So erstellen Sie eine Skills-Matrix mit KI

Mit einer Skills- oder Kompetenzmatrix stellen Sie fest, über welche Skills Ihre Organisation derzeit verfügt und welche Qualifikationslücken geschlossen werden müssen. Ohne solche Aufzeichnungen ist es schwierig, einen erfolgreichen Schulungsplan zu erstellen.

Allerdings bedeutet dies einen enormen Zeitaufwand: Es kann Monate, ja sogar Jahre dauern, alle Informationen zu ermitteln. Und sobald Ihre Matrix dann fertig ist, ist sie auch schon wieder veraltet.

Zum Glück hat KI diesen Prozess völlig auf den Kopf gestellt. Mit den richtigen Daten lässt sich eine Skills-Matrix innerhalb von Minuten erstellen und automatisch aktualisieren.

Dadurch haben Personalverantwortliche mehr Zeit für das Up- und Reskilling der Mitarbeiter:innen und die Personalabteilung kann Skill-Gaps durch die Einstellung neuer Talente schließen.

In diesem Beitrag beschreiben wir den typischen Ablauf bei der Erstellung einer Skills-Matrix und zeigen anschließend, wie viel effizienter er sich mit KI-Tools gestalten lässt. 

Was ist eine Skills-Matrix?

In einer Skills-Matrix werden alle aktuellen Kompetenzen, Erfahrungen sowie jegliches berufsbezogene Wissen der Beschäftigten in Ihrer Organisation erfasst. Wie bei Beständen und Lieferungen können Sie die Entwicklung dieser Skills mitverfolgen, sobald Mitarbeiter:innen hinzukommen, sich weiterbilden oder das Unternehmen verlassen. 

Warum sollte man eine Skills-Matrix erstellen?

Solche Aufzeichnungen sind üblicherweise das Ergebnis eines Skills-Audits, mithilfe dessen Sie Kompetenzlücken im Unternehmen ermitteln. Das gemeinsame Ziel von jedem der folgenden Schritte ist die Entwicklung einer Up-und-Reskilling-Strategie und letztlich die Bereitstellung eines erfolgreichen Schulungsprogramms. 

Aus praktischer Sicht hilft diese Qualifikationsmatrix der Personalabteilung, die Stärken und Schwächen innerhalb der Belegschaft zu erkennen. Zusammen mit den L&D-Verantwortlichen kann dann entschieden werden, welche Skills sich die Mitarbeitenden aneignen sollen und welche durch Neuanstellungen abgedeckt werden. 

Matrix vs. Audit

Diese beiden Konzepte gehen Hand in Hand, aber unterscheiden sich in gewissen Punkten. Es lohnt sich also, sich hier einen guten Überblick zu verschaffen:

• Matrix: Hierbei handelt es sich lediglich um eine Liste von Skills und Kompetenzen innerhalb der Organisation. 
• Audit: Unter Skills-Audit versteht man den Prozess, bei dem eine Matrix erstellt oder aktualisiert wird. Das Audit kann auch in einem größeren Rahmen stattfinden und Übersichten, Analysen und wichtige Informationen liefern. 

Einfach ausgedrückt handelt es sich beim Audit also um einen Prozess, während die Matrix ein Dokument ist, das als Teil des Prozesses produziert wird.

So erstellen Sie eine Skills-Matrix

Obwohl es sich bei einer Skills-Matrix „lediglich um eine Liste von Skills und Kompetenzen“ handelt, bedeutet ihre Erstellung eine Menge Arbeit. Sie muss sorgfältig geplant werden, benötigt die Zustimmung innerhalb der Organisation sowie beharrliche Schulungsteams, die sie erstellen. Denn in zu vielen Fällen scheitert es an der konkreten Durchführung.

