Strategische Personalplanung: Wie Sie eine langfristige Taktik finden und umsetzen

Die einzige Konstante ist die Veränderung. Was vor über 2 000 Jahren schon galt, scheint auch in den Zwanzigerjahren dieses Jahrhunderts noch sehr zutreffend zu sein. Wir haben alles schon erlebt: Pandemien, Kriege, hohe Inflation, die Great Resignation, Fachkräftemangel, dann massenhafte Kündigungen und das überwältigende Gefühl von Unsicherheit in nahezu jeder Branche.

Und gerade als Sie dachten, Ihre Organisation hätte sich an die „neue Normalität“ gewöhnt, galt schon wieder etwas anderes als „normal“.

Das macht eine langfristige strategische Personalplanung ausgesprochen schwierig.

Wie sollen Sie erraten, welches Personal Sie in einem Jahr brauchen, wenn Sie nicht genau wissen, wie das Geschäftsmodell selbst sich bis dahin entwickeln wird? Wie kann ihr Personalwesen den Ist-Zustand hinter sich lassen und sich zu einem aktuellen Soll-Zustand hin entwickeln?

Statt zu versuchen, dieses Rätsel zu knacken, sollten Sie die Personalbedarfsermittlung kontinuierlich und dynamisch gestalten. Das mag zwar zunächst Respekt einflößend klingen, aber mit den richtigen Tools und Prozessen gelingt es.

Schauen wir uns an, was strategische Personalplanung für Ihre Organisation bedeutet: Warum gehen die meisten Unternehmen sie heutzutage falsch an? Und wie können Sie zu denjenigen gehören, die den Dreh raushaben?

Was versteht man unter strategischer Personalplanung?

Strategische Personalplanung bezeichnet den fortlaufenden Prozess, durch den Organisationen ihre Human Resources und ihren Personalplan auf die Unternehmensstrategie abstimmen. Dabei soll der künftige Personalbedarf erkannt und gedeckt werden. Als Orientierung dienen hier strategische Unternehmensziele – es werden nicht einfach bloß die Mitarbeiterzahlen stabil gehalten.

Sie benötigen ausreichend Angestellte in der richtigen Funktion mit den passenden Skills, um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen, sowohl jetzt als auch in Zukunft.

Eine kluge Talentstrategie berücksichtigt die folgenden Faktoren:

• Skills: Das Unternehmen muss über alle erforderlichen Kompetenzen verfügen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
• Abdeckung: Sie brauchen die richtige Anzahl von Mitarbeiter:innen mit den erforderlichen Kompetenzen, um nie vor einem Engpass zu stehen.
• Kosten: Alle Kompetenzen müssen abgedeckt werden, ohne dass Sie ein Vermögen für Schulungen ausgeben oder unzählige neue Mitarbeitende einstellen.
• Flexibilität: Im Idealfall reagieren Sie auf neue Gegebenheiten und schließen Qualifikationslücken (Skill-Gaps), ohne neue Mitarbeiter:innen einzustellen oder das gesamte Personal umzustrukturieren.
• Kultur: Darüber hinaus benötigen Sie eine Belegschaft, die eine gesunde Unternehmenskultur aufbaut und fördert.

Für die meisten HR-Teams ist das nichts Neues und sie können diese Faktoren während einer Planungsphase berücksichtigen. 

Aber was die besten und erfolgreichsten Teams vom Rest unterscheidet, ist ein dynamischer Ansatz: die Fähigkeit, den Personalbedarf ständig anzupassen, sobald Herausforderungen auftauchen.

Die herkömmliche Herangehensweise

Die übliche Personalarbeit beinhaltet eine umfassende jährliche Prüfung Ihrer Belegschaft, um den zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln. Ihre Personalabteilung beurteilt und analysiert den Zustand Ihrer Belegschaft und gibt anschließend anhand dieser Information Handlungsempfehlungen.

