Qualifikationsmatrix: Wie Sie Mitarbeiter-Skills effizient erfassen und weiterentwickeln

Was versteht man unter einer Qualifikationsmatrix?

Eine sogenannte Qualifikations- oder Kompetenzmatrix ist eine Tabelle, die einen Überblick über die vorhandenen Fähigkeiten und die Polyvalenz – d. h. über die verschiedenen möglichen Einsatzgebiete der Mitarbeitenden – sowie den Qualifikationsbedarf im gesamten Unternehmen verschafft.

Mit einer Qualifikationsmatrix können Manager:innen die Kompetenzen ihrer Teams bewerten und weiterentwickeln, damit Tätigkeiten oder Projekten vorangetrieben werden können.

Worin besteht die Herausforderung einer Qualifikationsmatrix?

Hat man sich einmal einen klaren Überblick über die vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen verschafft, lassen sich strategische Entscheidungen zur Förderung von Polyvalenz, also der flexiblen Einsetzbarkeit der einzelnen Mitarbeiter:innen, treffen.

Genau diese Vielseitigkeit der Mitarbeitenden macht unter anderem die Belastbarkeit der Kompetenzen einer Organisation aus und stellt somit eine besondere Herausforderung für das Unternehmen dar.

Schauen wir uns an, welche Vorteile die Verwendung einer solchen Skill-Matrix für Manager:innen und die Organisation als Ganzes bietet. Besonders interessant ist dies für die Industrie, weshalb wir diese Branche und ihre Herausforderungen im folgenden Beitrag näher betrachten möchten.

Die betrieblichen Herausforderungen im Industriesektor

Kompetenzraster werden in der Industrie aus mehreren Gründen gerne genutzt:

Vorschriften und Qualität

• Sie erleichtern den Erwerb einer Zertifizierung nach ISO 9001, die als Beleg für das erstklassige Management von Unternehmen gilt – ein großer Vorteil in der Industriebranche.
• Sie messen die Fähigkeit eines Unternehmens, mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen, z. B. wenn Personal fehlt oder wenn eine Maschine ausfällt. Eine ausgezeichnete Problemlösungsfähigkeit ist unverzichtbar!

Bewahrung von Fachwissen und entscheidenden Kompetenzen

Ein Leitthema in der Industriebranche ist das Streben nach „Operational Excellence“. Dieser Begriff bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, indem es die verfügbaren Ressourcen und die angewandten Prozesse so weit wie möglich optimiert.

Die Beurteilung der sogenannten operativen Exzellenz erfolgt anhand verschiedener Merkmale, wobei die Bewahrung von Fachwissen und entscheidenden Kompetenzen eines der wichtigsten Bewertungskriterien darstellt.

Durch die regelmäßige Kompetenzerfassung kann in einem ersten Schritt sichergestellt werden, dass das Unternehmen über die notwendigen Ressourcen verfügt, um die im Vorfeld festgelegten Qualifikationsanforderungen und Ziele zu erreichen.

Im konkreten Anwendungsfall sind Qualifikationstabellen ein sehr effektives Hilfsmittel, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen im Hinblick auf die Tätigkeiten im Unternehmen zu erfassen und zu bewerten.

Erfassung von Berechtigungen

Eine Kompetenzmatrix kann zudem aus einem anderen Blickwinkel durchgeführt werden, etwa wenn sie dazu dient, Zertifizierungen oder Schulungen zu Compliance-Zwecken zu erfassen. Dann liefern die Aufzeichnungen unter anderem folgende Informationen:

• Die Zertifizierungen der Mitarbeitenden
• Ein Gültigkeitsdatum für jede Berechtigung
• Die verfügbaren und erforderlichen Fähigkeiten aus dem Compliance-Bereich für jede Tätigkeit

Nach der Analyse der Matrix können Maßnahmen ergriffen werden, darunter etwa die Festlegung von Schulungsprogrammen, um zu verhindern, dass Berechtigungen ablaufen.

Sich einen Überblick über die Berechtigungen zu verschaffen, ist für Unternehmen relevant, damit sie das erforderliche Fachwissen bewahren und den reibungslosen Ablauf der für jede Tätigkeit spezifischen Prozesse gewährleisten können.

Die Qualifikationsmatrix ist demnach ein strategischer Hebel, durch den Industrieunternehmen die Kontrolle über ihre Ressourcen behalten, potenzielle Hürden überwinden und einen Wettbewerbsvorteil in der Branche erzielen.

Herausforderungen für das Management:

Die größte Herausforderung für das Management besteht darin, in den Teams eine ständige Verfügbarkeit von bestimmten Fähigkeiten und Ressourcen zu gewährleisten, die für die Qualität der Ergebnisse erforderlich sind.

