Malt partage sa stratégie en 5 étapes pour devenir une organisation apprenante

Si démarrer un nouveau poste de responsable Formation n’est pas chose aisée, l’exercice est encore plus complexe au sein d’une entreprise en pleine croissance. Vous devez définir une stratégie, obtenir l’approbation des dirigeants, puis montrer les résultats obtenus. Le tout, dans un environnement dynamique en constante évolution.

Julien Martino, responsable Talent and People Development chez Malt et membre du Collectif Formation (L&D Collective) en sait quelque chose. Après une expérience de presque un an à ce poste, Julien partage avec nous son expérience de mise en œuvre d'un nouveau programme de formation. Il expose les 5 étapes nécessaires à la transformation de Malt en organisation apprenante.

Cette approche peut être mise en place par n’importe quel responsable Formation. Que ce soit au sein d’une startup ou d’une scale-up, mais également pour toute entreprise qui souhaite devenir une organisation apprenante.

La première étape ? Être en accord avec l’équipe dirigeante.

1. Alignez-vous avec les dirigeants : les RH ne s’occupent pas que du recrutement 

Lorsque Julien est arrivé chez Malt en août dernier, le travail de l'équipe RH était principalement axé sur le recrutement. Même s’il s’agissait de la stratégie principale à l’époque, la volonté d’adapter et d'améliorer le processus de formation était déjà présente. 

Aujourd’hui, les choses ont pris une autre ampleur. L’entreprise, qui comptait 200 personnes au moment où Julien est arrivé, en comptera certainement 600 d’ici la fin de l’année. Pour Julien, l’enjeu consistait à s'assurer que la direction serait partante pour mettre en place des programmes de formation. Il devait prouver les bienfaits d’investir dans la formation des employés. Son objectif ? Aider Malt à devenir une organisation apprenante.  

Sans l’accord de la direction, il est difficile pour tout professionnel de la formation d’avancer sur le sujet, surtout lorsque l’entreprise en question part de zéro.

La solution ? Donner des chiffres concrets. Julien a réfléchi à un projet qui lui permettrait de prouver l’impact positif de la formation : un programme pilote.

2. Appuyez votre argument grâce à un programme pilote 

La mise en place d’un programme pilote est un excellent moyen de présenter une étude de cas à la direction et de prouver que l’équipe Formation est en mesure de changer la donne. Vous pourrez ainsi obtenir le budget et les accords nécessaires pour déployer un programme de formation au sein de l’organisation.

Le département idéal pour mettre en œuvre un programme pilote ? Celui des ventes, comme cela a été le cas chez Malt. « Il est très facile de faire le lien entre l’efficacité des ventes et la formation » , affirme Julien. « Puis, de prouver les effets positifs sur le chiffre d’affaires de l’entreprise ». Julien a été en mesure de montrer que la formation reçue par le département des ventes a considérablement permis d’augmenter son efficacité et ainsi, le chiffres d’affaires. 

Mais ce n’est pas tout : le taux d’attrition, c’est-à-dire le nombre d’employés qui quittent l’entreprise, était plus bas au département des ventes, seul service ayant reçu la formation. « On ne peut pas avancer que c'est l’unique facteur qui a eu un impact positif sur l’attrition, mais on peut tout de même établir un lien et montrer que les opportunités de formation proposées aux employés renforcent leur loyauté », explique Julien.

Ce sont d’ailleurs les employés eux-mêmes qui l’ont exprimé. Dans la liste des priorités qu’ils ont établies en répondant à une enquête, l’augmentation du nombre de formations arrive en deuxième position. Il paraît donc évident que la mise en place de formations de qualité a un impact positif sur la rétention des employés. 

Ce que doivent retenir les professionnels de la formation qui cherchent à élaborer un programme ? Des données concrètes doivent vous servir de preuves. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez prouver l’impact de votre stratégie sur des métriques essentielles comme le chiffres d’affaires et l’attrition des employés, puis élaborez un programme pilote à faible risque pour étayer vos propos. Enfin, plaidez en faveur du déploiement de projets similaires au sein de votre entreprise. 

Vous devrez toujours prouver le retour sur investissement de telles initiatives. Voilà pourquoi Julien a décidé de repenser le modèle de formation traditionnel en cherchant des experts métier internes capables de créer eux-mêmes des cours.

3. Inversez le modèle de formation traditionnel 

« Pour de nombreux professionnels, et plus particulièrement en France, l’organisation d’une formation implique la prise de contact avec un prestataire externe et la préparation d’une session de trois jours en présentiel », explique Julien. Ce n’est pourtant pas le moyen le plus efficace de transmettre des connaissances. Il a donc décidé de redéfinir le modèle traditionnel et d’opter plutôt pour un modèle d’apprentissage par les pairs. 

« Nous disposons de nombreux experts métier chez Malt. En tirant parti des connaissances institutionnelles plutôt que de faire appel à des formateurs externes, nous pouvons réaliser des économies conséquentes ». 

