Mitarbeitende onboarden: 5 Fehler, die Sie sich nicht leisten können

Beim Onboarding ist es wie mit allen Begegnungen im Leben: Sie bekommen keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. 

Als Arbeitgeber:in ist ein effizientes „An-Bord-nehmen“ Ihre Chance, um vom ersten Tag an einen guten Start hinzulegen. Doch im Hinblick auf 31 % der Angestellten, die ihren neuen Job innerhalb der ersten sechs Monate verlassen, ist klar, dass Unternehmen dieses Ziel oftmals verfehlen. Die ersten Wochen sind also entscheidend!

Fehler beim Onboarden führen dazu, dass Mitarbeiter:innen nicht den Job ausüben können, für den sie angestellt wurden. Im schlimmsten Fall haben Sie sogar Schwierigkeiten, die neuen Teammitglieder zu halten. Zum Glück können Sie diese Fehler vermeiden. Gestalten Sie herausragende Schulungsprogramme für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, indem Sie die nachfolgenden fünf typischen Fallstricke vermeiden.

1. Onboarden nach dem Prinzip „One-size-fits-all“

Wenn Sie beim Onboarding eine Einheitslösung für alle anstreben, wird diese Herangehensweise bei den meisten Angestellten misslingen. Ihre Mitarbeiter:innen haben unterschiedliche Lernpräferenzen, Arbeitsweisen und Stellenbeschreibungen. Ihre Schulungen sollten stattdessen individuell gestaltet sein, damit Sie eine Onboarding-Erfahrung für die Mitarbeiter:innen schaffen, die ihre persönlichen Anforderungen berücksichtigt. In anderen Worten: Die für den jeweiligen Anlass optimale Art der Schulung macht den Unterschied.

Vermeiden Sie es, allen dieselbe Schulung anzubieten, indem Sie zunächst das Onboarding individuell an die bisherigen Berufserfahrungen des neuen Teammitglieds anpassen. Denn eine Person mit 10-jähriger Berufserfahrung wird sehr wahrscheinlich eine weit weniger fundierte Ausbildung benötigen als eine frischgebackene Absolventin oder ein Quereinsteiger. 
Darüber hinaus sollte ein gutes Onboarding auf die neue Rolle des Teammitglieds zugeschnitten sein. Natürlich müssen Sie allgemeine Informationen abdecken, die alle kennen sollten. Aber Sie sollten die neuen Kolleg:innen optimal mit dem Know-how versorgen, das sie brauchen, um ihren jeweiligen einzigartigen Job auszuüben. Bei 360Learning gelingt uns das, indem wir die Schulung in verschiedene Phasen einteilen:

• Preboarding: Dies betrifft die gesamte Kommunikation und Dokumentation, die vor dem ersten Arbeitstag der neuen Angestellten stattfindet. Hierzu zählen auch Unternehmensrichtlinien und unser Mitarbeiter-Handbuch. Das ist unsere Gelegenheit, einen großartigen ersten Eindruck als neuer Arbeitgeber zu hinterlassen und die soziale Integration der neuen Mitarbeiter:innen in die Hand zu nehmen. Eine klare und freundliche Kommunikation ist dabei der Schlüssel.
  
• Einführung: Die Orientierungsphase der Angestellten beginnt dann während der ersten Arbeitswoche. In dieser Zeit konzentrieren wir uns darauf, die Grundlagen von 360Learning als Unternehmen zu vermitteln. Das umfasst auch die interne Kultur, Arbeitgeberleistungen und die Arbeitsumgebung. Diese Phase sowie das Preboarding sind für alle unsere neuen Mitarbeiter:innen identisch.
  
• Rollenspezifisches Onboarding: Diese Einarbeitungsphase ist auf die Stelle zugeschnitten, für die das neue Teammitglied eingestellt wurde. Wir nutzen diese Etappe, um die Angestellten mit ihrem Coach, Onboarder und Buddy bekannt zu machen sowie rollenspezifische Aufgaben anzugehen. Darüber hinaus ist dieser Zeitpunkt ideal, um sich über die Erwartungen an diese Funktion auszutauschen.

Das obige Modell entspricht dem, was 360Learning macht. Es heißt jedoch nicht, dass Sie genau dasselbe tun müssen. Erstellen Sie einen Schulungsprozess, der zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Kultur sowie den individuellen Wünschen und dem Bedarf in Ihrem Team passt. Und auch wenn Sie eine personalisierte Schulung konzipieren möchten, können Sie trotzdem auf Onboarding-Checklisten und -Vorlagen als praktischer Ausgangspunkt zurückgreifen.