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten, die für den reibungslosen Ablauf eines Prozesses im Unternehmen unerlässlich sind, ist abwesend. Wird dieses Risiko nicht bereits im Vorfeld erkannt und kann dieses Know-how nicht einfach ersetzt werden, dann hemmt das den Arbeitsprozess.

Mithilfe des Kompetenzrasters kann das Management Kompetenzlücken erkennen und Maßnahmen ergreifen, um die Diskrepanz zwischen den erforderlichen und den einem Arbeitsbereich zugeordneten Kompetenzen zu verringern.

Personelle Herausforderungen für die Organisation:

Es gibt drei grundlegende Herausforderungen für die Personalabteilung einer Organisation: die Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung, die interne Mobilität sowie die Weiterbildung.

Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung

Wenn die Kompetenzen aller Mitarbeiter:innen in Form einer Matrix erfasst werden, gibt dies einen umfassenden Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbaren Ressourcen und den zukünftigen Kompetenzbedarf im Unternehmen.

Daraufhin kann eine Strategie zur Personalplanung und Mitarbeiterqualifikation eingeführt werden, die in den meisten Fällen den Personalverantwortlichen obliegt.

Interne Mobilität

Kompetenzraster können auch dazu führen, dass Mitarbeitende in einem anderen Bereich innerhalb der Organisation eingesetzt werden. Man spricht dann von interner Mobilität.

Stellen wir uns vor, eine Mitarbeiterin mit der Kompetenz A arbeitet in der Abteilung A. Durch eine Qualifikationsmatrix wird nun festgestellt, dass in der Abteilung B eine Person mit Kompetenz A fehlt.

Wenn die Mitarbeiterin damit einverstanden ist, kann sie in die Abteilung B wechseln, um ihr Fachwissen dort einzubringen und die Qualifikationslücke zu schließen. Die interne Mobilität erspart dem Unternehmen wiederum die aufwändige Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.

Weiterbildung

Weiterbildungsmaßnahmen sind die beste Lösung zur Förderung der Polyvalenz der Beschäftigten. Daher wird Arbeitgeber:innen empfohlen, einen Plan zur Mitarbeiterentwicklung zu erstellen.

Wie sind Qualifikationsmatrizen aufgebaut?

Im Folgenden versetzen wir uns in eine:n Teamleiter:in und betrachten die verschiedenen Schritte bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix.

1. Schritt: Beschaffung der erforderlichen Informationen

Für die Erstellung einer Kompetenzmatrix sind verschiedene Daten notwendig:

• Eine Liste aller Tätigkeiten für jeden Prozess
• Ein Verzeichnis aller (nicht) ausgeführten Aufgaben für jede Tätigkeit
• Eine Bewertung des Ressourcen- und Kompetenzbedarfs für jede Aufgabe / Tätigkeit
• Eine Bewertung der Relevanz jeder Aufgabe und Tätigkeit, abhängig von der Dringlichkeit der Ausführung und der Bedeutung

Sobald alle Informationen eingeholt wurden, kann mit der Erstellung einer Qualifikationsmatrix begonnen werden.

2. Schritt: Erstellung einer Qualifikationsmatrix

Die Tabelle wird folgendermaßen erstellt:

• Spalte 1: Erforderliche Mitarbeiter:innen
• Spalte 2: Vorhandene Mitarbeiter:innen
• Restliche Spalten: Namen der Mitarbeiter:innen
• Zeilen: Tätigkeiten / Aufgaben / Kompetenzen

Die erste Spalte der Tabelle beschreibt das „Erforderliche“, d. h. den theoretischen Bedarf an einer bestimmten Anzahl fachkundiger Personen pro Tätigkeit.

In der zweiten Spalte wird die aktuelle Anzahl fachkundiger Mitarbeiter:innen pro Tätigkeit vermerkt.

Der Vergleich von Spalte 1 und Spalte 2 gibt sodann einen Überblick über die fehlenden Ressourcen und Kompetenzen pro Tätigkeit.

3. Schritt: Definition des Qualifikationen der Mitarbeiter

Jedes Feld verzeichnet den Wissensstand einer Person zu einem Zeitpunkt T. Zur Definition des Wissens bedarf es intern eines gemeinsamen Vokabulars, das so einfach und präzise wie möglich ist, damit alle Personen, die diese Tabelle möglicherweise verwenden, es nachvollziehen können.