Aber die unglaublichen technologischen Entwicklungen der vergangenen Jahre führen dazu, dass die Prozedur tatsächlich relativ rasch und mühelos ablaufen kann. Zur Veranschaulichung wollen wir uns zunächst die klassischen Schritte anschauen, um dann zu entdecken, wie viele davon sich beschleunigen oder automatisieren lassen.

Der klassische Ansatz

Die folgenden Schritte gelten nach wie vor als das Standardprozedere bei der Erstellung einer Skills-Matrix.  

1. Auswahl der Skills, die abgefragt werden

Notieren Sie nicht jede einzelne Kompetenz, die denkbar ist. Eine Organisation sollte über einen grundlegenden Kompetenzkatalog verfügen, in dem steht, auf welche Skills es in Ihrem Team ankommt. Dabei handelt es sich um die vereinbarten Bedingungen und Kompetenzen, die alle im Unternehmen verstehen und anwenden sollten.

Natürlich treffen einige Skills auf eine bestimmte Rolle mehr zu als auf eine andere, und einige davon werden nicht für jede:n von Belang sein. Aber wenn sie für das Unternehmen wichtig sind, sollten sie auf der Liste stehen. 

Möglicherweise besitzt Ihr Unternehmen auch bereits einen Kompetenzkatalog. Das erleichtert Ihnen diesen ersten Schritt etwas, da Sie die Liste dann nur zu prüfen und aktualisieren brauchen, falls sich Prioritäten verschoben haben. (Die „Erstellung von KI-Prompts“ ist z. B. eine Kompetenz, die heute auf den meisten Listen vorhanden sein sollte.) 

2. Bewertungskonzept erstellen

Es gibt verschiedene sinnvolle Wege, um eine Skills-Matrix zu erstellen:

• Selbsteinschätzung des Teams: Darunter versteht man meist eine Umfrage und bittet die Teammitglieder, ihre eigenen Skills und ihr Wissen auf einer vorgegebenen Skala zu bewerten. Sie sollten die Ergebnisse mit dem sprichwörtlichen „Körnchen Salz“ betrachten, denn oftmals über- oder unterschätzen die Menschen ihre eigenen Fähigkeiten. Trotzdem lässt sich so unkompliziert ermitteln, über welche Qualifikationen Ihre Teams zu verfügen glauben.  
• Tests: Durch Tests erhalten Sie einen objektiveren Einblick in die Skills und Fähigkeiten Ihres Teams. Die Schwierigkeit ist hierbei, faire und neutrale Tests zu erstellen und gleichzeitig die Besonderheit verschiedener Funktionen und Hintergründe widerzuspiegeln. Und natürlich müssen Sie die Angestellten dazu bringen, die Tests auch auszufüllen. 
• Feedback von Vorgesetzten und Kolleg:innen: Das Hauptziel hierbei ist die Erstellung einer Matrix auf Unternehmensebene. Allerdings können individuelle Leistungsbewertungen und Feedback von Kolleg:innen darin einfließen. Ihr Feedback-Fragebogen kann bestimmte Fragen zu den für die jeweilige Position erforderlichen Fähigkeiten beinhalten. Dabei können Sie Vorgesetzte und Kolleg:innen bitten, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu beurteilen.
  
  Um derlei Daten in einer aktuellen Matrix zu nutzen, müssten Sie solche konkreten Fragen bereits in den Leistungsbewertungen stellen – was wiederum ein ganz anderer Unternehmensprozess ist. Sollte das nicht schon der Fall sein, können Sie stattdessen Ihre Angestellten zu den Skills in ihrem Team befragen. Ohne die richtigen Verfahren müssen Sie auf die persönliche Ebene verzichten. 

Falls Sie die nötige Zeit und Zustimmung bekommen, würden Sie natürlich am liebsten aus dem Vollen schöpfen. Aber wahrscheinlich müssen Sie sich entscheiden zwischen dem, was möglich ist, und dem, wovon Sie sich die besten Ergebnisse erhoffen. 

