Warum Offboarding heute wichtiger ist denn je

Die Art und Weise, wie Sie Mitarbeiter:innen, die Ihr Unternehmen verlassen, verabschieden, ist mindestens genauso wichtig wie ihre Begrüßung bei Vertragsbeginn. Dennoch wird dem Offboarding von Arbeitnehmer:innen in vielen Unternehmen weit weniger Beachtung geschenkt als dem Onboarding. Tatsächlich existiert in vielen Unternehmen kein offizieller Prozess für den strukturierten Personalaustritt.

Doch gerade die Gestaltung eines angemessenen Offboarding-Prozesses könnte nicht wichtiger sein, denn die Anzahl der Arbeitnehmer:innen, die ihren Arbeitsplatz verlassen, erreicht derzeit neue Höchststände.

Allein in den USA reichten im Januar 2022 4,3 Millionen Menschen ihre Kündigung ein und 44 % der Arbeitnehmer:innen sind aktiv auf Jobsuche. Diese Auswirkungen der Kündigungswelle, die auch Deutschland erfasst hat, werden die Arbeitswelt auch wohl noch für eine Weile prägen. Gerade aus diesem Grund ist das Offboarding ein wesentlicher Aspekt im Bereich der Personalentwicklung, der nicht vernachlässigt werden sollte.

Mithilfe eines angemessenen Offboarding-Prozesses lassen sich nicht nur Spitzentalente halten und wertvolles Fachwissen bewahren, sondern auch die Personalfluktuation in Ihrem Unternehmen kann effizienter bewältigt und reibungslose Übergänge können sowohl für bestehende als auch für ausscheidende Mitarbeiter:innen geschaffen werden.

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Was verbirgt sich hinter dem Begriff Offboarding?

Arbeitnehmer:innen offiziell beendet – ganz gleich, ob das Vertragsende aus einer Kündigung, einem Eintritt in den Ruhestand, einer Entlassung oder einer Freistellung resultiert. 

Im Gegensatz zum Onboarding-Prozess, der darauf abzielt, neue Mitarbeiter:innen zu motivieren und ihnen die besten Chancen auf Erfolg zu bieten, besteht der Zweck des Offboardings darin, die Interessen beider Parteien zu wahren und das Arbeitsverhältnis reibungslos und einvernehmlich zu beenden.

Der Prozess sollte effizient und gewissenhaft durchgeführt werden und alle erforderlichen rechtlichen Aspekte abdecken. Zugleich sollte dabei ein respektvoller, angemessener Umgang herrschen, um die Zusammenarbeit für alle Beteiligten auf möglichst positive Weise abzuschließen. Die folgenden Punkte dürfen in keinem Offboarding-Prozess fehlen:

• Benachrichtigung der Belegschaft über das Ausscheiden ihrer Kolleg:innen
• Übertragung der Aufgaben der Ausscheidenden auf eine:n Nachfolger:in
• Rückgabe von Firmeneigentum
• Weitergabe von Wissen
• Deaktivierung oder Sperrung des Zugangs zu Mitarbeiterkonten
• Befragung der ausscheidenden Mitarbeiter:innen

Warum ist Offboarding so wichtig?

Die letzte Phase des Werdegangs Ihrer Mitarbeiter:innen innerhalb Ihres Unternehmens ist eine der wichtigsten Gelegenheiten, um Unterstützung zu leisten und die Werte Ihrer Unternehmenskultur aktiv umzusetzen. Ohne jegliche Bewertung des Arbeitsverhältnisses und ohne Übergänge für Ihr verbleibendes Team riskieren Sie jedoch langfristig den Verlust weiterer Mitarbeiter:innen. 

Laut dem Marktforschungsunternehmen Aberdeen Research können Unternehmen mit einer angewandten Offboarding-Politik 71 % ihrer Angestellten halten. Fehlt ein solcher Prozess, beträgt die Quote lediglich 57 %. Darüber hinaus sind Mitarbeiter:innen in Unternehmen mit vorhandenem Offboarding-Prozess im Vergleich um 11 % engagierter.