Das ist sinnvoll. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt der gesamten Geschäftsstrategie und es ist einfach für Sie, kritische Funktionen und Kompetenzen zu ermitteln und zu fördern.

Aber Pläne können sich immer ändern! Ob Markttrends, verpasste (oder übertroffene) Ziele oder Investorennachfragen – diese veränderlichen Größen können dazu führen, dass ein neuer Plan erstellt werden muss. Und wenn Ihre Unternehmensplanung unflexibel ist, wird Ihnen die Anpassung schwerfallen.

Die Coronakrise hat das auf dramatische Weise unter Beweis gestellt. Unternehmen mussten sich verkleinern oder Mitarbeiter:innen ins Homeoffice schicken und die aktuelle Personalplanung wurde schier über Nacht hinfällig. Es folgte die Große Kündigungswelle, dann gab es Budgetkürzungen, Kündigungen und eine sehr schwierige Situation auf dem Arbeitsmarkt.

Was steht uns wohl als Nächstes bevor? Mit großer Wahrscheinlichkeit noch mehr Unsicherheit. Aber diese Tatsache können Sie sich in Ihrer Personalplanung zunutze machen.

Ihr Verfahren für eine strategische Personalplanung

Um sich erfolgreich anpassen zu können, muss die Personalbedarfsplanung ein kontinuierlicher Prozess sein. Durch ständiges gemeinsames Datensammeln, Beobachtungen und Anpassungen in Ihrer Belegschaft ermöglichen Sie es Ihrer Organisation, rasch zu erkennen, wenn die Zeichen auf Veränderung stehen, und früh darauf zu reagieren.

Das ist das genaue Gegenteil einer statischen Personalplanung, die im Fall unerwarteter Ereignisse schnell veraltet ist. Eine kontinuierliche Personalbestandsplanung fördert eine lebendige Strategie, die sich weiterentwickeln kann, wenn Ihre Geschäftsziele sich ändern.

Um von der jährlichen Personalplanung auf ein kontinuierliches Modell umzusteigen, müssen Sie Daten sammeln und einen umfassenden Überblick über die aktuelle Situation Ihres Unternehmens bieten. 

Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, verfügen Sie über eine gute Grundlage für den Umstieg.

1. Ermitteln Sie Ihre Geschäftsziele

Eine qualitative Personalplanung sollte sich immer an den größeren Geschäftszielen orientieren. Denn Sie stellen neue Mitarbeiter:innen nicht nur zum Spaß ein oder weil Ihr Recruiting-Team eine Quote zu erfüllen hat. Dafür ist ein echter Unternehmensbedarf nötig, den die Angestellten nicht decken können.

In diesem ersten Schritt konzentrieren wir uns auf die vorrangigen Geschäftsziele. Diese umfassen meistens die Umsatz- und Fluktuationsziele, Änderungen an der Konzernstruktur oder einen neuen Produktplan.

Diese Ziele sollten klar definiert sein, bevor Sie sich den Aufgaben der Personalplanung widmen.

2. Stimmen Sie die Ziele auf Ihre Personalressourcen ab

Wenn Sie erst einmal klare Geschäftsziele definiert haben, folgt der nächste Schritt: Sie müssen prüfen, ob diese Ziele mit Ihrem aktuellen Personalbestand erreichbar sind. Wenn Sie z. B. neue Produkte entwickeln oder den Umsatz steigern möchten, dann muss dieser Zuwachs von irgendwoher stammen. Meistens kommen dabei Investitionen ins Spiel.

Der Personalbestand wird normalerweise von Team- und Abteilungsleiter:innen vorgeschrieben. Ein Ziel könnte etwa lauten: eine 20%ige Umsatzsteigerung in diesem Jahr. Für die Umsetzung wird das Vertriebsteam allerdings eine ganze Reihe von Angestellten benötigen. Als Personalverantwortliche:r ist es Ihre Aufgabe, die Erwartungen auf einem vernünftigen Niveau zu halten und nur dann Neueinstellungen zu genehmigen, wenn es angebracht ist.

