L’analyse des écarts de compétences : un levier pour atteindre vos objectifs métier

Seuls 38 % des décideurs du monde de la formation disent que leur entreprise considère la formation comme un levier stratégique (Lefebvre Dalloz). Mais vous, responsable formation, savez combien votre métier est précieux !

Et s’il existait une méthode capable de prouver l’impact de votre stratégie sur la performance de l’entreprise, tout en améliorant votre plan de formation ?

C’est la promesse de l’analyse des écarts de compétences, dont on parle ici.

Qu’entend-on par “analyse des écarts de compétences” ? 

Avant de vous lancer dans votre projet d’analyse des écarts de compétences, commençons par une définition rapide du concept.

Une brève définition de l’analyse des écarts 

L’analyse des écarts est une méthode qui consiste à évaluer l’efficacité d’un système mis en place, pour évaluer sa performance réelle par rapport à la performance souhaitée.

Cette méthode est utilisée dans plusieurs domaines de l’entreprise : 

• Côté produit, pour identifier les opportunités de produits à développer en fonction de la concurrence et des besoins du marché.
• Côté RH, pour mener une analyse de l’écart global entre la main d’oeuvre directe disponible dans l’entreprise et le personnel qui serait nécessaire pour que l’entreprise performe correctement.
• Côté Finances, pour observer les écarts entre la budgétisation ou les revenus initialement prévus et ce qui a été réellement dépensé et réalisé.
• Côté IT, pour évaluer les écarts de fonctionnalités nécessaires vis-à-vis d’un logiciel, par exemple.
  

Elle peut également être utilisée dans le cadre d’une stratégie de formation. Cette pratique consiste alors à observer la présence ou non des compétences métier dont vous avez besoin dans l’entreprise, et à développer un plan d’actions de formation pour remplir les lacunes en compétences identifiées.

Les principaux objectifs d’une analyse des écarts de compétences

Dans le domaine de la formation, l’analyse des écarts de compétences permet de : 

• Mettre à jour les compétences techniques dans votre entreprise, pour faire face aux innovations de votre secteur ou pour garder une certification que vous avez déjà décrochée, par exemple.
• Rendre votre entreprise plus compétitive, en veillant à développer les compétences de vos collaborateurs nécessaires pour affronter la concurrence du marché.
• Optimiser le ROI de la formation, en mettant en place un programme de montée en compétences plus pertinent pour votre entreprise et vos collaborateurs.
  

En somme, cette méthode permet aux responsables formation de répondre à plusieurs des défis qu’ils rencontrent actuellement : la gestion des compétences et de leur obsolescence, ainsi que la rentabilité du processus de formation.

Quand réaliser une analyse des écarts de compétences ?

Trois raisons peuvent vous pousser à mener une analyse des écarts de compétences dans votre entreprise.

Lors de la planification stratégique

Première raison : vous souhaitez planifier votre stratégie de formation de manière rationnelle. Cette méthode vous permet alors de programmer la création ou la mise à jour de contenus pédagogiques selon les besoins de votre entreprise.

Autre bénéfice : vous adaptez les coûts à déployer dans votre programme de formation, en créant des parcours de montée en compétences sur-mesure par rapport aux lacunes que vous avez constatées dans votre analyse.

En cas de problèmes de performance

Vos managers constatent un souci évident de performance chez vos collaborateurs, qui n'atteignent pas leurs objectifs ? Ou bien votre entreprise n’arrive pas à atteindre ses objectifs business ? 

L’analyse des écarts peut alors être un outil intéressant pour voir si ces soucis viennent d’un manque de compétences transversales, opérationnelles ou métier.

Lorsque vos parties prenantes demandent plus de contexte

Vos dirigeants vous demandent un rapport sur l’état des compétences dans votre entreprise ?  Dans ce cas de figure, l’analyse des écarts de compétences permet de prouver que votre plan de formation répond aux objectifs de performance de l’entreprise, et produit un véritable retour sur investissement - ou non !

Les 4 étapes pour mener une analyse des écarts de compétences

Si, au premier abord, l’analyse des écarts de compétences semble complexe, il vous suffit de mener à bien les quatre étapes suivantes pour réussir.

1. Définir vos objectifs métier 

La première étape consiste à vous rapprocher des managers et directeurs de chaque pôle, pour savoir quels sont leurs objectifs sur la prochaine période. Ainsi, vous pouvez définir les objectifs métier que doit soutenir votre stratégie de formation.

Par exemple, vous pourrez remarquer que l’équipe commerciale a pour objectif métier de booster la prospection. Dans ce cas, votre plan de formation devra permettre aux commerciaux de monter en compétences sur le sujet.

