So steigern wir unsere Teamleistung mit der OKR-Methode (+ kostenlose OKR-Vorlage)

Flexibilität am Arbeitsplatz hat in den letzten Jahren eine ganz neue Bedeutung bekommen. Viele Mitarbeitende möchten heute selbst bestimmen, wie und wo sie arbeiten – und dazu braucht es Agilität im Unternehmen, um sich an diesen Bedarf anzupassen. Mit dieser Entwicklung geht die Notwendigkeit einher, ebenso darüber nachzudenken, wie der Erfolg einzelner Mitarbeitender sowie ganzer Teams gemessen wird.

Ihre Mitarbeiter:innen möchten das Gefühl vermittelt bekommen, dass sie auf ihre individuelle berufliche Entwicklung hinarbeiten und nicht ausschließlich das Unternehmenswachstum verfolgen. Eine traditionelle Top-down-Managementmethode, bei der die Führungsebene die Ziele aller Mitarbeiter:innen vorgibt, ist nicht der beste Weg, um das Engagement und die Produktivität zu fördern. Im Gegenteil: McKinsey stellt fest, dass unflexible oder willkürliche Ziele selbst Ihre talentiertesten Mitarbeitenden demotivieren können.

Das heißt jedoch nicht, dass sich Ihre Angestellten nicht auch auf eine gemeinsame Unternehmensvision fokussieren sollten. Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, eigene Ziele zu entwickeln und zu definieren. Die dadurch erzeugte intrinsische Motivation führt schließlich zu einem Gefühl der Selbstbestimmtheit und der Erfüllung am Arbeitsplatz.

Wir von 360Learning sind der Meinung, dass Dinge am besten mit Struktur erreicht werden können. Deshalb verwenden wir die OKR-Methode – Objectives and Key Results – als Rahmen für die Planung unserer Arbeit und die Überprüfung unserer Fortschritte während des Jahres. Wir verwenden sie seit mehreren Jahren und können mit Überzeugung sagen, dass sie wirklich effektiv ist – wenn man sie einzusetzen weiß. 👇

Wie funktioniert die OKR-Methode?

Das OKR-Modell ist eine agile Methode. Der Ansatz wurde in den 1970er Jahren im Silicon Valley geboren. Sein Erfinder, Andrew Grove, katapultierte damit die Firma Intel – damals nur eines unter vielen Start-ups – vom einfachen Speicherchip-Produzenten zum weltgrößten Hersteller von Mikroprozessoren. In Anlehnung an Managementmethoden wie MBO (Management by Objectives) und SMART (Specific Measurable Accepted Realistic Time Bound) konzentrierte sich das Zielvereinbarungssystem von Andy Grove auf die Festlegung der Schritte, die zur Erreichung bestimmter Resultate unternommen werden mussten. Mithilfe der OKR-Methode konnten die Einnahmen von Intel von 1,9 auf 26 Milliarden Dollar gesteigert werden. Später wurde das OKR-Modell von John Doerr weiter verfeinert.

Die OKR-Methode wird zyklisch angewandt. Ein OKR-Zyklus gliedert sich in drei Phasen:

• Planungsphase
  Erstellung von OKR-Sets (jeweils ein Ziel und zwei bis vier dazugehörige Schlüsselergebnisse) im Rahmen sogenannter OKR-Plannings.
• Ausführungsphase
  Zielerfüllung und Messung der Fortschritte. Dazu finden regelmäßige OKR-Events statt wie z. B. wöchentliche Meetings (OKR-Weekly).
• Abschlussphase
  Messung der OKR-Sets und Bewertung der Zielerreichung bei einem OKR-Review, gefolgt von einer OKR-Retrospektive zur Optimierung des Prozesses und der Zusammenarbeit.

Was macht die OKR-Methode so wirksam?

Ziele und Schlüsselergebnisse (Objectives and Key Results, OKRs) funktionieren, weil sie als einfache, aber wirkungsvolle Methode zur Festlegung von Zielen konzipiert wurden, indem sie die Visionen eines Unternehmens definieren und diese Visionen in messbare Ergebnisse umwandeln.

