Approche par compétences : 5 étapes pour passer à l'action

Notre manière de percevoir le talent en entreprise est en train de radicalement changer. Les organisations performantes voient au-delà des postes et responsabilités figés : elles évoluent vers une approche par compétences, favorisant flexibilité et résilience.

Cette transition a d'importantes répercussions pour l'ensemble de l'entreprise, de la direction aux employés sur le terrain. Elle offre la possibilité aux équipes Formation (L&D, pour Learning and Development) de se réinventer pour créer de nouvelles expériences d'apprentissage qui favorisent l'épanouissement des employés, tout en s’assurant que leurs programmes de formation renforcent les compétences de base.

Si l’ensemble des responsables formation parviennent à amorcer cette transition, nous profiterons tous pleinement des avantages de ce modèle. Pour rester concurrentiels, les talents existants pourront développer leurs compétences et aller au-delà de la simple fiche de poste.

Dans cet article, découvrez comment cette évolution transforme le monde du travail, et notre plan en cinq étapes pour adopter une approche par les compétences, et non plus par les fiches de postes souvent trop restrictives.

Exit les fiches de poste, place à l'approche par compétences : pourquoi maintenant ?

Pour démarrer notre analyse, regardons de plus près les tendances qui motivent ce changement.

Comme nous l'avons déjà abordé ici, bon nombre de leaders ont une conception erronée du talent en entreprise. Au lieu de développer les compétences de leurs collaborateurs en interne pour répondre aux évolutions du marché, ils se tournent vers le recrutement de profils externes pour combler des postes figés, aux tâches et responsabilités limitées. En résumé : ils pensent en fiche de poste, et non en termes d'approche par compétences.
Sur un marché du travail concurrentiel, cette erreur peut leur coûter cher. Les organisations ont besoin d'un accès rapide et spécifique aux compétences et talents nécessaires, et doivent être capables de s’adapter à la réalité de leur marché. Ce problème ne peut être résolu simplement en offrant des emplois et en recrutant pour les pourvoir. Recruter est soit trop lent, soit il est tout simplement trop difficile de trouver le bon candidat qualifié.

Plus récemment, les entreprises ont dû effectuer cette transition en raison d’un marché du travail plus compliqué et d'un recul des embauches. Zapier a par exemple élargi son programme de mobilité interne pour permettre à leurs talents d'exercer leurs nombreuses compétences en dehors de leurs postes, renforçant la résilience de l’entreprise et l'engagement des employés.

Pour commencer : qu'appelle-t-on "'approche par compétences" ?

Pour bien lancer votre stratégie d'apprentissage par compétences au sein de votre entreprise, il s'agit d'abord de bien cerner de quoi il s'agit.

Tout d'abord, il s'agit de se rappeler de la définition du concept de compétence. Il s'agit d'un savoir-agir, que le collaborateur sait mettre en action dans un contexte donné pour répondre à un besoin professionnel.

La méthode d'enseignement dite d'approche par les compétences a été développée par François Lasnier, consultant en éducation québecois. Lasnier explique que cette approche grâce à six caractéristiques :

• La globalité : l'apprentissage se fait à partir d'une tâche globale, qui permet à l'apprenant de comprendre la situation dans laquelle il doit monter en compétences.
• La construction : adopter cette approche, c'est s'appuyer sur les savoirs, savoir-faire et savoir-être déjà développés chez l'apprenant.
• L'application : le formateur ou l'enseignant doit mettre en place des stratégies pédagogiques qui permettent aux apprenants de mettre en application ses nouvelles connaissances.
• La signifiance : l'apprenant doit être amené à comprendre l'intérêt de sa formation vis-à-vis de situations réelles qu'il pourra rencontrer une fois de retour à son poste.
• Le transfert : l'accompagnement du formateur permet à l'apprenant de comprendre dans quels contextes différents il pourra déployer ses nouvelles compétences.

Mais trêve de théorie de l'éducation - place désormais aux conseils concrets pour mettre en place un apprentissage par compétences dans votre propre organisation.

Un prérequis : l'évaluation de vos compétences internes

Avant de transformer complètement vos formations selon un modèle basé sur les compétences, commencez par recenser soigneusement les compétences existantes au sein de votre entreprise. Ce type d'évaluation est généralement effectué par votre équipe RH, et parfois par l'équipe formation (L&D).

