Les apprenants américains sont motivés mais manquent de temps

De quelle manière les employés préfèrent-ils se former sur leur lieu de travail ? Quels sont les obstacles qu’ils rencontrent ? Les professionnels de la formation ont-ils conscience de ces problématiques ? Voici quelques-unes des questions que nous nous sommes posées dans cette étude. Cap sur les États-Unis ! Nous avons rassemblé toutes les informations dont nous disposions sur la façon dont les apprenants et les responsables Formation abordent l’apprentissage en situation de travail et nous avons identifié des points d’amélioration.

Les données de ce chapitre correspondent aux réponses de 500 apprenants et 252 responsables Formation aux États-Unis.

Qu’est-ce qui motive les employés à se former ? 

Pour mieux comprendre les besoins des apprenants, nous devons d’abord comprendre les raisons qui les poussent à suivre une formation. Quelles conclusions pouvons-nous tirer des résultats de cette enquête ?

La majorité des employés aux États-Unis considèrent que la formation est une solution pragmatique. Pour 75 % d’entre eux, suivre une formation leur permet de gagner en efficacité. Ils veulent également se sentir mieux au travail. La deuxième raison la plus souvent invoquée (pour 66 % d’entre eux) est la suivante : « garder sa motivation et avoir confiance en soi ». Ces arguments concordent avec ceux des managers qui recommandent à leurs équipes de suivre un programme de formation pour « monter en compétences ». 

Même si pour certains, la formation est le meilleur moyen d’obtenir une promotion, de changer de poste, voire même de se divertir, tout le monde est d’accord pour dire que l'intérêt principal c'est de permettre aux employés de résoudre les problèmes qu'ils rencontrent de façon encore plus efficace.

Pour autant, cela ne signifie pas qu’ils suivent uniquement les cours qui leur seront utiles sur le court terme. Au contraire, ils souhaitent tirer parti de toutes les possibilités qui s’offrent à eux : 68 % déclarent profiter de toutes les formations proposées dans leur entreprise. Seuls 22 % ont indiqué participer uniquement aux formations ayant un lien avec leur fiche de poste. Enfin, 11 % ne participent qu’aux formations obligatoires. 

De la même manière, lorsque nous leur demandons ce qui les empêche de se former au travail, 38 % d’entre eux répondent : « rien, j'apprends beaucoup de choses lorsque je suis au travail ». C’est une bonne nouvelle pour les équipes Formation qui aspirent à ce que leur entreprise devienne une véritable organisation apprenante. Il reste toujours 62 % d’apprenants qui rencontrent de réelles difficultés à se former sur leur temps de travail.

L’apprentissage par les pairs et l’apprentissage sur le lieu de travail, deux méthodes qui fonctionnent

Pour les employés, toutes les méthodes de formation ne se valent pas. Certaines fonctionnent bien mieux que d’autres. 

Selon 64 % des apprenants interrogés, c’est l’apprentissage par les pairs qui reste la solution la plus efficace pour aider ses collègues à être plus performants au travail. Pour 61 % d’entre eux, c’est plutôt le coaching et le mentorat. 

Quant à la formation en ligne traditionnelle (e-learning, ateliers virtuels ou encore MOOC) recommandée par les entreprises, seuls 38 % des personnes interrogées considèrent qu’elle est « très efficace » (et pour 49 %, elle est « plutôt efficace »).  Nous pouvons en déduire que les échanges individualisés entre pairs ont plus d'impact que les formations virtuelles traditionnelles préconisées par les responsables d’entreprise.

Sans surprise aucune, le temps a toujours été considéré comme l’un des plus grands défis rencontrés par les employés lorsqu’il s’agit de se former sur leur lieu de travail. Encore une fois, les apprenants expriment une nette préférence quant à la manière dont ils souhaitent intégrer l’apprentissage à leur planning. Plutôt que de s’inscrire à une formation une fois par an ou même de consacrer un peu de temps chaque jour à un cours eLearning, ils préfèrent « se former sur le tas, tirer parti de toutes les possibilités d’échanger avec leurs collègues et chercher des informations par eux-mêmes ».