Im Gegensatz zu anderen Zielsystemen wie Key Performance Indicators (KPIs) identifizieren OKRs gemeinsame Ziele und unterteilen diese in messbare Komponenten. KPIs hingegen werden häufig verwendet, um Ziele für das Unternehmen als Ganzes festzulegen – beispielsweise durch die Bestimmung eines Gewinnziels oder einer bestimmten Kundenbindungsrate. Sie messen die Gesamtleistungen, zeigen aber nicht auf, in welchen Bereichen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist.

Die OKR-Methode erkennt auch an, dass Mitarbeitende ein Mitspracherecht haben sollten bei der Frage, wohin sich ihr Unternehmen entwickeln soll und wie es dorthin gelangen kann. Es ist eine Alternative zum traditionellen Top-down-Ansatz im Management und soll die Mitarbeitenden zur Mitwirkung befähigen und die Bereitschaft dafür fördern. Dieser Bottom-up-Ansatz kann – insbesondere der jüngeren Generation – das Gefühl geben, dass ihre persönliche Meinung und Entwicklung bei der Arbeit berücksichtigt und wertgeschätzt wird.

OKRs funktionieren, weil sie:

• Mitarbeiter:innen einen klaren Fokus auf Prioritäten, und nicht nur auf Dringendes ermöglichen. Wenn Teams wissen, auf welche Ziele sie sich konzentrieren müssen, können sie ihre Zeit und Energie entsprechend priorisieren. Sie wissen, wann sie ein neues Projekt ablehnen müssen, das zwar spannend ist, aber das Unternehmen nicht weiterbringt, und können sich stattdessen auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
• Eigenverantwortung in den Arbeitsprozess integrieren. OKRs setzen klare Erwartungen. Manager und Führungskräfte können besser erkennen, ob die Teams Fortschritte machen, indem sie Resultate anhand dieser messbaren Ziele überprüfen.
• Es leicht machen, Fortschritte zu messen und Erfolge zu feiern. Der OKR-Prozess beinhaltet die Definition aller Erfolgstreiber, sodass es kein Rätselraten mehr gibt, ob Fortschritte zu verzeichnen sind. Wenn Erfolge leicht messbar sind, können sie im gesamten Unternehmen gefeiert werden.
• Mitarbeiter:innen eine gemeinsame Perspektive bieten. Wenn jeder weiß, was die übergreifenden Ziele des Unternehmens sind, fördert dies das Zusammengehörigkeitsgefühl. Wenn die einzelnen Teams eigene OKRs ausarbeiten, können sie erkennen, wie sich die Teamarbeit in das Gesamtbild der Unternehmensstrategie einfügt und welchen Einfluss diese Arbeit auf andere hat.

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Warum es manchen Unternehmen nicht gelingt, die OKR-Methode in die Praxis umzusetzen

Leider gelingt es einigen Unternehmen nicht, die Festlegung von Zielen und Resultaten in der Praxis umzusetzen – nur 16 % der Arbeitnehmer:innen sind der Meinung, dass ihr Arbeitgeber die Unternehmensziele erfolgreich festlegt und kommuniziert. Dieser Misserfolg ist darauf zurückzuführen, dass den Mitarbeitenden nicht klar ist, warum sie sich Ziele setzen, oder dass sie den Zweck dieser Ziele nicht nachvollziehen können.

Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Festlegung Ihrer OKRs beachten sollten:

• OKR ist nicht gleich KPI. OKRs haben eine qualitative und ambitionierte Komponente, die bei KPIs fehlt. Wenn Sie OKRs mit KPIs verwechseln, bedeutet das, dass Sie am Ende die Leistung messen, ohne zu wissen, worauf Sie als Unternehmen letztendlich hinarbeiten möchten. KPIs sind wie der Tachometer Ihres Autos, der Ihnen sagt, wie schnell Sie fahren. OKRs hingegen sind das Navi, das Ihnen den Standort Ihres Ziels und den Weg dorthin anzeigt.
• OKRs sind keine To-do-Listen. In diesem Punkt wird das OKR-Modell häufig missverstanden. Wenn Sie Ihre Ziele und Schlüsselergebnisse als banale Aufgabenliste im Tagesgeschäft betrachten, haben Sie keine Information darüber, ob diese Maßnahmen die Ergebnisse liefern, die Ihr Unternehmen für das Wachstum benötigt. Die Ausführung von Aufgaben und deren Abhaken auf einer Liste ist nicht dasselbe wie die Arbeit an einer bestimmten Reihe von Ergebnissen.
• Mangelnde Abstimmung im Team. OKRs, die nicht aufeinander abgestimmt sind, behindern das Gesamtwachstum, da konkurrierende Prioritäten alle Beteiligten ausbremsen. Fehlende Abstimmung kann sogar die Leistung in anderen Bereichen beeinträchtigen, da interne Unstimmigkeiten oder Abhängigkeiten entstehen.

Unser Prozess zur Erstellung, Implementierung und Verwaltung von OKRs

Vor einigen Jahren befanden wir uns an einem kritischen Punkt, an dem wir so schnell wuchsen, dass wir einen Rahmen für unser Zielmanagement benötigten, der besser für schnelles Wachstum geeignet war. Wir wussten, dass es an der Zeit war, uns ernsthaft mit dem Leistungsmanagement zu befassen und beschlossen, die OKR-Methode einzuführen.

Wie 360Learning OKRs erstellt

OKRs sind ein fantastisches Instrument für die Festlegung von strategischen Zielen, die Verfolgung von Fortschritten und die Messung von Ergebnissen, aber wie sieht es mit den Details der tatsächlichen Definition dieser Ziele auf kontinuierlicher Basis aus? Wir gehen bei der Erstellung von OKRs folgendermaßen vor:

Wir beginnen mit der Identifizierung der Ziele auf Unternehmensebene

Dies ist ein von oben nach unten gerichteter Schritt (top-down) des gesamten Prozesses, aber er ist notwendig, um eine globale Ausrichtung zu garantieren. Unser Vorstand, der CEO und andere C-Level-Mitglieder identifizieren und kommunizieren dann ihre wichtigsten Ziele für unser Unternehmen. Diese Vision der gesamten Organisation dient uns als Grundlage für die darauffolgenden OKRs.

Für Ihr Unternehmen könnte dies wie folgt aussehen: „Die beste deutsche Projektmanagement-Software werden” oder „Unternehmen dabei helfen, ihren ökologischen Fußabdruck in den nächsten zehn Jahren um 50 % zu reduzieren”.

Wir unterteilen diese Ziele in Teamziele

Wir haben diesen zusätzlichen Schritt hinzugefügt, um die Kluft zwischen den Zielen auf Unternehmens- und individueller Ebene zu begrenzen. „Teamziele” sind, wie der Name es bereits vermuten lässt, die Ziele für eine bestimmte Abteilung. Sie sollten die Frage beantworten: „Wo will ich hin?”. Ein OKR-Ziel für ein SaaS-Marketingteam könnte zum Beispiel lauten: „Die Anzahl der produktqualifizierten Leads um das Dreifache erhöhen.”

Bei der Festlegung von Teamzielen sollte ein starker Bottom-up-Ansatz berücksichtigt werden. Die Teammitglieder sollten dazu ermutigt werden, ihre eigenen Ideen einzubringen und sich gemeinsam mit ihren Vorgesetzten oder einem OKR-Coach bzw. OKR-Master auf geeignete Ziele zu verständigen.