Mit einem wohl durchdachten Offboarding-Prozess können Personalabteilungen für ein reibungsloses Ausscheiden der Mitarbeiter:innen sorgen, von dem beide Seiten profitieren. Hier die Vorteile:

1. Ein positiver letzter Eindruck fördert das Markenimage

Glückliche Mitarbeiter:innen sind die besten Verfechter Ihrer Marke. Wenn ehemalige Mitarbeiter:innen von ihrer Erfahrung in Ihrem Unternehmen schwärmen, ist das gut für Ihr Image und das zieht wiederum talentierte neue Kandidat:innen an. Viele Unternehmen konzentrieren sich jedoch vorwiegend darauf, aus ihrer bestehenden Belegschaft Fürsprecher ihrer Marke zu machen. Dabei vergessen einige allerdings, dass die Meinungen und Bewertungen ihrer ehemaligen Angestellten mindestens genauso viel Gewicht haben.

84 % der Jobsuchenden sehen sich Unternehmensbewertungen an, bevor sie sich auf eine Stelle bewerben und 60 % lesen mindestens fünf Bewertungen, bevor sie sich eine Meinung über ein Unternehmen bilden. Darüber hinaus schenken die Menschen negativen Online-Bewertungen meist mehr Glauben als positiven. Wenn also der Offboarding-Prozess unzureichend oder gar zermürbend verläuft, kann dies das Verhältnis zu ausscheidenden Mitarbeiter:innen schädigen und ihre Beurteilung des Unternehmens trüben. Möglicherweise könnten sie sich sogar negativ gegenüber potenziellen Bewerber:innen über das Unternehmen äußern. 

Auch Ihre bestehende Belegschaft bekommt hautnah mit, wie Sie Mitarbeiter:innen behandeln, die das Unternehmen verlassen. Das wirkt sich nicht nur auf ihre Wahrnehmung des Unternehmens aus, sondern kann sich auch auf ihr Engagement niederschlagen. 

Aus diesem Grund gilt: Je mehr sich Ihr Unternehmen mithilfe eines ausgezeichneten Offboarding-Prozesses dafür einsetzt, einen positiven letzten Eindruck bei ausscheidenden Arbeitnehmer:innen zu hinterlassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Ihr Image im Anschluss verbessern, statt es zu beschädigen.

2. Wertvolles Feedback von Mitarbeiter:innen stärkt Ihr Unternehmen

Ausscheidende Mitarbeiter:innen äußern sich meist aufrichtiger bezüglich ihrer Arbeitserfahrung und der Unternehmenskultur. Feedback aus Abschlussgesprächen – ganz gleich ob positiv oder negativ – kann Ihnen dabei helfen, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens zu ermitteln und Verbesserungspotenzial aufzudecken. 

So könnte z. B. konstant schlechtes Feedback bezüglich mangelnder Vielfalt oder geringer kultureller Sensibilität innerhalb des Unternehmens Anlass für die Einführung eines Schulungsprogramms zum Thema Vielfalt und Integration bieten. Darüber hinaus können Abschlussgespräche dazu genutzt werden, etwaige unerwünschte Vorfälle aufzudecken, die sich während der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter:innen ereignet haben (z. B. Belästigung am Arbeitsplatz, Mobbing, Rassismus oder Sexismus). So können diese aufgearbeitet werden, bevor sie zu rechtlichen Auseinandersetzungen oder schlechter Publicity führen. 

Wenn Sie die nötigen Schritte unternehmen, um dieses Feedback in Verbesserungsmaßnahmen zu verwandeln, demonstrieren Sie sowohl Ihren ehemaligen als auch Ihren aktuellen Angestellten, dass sich Ihr Unternehmen für eine positive Mitarbeitererfahrung und Unternehmenskultur einsetzt.

3. Das Unternehmen ist gegen Sicherheitsrisiken geschützt

Konsequentes und systematisches Offboarding minimiert Sicherheits- und Rechtsrisiken und schützt das Unternehmen vor Compliance-bedingten Schwierigkeiten. 

Im Rahmen des Offboarding-Prozesses muss sichergestellt sein, dass alle ausscheidenden Mitarbeiter:innen Firmeneigentum wie Laptops und Mobiltelefone zurückgeben und ihre Zugänge zu Konten und Software gesperrt werden. Angesichts der Tatsache, dass jede:r vierte Mitarbeiter:in nach Vertragsende weiterhin Zugriff auf ehemalige Konten hat, ist dieser Teil des Offboardings besonders kritisch. 