Egal, welchen Weg Sie für Ihre personalisierte Schulung auch wählen: Es bietet sich in jedem Fall an, für allgemeine Informationen wie Arbeitgeberleistungen und die Unternehmenskultur Gruppenschulungen vorzusehen. Rollenspezifische Informationen sollten in persönlichen Schulungseinheiten vermittelt werden, entweder im Eins-zu-eins-Gespräch mit dem/der direkten Vorgesetzten, in kleinen Gruppen oder mithilfe asynchroner Kurse (wie wir es bei 360Learning halten). So haben die neuen Teammitglieder die Chance, relevante Fragen zu stellen und einen guten Start hinzulegen. 

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2. Neue Angestellte mit zu viel Information überwältigen

Bringen Sie den Teammitgliedern die Inhalte näher, die ihnen helfen, erfolgreich zu sein – nicht alles, was sie Ihrer Meinung nach wissen sollten. Zu viele Informationen werden zum Hindernis für ein gelungenes Onboarding und könnten dazu führen, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen überfordert fühlen. Eine gute Onboarding-Software kann hier wahre Wunder bewirken!

Binden Sie Ihre erfahrenen Teammitglieder in den gesamten Schulungsprozess ein, um sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Programm die für die jeweilige Stelle wichtigsten Informationen abdeckt (Softwares, fachliche Einarbeitung, Passwörter etc.). Denn diese Teammitglieder wissen, mit welchen Arbeitsmitteln und welchem zusätzlichen Wissen man in der Position erfolgreich ist. Die erfahrenen Mitarbeiter:innen können Ihnen auch sagen, welche Informationen irrelevant sind. So sparen Sie sich und Ihrem neuen Teammitglied wertvolle Einarbeitungszeit. Von diesem Punkt aus können Sie alle erforderlichen Ressourcen zusammenstellen und eine spezifisch auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Schulung gestalten.

Kontaktieren Sie zugleich diejenigen, die innerhalb des letzten Jahres zu Ihrem Unternehmen gestoßen sind, und fragen Sie nach, ob die Einführungsveranstaltungen ihren Bedarf gedeckt haben und wie es ihnen im ersten Jahr ergangen ist. Gab es Informationen, die sie unwichtig fanden? Wenn ja, aktualisieren Sie Ihre Schulungsinhalte, damit sie vollständig, aber nicht überladen sind.

3. Fehlende Begleitung durch die Onboarding-Manager:innen

Sprechen Sie mit Ihren neuen Teammitgliedern, während sie den Onboarding-Prozess durchlaufen. Dank regelmäßiger Kontakte können Sie feststellen, ob der Einarbeitungsprozess gut läuft oder ob sich jemand zurückgelassen fühlt oder in einem bestimmten Punkt frustriert ist. Einige Mitarbeiter:innen werden auf Sie zukommen, wenn sie Probleme oder Defizite haben, aber nicht alle fühlen sich mit so viel Offenheit wohl. Erkundigen Sie sich also proaktiv bei den neuen Teammitgliedern – und räumen Sie Blockaden, die zur Sprache kommen, aus dem Weg.

Fragen Sie regelmäßig bei allen neuen Teammitgliedern nach, wie es ihnen seit ihrem Arbeitsbeginn geht. Schätzen Sie ein, ob sie zufrieden sind, ob sie alles haben, was sie fürs Lernen brauchen, oder ob es irgendwelche Hürden gibt. Stellen Sie während dieser Mitarbeitergespräche klar, dass die Neulinge Ihnen ebenfalls regelmäßiges Feedback geben sollten. Wenn etwas nicht funktioniert, sollten Sie das so schnell wie möglich wissen.

Ermitteln Sie während Ihrer Follow-up-Meetings mit den neuen Teammitgliedern, ob ergänzende Schulungen oder Material erforderlich sind. Wenn neue Mitarbeiter:innen zusätzlich Hilfe benötigen, ist Job-Shadowing ein wichtiges Werkzeug. Dabei begleitet ein erfahrenes Teammitglied die neuen Mitarbeiter:innen auf Schritt und Tritt. Zudem ist dies eine großartige Gelegenheit für die Mitarbeiter:innen, während der Integrationsphase eine Beziehung zu einem anderen Teammitglied oder einem/einer direkten Vorgesetzten aufzubauen.

Wenn Sie schließlich feststellen, dass jemand zurückliegt oder zu kämpfen hat, schreiten Sie ein und bieten Sie Unterstützung an. Erwähnen Sie, dass Sie ergänzende Ressourcen zum Thema X, Y, Z haben, oder verweisen Sie auf ein anderes Teammitglied, das Abhilfe schaffen oder Unterstützung leisten kann. Denken Sie daran: Einige Menschen fühlen sich nicht wohl dabei, auf Sie zuzugehen, deshalb ist es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass niemand zurückbleibt.