2. Évaluer votre performance actuelle 

Deuxième étape : à partir de vos objectifs métier, créez le référentiel de compétences de votre entreprise. Celui-ci comprend tous les savoirs, savoir-faire et savoir-être dont chacun des postes de votre entreprise a besoin, et vous donne une image à un instant T des besoins de l’entreprise. Il s’agit d’une bonne base d’analyse des écarts dans votre performance actuelle.

Puis, penchez-vous sur les évaluations de performance de vos collaborateurs. Observez à la fois les résultats qu’ils ont obtenus dans leurs évaluations pendant leurs formations, mais aussi sur les évaluations annuelles menées avec leurs managers.

3. Analyser les données des écarts 

Vous avez désormais une idée précise de l’état actuel des compétences dans votre entreprise, et des objectifs qui doivent sous-tendre votre plan de formation. Il est temps d’analyser les écarts entre la performance souhaitée de vos équipes et leur performance réelle.

Analysez à cette étape les compétences qui vous manquent. Tout comme dans votre référentiel de compétences, pensez à la fois aux savoirs, savoir-faire et savoir-être, ainsi qu’aux valeurs de l’entreprise qui peuvent aider vos collaborateurs à gagner en efficacité.

4. Rédiger un rapport détaillé 

Dernière étape : mettre en page les conclusions de votre analyse des écarts de compétences.

Veillez à adapter le format de votre rapport à son objectif. Si vous devez le présenter à la direction, synthétisez-le au maximum, pour aller droit aux conclusions. A contrario, si vous l’utilisez pour définir votre nouvelle stratégie de formation, conservez tous les détails pour pouvoir vous appuyer dessus - et revenir dessus plus tard, pour analyser la performance de votre nouveau plan de montée en compétences.

Les outils couramment utilisés pour l’analyse des écarts

Les trois outils suivants vous aideront à mener une analyse des écarts optimale.

L’analyse SWOT

Derrière le terme “analyse SWOT” se cache un acronyme : 

• Strengths (forces)
• Weaknesses (faiblesses)
• Opportunities (opportunités)
• Threats (menaces)

En somme, l’analyse SWOT est un outil qui permet d’observer les forces et les faiblesses de votre référentiel de compétences actuelles, ainsi que les opportunités et les menaces provenant des entreprises concurrentes ou de votre marché.

Cet outil vous permet, par exemple, de repérer des opportunités de développer des compétences innovantes - ou bien, a contrario, la menace d’un concurrent plus innovant que vous.

La méthode des 7 S de McKinsey 

La méthode des 7 S de McKinsey consiste à analyser sept éléments : 

• Strategy : la stratégie de votre entreprise
• Structure : votre structure organisationnelle 
• Systems : les processus, systèmes et infrastructures techniques de votre organisation
• Shared values : les valeurs partagées, la culture de votre entreprise
• Style : votre style de management et de leadership 
• Staff : le personnel de l’entreprise
• Skills : les compétences de vos collaborateurs
  

En tant que responsable de formation ou RH, vous avez la main sur les quatre derniers éléments, sur lesquels vous avez de l’influence. 

Vous pouvez vous appuyer sur ceux-ci pour mener votre analyse des écarts, en vous demandant : 

• Quelles valeurs d’entreprise doit-on développer pour mieux performer ? 
• Quelles compétences managériales pourraient être boostées ? 
• Quels postes pourrait-on pourvoir pour faire face à un déficit de compétences ? 
• Quelles compétences opérationnelles et techniques pourraient être mieux développées ?

Une solution LMS qui gère les écarts de compétences

Certaines plateformes LMS (Learning Management System) dont le but premier est de former, proposent désormais des solutions intégrées vous permettant de faire une analyse des écarts de compétences.

Avec une solution LMS avancée, vous pouvez : 

• Cartographier automatiquement les compétences de votre entreprise grâce à l’intelligence artificielle, dans un référentiel toujours à jour
• Regrouper toutes les évaluations de compétences des collaborateurs dans une même plateforme
• Mener une analyse des écarts de compétences automatisée, au vu de vos objectifs de formation, des objectifs métier, et des évaluations des apprenants
  

Ce type d’outil s’avère être un véritable gain de temps pour vous, et vous permet également de d’éviter d’oublier des compétences au cours de votre analyse. La plateforme suit en temps réel vos écarts de compétences et vos besoins, et vous pouvez vous concentrer sur votre coeur de métier : développer des formations efficaces et engageantes pour vos collaborateurs ! 

Envie de faire monter en performance votre plan de formation, et avec lui, votre entreprise ? Découvrez notre solution pour gérer les écarts de compétences.