Comment créer un inventaire des compétences avec l’IA

Pour savoir où vous allez, il faut d’abord savoir ce que vous avez.

Les cartographies ou inventaires de compétences sont essentiels pour connaître les atouts dont dispose votre organisation et pour identifier les écarts de compétences à combler. Sans cet état des lieux, difficile d’élaborer un programme de formation qui portera ses fruits. 

Le problème ? Ces processus sont souvent longs et laborieux. Il faut des mois, voire des années, pour finaliser une cartographie… qui une fois terminée, est déjà obsolète. 

L’IA change la donne. Avec les bonnes instructions, un inventaire de compétences peut être créé en quelques minutes seulement, puis être actualisé par défaut. Le gain de temps est considérable pour les responsables Formation qui peuvent se consacrer à la montée en compétences et à la requalification des collaborateurs. Les équipes RH, quant à elles, peuvent plus facilement combler les écarts via le recrutement.

Nous revenons ici sur le processus habituel de création d’un inventaire des compétences avant de vous montrer comment l’IA peut tout changer.

L’inventaire des compétences, c’est quoi ? 

Il s’agit d’un dossier regroupant l’ensemble des compétences, des expériences et des connaissances professionnelles fessionnelles de vos collaborateurs à l’instant T. Comme pour les stocks et l’approvisionnement, vous pouvez en réaliser un suivi à mesure que les collaborateurs intègrent l’entreprise, évoluent, puis quittent l’entreprise. 

Pourquoi créer un inventaire des compétences ? 

Habituellement, un inventaire est la conséquence d’un audit des compétences qui permet d’identifier les écarts au sein de l’organisation. L’objectif de chacune de ces étapes est double : élaborer une stratégie de montée en compétences et de requalification, puis proposer un programme de formation à fort impact. 

Concrètement, l’inventaire aide le service RH à cibler les forces et les faiblesses de la main-d'œuvre. En collaboration avec les responsables Formation, ils peuvent ensuite décider quelles sont les compétences à consolider en interne et quelles sont les compétences à rechercher activement en externe. 

Inventaire vs audit

Ces deux concepts vont de paire, mais ne sont pas tout à fait identiques : 

• Inventaire : il s’agit d’une simple liste des compétences et connaissances existantes au sein de l’organisation.
• Audit : un audit des compétences est le processus qui permet de créer ou de mettre à jour l’inventaire. Le périmètre de l’audit peut également être plus large, ce qui oblige l’auditeur à présenter des pistes de réflexion, des analyses et des résultats. 

Pour résumer simplement, l’audit est un processus et l’inventaire est un document produit dans le cadre de ce processus. 

Élaborer un inventaire des compétences

Bien qu’il s’agisse simplement d’une “liste de compétences et de connaissances”, la création d’un inventaire des compétences n’est pas chose aisée. La planification minutieuse, la validation des parties prenantes et la persévérance des responsables Formation sont de mise. Malheureusement, ce type de projet tourne souvent court. 

Les formidables avancées technologiques de ces dernières années permettent cependant de gagner en rapidité et en facilité. Pour illustrer notre propos, détaillons les étapes classiques qui sont nécessaires, puis voyons comment les accélérer voire même les automatiser.

L’approche classique

Les étapes suivantes sont toujours considérées comme les techniques standard pour créer un inventaire des compétences. 

1. Choisissez l’ensemble de compétences à mesurer 

Vous n’allez pas lister toutes les compétences possibles et imaginables. En tant qu’organisation, il vous faut une ontologie des compétences de base qui définit ce dont vous avez besoin et ce que vous valorisez au sein de vos équipes. Il s’agit des termes convenus qui vont désigner les compétences et que tout le monde doit comprendre et utiliser. 

Bien entendu, il existe des compétences qui sont plus adaptées à certains postes que d’autres, et des compétences qui ne s’appliquent pas à tout le monde. Mais si elles sont primordiales pour l’entreprise, elles doivent tout de même figurer sur la liste. 

Si ce n’est pas une première pour vous, vous disposez peut-être déjà d’une ontologie des compétences. Cela vous facilite un peu la tâche car il vous suffit de vérifier et mettre à jour cette dernière avec les priorités les plus récentes, puis ajouter ces termes à votre inventaire (“Rédaction de prompts IA” doit désormais se trouver sur la plupart des listes par exemple). 

2. Élaborez l’évaluation

Il existe plusieurs bonne pratiques pour réaliser l’inventaire des compétences : 

• Auto-évaluations des équipes : cela correspond souvent à une enquête, invitant les membres d’équipe à noter leurs propres compétences et connaissances sur une échelle prédéterminée. Même si les résultats sont à prendre avec des pincettes (il est courant que les collaborateurs sur- ou sous-estiment leurs propres compétences), il est ainsi facile de savoir ce qu’ils pensent apporter à l’entreprise. 
• Tests : les tests permettent d'obtenir une vision plus objective des compétences et aptitudes de vos équipes. Le plus complexe ? Concevoir des tests équitables et impartiaux qui reflètent la nature spécifiques des différents postes impliqués, et convaincre les collaborateurs de les réaliser. 
• Feedback des responsables et pairs : même si l’objectif principal consiste à réaliser un inventaire à l’échelle de l’entreprise, les évaluations de la performance individuelle et le feedback par les pairs ont un rôle à jouer. Vos questionnaires peuvent inclure des questions spécifiques liées aux compétences requises pour chaque poste et vous pouvez demander aux responsables et aux pairs d’évaluer les aptitudes de leurs coéquipiers. 