3. Kampagne durchführen

Auch dieser Punkt ist unter Umständen wieder Teil eines größeren Skills-Audits oder einer anderen Mitarbeiterschulung. Wie alle in der Personalentwicklung wissen, ist es wirklich schwierig, die Teams zur Teilnahme an einer Kompetenzbewertung zu bewegen und diese ernst zu nehmen. 

Üblicherweise ist die einzig echte Lösung dafür klare Kommunikation und Hartnäckigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, was von ihnen verlangt wird und warum sie einbezogen werden. Anschließend müssen Sie einfach immer und immer wieder freundlich nachfragen. Leider kann das zur Folge haben, dass man die Beschäftigten ständig damit behelligen muss, was nie besonders spaßig ist. 

Das ist einer der Bereiche, in dem moderne Tools einen entscheidenden Unterschied machen, wie wir weiter unten sehen werden. 

4. Skills-Matrizen erstellen

Dieser Schritt wird auch als Analyse des Schulungsbedarfs bezeichnet. Hierbei werden die im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten nach Teams bzw. Hierarchieebenen festgelegt. So können Sie beispielsweise davon ausgehen, dass Ihre Abteilung für Technik in den Bereichen Programmierung und Software-Architektur fortgeschritten ist, aber weniger Kenntnisse über den Vertrieb hat. 

Neben den offensichtlichen technischen Kompetenzen und Hard Skills möchten Sie erfahren, wo es Lücken gibt:

• Weist Ihr Team Wissenslücken in puncto Verhandlungsgeschick oder Streitschlichtung auf? 
• Verfügt die Personalabteilung über ausreichend Wissen in Sachen Budgetplanung?
• An welchen Soft Skills fehlt es dem Führungsteam? Was ist mit dem Unternehmen als Ganzes?

Der Nachteil: Dies bedeutet eine Menge Datenbearbeitung und manuellen Aufwand. Sie müssen jede einzelne Antwort dem richtigen Team und der passenden Mitarbeiterebene zuordnen. Möglicherweise müssen Sie auch Tags hinzufügen und bestimmte Fähigkeiten kategorisieren, um korrekte Querverweise zu erstellen.

Zumindest werden Sie aber tagelang in Excel (oder einem vergleichbaren Programm) herumspielen. 

5. Gelegenheiten für Weiterbildungen finden

Den logischen nächsten Schritt bei der Erstellung Ihrer Skills-Matrix stellt die Ermittlung der relevanten Themen für Weiterbildungen und Umschulungen oder der Erwerb neuer Skills durch Personalbeschaffung dar. 

Ein oft übersehener Vorteil einer Matrix (und eines Kompetenzkatalogs) ist, dass Sie feststellen werden, dass Sie über bestimmte Skills bereits verfügen – vielleicht nur nicht dort, wo Sie sie brauchen. In extremen Fällen kann diese Erkenntnis der Anstoß für eine Neuorganisation sein. Aber auf diese Weise können Sie auch interne Expert:innen ermitteln und sie beim Upskilling der anderen um Hilfe bitten. 

6. Ständige Aktualisierung

Insbesondere in großen oder wachsenden Unternehmen kann eine Skills-Matrix einigermaßen schnell wieder veraltet sein. Sobald Sie alle Analysen durchgeführt und mit Excel eine Liste erstellt haben, hat sich die Belegschaft schon wieder verändert. 

Um effizient zu arbeiten, müssten Sie den oben beschriebenen Prozess daher so oft wie realistisch möglich durchführen. Aber natürlich erfordert das einiges an Zeit. Und meistens verfügt man im Learning and Development nicht über die Ressourcen, um immer wieder neue Kompetenzkataloge zu erstellen. 

Bestenfalls können Sie Jahr für Jahr die Skills erneut überprüfen und Ihre Matrix überarbeiten. Außer Ihnen steht eine KI zur Seite – dann klappt das Up- und Reskilling Ihrer Belegschaft schneller als je zuvor. Wir zeigen Ihnen wie.  