Wir wandeln Teamziele in individuelle Ziele um und unterteilen sie in Schlüsselergebnisse

Die individuellen Ziele basieren auf derselben Frage wie die Teamziele. Auch hier ist ein Bottom-up-Ansatz entscheidend. Wenn wir dasselbe OKR-Beispiel wie oben betrachten, könnte ein individuelles Ziel lauten: „das Team im zweiten Quartal um 50 % vergrößern” oder „unsere Markenbotschaft innerhalb von sechs Monaten etablieren” oder etwas Ähnliches.

Schlüsselergebnisse sind im Gegensatz zu Zielen anhand von Metriken quantifizierbar. Während Ziele die Frage „Wo wollen wir hin?” klären, beantworten Schlüsselergebnisse die Frage „Woher wissen wir, dass wir dort sind?”. Schlüsselergebnisse sehen wie folgt aus: „Erreichen der Top-10-Position in einem SEO-Ranking”, „Generierung von 2 000 qualifizierten Leads im dritten Quartal” oder „Steigerung des Website-Traffics um 30 % in den nächsten 120 Tagen”.

Wir listen Initiativen innerhalb der Schlüsselergebnisse auf und erstellen tägliche To-do-Listen, die uns helfen, sie zu erfüllen

Die Auflistung von Initiativen war ein weiterer Schritt, den wir eingeführt haben, um unsere Ziele noch detaillierter und einfacher zu gestalten. Eine Initiative beantwortet die Frage: „Was muss ich tun, um ein Schlüsselergebnis zu erreichen?”. Jede Person sollte eine begrenzte Liste von Projekten erstellen, die unabhängig voneinander sind und in einem kurzen Zeitraum (maximal ein bis zwei Wochen) erfüllt werden können. Gute Beispiele wären „vier Blogartikel pro Woche veröffentlichen" oder "drei Webinare pro Quartal veranstalten”.

Der detaillierteste Teil des OKR-Rahmens sind die täglichen Aufgabenlisten. Diese definieren das Tagesgeschäft, das Sie in Trello (wie wir es tun) oder einem anderen Tool, das Sie für die Umsetzung Ihrer Initiativen einsetzen, verfolgen können. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Ziele qualitativ und zielgerichtet formulieren und die Messbarkeit der wichtigsten Ergebnisse gewährleisten. Auf diese Weise haben Sie die Freiheit, Ihre Initiativen und Aufgabenlisten anzupassen, um sicherzustellen, dass sie zum Erreichen Ihrer Hauptergebnisse beitragen.

Wie 360Learning OKRs einführt

Unser Head of Operations und Ex-McKinsey-Berater war federführend bei der Entwicklung des folgenden dreistufigen Systems zur Einführung der OKR-Methode innerhalb weniger Monate beteiligt:

Wir beginnen mit dem OKR-Training beim Onboarding

Ihre Teams sind möglicherweise mit der OKR-Methode vertraut, aber sie verstehen sie vielleicht noch nicht voll und ganz. Um sicherzustellen, dass alle von Anfang an auf der gleichen Grundlage arbeiten, beinhaltet unser Onboarding-Prozess einen Kurs zum Verständnis und zur Erstellung von OKRs.

Jede:r neue Mitarbeiter:in muss diesen Kurs absolvieren. Dazu werden sie aufgefordert, ihre eigenen, realen OKRs für das erste Quartal bei 360Learning zu erstellen. Diese Aufgabe gibt ihnen die Möglichkeit, das in der Theorie Gelernte direkt in die Praxis umzusetzen.

Wir integrieren OKRs in den Arbeitsablauf

Häufig gehen die Mitarbeitenden ihre wöchentliche Aufgabenliste durch und öffnen nur einmal im Monat – oder seltener – eine OKR-Datei, um einige unzusammenhängende Fortschrittsnotizen festzuhalten. Dies ist jedoch eine verpasste Gelegenheit. Stattdessen ist es wichtiger, dass die OKRs in Ihre Team- und Unternehmenskultur eingebettet und in den täglichen Aktivitäten verankert sind.