Bien que les évaluations de compétences soient absolument essentielles, elles n'ont pas toujours été faciles à mettre en place. Ces 30 dernières années, beaucoup d’entreprises ont essayé de trouver le procédé parfait, mais se sont heurtées à la complexité et au coût de la création d’une cartographie des compétences, souvent déjà obsolète avant même sa mise en service.

Désormais le processus peut être considérablement simplifié avec une IA appropriée, permettant de cartographier les compétences beaucoup plus rapidement qu’avant et à moindre coût, tout en les mettant à jour régulièrement. Cette étape permet de mettre en place un référentiel de compétences, que ce soit au sein de votre LMS (Learning Management System) ou de votre SIRH, connecté à l'ensemble de vos processus de gestion des talents, de recrutement et de performance.

En fonction du niveau de maturité de votre organisation, cette évaluation peut mixer :

• Une auto-évaluation
• Une évaluation par les managers
• Une évaluation par les pairs

Vous pouvez également réaliser des tests, ou une évaluation des accomplissements professionnels. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à des examens externes pour identifier et valider vos compétences présentes en interne.

Avec cette évaluation de base mise en place, vous pouvez maintenant passer à une stratégie d'apprentissage axée sur les compétences. Voici ci-dessous ce dont il s’agit en pratique.

Nos 5 étapes pour axer la formation sur les compétences

Pour créer une bonne stratégie de formation qui ne se limite pas seulement à ce dont vos employés ont besoin pour leur travail, mais qui les aide aussi à résoudre d’autres problèmes, commencez par analyser les compétences et le contenu de formation que vous avez déjà.

Étape 1 : Cartographiez les compétences dans votre organisation

Que vous visiez à renforcer des compétences existantes ou à requalifier vos employés, vous devez commencer par évaluer le niveau actuel : c’est votre point de départ.

Ensuite, définissez les compétences requises pour chaque poste et proposez aux employés d'évaluer la pertinence et la précision de vos estimations.

En parallèle, catégorisez votre contenu de formation (cours, modules) en mettant en avant les compétences à développer pour chaque expérience d'apprentissage. Par exemple, vous pouvez étiqueter un cours de communication "communication écrite efficace", selon le Principe de la Pyramide de Barbara Minto où votre titre correspond à l’objectif recherché.

Étape 2 : Identifier les lacunes de vos employés

Ensuite, mettez en évidence les compétences manquantes de chaque collaborateur. Il peut s’agir d’un écart de compétences dans leur poste actuel, pour leur position future ou pour un nouveau poste dans un service différent.

Ce process sera différent selon le cas de figure dans lequel se trouve l'apprenant :

• Pour un collaborateur dont vous voulez renforcer les compétences, vous devez bien comprendre le niveau de performance attendu pour le poste actuel et les compétences dont la personne a besoin pour mieux travailler.
• Pour la création d'un futur poste, vous devez être capable de déterminer comment l'employé peut s’améliorer pour être promu.
• Pour un cas de requalification, vous devrez identifier le groupe d'employés que vous souhaitez déplacer du poste A au poste B (par exemple en raison de l'obsolescence de certains postes ou de la surpopulation dans un poste particulier) et identifier quelles compétences doivent être intégrées pour ce nouveau poste.

Si vous repérez des compétences manquantes chez vos employés, vous devrez les aider à les acquérir pour qu’ils puissent rester concurrentiels sur le marché du travail et ainsi réussir aussi en dehors de votre entreprise.

Pour accomplir cette évaluation, vous avez besoin d'une solution de formation solide. Elle doit pouvoir évaluer la différence entre le poste actuel de l'apprenant et celui qu'il vise, en se basant sur les informations fournies par l'apprenant lui-même (à travers une auto-évaluation et des objectifs de carrière définis). Il faut également que ce système se base sur les données des compétences et d’affectation du personnel fournies par votre équipe L&D et/ou par un outil alimenté par l'IA.

Avec ces informations, ainsi qu'avec votre évaluation des compétences de base, vous avez entre vos mains le contenu adéquat pour proposer des activités d'apprentissage dont vos employés ont besoin.

