Chapitre 4 : Comment prouver l’impact de la formation ?

Comment procéder si vous êtes responsable Formation, que vous lisez ce rapport et que vous souhaitez agir ? Pour commencer, vous devez être convaincu qu’il existe une problématique à résoudre. 

Reconnaître l’importance du problème

Nous avons souligné à quel point la formation en ligne a de plus en plus d’impact, ainsi que l’importance du collaborative learning pour la proposer à grande échelle. L’heure est venue de réfléchir à la mise en pratique. Si les responsables Formation doivent trouver un meilleur moyen de comprendre les étapes clés permettant d’allier demandes de formation des employés et performances requises pour l’entreprise, ils doivent aussi prouver que l’impact sur le chiffre d’affaires est réel. 

Pour ce faire, la première étape consiste à comprendre les problèmes qui tracassent réellement les dirigeants. Vous devez donc reconnaître leur importance. 

Il existe bon nombre de modèles efficaces sur lesquels les professionnels de la formation peuvent s’appuyer pour se réorienter vers cette approche davantage centrée sur les performances : les méthodes “Six Boxes” (Carl Binder) ou encore “5Di” (Nick Shackleton-Jones) par exemple. Passez en revue les différentes options possibles et optez pour une méthode qui vous correspond. 

Ensuite, vous devez comprendre les écarts de compétences critiques qui existent au sein de votre organisation. Bien souvent, ils sont la cause principale du problème que vous essayez de résoudre. L’approche manuelle et traditionnelle de la cartographie des compétences est bien trop chronophage. Les outils boostés par l’IA peuvent réaliser en seulement quelques minutes ce qui prenait auparavant d'innombrables heures (empirant ainsi le problème). Des outils comme SkillsGPT peuvent construire votre référentiel de compétences en un rien de temps, ce qui constitue la première étape de l’identification (puis de la réduction) des écarts de compétences les plus importants aux yeux des dirigeants. 

Quelle que soit l’approche choisie, s’il y a bien une chose dont nous sommes sûrs concernant la qualité de la formation en ligne, c’est que celle-ci est la plus efficace lorsqu’elle est basée sur l’expertise des pairs. Pour ce faire, vous devez donc identifier vos experts.

Recensez et impliquez vos experts internes pour combler les écarts de compétences

Une fois le problème identifié, vous serez en mesure de vous atteler à sa résolution via une approche plus directe et ciblée. Comme nous l’avons vu précédemment, vos experts internes sont un véritable atout. 

La bonne nouvelle ? Les personnes interrogées dans le cadre de notre enquête ont indiqué qu’elles appréciaient le fait d’être reconnues comme des experts et s’accordent pour dire qu’elles possèdent des connaissances utiles à partager. La difficulté pour les professionnels de la formation consiste à collecter les connaissances qui sont réellement pertinentes, tout en impactant le moins possible les tâches quotidiennes des experts, ainsi que les résultats qui sont attendus d’eux. 

Du moment que vous répondez à des problématiques existantes dans l’entreprise avec votre demande (puisque vous avez utilisé l’approche centrée sur la performance comme mentionné précédemment), vous pouvez être rassuré : vous recueillez bel et bien des connaissances pertinentes auprès de vos experts internes. 

L’une des erreurs les plus courantes consiste à demander à un expert : “Peux-tu me dire tout ce que tu sais à propos de ABC ?” Essayez plutôt de piquer sa curiosité avec la problématique que vous essayez de résoudre (en vous appuyant sur des données). Aidez-le à imaginer l'importance du rôle qu’il pourrait avoir et expliquez la problématique cruciale qui nécessite son aide. De cette façon, vous avez plus de chance que l’expert vous réponde “Comment puis-je aider ?”, plutôt que “Désolé, je n’ai pas le temps”. 

Les équipes Formation peuvent jouer un rôle d’intermédiaire entre les équipes qui font face à des problèmes donnés et les experts internes eux-mêmes. Analysez les problématiques rencontrées pour comprendre les situations, les défis et les questions auxquels vous devez vous atteler pour avancer. Reformulez-les pour vos experts afin d’identifier comment leur savoir-faire peut vous être utile. Définissez des échéances claires et proposez-leur du feedback sur le contenu créé pour s’assurer de rester sur la bonne voie.

Utilisez l’IA à grande échelle

Lorsqu’il s’agit de collecter les connaissances des experts internes à grande échelle, l’IA est indispensable. Avec l’IA à vos côtés, vous pouvez rassurer vos experts internes : vous ne les solliciterez pas pendant plusieurs semaines, et ils n’auront pas non plus besoin de donner des cours en présentiel ni de se déplacer pour animer des sessions de formation. 

C’est tout l’inverse : avec l’aide d’outils auteur boostés par l’IA, les équipes Formation peuvent prendre en charge le plus gros du travail. 

L’une des options consiste à créer un cours “type”, contenant très peu d’informations provenant des experts. Ce cours type peut parfois être basé sur des documents existants. 

Place ensuite à l’expert ! Celui-ci peut à présent ajouter du contexte, de la nuance et apporter une validation finale à un cours généré par l’IA. Cette approche réduit considérablement le temps de travail des experts internes et facilite l’élaboration d’un processus que vous pouvez reproduire pour utiliser la formation en ligne à grande échelle et de manière efficace. 

Les outils boostés par l’IA les plus avancés intègrent la gestion des prompts à leur système. Les équipes Formation peuvent donc configurer leur outil pour coller à la culture d’entreprise, à la pédagogie et aux exigences en matière de conformité auxquelles tous les cours générés par l’IA doivent se conformer avant même d’être créés. Cela représente un gain de temps colossal. 

Conclusion : nous tenons nos promesses

Notre objectif ici était de faire l’état de la formation en ligne en 2024. Alors, qu’en est-il ? 

C’est prometteur. 

Les professionnels de la Formation ont fait des miracles pour changer la mentalité des apprenants. Avant, le manque d’engagement était une source d’inquiétude. Mais les employés sont très nombreux à nous dire qu’ils trouvent la formation en ligne efficace. 

N’oublions pas que la pénurie des compétences nous guette. Ce que l’utilisateur final pense ne représente que la moitié du problème. La formation en ligne est-elle en mesure de combler les écarts qui sont un frein à la performance des entreprises ? Il semble y avoir encore beaucoup de travail à accomplir. 

Les équipes Formation ont la possibilité de capitaliser sur l'accueil chaleureux réservé par les employés à la formation en ligne, plus particulièrement lorsque l’apprentissage est mené par les pairs et suit une approche collaborative. 

Le dernier obstacle ? La perception que nous avons de nous-même. 

Chapitre suivant : audience et méthodologie