« La seule chose dont vous avez besoin, c’est que les personnes concernées vous accordent un peu de temps. Il est plus facile de convaincre la direction sur ce point là, que de leur demander de payer une facture colossale. De plus, la formation contextuelle basée sur l’expertise interne sera toujours plus adaptée qu’une formation réalisée par un individu ne faisant pas partie de l'organisation ». 

Voici un exemple concret : l’équipe de sourcing de Malt a besoin de renforcer ses compétences techniques. En tant que marketplace dédiée aux freelances, Malt propose de trouver le freelance idéal pour ses clients. Cette tâche, c’est l’équipe de sourcing qui s’en occupe. Cela sous-entend qu’elle reçoit souvent des briefs clients sur des sujets parfois extrêmement techniques. Par exemple, trouver un développeur web qui dispose d’une expertise technique spécifique et qui utilise un langage de programmation précis. 

Tous les membres de l’équipe de sourcing n’ont pas forcément cette connaissance approfondie du sujet, ce qui complique la recherche du meilleur candidat pour le client. Mais plutôt que de faire appel à un prestataire externe pour organiser une session de formation sur les langages de programmation répondant à ce besoin, Malt préfère demander à sa propre équipe technique de partager ses connaissances. En plus de gagner en efficacité, ceux qui se portent volontaires pour enseigner un cours ont le sentiment d'être reconnus et valorisés par leur entreprise, ce qui ne peut que remonter le moral des troupes ! 

La stratégie de Julien comprend l’officialisation de ces types d’expériences d’apprentissage en véritables académies d’apprentissage.

4. Créez des académies pour la formation en interne

Dès le départ, Julien a décidé d’axer son programme de formation sur l’apprentissage collaboratif. Son équipe utilise la plateforme 360Learning pour créer, modifier et partager des cours écrits par les employés de Malt. 

« Le principe, c’est de lancer ces académies en trois phases », explique Julien. « Avec la phase 1, on s’assure que tout le monde au sein d’un même service connaît le rôle de chacun. La phase 2 est axée sur le montée en compétences et la requalification au sein d’un service. La phase 3 élargit la formation au reste des services de l'entreprise ». 

Concrètement, ça veut dire quoi ? Lorsque la responsable marketing de Malt s’est adressée à Julien pour lui demander d’aider son équipe à monter en compétences, ils ont décidé de tester cette méthodologie en trois phases. 

Pour la première étape, chaque membre de l’équipe marketing a créé une courte vidéo pour présenter son poste. Cela a permis de s’assurer que tout le monde était en phase et savait à qui s’adresser selon les besoins. Puis, ils se sont concentrés sur la montée en compétence : chacun s’est mis à créer des cours pour aider ses collègues à développer de nouvelles compétences. Dans l’idée, Mary peut créer un cours sur les meilleures pratiques du SEO pour Derek, pendant que lui-même crée un cours sur la bonne façon de tourner une vidéo client pour aider Arjuna. 

Pour la phase 3, l’équipe marketing devra ajuster les cours créés pour pouvoir former l’ensemble de l’entreprise sur ces compétences. Comme le dit Julien, « pour cette partie, nous devrons faire preuve de davantage de pédagogie que lors de la seconde étape. En effet, notre audience ne concerne plus nos collègues de l’équipe marketing, mais d’autres employés qui n’ont aucune expérience dans ce domaine ». 

À long terme, chaque département devra créer sa propre académie et passer par ces trois étapes, afin que Malt devienne une véritable organisation apprenante. Pour que cela fonctionne, Julien doit identifier les parties prenantes concernées et développer une infrastructure apprenante.

5. Créez une infrastructure adaptée 

En ce qui concerne les outils, Malt s’appuie sur 360Learning pour les académies menées par les pairs et Notion pour la gestion des connaissances. Afin de développer les académies comme décrit ci-dessus, vous devez identifier un chef de projet compétent pour chaque initiative. 

« D’ici fin 2022, Malt comptera 600 employés. Et même aujourd’hui, avec 350 employés, il est impossible pour moi de savoir qui est compétent dans quel domaine », indique Julien. Il compte donc nommer des chefs de projet pour coordonner l’élaboration des cours et identifier les experts métier pouvant participer à la création de supports pédagogiques. 

« Même si cela ne prend pas beaucoup de temps, il est nécessaire de s’assurer que chacun apporte sa contribution de façon régulière » ajoute-t-il. « Accordez-vous avec les chefs de projet, pour que 10 % de leur temps de travail soit dédié à ces programmes, plutôt que de s’en tenir à une heure par ci par là. Cela permettra de faire vraiment avancer les choses ».

Ce qu’il faut retenir

En tant que professionnel de la formation, et surtout si vous débutez à ce poste, vous devez obtenir l’accord de la direction en présentant de nombreuses données concrètes et preuves. 

C’est seulement après que vous serez en mesure de déployer des projets d’envergure plus conséquente. Tirer profit de vos experts internes est un excellent moyen de réaliser des économies, de favoriser l’engagement et d’assurer la pertinence des cours. N’oubliez pas de décentraliser le processus en nommant des chefs de projets pour vous aider.

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