Bei 360Learning bedeutete dies die Integration unserer OKRs in die Tools, die wir täglich verwenden:

• Trello für das Projektmanagement
• Google Sheets für die Protokollierung
• Unsere eigene Plattform, 360Learning, für Kommunikation, Schulung und Abstimmung

Schrittweise Einführung von OKRs für mehr Akzeptanz

Der erste Schritt betrifft Ihre neuen Teammitglieder, aber was ist mit Ihren bestehenden Mitarbeiter:innen? Wenn Sie bisher eine andere Art von Zielsetzungsrahmen (oder gar keinen) verwendet haben, benötigen Sie einen Plan, um die Akzeptanz sicherzustellen und den Widerstand zu minimieren.

Für uns bedeutete das, bedacht vorzugehen und die OKR-Methode schrittweise einzuführen. Wir starteten mit einem einmonatigen Pilotprogramm, bevor wir das System endgültig einführten und wir stellten sicher, dass wir die Vorteile der Verwendung von OKRs jedem in unserem Unternehmen klar und deutlich kommunizierten.

Wie 360Learning die OKR-Methode einsetzt

Die Entwicklung von OKRs sollte sowohl eine Top-down- als auch eine Bottom-up-Übung sein. Dennoch spielen Manager:innen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Akzeptanz sicherzustellen und zu gewährleisten, dass die OKR-Methode einen positiven Einfluss auf die Leistung Ihres Unternehmens hat.

Manager stimmen Teamziele mit individuellen Zielen ab

Mitarbeiter:innen möchten, dass es ihrem Unternehmen gut geht, aber sie möchten ebenso ihre eigenen persönlichen oder beruflichen Wachstumsziele verfolgen. Idealerweise sollten die OKRs nicht nur auf die Ziele des Unternehmens und des Teams abgestimmt sein, sondern auch auf die beruflichen Entwicklungsziele jedes Einzelnen. Auf diese Weise arbeiten die Mitarbeitenden immer auf etwas hin, das für sie persönlich von Bedeutung ist.

Manager nutzen 1:1-Gespräche bei der Mitarbeiterführung, um die OKRs kontinuierlich zu optimieren

Viele Gespräche über OKR-Ideen und berufliche Entwicklung können während Ihrer Einzelgespräche stattfinden. Je produktiver diese Treffen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie qualitative OKRs erstellen, die Bestand haben und das Unternehmenswachstum fördern.

Die Mitarbeiter:innen sind die Expert:innen für ihren eignen Aufgabenbereich – daher raten wir unseren Managern, sie die Gespräche leiten zu lassen. Manager strukturieren die Besprechung und machen Notizen, damit sie fokussiert und zielgerichtet bleiben. Wenn Sie diesen Ansatz übernehmen, können Sie die Mitarbeitenden auch bitten, einige Themen vorzubereiten, indem sie über ihre größten Herausforderungen und Wachstumschancen in diesem Quartal oder Jahr nachdenken und diese dann als Ausgangspunkt für das Gespräch nutzen.

Erstellen und implementieren Sie Ihre eigenen OKRs mit unserer kostenlosen Vorlage

OKRs bieten Unternehmen aller Branchen eine Möglichkeit, ambitionierte Ziele zu verfolgen und den Fokus jeder Abteilung, jedes Teams und jedes Einzelnen auf maximales Wachstum zu setzen. Das Thema OKR interessiert Sie, doch Sie wissen nicht so recht, wo Sie anfangen sollen? Dann finden Sie in diesem Beitrag ein hilfreiches Rahmenwerk. Folgen Sie den beschriebenen Schritten zur Einführung des OKR-Modells für die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Unternehmensleistung. Passen Sie es ganz einfach an Ihre individuellen Ziele und die spezifischen Anforderungen Ihrer Teams an.

Sie wünschen sich einen genaueren Anhaltspunkt? Hier finden Sie das OKR-Framework, das wir bei 360Learning verwenden. 👇

Testen Sie es aus – Sie sind vielleicht nur einen Schritt davon entfernt, den höchsten Grad der Zielerreichung anzusteuern, den Ihr Unternehmen je gesehen hat.