Pour utiliser ces informations pour votre inventaire actuel, vous devez déjà être en capacité de poser ce type de questions durant les revues de performance, qui sont un tout autre processus. Si ce n’est pas encore le cas, questionnez plutôt vos collaborateurs sur les compétences de leur équipe. 

Si vous avez le temps et l’aval de votre équipe dirigeante, vous pouvez mettre à profit ces différentes méthodes. Il est plus probable qu’il faille faire un choix entre les trois, en fonction de ce qui est réalisable et de ce qui pourrait, selon vous, obtenir les meilleurs résultats. 

3. Organisez la campagne

Cela peut faire partie d’un audit des compétences plus large ou d’un autre programme de montée en compétences. Comme le savent les professionnels de la formation, il est difficile de convaincre vos équipes de participer et de réaliser l’évaluation avec sérieux.

Pour réussir, vous devez faire preuve de persévérance et communiquer avec clarté. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui est demandé et pourquoi la participation de chacun est nécessaire. Malheureusement, vous allez devoir faire preuve d’insistance, ce qui n’est jamais agréable. 

Nous le verrons par la suite, les outils modernes changent la donne sur ce point-là. 

4. Élaborez des matrices de compétences 

C’est ce que l’on appelle également la cartographie des compétences : identifiez les compétences dont votre organisation dispose, par équipe et/ou niveau de hiérarchie. Par exemple, vos ingénieurs doivent disposer de compétences avancées dans la programmation et l’architecture logicielle, mais ne sont pas tenus d’avoir des connaissances en outbound sales. 

Au-delà des compétences techniques évidentes, vous avez besoin de connaître les manques : 

• Est-ce que votre équipe commerciale a des lacunes en négociation ou en résolution des litiges ? 
• Est-ce que votre équipe RH a suffisamment de connaissances en budgétisation ? 
• Quelles soft skills manquent à l’équipe dirigeante ? Et à l’entreprise dans son ensemble ? 

L’inconvénient : cela nécessite de nombreuses manipulations des données et tâches manuelles. Vous devez associer chaque réponse individuelle à la bonne équipe et au bon niveau de hiérarchie. Vous allez peut-être devoir ajouter des tags et catégoriser certaines compétences afin de pouvoir recouper les données correctement. 

Vous allez, au minimum, passer plusieurs jours sur Excel. 

5. Saisissez les opportunités de développement

La prochaine étape logique de votre inventaire et cartographie des compétences est l'identification des domaines qui nécessitent la montée en compétences, la requalification ou l’introduction de nouvelles compétences via le recrutement. 

L’un des avantages souvent oublié d’un inventaire (et de la cartographie des compétences) et la découverte de certaines compétences dont vous disposiez déjà, mais peut-être pas là où vous en aviez besoin. Dans le pire des cas, cela peut conduire à une réorganisation. Cela vous permet également d’identifier des experts internes et d’obtenir leur aide pour faire monter en compétences d’autres collaborateurs. 

6. Actualisez régulièrement

Plus particulièrement pour les grandes entreprises qui connaissent un turnover important, l’inventaire des compétences peut vite devenir obsolète. L’analyse est à peine terminée que les collaborateurs ont déjà changé. 

Pour être réellement efficace, vous devez répéter le processus ci-dessus aussi souvent que vous le pouvez. Ce processus prend du temps et la plupart des équipes Formation ne disposent pas des ressources nécessaires pour élaborer des inventaires de compétences à répétition.

Dans le meilleur des cas, vous pourrez réaliser un nouvel audit des compétences et passer en revue votre inventaire chaque année. Sauf si … vous travaillez avec l’IA. 

La montée en compétences et la requalification de vos collaborateurs est plus rapide que jamais auparavant. Voici comment.

L’approche basée sur l’IA

Reprenons maintenant la même liste d’étapes et voyons comment l’IA peut nous décharger. 

1. Choisissez l’ensemble de compétences à mesurer 

Que vous ayez déjà une ontologie de compétences ou non, les outils basés sur l’IA peuvent vous aider sur les points suivants : 

• Suggestions et personnalisation en fonction des bonnes pratiques du secteur. Si vous ne disposez pas d’une ontologie à l’échelle de votre organisation, cet outil vous offre une base solide pour démarrer. Et si vous avez déjà une liste, vous allez recevoir des suggestions pour améliorer ce avec quoi vous travaillez. 

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• Identification des compétences et ontologies individualisées. À mesure que vous ajoutez de nouveaux membres d’équipe, de nouveaux postes et même de nouveaux services, l’outil vous aide à étoffer rapidement votre ontologie, en se basant à la fois sur votre structure interne et sur le reste du monde. Vous pouvez donc conserver les évaluations de compétences personnelles et l’inventaire organisationnel, à moindre effort. 