Ce sont les échanges entre pairs et la formation autonome qui l’emportent ici. S’il est planifié, même sur des temps très courts, l’apprentissage ne fait malheureusement pas l'unanimité. Les apprenants préfèrent donc apprendre au fur et à mesure et chercher des solutions de façon plus spontanée, au moment où ils en ont le plus besoin.

Trois facteurs qui freinent les apprenants et les équipes Formation aux États-Unis.

Les apprenants ont fourni des éléments de réponse encourageants concernant la facilité d’accès et l’efficacité de la formation. La grande majorité (84 %) des employés qui ont changé de poste par exemple, ont bénéficié d'une formation officielle dont presque tous (92 %) ont été satisfaits ou très satisfaits.

De la même manière, les employés considèrent qu'il est relativement facile pour eux d’avoir accès à une formation sur leur lieu de travail. La majorité d’entre eux déclarent que c'est « plutôt facile ».

Comment faire pour que la majorité des apprenants trouve qu’il est « très facile » d’avoir accès à une formation au travail ? Après tout, 87 % des employés avouent qu’ils se formeraient probablement davantage sur leur lieu de travail s’il était encore plus simple d’accéder aux cours.

Nous avons découvert trois facteurs bloquants sur lesquels les équipes Formation peuvent intervenir pour améliorer l’expérience des apprenants.

1. Le manque de temps

Le temps et la planification semblent être les deux éléments qui freinent le plus les apprenants. Plus de la moitié des personnes interrogées aimeraient pouvoir se former sur leur temps de travail, ou que leur manager allège leur charge. De la même façon, les personnes qui rencontrent des difficultés à se former au travail expliquent qu’elles manquent de temps ou sont trop occupées.

Comme on peut s’y attendre, les apprenants ne sont pas les seuls à faire face à ces difficultés. Du côté des responsables Formation, le problème vient également du temps et des ressources.

Cela nous ramène à notre première observation : les employés sont favorables à la formation menée par les pairs. C’est une aubaine pour les apprenants et les professionnels de la formation ! En effet, les méthodes comme l’apprentissage collaboratif, qui sont basées sur la participation des experts métier internes et une approche décentralisée et ascendante, font gagner un temps précieux à tout le monde. 

Du point de vue des employés, tant que les créateurs de cours se servent d’outils d’auteur pratiques et qu’ils élaborent des formations courtes et faciles à assimiler, alors la participation à l’apprentissage collaboratif devrait être beaucoup plus simple à mettre en place.

2. La pertinence des cours

Les professionnels de la formation peuvent améliorer la qualité des cours en s’assurant qu’ils soient encore plus pertinents et adaptés aux besoins des apprenants. Par exemple, 41 % des managers récemment promus expliquent que la formation qu'ils ont suivie était trop générale et ne se basait pas assez sur des situations concrètes. 

Une partie du problème réside dans la manière dont les équipes Formation identifient les besoins. 48 % des personnes interrogées ont expliqué qu'elles identifient leurs besoins de formation au moment de la revue des performances, ce qui arrive parfois seulement une fois dans l’année. 12 % d’entre elles déclarent ne jamais identifier leurs besoins de formation. Si les besoins de formation ne sont pas identifiés de manière suffisamment régulière, il est difficile de savoir comment y répondre.

Pour revenir à la formation des managers, 30 % d’entre eux estiment que la formation n’était pas proposée au bon moment : soit trop tôt, soit trop tard. Un tiers de ces personnes auraient aimé se former plus longtemps. 

Les professionnels de la formation semblent conscients qu’il est souvent difficile de prévoir des temps dédiés pour les managers. 28 % estiment que cela doit se faire en continu, et pour 20 %, la formation doit être proposée selon les disponibilités. À nouveau, c'est la problématique du manque de temps qui est mise en évidence. Il est difficile de s’assurer que la formation est dispensée au moment opportun. 