Wird dieser Schritt des Prozesses jedoch übersprungen, setzen Sie nicht nur das Unternehmen, sondern auch Ihre Kunden dem Risiko von Sicherheits- und Datenschutzverletzungen aus. Das widerfuhr im Dezember 2021 dem mobilen Zahlungsdienst Cash App. Ein ehemaliger Mitarbeiter, der noch immer Zugang zu seinem Konto hatte, lud Berichte herunter, die Kundendaten enthielten. Dies zog eine Datenschutzverletzung nach sich, von der mehr als 8 Millionen Nutzer:innen betroffen waren und die durch die Deaktivierung des Mitarbeiterkontos ganz einfach hätte vermieden werden können.

4. Zusammenarbeit bewahrt institutionelles Wissen preserves institutional knowledge

Einer der wichtigsten Aspekte des Offboardings besteht in der Dokumentation aller wichtigen Kenntnisse, Informationen und Prozesse, die für die Funktionen der ausscheidenden Mitarbeiter:innen relevant sind. Vor allem langjährige oder hochqualifizierte Mitarbeiter:innen verfügen über ein spezifisches Fachwissen und ein Verständnis ihrer täglichen Aufgaben, das nur schwer zu ersetzen ist. Tatsächlich geben 81 % der Arbeitnehmer:innen an, dass Wissen, das durch praktische Erfahrung erworben wurde, am schwersten zu ersetzen ist.

Im Laufe der Zeit kann der durch abgewanderte Mitarbeiter:innen entstandene Wissensverlust schließlich eines der folgenden Probleme nach sich ziehen:

• Das Onboarding und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen werden durch verlorenes Wissen erschwert.
• Ineffiziente Prozesse können zu einem Leistungsabfall des Unternehmens führen.
• Es entstehen Kommunikations- und Informationssilos.
• Wichtige Informationen sind schwerer zu finden. 
• Eine verringerte Produktivität kann sich maßgeblich auf die Unternehmenszahlen auswirken.
• Kundenbeziehungen können in Mitleidenschaft gezogen werden.

5. Die Tür bleibt für ehemalige Mitarbeiter:innen geöffnet

Etwa jede:r Fünfte, der bzw. die während der Pandemie gekündigt hat, ist an den alten Arbeitsplatz zurückgekehrt. 41 % derjenigen, die diesen Schritt noch nicht gegangen sind, geben an, dass sie dies in Betracht ziehen würden. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Angestellten bei ihrem Offboarding nicht „Lebewohl“, sondern vielmehr „auf Wiedersehen“ sagen. Dies bedeutet, dass die Zusammenarbeit auf möglichst positive Weise beendet werden sollte, sodass sich die ausscheidenden Mitarbeiter:innen wohl dabei fühlen, später in das Unternehmen zurückzukehren.

Eine offene Tür für ehemalige Mitarbeiter:innen bringt darüber hinaus einen weiteren Vorteil mit sich: Die „neuen alten“ Angestellten könnten mit neuen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen zurückkehren. Eine Studie hat zudem ergeben, dass sich solche Mitarbeiter:innen mehr für ihr Unternehmen engagieren als andere Angestellte. Außerdem erfolgt ihre Einarbeitung wesentlich schneller, da sie bereits mit der Unternehmenskultur und den internen Prozessen vertraut sind. So können sie direkt durchstarten – im Gegensatz zu komplett neuen Mitarbeiter:innen, die zunächst noch geschult werden müssen, bevor sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können. 

Bleiben Sie Ihrer Unternehmenskultur vom ersten bis zum letzten Tag treu

Die grundlegenden Werte und Ziele eines Unternehmens beeinflussen fast alle Aspekte des Werdegangs und der Erfahrung Ihrer Mitarbeiter:innen – im Guten wie im Schlechten. 

Die Onboarding-Erfahrung Ihrer neuen Angestellten sollte das Engagement Ihres Unternehmens widerspiegeln, neue Mitarbeiter:innen zu motivieren und ihnen die besten Chancen auf Erfolg zu bieten. Ihr Mitarbeiterschulungsprogramm sollte Ihren Einsatz für die Weiterentwicklung Ihrer Angestellten mithilfe von Collaborative Learning und anderen Angeboten zum Wissensaustausch zum Ausdruck bringen. Der Offboarding-Prozess ist schließlich die letzte Gelegenheit, den ausscheidenden Mitarbeiter:innen mit Respekt und Empathie zu begegnen und ihren Wert und Beitrag für das Unternehmen zu würdigen.

Mithilfe der Lernplattform für Collaborative Learning von 360Learning können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Onboarding- und Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, die sie in ihrer Weiterentwicklung unterstützen – ganz gleich, ob sie in Ihrem Unternehmen bleiben oder sich eines Tages von Ihnen verabschieden.

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