Vous bénéficiez ainsi des meilleures pratiques propres à votre secteur d’activité et d’un ensemble de compétences adapté à votre entreprise, ce qui prend habituellement un nombre incalculable d’heures et d’années d’expertise à réaliser. Désormais, cela ne prend que quelques minutes et son évolution est constante. 

2. Élaborez l’évaluation

Votre outil IA peut également suggérer des questionnaires et des campagnes d’évaluation en fonction des postes qui sont spécifiques à votre structure d’entreprise. Les bons outils vous offrent un excellent point de départ et vous pouvez effectuer des adaptations selon vos besoins. 

Vous pouvez facilement intégrer des évaluations, des tests et du feedback sans que cela ne nécessite trop d'efforts, ni pour vous, ni pour les personnes interrogées. 

3. Organisez la campagne

Voilà ce qui intéresse le plus les responsables Formation, car l’outil IA semble être vraiment autonome. 

Vous pouvez configurer des déclencheurs et des rappels pour les auto-évaluations, les tests et le feedback, qui s'exécutent automatiquement. 

Lorsque les collaborateurs loupent une étape ou prennent trop de temps pour répondre, ils reçoivent une notification. Leur responsable peut également suivre leur progression et fournir du feedback ou du contexte si nécessaire. 

Tout ceci peut avoir lieu de façon asynchrone et individuelle, tout en respectant les délais impartis. 

Ce n’est pas tout : vous pouvez déployer cette campagne d’inventaire de façon ponctuelle, puis planifier des mises à jour régulières tout au long de l’année. Chaque nouvel arrivant pourra réaliser les tests et auto-évaluations à son arrivée et de la même manière, votre inventaire se mettra à jour automatiquement en cas de départ d’un collaborateur clé. 

4. Élaborez des matrices de compétences 

Habituellement, la conception de matrices nécessite de nombreuses manipulations de données. 

Si vous disposez d’outils efficaces, vous serez en mesure de collecter l’ensemble des réponses individuelles et de créer une cartographie des compétences de l’organisation en quelques minutes seulement. 

Il n’a jamais été aussi facile de développer votre propre bibliothèque de postes et de compétences associées, ainsi que d’affecter les bons niveaux de maîtrise. Auparavant, cela aurait demandé des mois de travail ou l’aide de consultants externes. C’est désormais à votre portée et vos cartographies seront toujours à jour. 

5. Saisissez les opportunités de développement

Une cartographie de compétences à jour vous permet d’identifier facilement les écarts de compétences. Aussitôt que de nouvelles compétences sont identifiées comme étant des priorités pour l’organisation, vous saurez tout de suite là où elles sont présentes ou absentes dans l’entreprise. 

Si l’étape suivante est la montée en compétences ou la requalification de vos collaborateurs, vous avez la possibilité de les guider en quelques secondes. L’IA les notifie de l’action à effectuer et peut même suggérer des lectures complémentaires ou des cours intéressants en fonction de leurs besoins individuels.

6. Actualisez régulièrement

Voilà ce qui ravit le plus les responsables Formation : les outils IA actualisent votre inventaire par défaut. Vous n’avez plus besoin de lancer manuellement des campagnes d’évaluation chaque année (ou plus). 

L’outil évalue continuellement les compétences aux moments clés de la vie professionnelle des employés : 

• Les nouveaux arrivants réalisent les évaluations dans le cadre de leur onboarding.
• Les membres d’équipes sont évalués et reçoivent du feedback pendant les évaluations de performance. 
• Les compétences des managers sont mises à jour après une formation. 
• La montée en compétences ou tout autre formation peut être réalisée tout au long de l’année. 

En résumé, dès qu’une nouvelle évaluation est réalisée, les cartographies et inventaires des compétences sont mis à jour de façon dynamique. Plus besoin de passer des heures sur Excel pour ajouter de nouveaux résultats, ni de créer de nouveaux inventaires en partant de zéro. Les outils IA sont là pour ça. 

Créer vos inventaires de compétences en quelques minutes

La cartographie des compétences est tout aussi importante que chronophage. Vous ne pouvez pas concevoir un programme de skills-based learning efficace sans avoir fait un inventaire clair. Cependant, le temps et les efforts requis pour le créer et le mettre à jour donnent envie d’abandonner avant même d’avoir commencé. 

Les outils basés sur l’IA ont résolu le problème. Désormais, l’élaboration de listes de compétences, l’évaluation des équipes et la mise à jour des matrices sont des tâches aussi faciles que efficaces. 

Quelle que soit votre expérience en audit des compétences, Skills by 360Learning automatise les tâches suivantes : 

• Élaboration d’une ontologie de compétences adaptées à votre organisation.
• Lancement de campagnes d’évaluation des compétences.
• Obtention de la validation des responsables et du feedback des pairs.
• Cartographie des compétences au sein des équipes, des niveaux de hiérarchie et de l’ensemble de l’organisation.
• Élaboration d’une bibliothèque de contenus et de cours approuvés par les experts internes pour accélérer le partage des compétences.