3. Les limites techniques

Si les employés sont enthousiastes à l’idée de se former en situation de travail et d’apprendre de leur pairs, ils évoquent les limites de temps et des cours trop généraux comme obstacles principaux. Pour pouvoir faciliter l’apprentissage en situation de travail (ce qui, par définition, n’interrompt pas les employés dans leurs tâches en cours), rien de mieux que l’intégration technique. 

Lorsque les employés peuvent recevoir des recommandations ciblées, adaptées à leur façon de travailler, ou des rappels concernant les cours sans avoir à quitter leur interface professionnelle, alors il leur est bien plus facile de s’impliquer dans une formation. Plutôt que d’avoir des centaines d’onglets ouverts ou de consacrer du temps à se former, ils ont la possibilité de passer de leur travail aux ressources pédagogiques et ce, le plus simplement du monde.

Cependant, près de la moitié des professionnels de la formation ne savent pas si leur LMS peut prendre en charge ces types d’intégration, voire sont persuadés que c'est chose impossible.

Voilà une des possibilités à explorer pour pouvoir proposer une expérience d’apprentissage de qualité.

L’apprentissage en situation de travail : la priorité numéro un 

De manière générale, l’apprentissage en situation de travail est une des préoccupations des professionnels de la formation. Ils sont 75 % à penser qu’ils proposent déjà des formations au moment opportun.

Ces chiffres sont encourageants, mais il reste toujours un quart des équipes Formation qui n'est pas certain d’être en mesure d’instaurer l'apprentissage en situation de travail. N’oublions pas non plus les problématiques relatives à la planification des cours et à la pertinence des contenus. 

Il est intéressant de noter qu’un niveau moyen d’importance est attribué à l’apprentissage en situation de travail par la plupart des équipes Formation. 62 % des professionnels lui donne le même niveau de priorité que l’année dernière, et 44 % considère aujourd’hui que c'est un sujet de priorité « moyenne ».

Les équipes Formation auraient pourtant tout à gagner si elles plaçaient l’apprentissage en situation de travail au centre de leurs préoccupations. 

Que ce soit par la mise en place d’intégrations efficaces, de formations au moment opportun ou encore par la collecte des besoins de façon continue, les possibilités pour les professionnels de la formation de montrer qu’ils peuvent avoir un impact sur les indicateurs de réussite de l’entreprise sont nombreuses.

Conseils :

Voici plusieurs façons de réellement changer la donne.

• Employez l’intégration pour faciliter l’apprentissage en situation de travail. Renseignez-vous sur les possibilités d'intégration de votre LMS aux outils et interfaces que vous utilisez. 
• Recensez les besoins de formation de manière continue. Pour pallier les insatisfactions concernant la pertinence des cours et proposer du contenu de qualité, vous devez recenser en continu les besoins des apprenants. 
• Augmentez le nombre d’initiatives menées par les pairs, comme le coaching ou le mentorat. Les apprenants préfèrent se former avec leurs collègues. Étudiez de quelle façon développer ce type d'apprentissage collaboratif. 
• Placez l’apprentissage en situation de travail au cœur de vos préoccupations. Dans l’ensemble, vous ne devez pas sous-estimer le potentiel d'un programme d’apprentissage en situation de travail lorsque celui-ci est qualitatif. 

Pour plus de conseils pratiques, consultez la partie dédiée à notre stratégie en six étapes. Vous découvrirez :

• Les erreurs à ne pas commettre.
• Pourquoi l'identification des problèmes récurrents et des difficultés à utiliser les données doit être la première chose à faire.
• Comment mieux comprendre vos apprenants.
• Comment tirer parti des experts métier internes pour faciliter l’apprentissage en situation de travail.
• Les types de ressources qui fonctionnent le mieux.