Der KI-gestützte Ansatz

Schauen wir uns die oben beschriebenen Schritte nun noch einmal an und entdecken, wie KI-Tools sie erleichtern können. 

1. Auswahl der Skills, die abgefragt werden

Egal ob Sie bereits einen vorbereiteten Katalog haben oder nicht, KI-gestützte Tools bieten:

• Vorschläge und Anpassungen basierend auf Best Practices der Branche: Wenn Sie über keinen Kompetenzkatalog auf Unternehmensebene verfügen, dient das Tool als zuverlässiger Ausgangspunkt. Wenn Sie bereits eine Liste haben, erhalten Sie Vorschläge, womit Sie sie ergänzen können, um die Unterlagen zu verbessern. 
  
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• Individuelle Kataloge und Skill-Tagging: Wenn Sie neue Teammitglieder, neue Funktionen und sogar Abteilungen hinzufügen, unterstützt Sie das Tool bei der raschen Erweiterung Ihres Katalogs anhand Ihrer internen Struktur sowie jener der Branche. Bewertungen der persönlichen Skills und unternehmensweite Matrizen lassen sich einfach und ohne zusätzliche Mühe erstellen. 

Sie profitieren dabei sowohl von branchenweiten Best Practices als auch von einem Skillset nach Maß, das auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Normalerweise würde die Erstellung unzählige Arbeitsstunden und Jahre an Fachwissen erfordern. Nun erfolgt sie in wenigen Minuten und die Skills-Management-Software lernt ständig dazu. 

2. Bewertungskonzept erstellen

Ihr KI-Copilot kann auch anhand Ihrer spezifischen Funktionen und der Unternehmensstruktur Umfragen und Kampagnen zur Kompetenzbewertung vorschlagen. Gute Tools bieten Ihnen ein passendes Fundament, auf dem Sie aufbauen und das Sie nach eigenem Ermessen anpassen können. 

Ob Selbsteinschätzung, Tests oder Feedback: Die gesamte Palette kann ohne großen Aufwand für Sie oder die Befragten zum Einsatz kommen. 

3. Kampagne durchführen

Hier wird es für das Talent Management richtig aufregend, denn der Copilot wird nun mehr und mehr zum Autopiloten. Für die Selbsteinschätzung, die Tests und das Feedback, die alle automatisch ablaufen, können Sie Anstöße geben und Erinnerungen einrichten. 

Wenn Ihre Angestellten einen Schritt auslassen oder zu lange nicht geantwortet haben, erhalten sie eine Benachrichtigung. Auch die Teamleiter:innen können sich ihre Fortschritte ansehen und Feedback geben oder Zusammenhänge erklären, falls nötig. 

All dies kann asynchron und individuell erfolgen, während Sie gleichzeitig Ihren gewünschten Zeitplan einhalten. 

Und das Beste: Sie können die Kampagne einmalig durchführen, aber im Laufe des Jahres regelmäßige Aktualisierungen einplanen. So können die Tests und die Selbsteinschätzung Bestandteil des Ablaufs bei Neueinstellungen werden. Ihre Skills-Matrix wird darüber hinaus automatisch aktualisiert, wenn Angestellte das Unternehmen verlassen. 

4. Skills-Matrizen erstellen

Beim Kompetenzmanagement werden normalerweise eine Menge Daten verarbeitet. Aber gute L&D-Tools nehmen sich all diese Einzelantworten und erstellen innerhalb von Minuten einen übersichtlichen Skills-Katalog der Organisation. 

Die Erstellung einer eigenen Bibliothek mit Tätigkeiten und zugehörigen Kompetenzen sowie die Zuordnung der passenden Skill-Levels für Ihre Organisation ist nun leichter als je zuvor. Diese Art der individuellen Anpassung, die vorher Monate in Anspruch genommen oder die Hilfe externer Berater:innen erfordert hätte, ist jetzt ein Kinderspiel. 