Sie sind auch ein objektiver Dritter und helfen anderen Teams, das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. Das können Sie am besten, sobald Sie die Kompetenzen analysiert haben, die Ihnen zur Verfügung stehen, und die größten Schwachstellen und Skill-Gaps ermittelt haben.

3. Analysieren Sie Qualifikationslücken

Eine Analyse der Qualifikationslücken stellt sicher, dass Ihr Unternehmen über qualifizierte Mitarbeiter:innen verfügt. Dabei wird die Abweichung zwischen den aktuellen und den notwendigen Skills Ihrer Belegschaft ermittelt, um in ihren Funktionen erfolgreich zu sein.

So etwas dauert und sollte nicht in letzter Minute erledigt werden. Tatsächlich sollten auch Qualifikationslücken – so wie bei der strategischen Personalplanung – kontinuierlich beobachtet und verwaltet werden.

Hier finden Sie einen detaillierten Leitfaden zur Frage: Wie ermittle ich Skill-Gaps in meinem Unternehmen?

Zu den wichtigsten Schritten gehören:

• Die Befragung von Teammitgliedern und Durchführung von Kompetenzbewertungen, um zu sehen, welche Skills bereits abgedeckt sind
• Die Nutzung von KPIs des Unternehmens, um zu sehen, wie gut das Unternehmen als Ganzes seine Zielsetzung erfüllt und welche zusätzlichen Skills daher hilfreich sein könnten
• Der Vergleich mit externen Vergleichswerten und Best Practices der Branche
• Die Nutzung von KI-Tools, um die Skills Ihrer Organisation festzuhalten und offensichtliche Qualifikationslücken zu entdecken

Der letzte Punkt ist entscheidend. Wie wir im Folgenden sehen werden, können Sie mit den richtigen Tools in Echtzeit sowohl Qualifikationslücken analysieren als auch die Personalplanung erledigen, anstatt monatelang auf Ergebnisse zu warten.

4. Analysieren Sie den Schulungsbedarf

Ihre Analyse der Skill-Gaps sollte direkt zu einer Analyse des Lernbedarfs führen. Das hilft Ihnen, die notwendigen Schulungen festzulegen, um die Qualifikationslücken zu schließen.

Obwohl unser Fokus bislang vor allem auf der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen lag, sind geeignete interne Schulungen ein wesentlicher Teil der strategischen Personalplanung. Sie sollten nicht nur außerhalb Ihres Unternehmens nach Top-Talenten suchen! Vielleicht können Sie Ihre Personalprobleme ja auch durch das Upskilling jener Menschen lösen, die Sie bereits kennen und denen Sie vertrauen?

Eine Analyse des Schulungsbedarfs wird üblicherweise von der Schulungsabteilung durchgeführt. Diese wendet sich auf der Suche nach Kursthemen an die Manager:innen der Fachabteilungen. Leider greift dieses Modell zu kurz, weil es oft auf Annahmen basiert, was Angestellte lernen müssen.

Besser ist es, die Angestellten direkt zu fragen, was sie lernen möchten!

Ein kollaborativer Ansatz wird Ihr gesamtes Unternehmen zur Zusammenarbeit ermutigen, um relevante und effektive Mitarbeiterschulungen erstellen zu können. Sobald Sie den Bedarf ermittelt haben, können Sie einen passenden Aktionsplan erstellen, der Schulungskurse umfasst, die die Qualifikationslücken schließen werden.

5. Formulieren Sie Ihren (vorläufigen) Personalplan

Wenn Sie erst einmal Ihre Geschäftsziele bestimmt haben, über eine sorgfältige Bewertung der aktuellen Belegschaft verfügen und klare Anfragen von den anderen Teams erhalten haben, können Sie Ihre erste strategische Personalplanung erstellen. Dabei handelt es sich um einen vorläufigen Plan, denn dieses Dokument kann sich ständig wandeln. Es wird sich sogar noch schneller verändern, als Sie denken.

