chargée.

Personne ne souhaite passer sa première journée à signer des formulaires et à créer des comptes sur les différentes plateformes en ligne. Donnez à vos nouveaux collaborateurs l'opportunité de prendre une longueur d'avance, pour leur offrir une première journée au bureau plus excitante. Expliquez clairement vos attentes : insistez sur le fait qu’il n’est pas obligatoire de remplir toute cette paperasse à l'avance, mais que cela peut s'avérer plus commode pour la suite.

Vos  nouveaux collaborateurs se débarrasseront donc de leurs tâches administratives, et les RH doivent s’assurer de rester bien organisés.  Créez une liste unique et centralisée de tâches pour les nouvelles recrues :

• activez les comptes entreprise (e-mail, Slack, Teams, et autres outils de communication ou de gestion de projet) ;
• vérifiez les données personnelles pour l'annuaire de l’entreprise ;
• ajoutez les informations personnelles au logiciel de paie ; 
• remplissez les documents administratifs de rigueur (URSSAF, etc). 

Pensez à organiser et à communiquer ces tâches avec un outil comme Trello. Pour référence, voici le modèle que nous utilisons pour suivre les tâches de pré-boarding :

4. Anticipez les questions

La source de stress des nouveaux collaborateurs est souvent liée au manque d’information. Une meilleure communication peut grandement contribuer à éviter les ambiguïtés et les erreurs qui surviennent parfois dès le premier jour.
Développez une FAQ pour les nouveaux collaborateurs, afin de mettre en lumière les questions courantes :

• À quelle heure dois-je arriver ?
• Quel est le code vestimentaire - s’il y en a un ?
• Où dois-je me garer ? Comment trouver la porte d'entrée ?
• Quel équipement dois-je apporter ?
• À qui poser des questions ? 
• Que font la plupart des gens pour le déjeuner ?

C'est également une excellente occasion de fournir des supports annexes : manuel du collaborateur, guide des avantages sociaux, convention collective. Un bon moyen de détendre vos nouvelles recrues ! 

5. Clarifiez le calendrier d'onboarding avec des invitations

Au cours des premières semaines tout aussi trépidantes que chargées, utiliser un un calendrier précis permet de rester organisé et d’anticiper les ppoints réguliers de la nouvelle recrue. L'envoi de ces invitations à l'avance donnera l'impression au candidat qu’il est déjà en poste.

Vous pouvez renseigner leur calendrier avec des sessions de formation, des réunions avec leur coach ou un collègue et des événements d'entreprise (comme les réunions avec l’ensemble des collaborateurs) pour créer le sentiment d’appartenance.

6. Invitez-les à un rendez-vous de pré-boarding

Nous sommes de fervents partisans du travail asynchrone, mais rien n’est comparable au temps passé en face-à-face pour créer une communauté.

Organiser des moments informels avec les membres de l'équipe est un excellent moyen pour les nouveaux employés de commencer à établir des relations avant même leur premier jour. Pour établir ces liens, proposez des repas, des afterworks ou une simple pause café. De plus, ne vous laissez pas impressionner par la distanciation sociale : il est toujours possible de créer une communauté même virtuellement.

Présentez les nouvelles recrues à un ou deux de leurs futurs collègues qui sont en quelque sorte des piliers de la culture de votre entreprise. Ne limitez pas les invitations aux managers directs d'une nouvelle recrue : nommez des collaborateurs qui agissent en tant que partenaire, ou “buddy” tout au long du processus d'intégration.

7. Laissez-les tester votre plateforme de formation

Pendant le pré-boarding, votre nouvelle recrue aura entendu parler de la culture et des valeurs de l'entreprise. Fournissez un accès rapide à votre plateforme de formation pour tenir ces promesses !

Les plateformes de formation sont un élément clé de l'onboarding et de la formation tout au long du parcours en entreprise. Se familiariser avec l'outil à l'avance est donc une étape importante du processus d’intégration. Plus important encore, donner accès à votre plateforme de formation permet aux collaborateurs récemment embauchés de voir les valeurs de votre entreprise à l'œuvre.

Chez 360Learning, par exemple, nous croyons fermement dans le Collaborative Learning. Il est non seulement au cœur du produit que nous proposons, mais c'est aussi le modèle que nous utilisons dans notre travail au quotidien et lors du processus d’intégration.

8. Proposez-leur de se présenter

Rien de mieux qu’un pré-boarding personnalisé du côté du recruteur comme du côté candidat.  Donnez à vos nouveaux collaborateurs les moyens de se présenter à leur façon.

Ne les submergez pas d’outils pour autant ! Proposez-leur de créer une vidéo d'introduction de deux minutes, ou de créer un rapide diaporama avec des photos et des anecdotes, ou de remplir un quiz pour se faire connaître. Les présentations digitales sont particulièrement importantes pour les grandes entreprises ou les organisations en télétravail, quand les nouveaux ne peuvent pas se présenter en personne et serrer des mains.

9. Faites une annonce en interne pour présenter la nouvelle recrue

Lors du pré-boarding, l'un de vos principaux objectifs est de cultiver la communauté. Cette action incombe en fait à votre équipe. Il faut par conséquent motiver tous les collaborateurs à accueillir les nouvelles recrues chaleureusement.
Dans l'annonce, mentionnez le nom, le rôle et la date de prise de poste du nouveau collaborateur, et partagez sa présentation personnalisée. Si votre entreprise est en croissance et embauche à un rythme soutenu, ces annonces peuvent être rapidement obsolètes, alors pensez à n'inclure que l'équipe directe du nouveau collaborateur.

Demandez à vos équipes de prévoir un moment pour déjeuner tous ensemble (virtuellement ou non !) le premier jour de la nouvelle recrue. Vos collaborateurs doivent accueillir les nouvelles recrues conformément à la culture de votre entreprise, tout en donnant un côté informel à ces moments privilégiés. Assurez-vous simplement de les prévenir suffisamment en avance pour préparer un accueil le plus chaleureux possible !

Nous avons invité notre nouvelle directrice marketing produit une semaine avant sa prise de poste (pour un déjeuner virtuel dû aux circonstances exceptionnelles) :

Perfectionnez votre programme de pré-boarding !

Ces stratégies de pré-boarding vous aideront à renforcer votre proposition de valeur vis-à-vis des collaborateurs, à les responsabiliser et à créer un sentiment d’appartenance. Même après le premier jour en entreprise, vous devez chercher à atteindre ces objectifs !

Découvrez comment structurer un processus d’intégration solide avec notre Guide de l'onboarding.