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Eine sogenannte Qualifikations- oder Kompetenzmatrix ist eine Tabelle, die einen Überblick über die vorhandenen Fähigkeiten und die Polyvalenz – d. h. über die verschiedenen möglichen Einsatzgebiete der Mitarbeitenden – sowie den Qualifikationsbedarf im gesamten Unternehmen verschafft.
Mit einer Qualifikationsmatrix können Manager:innen die Kompetenzen ihrer Teams bewerten und weiterentwickeln, damit Tätigkeiten oder Projekten vorangetrieben werden können.
Hat man sich einmal einen klaren Überblick über die vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen verschafft, lassen sich strategische Entscheidungen zur Förderung von Polyvalenz, also der flexiblen Einsetzbarkeit der einzelnen Mitarbeiter:innen, treffen.
Genau diese Vielseitigkeit der Mitarbeitenden macht unter anderem die Belastbarkeit der Kompetenzen einer Organisation aus und stellt somit eine besondere Herausforderung für das Unternehmen dar.
Schauen wir uns an, welche Vorteile die Verwendung einer solchen Skill-Matrix für Manager:innen und die Organisation als Ganzes bietet. Besonders interessant ist dies für die Industrie, weshalb wir diese Branche und ihre Herausforderungen im folgenden Beitrag näher betrachten möchten.
Kompetenzraster werden in der Industrie aus mehreren Gründen gerne genutzt:
Vorschriften und Qualität
Bewahrung von Fachwissen und entscheidenden Kompetenzen
Ein Leitthema in der Industriebranche ist das Streben nach „Operational Excellence“. Dieser Begriff bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, indem es die verfügbaren Ressourcen und die angewandten Prozesse so weit wie möglich optimiert.
Die Beurteilung der sogenannten operativen Exzellenz erfolgt anhand verschiedener Merkmale, wobei die Bewahrung von Fachwissen und entscheidenden Kompetenzen eines der wichtigsten Bewertungskriterien darstellt.
Durch die regelmäßige Kompetenzerfassung kann in einem ersten Schritt sichergestellt werden, dass das Unternehmen über die notwendigen Ressourcen verfügt, um die im Vorfeld festgelegten Qualifikationsanforderungen und Ziele zu erreichen.
Im konkreten Anwendungsfall sind Qualifikationstabellen ein sehr effektives Hilfsmittel, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen im Hinblick auf die Tätigkeiten im Unternehmen zu erfassen und zu bewerten.
Erfassung von Berechtigungen
Eine Kompetenzmatrix kann zudem aus einem anderen Blickwinkel durchgeführt werden, etwa wenn sie dazu dient, Zertifizierungen oder Schulungen zu Compliance-Zwecken zu erfassen. Dann liefern die Aufzeichnungen unter anderem folgende Informationen:
Nach der Analyse der Matrix können Maßnahmen ergriffen werden, darunter etwa die Festlegung von Schulungsprogrammen, um zu verhindern, dass Berechtigungen ablaufen.
Sich einen Überblick über die Berechtigungen zu verschaffen, ist für Unternehmen relevant, damit sie das erforderliche Fachwissen bewahren und den reibungslosen Ablauf der für jede Tätigkeit spezifischen Prozesse gewährleisten können.
Durch die regelmäßige Kompetenzerfassung stellen Unternehmen sicher, dass sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um die im Vorfeld festgelegten Qualifikationsanforderungen und Ziele zu erreichen.
Die Qualifikationsmatrix ist demnach ein strategischer Hebel, durch den Industrieunternehmen die Kontrolle über ihre Ressourcen behalten, potenzielle Hürden überwinden und einen Wettbewerbsvorteil in der Branche erzielen.
Die größte Herausforderung für das Management besteht darin, in den Teams eine ständige Verfügbarkeit von bestimmten Fähigkeiten und Ressourcen zu gewährleisten, die für die Qualität der Ergebnisse erforderlich sind.
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten, die für den reibungslosen Ablauf eines Prozesses im Unternehmen unerlässlich sind, ist abwesend. Wird dieses Risiko nicht bereits im Vorfeld erkannt und kann dieses Know-how nicht einfach ersetzt werden, dann hemmt das den Arbeitsprozess.
Mithilfe des Kompetenzrasters kann das Management Kompetenzlücken erkennen und Maßnahmen ergreifen, um die Diskrepanz zwischen den erforderlichen und den einem Arbeitsbereich zugeordneten Kompetenzen zu verringern.
Es gibt drei grundlegende Herausforderungen für die Personalabteilung einer Organisation: die Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung, die interne Mobilität sowie die Weiterbildung.
Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung
Wenn die Kompetenzen aller Mitarbeiter:innen in Form einer Matrix erfasst werden, gibt dies einen umfassenden Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbaren Ressourcen und den zukünftigen Kompetenzbedarf im Unternehmen.
Daraufhin kann eine Strategie zur Personalplanung und Mitarbeiterqualifikation eingeführt werden, die in den meisten Fällen den Personalverantwortlichen obliegt.
Interne Mobilität
Kompetenzraster können auch dazu führen, dass Mitarbeitende in einem anderen Bereich innerhalb der Organisation eingesetzt werden. Man spricht dann von interner Mobilität.
