Qu’est-ce qui se cache derrière le tarif d’une plateforme LMS ?

Vous êtes partis en quête d'une plateforme e-learning et c'est vers une plateforme LMS que vous vous êtes tourné ? Le choix du LMS idéal nécessite une bonne connaissance des coûts liés à son implémentation. Dans cet article, nous dressons la liste des coûts les plus courants et des coûts auxquels on ne s’attend pas forcément dans la gestion d'une telle solution. 

Il n’y a pas que le prix qui compte !

Vous ne devez pas vous arrêter au prix annoncé d’une plateforme LMS. Si vous n’êtes pas au courant des différents frais liés à son achat et à sa mise en place, vous risquez d’avoir des surprises, même en optant pour la solution la moins chère pour assurer la gestion de vos formations en ligne. Le climat économique actuel nous oblige à optimiser les dépenses et c’est pourquoi il est essentiel de choisir le LMS le plus adapté.

Les coûts sont à la fois tangibles, comme les coûts liés aux abonnements et à l’installation, et à la fois intangibles, comme les "coûts émotionnels" (oui, ça existe !) et ceux liés au temps. C’est pourquoi l’investissement dans un LMS peut parfois être un processus compliqué, surtout lorsque l’on souhaite quantifier les coûts de possession. 

Pour bien choisir un LMS, il est important de connaître l’ensemble des coûts liés à son implémentation. Vous serez plus à même d’opter pour le meilleur LMS pour votre organisation si vous tenez compte des frais les plus évidents et de ceux que l’on a souvent tendance à oublier. 

Modèles de tarification des LMS

Chaque modèle de tarification comporte son lot d’avantages et d’inconvénients en fonction de la personnalisation voulue. Par exemple, bénéficier d’une option gratuite peut sembler profitable pour votre budget, mais êtes-vous sûr de disposer des ressources nécessaires côté développement et administration pour gérer un outil gratuit ? Chaque modèle de tarification comporte des coûts cachés qui auront une influence sur le prix final.

Tarification par abonnement

Sur le marché actuel, les abonnements (ou les licences perpétuelles) sont l’un des types de LMS les plus populaires. Ce modèle est l’option idéale pour de nombreuses entreprises car la tarification est transparente et facile à calculer. De plus, les mises à niveau et le support sont généralement inclus, ce qui évite les déconvenues. 

Ce modèle de tarification fonctionne mieux pour les organisations dont le nombre d’utilisateurs est changeant ou croissant et qui ont donc besoin d’évoluer selon les besoins, ou alors qui n’ont pas le budget nécessaire pour réaliser un premier investissement de taille.

Les avantages de la tarification d’un abonnement : 

• Faible coûts initiaux 
• Accès continu au support
• Évolutivité selon les besoins
• Paiement en fonction de l’utilisation
• Accès aux mises à jour et fonctionnalités les plus récentes 

Les inconvénients de la tarification d’un abonnement : 

• Frais récurrents
• Potentielle augmentation des coûts si l’utilisation augmente
• Options de personnalisation limitées

Tarification d’une licence perpétuelle

Avec une licence perpétuelle, vous engagez des frais en une seule fois pour obtenir le logiciel à vie. Ce modèle de tarification est plus adapté aux organisations qui ont un nombre d’utilisateurs stable et qui possèdent le budget nécessaire pour réaliser cet investissement initial. 

Les avantages de la tarification pour une licence perpétuelle : 

• Pas de coûts récurrents
• Le logiciel vous appartient à vie
• Vous exercez un contrôle total sur les personnalisations

Les inconvénients de la tarification pour une licence perpétuelle : 

• Coûts initiaux plus élevés que pour la tarification d’un abonnement
• Il vous faudra peut-être acheter des utilisateurs supplémentaires pour les utilisateurs non inscrits
• Vous avez la responsabilité de la mise à jour du logiciel 
• Si vos besoins changent, vous devrez peut-être également changer de LMS

Tarification à la carte

Le modèle de tarification en fonction de l’usage vous permet de payer selon votre utilisation, au moment de votre utilisation. Plutôt que de payer un prix fixe ou un abonnement récurrent, vous payez seulement pour les fonctionnalités ou services spécifiques dont vous avez besoin et au moment où vous en avez besoin. 