4. Die Unternehmenskultur unbeachtet lassen

Ihre Unternehmenskultur spielt eine bedeutende Rolle, um neue Talente zu halten. Fast ein Viertel der Angestellten sagt, dass sie ihren Job bei einer schwachen Unternehmenskultur verlassen würden. Auf den Punkt gebracht bedeutet das: Wenn Sie in der Onboarding-Phase keine Unternehmenskultur zeigen, wirkt sich das negativ aus.

Widmen Sie einen Teil Ihres Einarbeitungsplans dem Thema Unternehmenskultur. Diskutieren Sie über die Firmenphilosophie sowie Grundpfeiler der internen Kultur, Richtlinien, Zusatzleistungen usw. Diese Informationen sollte darüber hinaus Teil Ihres digitalen Handbuchs sein, sodass Angestellte jederzeit darauf zugreifen können. 

Nachdem Sie die wichtigsten Aspekte Ihrer Unternehmenskultur abgedeckt haben, sprechen Sie über die Menschen, die diese Kultur möglich machen – Mitarbeiter:innen der Personalabteilung, die an Initiativen rund um Diversität, Gleichstellung und Inklusion mitwirken. Nutzen Sie ein Organigramm, um zu zeigen, wer wofür zuständig ist, und stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktdaten für jede dieser Personen ebenfalls teilen. So haben Ihre neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich mit ihren offenen Fragen an sie zu wenden.

Lassen Sie die Unternehmenskultur für die neuen Mitarbeiter:innen im Anschluss an die Vermittlung von Grundlagen wie Richtlinien und Ihr Leitbild lebendig werden: Zeigen Sie ihnen Fotos von Firmenausflügen, Betriebsfeiern usw. Damit bringen Sie zum Ausdruck, dass Ihr Unternehmen nicht nur eine Kultur predigt, sondern sie auch lebt.

5. Kein Feedback nach dem Onboarden einholen

Der Onboarding-Prozess für Ihre neuen Mitarbeiter:innen kann nur besser werden, wenn Sie wissen, was schief gelaufen ist. Feedbackgespräche mit dem neuen Teammitglied sind ein wichtiger Schritt, um die Mitarbeiterbindung während und nach dem Onboarding zu beurteilen und herauszufinden, was Sie beim Onboarden noch verbessern können. 

Befragen Sie die Angestellten, sobald sie die Onboarding-Phase beendet haben. Das ermöglicht Ihnen einzuschätzen, ob Ihre Schulung ins Schwarze trifft. Sie können alle möglichen Fragen stellen, aber einige dürfen keinesfalls fehlen:

• Wie war die Schulungserfahrung beim Onboarden insgesamt?
• Waren einige Module oder Themen hilfreicher als andere?
• Vor welchen Herausforderungen standen Sie während des Onboardings?
• Gibt es irgendwelche Abschnitte oder Themen, die Ihrer Meinung nach weggelassen werden können? Und welche sollten hinzugefügt werden?

Nehmen Sie sich das Feedback zu Herzen und setzen Sie Veränderungen um, wo es möglich ist. Vergleichen Sie Ihr Feedback mit dem Input der letzten Gruppe, um festzustellen, ob Sie wiederkehrende Probleme haben oder sich die Dinge in eine positive Richtung entwickeln.

Entwickeln Sie die optimale Onboarding-Schulung in Teamarbeit

Der Arbeitsvertrag ist unterzeichnet, jetzt kann es losgehen, richtig? Seien Sie nicht zu vorschnell und nehmen Sie sich die Zeit, um in Zusammenarbeit mit dem gesamten Team ein hochrelevantes und angemessenes Onboarding-Programm zu erstellen. Fördern Sie Collaborative Learning, E-Learning und Microlearning und binden Sie so viele Mitarbeiter:innen wie möglich in die Einarbeitung neuer Teammitglieder ein! Diejenigen, die in derselben Position wie die Neuen gearbeitet haben, werden einzigartige Informationen beisteuern können. Auf diese Art und Weise erhalten Sie ein umfassendes Bild Ihrer Onboarding-Schulung und können Lerninhalte erstellen, die wirklich praktisch sind im neuen Unternehmen.

Expert:innen zufolge geschieht 20 % des Turnovers in den ersten 45 Tagen. Aber Sie wissen ja nun, wie Sie dies vermeiden können.