Trotzdem können Sie auf langfristige strategische Ziele hinarbeiten. Sie können auch Notfallpläne und Meilensteine hinzufügen, die Ihnen zeigen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht.

Ihr Plan sollte zudem die Mitarbeiterbindung berücksichtigen. Ein gewisses Maß an Mitarbeiterabwanderung ist normal und sollte sich in Ihrer quantitativen Personalplanung widerspiegeln. In Ihrem Plan sollte ausdrücklich darauf hingewiesen werden, ob Sie beabsichtigen, Abgänge durch Standardmaßnahmen zu ersetzen – was die meisten Vorgesetzten erwarten werden – oder ob es gute geschäftliche Gründe gibt, es anders zu machen.

Machen Sie sich auf eines gefasst, wenn Sie Ihren vorläufigen Personalplan formulieren: Sie werden diesen Plan oft wiedersehen und überarbeiten.

6. Finden Sie Ihren Rhythmus bei Planung und Berichterstattung

In den letzten Jahren beschlich viele Menschen das Gefühl, dass sich die Welt immer schneller dreht. Aus der Jahresplanung wird eine Viertel- oder Halbjahresplanung und die Führungskräfte müssen ihre langfristigen Ziele öfter neu ausrichten.

Die Personalbeschaffung darf dabei nicht auf der Strecke bleiben. Während HR-Verantwortliche früher möglicherweise auf eine jährliche Mitarbeiterzahl hingearbeitet haben, ist es sinnvoller, kurzfristig zu denken und die Pläne regelmäßig anzupassen.

Eine effektive Personalplanung entspricht einer Endlosschleife, die auf den tatsächlichen Kompetenzen und Erfahrungen aufbaut, über die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen verfügen. In einer perfekten Welt würden Sie eine Personalplanung gar nicht brauchen, weil Sie stets wissen, welche Qualifikationslücken es gibt und wie Sie diese schließen.

Aber in der Realität müssen Sie stets Stakeholdern Bericht erstatten, das Budget absichern und den richtigen Weg finden. Sogar mit Daten in Echtzeit und kontinuierlichem Feedback von anderen Teams müssen Sie regelmäßige Berichte zur Verfügung stellen und den Plan aktualisieren.

Stellen Sie sich zumindest jedes Quartal auf eine detaillierte Überprüfung und eine erneute Befassung mit Ihrem Strategieplan ein. Das ist viel zu tun, außer Sie verfügen über die richtigen Tools, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

7. Machen Sie sich Echtzeit-Planungstools zunutze

Die Personalplanung umfasst auch das Sammeln und Analysieren immenser Datenmengen. Dazu gehören auch jene Analysen von Skill-Gaps und Schulungen, die wir weiter oben besprochen haben. Sie sind entscheidend, aber auch zeitintensiv und mühsam.

Die Erstellung statischer Tabellen zur Planung und Verwaltung der Belegschaft sind zu zeitaufwändig und die Daten sind schnell veraltet.

Eine Software zur Personalplanung ermöglicht dahingegen eine fortlaufende Strategie, indem sie Ihre Daten an einem Ort bündelt und die Datensammlung sowie -analyse automatisiert. Das beschleunigt den Prozess! Mit dieser spezialisierten Software können Sie eine größere Auswahl von Kennzahlen nachverfolgen und erfassen, weiter in die Zukunft vorausplanen und den künftigen Personalbedarf Ihres Unternehmens besser vorhersagen.

Zusammen mit einer gut durchdachten Learning Management Software verfügen Sie stets über einen strategischen Plan sowohl für die Neubesetzung als auch Höherqualifizierung in Ihrem Unternehmen.