Die Benennungen könnten z. B. nach dem folgenden Muster erfolgen:

• E steht für eine Person, die als Expertin oder Experte gilt. Das Kompetenzniveau E steht für die Fähigkeit, sowohl die einfachen als auch die schwierigen Aspekte einer Aufgabe selbstständig zu erledigen. Eine als Expertin eingestufte Mitarbeiterin ist beispielsweise in der Lage, einen Kollegen in der betreffenden Tätigkeit auszubilden oder ihn bei seiner Arbeit zu unterstützen.
• O bezeichnet die Fähigkeit, die Standardsituationen einer Aufgabe handhaben zu können. Eine Person mit Niveau O kann Aufgaben selbstständig erledigen, wenn es keine besonderen Schwierigkeiten gibt. Andernfalls muss sie bei der Durchführung der Aufgabe von einem Teammitglied mit Expertenwissen (E) unterstützt werden.
• S steht für alle Personen, die eine Schulung benötigen, um mit den Standardsituationen einer Tätigkeit umgehen zu können.
• N weist darauf hin, dass eine Person für eine Tätigkeit ungeeignet ist, selbst wenn sie eine Schulung absolviert.

Wie könnte eine Qualifikationsmatrix nun konkret aussehen? Betrachten wir beispielsweise die Kompetenz „Steuerung eines Industriesystems“. Während die erste Spalte der Tabelle also die Anzahl der fachkundigen Personen abbildet, die für die Tätigkeit benötigt werden, scheint in der zweiten Spalte die aktuelle Anzahl der Kompetenzen für die Tätigkeit auf.

• Spalte 1 „Erforderlich“: 2 E und 1 O
• Spalte 2 „Derzeitiger Stand“: 1 E und 1 O

Dieses sehr einfache Beispiel zeigt, dass im Moment eine Person der Kompetenzstufe E bei der Kompetenz „Steuerung eines Industriesystems“ fehlt.

Um sich leichter zurechtzufinden, ist auch ein Farbcode hilfreich:

• Grün: Erforderliche Anzahl = derzeitiger Stand
• Rot: Erforderliche Anzahl ≠ derzeitiger Stand

Die Farben und Benennungen der Qualifikationsmatrix können natürlich individuell angepasst werden.

4. Schritt: Analyse der Tabelle und Formulierung eines Aktionsplans

Sobald die Tabelle fertig ist, folgt die Analyse und Bewertung des Bedarfs pro Tätigkeit, um einen Aktionsplan zu erstellen.

Dieser Aktionsplan gliedert sich in der Regel in zwei Bereiche:

• Zuweisung von Schulungen zur Förderung der flexiblen Einsetzbarkeit der Mitarbeiter:innen
• Umverteilung der Talente entsprechend dem Bedarf in den Abteilungen

Bisher haben wir die verschiedenen Schritte bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix kennen gelernt.

Hierfür machen sich die meisten Manager:innen Excel-Tabellen zunutze, weil sich diese Software für diesen Anwendungsfall sehr gut eignet. Man sollte sich jedoch gleichzeitig über die Grenzen des Programms bewusst sein.

Warum sollte man besser eine Software für Kompetenzmanagement nutzen und keine Excel-Liste?

Beim Kompetenzmanagement handelt es sich um ein weites Feld: Die Fülle an Soft Skills und Hard Skills ist für Organisationen nicht ganz einfach überschaubar. Allerdings gibt es eigene Softwares, die die Arbeit erleichtern. Mehrere Gründe sprechen dafür, die Kompetenzmatrizen nicht mit Excel, sondern mit einer speziellen Software zu erstellen:

Automatische Aktualisierung von Daten

Im Gegensatz zu einer Excel-Liste kann die Matrix in einer Kompetenzmanagement-Software automatisch aktualisiert werden, z. B. nach Neueinstellungen oder bei neu erworbenen Kompetenzen der Mitarbeiter.

Datenbanken in Excel müssen hingegen manuell auf den neuesten Stand gebracht werden: Das ist zeitaufwändig und mühsam. Wenn die Datei darüber hinaus nicht regelmäßig aktualisiert wird, ist die Matrix sehr schnell veraltet.

Excel ist kein kollaboratives Tool

Anders als eine Software für Kompetenzmanagement ist Excel kein Tool, das die Zusammenarbeit fördert. Es ist umständlich, Dokumente und Informationen miteinander zu teilen.

Verbindung zwischen jedem Prozess

Mithilfe eigens entwickelter Tools ist es innerhalb der gleichen Plattform möglich, Aufgaben für jeden Prozess zu definieren, darunter:

• Erfassung der Kompetenzen in einer Matrix
• Umfassende Evaluierung der Kompetenzen
• Festlegung des Schulungsbedarfs
• Erfassung von Berechtigungen

Tool für Manager:innen und die Personalabteilung

Die Erfassung von Kompetenzen obliegt den Manager:innen. Bei Nutzung einer geeigneten Software können die hier erhobenen Daten im selben Tool auch von der Personalabteilung verwendet werden (z. B. zur Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung / Karriereplanung, Analyse von Ressourcen usw.).