Étape 3 : Collaborer avec des experts pour ajouter du contenu manquant à vos formations

Si les recommandations montrent que votre bibliothèque de contenu est incomplète, allez chercher des experts dans ces compétences précisément. Ensuite, travaillez avec eux pour créer des académies visant à combler les lacunes. L'idée : chaque ressource pédagogique doit correspondre au développement d'une ou plusieurs compétences précises.

Par exemple, si votre analyse montre qu'il y a un manque d'accompagnement pour les jeunes ingénieurs en matière de programmation orientée objet (POO), vous pourriez faire appel à des ingénieurs plus expérimentés de votre équipe pour créer du contenu pour votre académie d'ingénierie sur ce sujet.

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Étape 4 : Utiliser l'intelligence artificielle pour recommander du contenu

Maintenant que votre contenu est prêt, vous pouvez utiliser des conseils générés par l'IA pour vous assurer que les employés reçoivent le contenu dont ils ont besoin pour combler leurs lacunes et s'adapter à de nouveaux projets. Une belle économie de temps pour vous et votre équipe, par rapport aux méthodes classiques d'évaluation des besoins en apprentissage et d'attribution de cours.

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Étape 5 : Évaluez votre impact

Maintenant que vous avez changé votre approche de l'apprentissage, passant d'une stratégie axée sur les postes à une approche par compétences, il est temps de mesurer vos résultats et d'ajuster si besoin. Vous pouvez évaluer si vos formations comblent les lacunes en compétences et renforcent la flexibilité et l'adaptabilité de votre personnel.

Plus précisément, vous devrez surveiller ces points clés dans votre tableau de bord :

• Le taux de collaborateurs ayant suivi les formations obligatoires (idéalement 100 %).
• Le taux de votre personnel ayant les compétences attendues pour leur poste actuel (également 100 %).
• Le taux de vos employés prêt à évoluer vers un poste supérieur (aussi élevé que possible et idéalement comprendre uniquement ceux ayant les compétences requises pour leur poste actuel).
• Le taux de votre personnel ayant acquis de nouvelles compétences et prêt à changer de poste.
• Le temps moyen nécessaire aux employés pour atteindre le niveau de compétence requis pour leur travail (idéalement le plus court possible).
• Le taux de compétences qui ne sont pas encore couvertes par une formation (idéalement 0 %).

En plus de ces mesures, suivez également l'impact de cette stratégie L&D sur la rétention des employés, car une approche axée sur les compétences peut augmenter la satisfaction au travail et l'engagement. Gardez également un œil sur la proportion de postes pour lesquels vous recrutez en interne par rapport à ceux pour lesquels vous embauchez en externe, car cela montre votre progression dans le développement des compétences sur le long terme.

S’équiper des bons outils simplifie la transition

Voici donc notre plan en cinq étapes pour axer votre stratégie de formation sur les compétences. Cependant, peu importe la qualité de votre plan : vous aurez toujours besoin d’une plateforme de formation adéquate fonctionnant avec l'IA. Sans cela, vous ne pourrez pas évaluer vos besoins en formation ni fournir le bon contenu de formation à la bonne personne pour l'aider à développer ses compétences.

Les bons outils peuvent également rendre le processus de formation plus prévisible et précis pour les apprenants et les membres de l'équipe formation, tout en donnant aux responsables de la gestion des talents, aux RH et aux autres dirigeants de votre entreprise la confiance nécessaire pour prendre les bonnes décisions.

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Le rôle essentiel de la Formation : développer des compétences, pas seulement du contenu

Il fut un temps où les responsables formation se contentaient de créer des activités d'enseignement et des formations en réponse à des demandes spécifiques concernant des postes et des niveaux particuliers. Ce n'est plus le cas.

Aujourd'hui, il est possible de dépasser cette approche rigide et de favoriser le développement de compétences polyvalentes qui peuvent être utilisées dans des situations diverses. Cela permet de rester compétitif, de donner leur chance à vos talents et d’accomplir davantage ensemble.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une feuille de route. Celle que nous venons de décrire ici en cinq étapes : de l'analyse des compétences à la mesure des résultats, pour vous aider à vous lancer. Vous nous remerciez plus tard !