Ce modèle est devenu de moins en moins populaire au cours de ces dernières années car l’abonnement est souvent moins risqué. Si votre organisation prévoit seulement de réaliser des formations de façon sporadique, le modèle de tarification selon l’usage peut fonctionner pour votre entreprise. 

Avantages de la tarification à la carte : 

• Vous payez uniquement en fonction de votre utilisation
• Vous ajoutez des fonctionnalités selon vos besoins

Inconvénients de la tarification à la carte : 

• Le dépassement du budget est risqué
• Cette tarification peut coûter plus cher que d’autres modèles 
• Les fonctionnalités sont limitées, sauf si vous payez pour les mises à niveau
• La mise à niveau peut être difficile ou coûteuse

LMS open-source (gratuit)

Un LMS open-source est une plateforme dont le code source est accessible gratuitement et peut être modifié sans restrictions. Il faut encore investir dans la configuration, la programmation et la maintenance, même si le LMS est gratuit. 

Faire le choix d’un LMS open-source peut être un pari risqué car il est possible que celui-ci vous coûte davantage en termes de temps et d’efforts. Mais c’est une option à envisager si vous n’avez pas le budget nécessaire et si vous cherchez un LMS sans aucun coût initial. 

Avantages d’un LMS open-source :

• Gratuit
• Liberté d’effectuer des modifications
• Pas de frais récurrents

Inconvénients d’un LMS open-source :

• Nécessite une expertise technique
• Pas d’options de support
• Risque de bugs et failles de sécurité sans maintenance adaptée 

Les coûts inhérents à un LMS 

L’investissement dans un LMS n’implique pas nécessairement que de l’argent. Il existe des coûts non monétaires comme le temps, l’énergie et les ressources, ce que l’on a souvent tendance à oublier. C’est en tenant compte de tous ces facteurs que vous serez en mesure de prendre une décision plus informée pour maximiser votre pouvoir d’achat. 

La personnalisation d’un LMS est une tâche chronophage

Lorsque vous faites l’acquisition d’un LMS, vous avez parfois besoin de le modifier pour qu’il soit adapté à vos besoins. Personnaliser une plateforme de formation peut prendre un temps considérable, surtout si vous avez des exigences particulières. Ajuster l’apparence de la plateforme ou ajouter des intégrations personnalisées peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Vous perdez donc du temps précieux sur d’autres projets ou priorités. 

Par exemple, imaginons que vous ayez un programme de formation spécialisé qui nécessite des évaluations et certifications spécifiques ainsi qu'un système d'émargement. Personnaliser votre LMS pour pouvoir prendre en charge ce programme peut demander des efforts considérables, surtout si vous devez l’intégrer à d’autres systèmes. Cela nécessitera probablement l’attention de votre service IT, qui a sûrement déjà beaucoup de pain sur la planche. Le risque ? Retarder d’autres projets importants !

La migration des données a un impact sur vos équipes internes

La migration de l’ensemble de vos données et contenus de formation obsolètes sur un nouveau LMS est une tâche chronophage qui peut représenter un véritable casse-tête pour votre équipe. En déplaçant votre contenu manuellement, vous augmentez le risque d’erreurs, ce qui ralentira d’autant plus votre équipe. 

Imaginez que votre organisation utilise un LMS obsolète depuis des années, et que vous soyez désormais prêt à changer de plateforme. L’ancienne plateforme compte des centaines de cours que vous devez déplacer manuellement sur la nouvelle. Cela peut coûter des semaines, voire des mois à votre équipe, juste pour réaliser la migration des données. En cas de bavure durant le processus de migration, cela pourrait entraîner des erreurs ou des oublis de données. La conséquence ? Une formation beaucoup moins efficace. 

L’onboarding des apprenants sur votre LMS prend du temps

L’onboarding de vos utilisateurs ne se fait pas en un claquement de doigts, surtout si vos collaborateurs sont nombreux. Vous devez allouer du temps et des ressources à l’inscription des apprenants, à l'organisation des sessions de formation ou l'élaboration de nouveaux cours pour vous assurer que tout le monde est à l’aise avec l’utilisation du nouveau système. 