Diese beiden Tools kombinieren Ihre eigenen internen Daten mit Vergleichswerten der Branche. Das ist besonders wertvoll, wenn Sie den Best Practices entsprechen wollen, aber auch Ihr eigenes Unternehmen und Ihre Ziele widerspiegeln möchten.

Darüber hinaus können Sie Einblicke in Echtzeit erhalten und Szenarien entwerfen. Bedenkt man die bereits mehrfach erwähnte Unsicherheit ist das eine entscheidende Funktion: So können Sie herausfinden, welche Auswirkungen bestimmte Personalstrategien in einer Reihe von Szenarien auf Ihr Unternehmen haben.

Und schließlich können die besten Tools sogar Trends identifizieren und Ihnen automatisch Vorschläge machen – dank KI-Unterstützung. Das sorgt für Dynamik in der strategischen Planung, weil Sie neue Erkenntnisse nicht nur durch eine konzentrierte Planungssitzung gewinnen. Diese werden Ihnen in Echtzeit zur Verfügung gestellt, sodass Sie entscheiden können, ob Sie Ihren bestehenden Plan ändern oder Ihre Ressourcen neu ausrichten möchten.

Eine erfolgreiche Personalplanung ist nie zu Ende

Wie sicherlich klar geworden ist, muss eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung – so wie jede strategische Planung – dynamisch sein und auf veränderte Umstände reagieren. Es ist nicht realistisch zu hoffen, dass Ihr Ein-Jahres-Plan von Dezember 2024 im Dezember 2025 immer noch Sinn ergibt. Im Gegenteil – er kann bereits drei Monate später überholt sein.

Das führt uns zur nicht eben bequemen Feststellung: In Sachen Personalplanung gibt es keine Pause. Die erfolgreichsten Organisationen nutzen diese Tatsache und bemühen sich darum, strategische Planung zu einem kontinuierlichen Prozess zu machen.

Die drei Schlüsselfaktoren für Ihre erfolgreiche Planung:

• Zusammen sind Sie stark. In den meisten Unternehmen beschäftigen sich nur die HR-Teams mit der Personalplanung. Diese verpassen allerdings die Chance, wertvolle Informationen zu sammeln, die es in verschiedenen Bereichen der Organisation gibt.
• Die richtige technische Unterstützung macht den Unterschied. Qualifikationslücken zu ermitteln und Einstellungspläne zu erstellen, ist mühsam. Es kann Monate dauern und bis dahin sind Ihre Daten und Pläne schon wieder veraltet. Moderne (insbesondere KI-gestützte) Tools automatisieren diese Arbeit und geben Ihnen die nötigen Einblicke in Echtzeit.
• Schulungen können genauso viel bringen wie Neueinstellungen. Nicht nur mit neuen Mitarbeiter:innen können Sie Skill-Gaps schließen und Personalressourcen aufbauen. Tatsächlich kann ein tolles Programm zur Mitarbeiterschulung schneller und effizienter sein. Darüber hinaus sind solche Programme dafür bekannt, die Mitarbeiterzufriedenheit positiv zu beeinflussen. Sorgen Sie dafür, dass alle personellen Maßnahmen – vom Onboarding über das Up- und Reskilling bis hin zu einmaligen Schulungskursen – auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind, die wir als Grundlage festgelegt haben.

Wenn Sie die Mitarbeiterschulungen und die Skills der Mitarbeitenden bestmöglich nutzen möchten, unterstützen wir Sie gern. Entdecken Sie mit der Skills-Lösung von 360Learning, wie Sie Mitarbeiterkompetenzen definieren, messen sowie verwalten, und bauen Sie eine starke Organisation auf, die ihre zentralen Ziele erreicht.

Mit strategischer Personalplanung holen Sie das Optimum aus Ihren Personalressourcen heraus. L&D-Initiativen sind dabei ein entscheidender Punkt und die perfekte Ergänzung Ihres Einstellungsplans.