LMS & conformité financière : le duo gagnant pour une organisation toujours en règle

Au sein de votre organisation financière, vous jonglez au quotidien entre mises à jour réglementaires, suivi des formations obligatoires, et préparation des audits. Un casse-tête administratif, qui peut rapidement devenir complexe - et surtout, qui présente bien des risques en cas d’erreur.

C’est là qu’un LMS adapté à la conformité financière peut devenir un allié de taille, capable de transformer ces processus éreintants en mécanique fluide et maîtrisée. Découvrez ici comment faire.

Comprendre la conformité financière : enjeux, exigences et évolutions réglementaires

Focus tout d’abord sur le contexte qui rend les plateformes LMS intéressantes pour la conformité financière des organismes concernés.

Définition de la conformité financière et enjeux pour les organisations

La conformité financière regroupe l’ensemble des règles, normes et bonnes pratiques imposées aux banques et aux institutions du secteur financier pour prévenir la fraude, lutter contre le blanchiment d’argent, garantir l’intégrité des opérations, protéger les clients et réduire les risques.

Cette conformité est un élément vital pour les organisations financières, mais qui reste très coûteux et complexe à maintenir. En effet, une conformité optimale permet non seulement de répondre aux exigences des audits les plus poussés, mais aussi de limiter les risques économiques et les problèmes de réputation, de protéger le personnel et les clients.

C’est donc bien entendu un enjeu administratif, mais également stratégique, pour toute organisation du secteur.

Pourquoi la formation est indispensable dans la conformité financière

Face à la nécessité du respect de la conformité financière, les organisations du secteur investissent massivement dans la formation. Et pour cause : il s’agit de l’un des leviers cruciaux pour s’assurer que les collaborateurs appliquent les bonnes pratiques en la matière.

En effet, le secteur évoluant en permanence, les mises à jour réglementaires ne manquent pas. Sans compter que de nouvelles menaces apparaissent fréquemment. Le personnel doit donc être formé régulièrement, quel que soit son rôle.

Qui plus est, la formation réglementaire permet d’assurer un vocabulaire commun à tous les collaborateurs sur les concepts clés de la conformité, tels que KYC, risque, LCB-FT…

C’est pourquoi les banques et institutions financières doivent se doter d’un système de formation structuré. L’objectif ? Assurer la mise à jour régulière des contenus de formation, la bonne gestion des formations réglementaires obligatoires (parfois certifiantes), et l’accessibilité des preuves de conformité en cas d’audit. Le tout, si possible, en réduisant le travail administratif, et en automatisant un maximum de process.

Bonne nouvelle : c’est là l’un des nombreux avantages d’un LMS pour la conformité financière.

Les avantages d'un LMS pour la conformité

Les responsables formation des organismes financiers sont de plus en plus nombreux à opter pour des LMS. Voici comment ces outils les aident à gagner du temps, à créer des formations plus pertinentes, et à augmenter l’engagement des apprenants dans leur formation.

Centralisation des formations

Vous le savez, les banques et acteurs du secteur financier sont soumis à de nombreuses obligations majeures, dont celles liées à :

• LCB-FT / AML (Anti-Money Laundering), qui permettent d’identifier et de prévenir les activités suspectes
• KYC / KYB (Know Your Customer / Business), qui demandent aux collaborateurs de procéder à une vérification systématique de l’identité des clients.
• MIFID II, liée aux marchés financiers et à la protection des investisseurs, qui permet d’assurer la transparence des produits financiers.
• RGPD, qui assure la protection et le traitement des données personnelles…

D’où la nécessité de regrouper sur une même plateforme l’intégralité des formations liées à chacune de ces obligations. Un LMS vous permet d’agréger tout le contenu pédagogique à votre disposition en un même endroit, simplifiant ainsi le suivi de vos formations.

Mise à jour continue des contenus

Grâce à un LMS, vos apprenants peuvent signaler d’eux-mêmes, au cours de leur parcours, les besoins de mise à jour de certains contenus. De quoi rester à jour des dernières réglementations en la matière.

Pour garder vos formations toujours à jour, songez également à vous doter d’un LMS via lequel vous pouvez mobiliser vos experts internes directement.

L’idée : que vous repériez des experts (par exemple, dans votre pôle juridique) de certains éléments très précis, ou bien des collaborateurs qui rencontrent ces thématiques sur le terrain au quotidien. Ces collaborateurs pourront ensuite co-construire avec votre équipe formation les contenus, pour les rendre aussi pertinents que possible. Un bel exemple de ce que l’apprentissage collaboratif peut apporter en matière de formation.

Suivi et reporting des progrès

La conformité financière nécessite des preuves, des suivis et des audits constants. À tout moment, les autorités compétentes doivent pouvoir vérifier que vos équipes sont bien formées. Face à elles, vous devez donc pouvoir prouver la participation des apprenants à des formations, leurs résultats aux évaluations, la date des formations obligatoires suivies, ou encore la délivrance des certificats.

D’où l’intérêt de vous doter d’un système fiable pour suivre vos formations en temps réel, ainsi que les progrès de vos apprenants en matière de conformité.

Lors d’un audit (interne ou externe), votre LMS vient réduire le temps que vous passez, en vous permettant de :

• Automatiser votre reporting
• Retrouver vos preuves d’émargement digital, ou vos taux complétion des modules e-learning
• Standardiser et stocker vos évaluations

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un LMS pour vos formations à la conformité ?