Faisons un calcul simple pour illustrer notre propos : si une entreprise compte 1 000 collaborateurs et qu’une session d’onboarding prend une heure, cela représente 1 000 heures, soit 25 jours travaillés juste pour l’onboarding des apprenants sur le nouveau LMS. C’est un temps considérable qu’il faut donc anticiper pour éviter une baisse de la productivité au sein de votre entreprise. 

Simplifiez votre recherche d'un LMS grâce à une liste précise

Plutôt que d'examiner minutieusement chaque possibilité, collectez les informations pertinentes et gardez-les à portée de main pour le moment où vous lancez votre recherche. Cette recherche avancée représente un gain de temps et vous donne toutes les cartes en main pour trouver un LMS doté des fonctionnalités qui répondent au mieux aux besoins d’apprentissage de votre organisation. 

1. Ayez une bonne connaissance de vos besoins de personnalisation. S’il vous faut des fonctionnalités spécifiques, comme le reporting avancé, les classes virtuelles ou l’intégration à un logiciel tiers, vous devez allouer du temps supplémentaire au développement de la personnalisation. Les logiciels qui permettent une grande marge de personnalisation coûtent souvent plus chers. Vous devez donc en tenir compte dans votre budget. 
2. Calculez précisément le nombre d’utilisateurs. Les frais peuvent augmenter ou baisser selon le nombre d’utilisateurs que vous souhaitez ajouter au LMS. N’oubliez pas de tenir compte de la croissance organisationnelle afin d’avoir le budget nécessaire pour ajouter des utilisateurs au besoin. 
3. Gardez un budget en tête. Même s’il s’agit d’une estimation, cela peut vous aider à cibler votre recherche et à trouver un LMS qui correspond à vos contraintes budgétaires. Soyez réaliste et n’oubliez pas d’intégrer les coûts sur le long terme, comme la maintenance continue et les mises à niveau, ainsi que l'accompagnement.
4. Déterminez vos besoins d’intégration. Dressez une liste des logiciels, des outils, des types d'export et des formats que vous souhaitez intégrer à votre nouveau LMS, ainsi que des cours hébergés en externe (vidéo par exemple). Certaines plateformes comme 360Learning permettent aux utilisateurs d’ajouter gratuitement des cours créés par des fournisseurs externes, tandis que d’autres facturent un supplément pour cette fonctionnalité. 
5. Identifiez vos contraintes en matière de réglementation, sécurité et vie privée. Ayez une bonne connaissance de vos besoins en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données, ainsi que les réglementations applicables au secteur. Ces connaissances vont vous aider à choisir un LMS qui ne mettra pas en péril la conformité de votre organisation. 360Learning, par exemple, est entièrement conforme au RGPD. 
6. Définissez vos méthodes de formation préférées. Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez mettre à disposition vos cours et votre catalogue de formation avant de choisir un LMS. Ne laissez jamais de côté l'ergonomie ! Avez-vous besoin de proposer un accès hors-ligne aux apprenants qui n’ont pas une connexion stable ? Souhaitez-vous que tous les apprenants puissent interagir via un forum ? Avez-vous besoin d'une application comme celle de 360Learning pour vos apprenants en déplacement ? 

Le choix du LMS n’est que la première étape

Si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent exploiter tout le potentiel de la plateforme, ils doivent être formés et s’impliquer continuellement dans les projets de formation de l’entreprise. 

Pour booster la performance à l’échelle de l’entreprise avec la meilleure plateforme LMS, nous vous suggérons d’adopter une approche ascendante de l’apprentissage, pour que ce soient les apprenants qui tiennent les rênes. L’association du collaborative learning à un LMS adapté peut permettre d’instaurer une culture d’apprentissage dynamique au sein de laquelle vos collaborateurs prennent en main leur évolution professionnelle en contribuant et en apprenant les uns des autres. Le nec plus ultra : quand vos experts internes deviennent eux-mêmes formateurs. C’est dans ces conditions que croissance et innovation prennent véritablement place. 

Vous êtes prêt à investir dans un LMS ? Découvrez nos différents tarifs ou contactez notre équipe pour une démonstration personnalisée.