Und Ihre Qualifikationsmatrizen werden stets auf dem neuesten Stand sein!

5. Gelegenheiten für Weiterbildungen finden

Der Vorteil aktueller Skills-Matrizen ist, dass sich Qualifikationslücken ganz einfach feststellen lassen. Sobald neue Skills als unternehmerische Prioritäten erkannt werden, wissen Sie sofort, wo es diese in Ihrem Unternehmen gibt und wo sie fehlen. 

Falls der nächste Schritt das Up- oder Reskilling der Belegschaft ist, können Sie Arbeitsabläufe starten, um sie in Sekundenschnelle durch den Prozess zu führen. Die KI benachrichtigt die Mitarbeiter:innen über die erforderliche Aktion und kann sogar Empfehlungen für eine weiterführende Lektüre oder interessante, auf den individuellen Bedarf abgestimmte Kurse geben. 

6. Ständige Aktualisierung

Das ist wahrscheinlich der wichtigste Grund, aus dem sich Personalverantwortliche für KI begeistern sollten: KI-Tools halten Ihre Skills-Matrix automatisch auf dem aktuellen Stand. Sie müssen die Kampagnen zur Bewertung nicht mehr jedes Jahr (oder öfter) manuell durchführen. 

Stattdessen wird das Tool die Kompetenzen der Angestellten kontinuierlich zu bestimmten Zeitpunkten in ihrer Laufbahn bewerten: 

• Die Kompetenzen der Neueinsteiger:innen werden im Rahmen des Onboardings bewertet.
• Die Teammitglieder werden bei Leistungsbewertungen beurteilt und erhalten Feedback.
• Die Skills der Manager:innen werden durch Schulungskurse aktualisiert.
• Die Kurse zur Höherqualifizierung oder unternehmensweiten Weiterbildung können unterjährig eingetragen werden.

Ein besonderer Bonus: Nach der Durchführung aktueller Bewertungen werden die Skills-Kataloge oder Kompetenzmatrizen dynamisch aktualisiert. Sie brauchen sich nicht mehr stundenlang mit Excel-Tabellen zu beschäftigen, um neue Erkenntnisse einzutragen, oder um ganz neue Kataloge von Grund auf zu erstellen. Die Tools kümmern sich um alles. 

Erstellen Sie Ihre Skills-Matrix in wenigen Minuten

Aufzeichnungen zu Skills zu führen, ist ebenso wichtig wie zeitaufwändig, lohnend wie frustrierend. Ohne einen übersichtlichen Katalog lässt sich einfach kein effektives skill-basiertes Lernprogramm erstellen. Aber die Erstellung und Aktualisierung einer Skills-Matrix ist so zeitintensiv und aufwändig, dass Sie am liebsten aufhören würden, bevor Sie überhaupt angefangen haben. 

Dank KI-gestützter Tools wurden die Karten nun jedoch neu gemischt! Plötzlich klappt die Erstellung von Kompetenzlisten, die Beurteilung von Teammitgliedern und die Aktualisierung von Aufzeichnungen schnell und effizient. 

Egal ob es sich um Ihr erstes Skills-Audit oder Ihr hundertstes handelt, Skills von 360Learning übernimmt alle mühsamen Arbeiten, die Ihnen zuvor Kopfzerbrechen bereitet haben:

• Erstellung eines maßgeschneiderten Kompetenzkatalogs für Ihre Organisation
• Durchführung von Kampagnen zur Kompetenzbewertung
• Zustimmung von Vorgesetzten und Feedback von Kolleg:innen
• Aufzeichnungen zu Skills in der gesamten Organisation
• Erstellung einer Bibliothek mit Inhalten von internen Expert:innen und Kursen, damit Ihr Team die nächste Kompetenzstufe erreicht