Parmi toutes les fonctionnalités mises à disposition dans les plateformes LMS du marché actuel, certaines sont de véritables must-have pour assurer la conformité financière de votre organisation. Les voici.

Gestion des certifications

Votre LMS doit pouvoir délivrer des certifications à vos apprenants en fonction de la réussite à leurs évaluations. Grâce à votre LMS, vos certifications doivent être regroupées au même endroit, avec un archivage sécurisé. Pratique, en cas d’audit !

Votre plateforme LMS doit également vous aider à limiter le travail administratif lié aux certifications et à leurs échéances de recyclage. Certains sont dotés de fonctionnalités d’inscription et d’envoi de rappels automatisées, permettant aux apprenants de rapidement se mettre à jour de leurs formations obligatoires.

Personnalisation des parcours d'apprentissage

Votre LMS pour la conformité financière doit vous permettre d’adapter vos programmes de formation selon les domaines d’exercice du collaborateur, ou bien selon les risques de non conformité qu’il peut rencontrer.

Votre outil doit vous permettre de regrouper du contenu de formation sur étagère (générique), mais aussi des contenus plus personnalisés en fonction des besoins des collaborateurs. Et pourquoi pas choisir un LMS basé sur l’apprentissage collaboratif, pour impliquer vos experts internes dans la création de formations hyper pertinentes, basées sur l’expertise du terrain ?

Intégration avec d'autres systèmes financiers

Pour vous assurer que votre conformité financière est optimale, et que votre organisation soit toujours prête à répondre aux exigences des audits des autorités compétentes, votre LMS doit pouvoir se synchroniser avec vos autres systèmes financiers.

Pour cela, privilégiez les intégrations natives, pour une circulation des données optimales. Vous pouvez notamment penser à intégrer votre LMS avec :

• Votre SIRH, pour suivre l’avancement des formations obligatoires de vos collaborateurs
• Vos systèmes de gestion du risque et de la conformité
• Vos systèmes KYC / KYB
• Vos outils de contrôle interne et d’audit
• Vos systèmes de reporting réglementaire…

Ainsi connectés, vos outils vous donnent une vision 360 de votre conformité à chaque instant.

Pour aller plus loin : Quelles fonctionnalités prendre en compte lors du choix d'un LMS ?

À quoi ressemble la mise en œuvre d'un LMS pour la conformité financière ?

Vous avez en main les clés pour choisir le bon LMS pour votre conformité financière. Focus maintenant sur l’étape suivante : le déploiement de votre plateforme dans votre organisation.

Les étapes clés pour une implémentation réussie

Une fois votre outil choisi, vous devez passer par les étapes suivantes pour mettre en œuvre votre LMS :

1. Analyse de vos exigences réglementaires et de vos besoins internes. Commencez par cartographier les obligations et exigences fixées par les autorités de contrôle, et y relier vos objectifs de formation. Sur quelles thématiques vos collaborateurs doivent-ils être formés
2. Mise en place de l’équipe responsable de votre projet LMS. Chef de projet, expert de la conformité financière, spécialiste des LMS pour gérer l’infrastructure et l’expérience utilisateur, responsable IT… Réunissez tous les profils vont vous pourriez avoir besoin.
3. Paramétrage du LMS pour la conformité financière. À cette étape, il s’agit notamment de créer les rôles des différentes parties prenantes qui utiliseront la plateforme, et de mettre en place des intégrations à vos systèmes financiers existants.
4. Migration des données existantes. Une étape importante si vous avez déjà mis en place des formations en ligne, ou encore que vous devez stocker d’anciens certificats, preuves de conformité et évaluations passées.
5. Organisation du catalogue de contenus. Vous pouvez trier vos contenus selon qu’ils sont obligatoires, liés à des métiers spécifiques, ou encore sur étagère. Il est également temps de créer les parcours personnalisés de vos collaborateurs.
6. Déploiement technique et lancement progressif. Commencez par tester la plateforme LMS sur un groupe-pilote - par exemple, sur un métier-clé ou un pôle spécifique. Après cette phase de test à petite échelle, vous pourrez généraliser son déploiement à l’ensemble de vos collaborateurs.

Pour aller plus loin : Les étapes clés pour la mise en place d'un LMS, sans faire de vagues

Formation des utilisateurs et support technique

Le déploiement d’un LMS pour la conformité financière s’accompagne nécessairement d’une phase de formation à l’outil, et d’une communication interne claire. Votre objectif : garantir l’adoption de la plateforme auprès du plus grand nombre.

Pour cela :

• Formez les formateurs et les administrateurs. Sensibilisez-les à l’importance de leur formation réglementaire vis-à-vis des obligations, et aux bénéfices attendus de votre LMS.
• Accompagnez les apprenants. Choisir une plateforme où vous pouvez créer des contenus de formation accessibles, simples et gamifiés permet nécessairement de faciliter l’accessibilité de l’outil et sa prise en main. Mais n’oubliez pas de diffuser si besoin des tutoriels pour les aider à accéder à leurs formations ou à valider un certificat.
• Mettez en place un support réactif. Concevez une FAQ adaptée aux usages de vos utilisateurs, et maintenez un support réactif pour garantir la continuité de vos programmes de formation.

Enfin, n’oubliez pas que l’aventure ne s’arrête jamais là : il s’agit désormais de mettre à jour en continu de votre contenu, et d’ajuster vos parcours de formation en fonction des résultats obtenus, de l’évolution de la réglementation et des besoins de vos collaborateurs.

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