Stellen wir uns vor, eine Mitarbeiterin mit der Kompetenz A arbeitet in der Abteilung A. Durch eine Qualifikationsmatrix wird nun festgestellt, dass in der Abteilung B eine Person mit Kompetenz A fehlt.
Wenn die Mitarbeiterin damit einverstanden ist, kann sie in die Abteilung B wechseln, um ihr Fachwissen dort einzubringen und die Qualifikationslücke zu schließen. Die interne Mobilität erspart dem Unternehmen wiederum die aufwändige Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
Weiterbildung
Weiterbildungsmaßnahmen sind die beste Lösung zur Förderung der Polyvalenz der Beschäftigten. Daher wird Arbeitgeber:innen empfohlen, einen Plan zur Mitarbeiterentwicklung zu erstellen.
Die interne Mobilität erspart Unternehmen die aufwändige Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
Im Folgenden versetzen wir uns in eine:n Teamleiter:in und betrachten die verschiedenen Schritte bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix.
Für die Erstellung einer Kompetenzmatrix sind verschiedene Daten notwendig:
Sobald alle Informationen eingeholt wurden, kann mit der Erstellung einer Qualifikationsmatrix begonnen werden.
Die Tabelle wird folgendermaßen erstellt:
Die erste Spalte der Tabelle beschreibt das „Erforderliche“, d. h. den theoretischen Bedarf an einer bestimmten Anzahl fachkundiger Personen pro Tätigkeit.
In der zweiten Spalte wird die aktuelle Anzahl fachkundiger Mitarbeiter:innen pro Tätigkeit vermerkt.
Der Vergleich von Spalte 1 und Spalte 2 gibt sodann einen Überblick über die fehlenden Ressourcen und Kompetenzen pro Tätigkeit.
Jedes Feld verzeichnet den Wissensstand einer Person zu einem Zeitpunkt T. Zur Definition des Wissens bedarf es intern eines gemeinsamen Vokabulars, das so einfach und präzise wie möglich ist, damit alle Personen, die diese Tabelle möglicherweise verwenden, es nachvollziehen können.
Die Benennungen könnten z. B. nach dem folgenden Muster erfolgen:
Wie könnte eine Qualifikationsmatrix nun konkret aussehen? Betrachten wir beispielsweise die Kompetenz „Steuerung eines Industriesystems“. Während die erste Spalte der Tabelle also die Anzahl der fachkundigen Personen abbildet, die für die Tätigkeit benötigt werden, scheint in der zweiten Spalte die aktuelle Anzahl der Kompetenzen für die Tätigkeit auf.
Dieses sehr einfache Beispiel zeigt, dass im Moment eine Person der Kompetenzstufe E bei der Kompetenz „Steuerung eines Industriesystems“ fehlt.
Um sich leichter zurechtzufinden, ist auch ein Farbcode hilfreich:
Die Farben und Benennungen der Qualifikationsmatrix können natürlich individuell angepasst werden.
Sobald die Tabelle fertig ist, folgt die Analyse und Bewertung des Bedarfs pro Tätigkeit, um einen Aktionsplan zu erstellen.
Dieser Aktionsplan gliedert sich in der Regel in zwei Bereiche:
Bisher haben wir die verschiedenen Schritte bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix kennen gelernt.
Hierfür machen sich die meisten Manager:innen Excel-Tabellen zunutze, weil sich diese Software für diesen Anwendungsfall sehr gut eignet. Man sollte sich jedoch gleichzeitig über die Grenzen des Programms bewusst sein.
Beim Kompetenzmanagement handelt es sich um ein weites Feld: Die Fülle an Soft Skills und Hard Skills ist für Organisationen nicht ganz einfach überschaubar. Allerdings gibt es eigene Softwares, die die Arbeit erleichtern. Mehrere Gründe sprechen dafür, die Kompetenzmatrizen nicht mit Excel, sondern mit einer speziellen Software zu erstellen:
Im Gegensatz zu einer Excel-Liste kann die Matrix in einer Kompetenzmanagement-Software automatisch aktualisiert werden, z. B. nach Neueinstellungen oder bei neu erworbenen Kompetenzen der Mitarbeiter.
Datenbanken in Excel müssen hingegen manuell auf den neuesten Stand gebracht werden: Das ist zeitaufwändig und mühsam. Wenn die Datei darüber hinaus nicht regelmäßig aktualisiert wird, ist die Matrix sehr schnell veraltet.
Anders als eine Software für Kompetenzmanagement ist Excel kein Tool, das die Zusammenarbeit fördert. Es ist umständlich, Dokumente und Informationen miteinander zu teilen.
Mithilfe eigens entwickelter Tools ist es innerhalb der gleichen Plattform möglich, Aufgaben für jeden Prozess zu definieren, darunter:
Die Erfassung von Kompetenzen obliegt den Manager:innen. Bei Nutzung einer geeigneten Software können die hier erhobenen Daten im selben Tool auch von der Personalabteilung verwendet werden (z. B. zur Personal- und Qualifikationsbedarfsplanung / Karriereplanung, Analyse von Ressourcen usw.).