Was kosten LMS? Der wahre Preis eines Learning Management Systems

Bei der Entscheidung für ein Learning Management System (LMS) geht es um mehr als das Preisschild. Wenn Sie sich nicht über die verschiedenen Kosten im Klaren sind, die mit dem Kauf und der Einrichtung eines LMS einhergehen, kann das vormals günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis sich schlussendlich als das teuerste entpuppen. Angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Lage, in der sich der Druck erhöht, die Kosten zu optimieren, ist die Wahl des richtigen LMS von entscheidender Bedeutung.

Von konkreten Aufwendungen wie den Abo- und Installationsgebühren bis hin zu den weniger greifbaren wie dem Zeitaufwand – die Investition in ein LMS kann ein komplizierter Prozess sein, insbesondere wenn es darum geht, die wahren Betriebskosten zu ermitteln.

Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines LMS sind die tatsächlichen Kosten für die Inbetriebnahme. Wenn Sie sowohl die offensichtlichen als auch die oftmals übersehenen Kosten berücksichtigen, sind Sie bestens gerüstet, um das richtige LMS für Ihre Organisation auszuwählen.

LMS-Preisstrukturen verstehen

Nicht bei allen LMS kommt der Preis auf dieselbe Weise zustande und jedes Tarifmodell hat seine eigenen Vorteile und Nachteile. Eine kostenlose Variante mag vielleicht das Herz Ihrer Finanzabteilung höher schlagen lassen, aber verfügen Sie auch über die nötigen Entwicklungs- und Administrationsressourcen, um ein kostenloses Tool zu verwalten? Bei jeder Preisstruktur gibt es versteckte Kosten, die den Endpreis Ihres LMS beeinflussen.

Abonnementbasierte Preise

Auf dem heutigen Markt sind Abonnements (oder fortlaufende Lizenzen nach SaaS-Prinzip) eine der beliebtesten LMS-Arten. Dieses Modell ist für viele Unternehmen die beste Wahl, da die Preisgestaltung nachvollziehbar und einfach kalkulierbar ist. Darüber hinaus sind Upgrades und Serviceleistungen normalerweise inbegriffen, sodass es im Nachhinein keine großen Überraschungen gibt.

Dieses Tarifmodell funktioniert sehr gut für Organisationen mit einer veränderlichen oder wachsenden Anzahl von Nutzer:innen, welche die Flexibilität brauchen, um ihre Lösung nach Bedarf anzupassen, oder die nicht über das nötige Kleingeld verfügen, um eine größere Anfangsinvestition zu tätigen.

Vorteile abonnementbasierter Preise:

• Niedrige Anfangskosten
• Ständiger Zugang zu Serviceleistungen
• Nach Bedarf anpassbar 
• Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen
• Zugang zu den neuesten Aktualisierungen und Funktionen

Nachteile abonnementbasierter Preise:

• Fortlaufende Gebühr für die Nutzungsdauer des LMS
• Mögliche Kostenerhöhung bei gesteigerter Nutzung
• Evtl. begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Unbefristete Lizenzen

Bei einer unbefristeten Lizenz zahlen Sie eine einmalige Gebühr für das Lernmanagementsystem und können Sie ein Leben lang nutzen. Diese Preisstruktur ist ideal für große Unternehmen mit stabilen Nutzerzahlen und einem ausreichenden Budget für eine größere Anfangsinvestition.

Vorteile einer unbefristeten LMS-Lizenz:

• Keine laufenden Kosten
• Lebenslange Nutzung der Software
• Völlige Kontrolle über Anpassungen

Nachteile einer unbefristeten LMS-Lizenz:

• Die Anfangskosten sind höher als bei abonnementbasierten Preisen
• Evtl. müssen Sie Plätze für nicht registrierte Nutzer:innen nachträglich kaufen
• Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Software zu aktualisieren
• Veränderte Anforderungen können den Kauf eines neuen LMS erforderlich machen

Nutzungsbasierte Preise

Nutzungsbasierte Tarifmodelle für LMS-Software gestatten es Ihnen, für das zu zahlen, was Sie nutzen und wenn Sie es nutzen. Anstatt eine Pauschalgebühr oder ein fortlaufendes Abonnement zu bezahlen, zahlen Sie nur für die spezifischen Funktionen oder Dienste, die Sie benötigen und wenn Sie sie benötigen.

Dieses Modell war in den letzten Jahren weniger gefragt, da Abonnementpreise im Allgemeinen weniger riskant sind. Wenn Ihr Unternehmen nur sporadische Schulungen plant, kann das nutzungsbasierte Modell die richtige Wahl für Sie sein.

Vorteile nutzungsbasierter Preise:

• Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen
• Funktionen können nach Bedarf hinzugefügt werden

Nachteile nutzungsbasierter Preise:

• Gefahr der Budgetüberschreitung
• Kann am Ende teurer sein als andere Tarifmodelle
• Begrenzte Funktionen, außer Sie zahlen mehr für Upgrades
• Upgrades können kompliziert oder teuer sein

Open-Source-Modelle: kostenlose E-Learning-Plattformen

Bei einem Open-Source-LMS ist der Quellcode frei zugänglich und kann ohne Einschränkungen verändert werden. Auch wenn das LMS kostenlos ist, müssen Sie für die Einrichtung, Programmierung und Wartung zahlen.

Die Entscheidung für ein Open-Source-LMS kann einem Glücksspiel gleichen, da es Sie in puncto Zeit und Aufwand mehr kosten kann. Aber es könnte eine Überlegung wert sein, wenn Sie kein Budget haben und nach einem modernen LMS ohne Anfangskosten suchen.

Vorteile eines Open-Source-LMS:

• Kostenlos 
• Freiraum für benutzerdefinierte Änderungen
• Keine fortlaufenden Gebühren 

Nachteile eines Open-Source-LMS:

• Erfordert technische Expertise
• Keine Serviceleistungen 
• Risiko von Fehlern und Sicherheitslücken bei unzureichender Systempflege

Alles außer Geld: Was LMS sonst noch kosten

Die Investition in ein LMS umfasst mehr als bloß Geld. Es gibt nicht monetäre Kosten – wie Zeit, Energie und Ressourcen –, die oft übersehen werden. Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie eine wohl überlegte Entscheidung treffen und Ihre Kaufkraft maximieren.

Die Individualisierung eines LMS kostet Zeit

Wenn Sie ein LMS kaufen, müssen Sie es möglicherweise erst an Ihren Bedarf anpassen. Die Anpassung einer Lernplattform kann viel Zeit und Ressourcen beanspruchen, insbesondere wenn Sie spezifische Anforderungen haben. Die Anpassung des Erscheinungsbildes der Plattform oder das Hinzufügen benutzerdefinierter Funktionen können Wochen oder gar Monate dauern und wertvolle Zeit von anderen Projekten und Prioritäten abziehen.

Nehmen wir z. B. an, Sie haben ein spezielles Lernprogramm, das bestimmte Beurteilungen, Zertifizierungen und Bewertungen erfordert. Die Anpassung Ihres LMS zur Unterstützung dieses Programms kann einen erheblichen Aufwand bedeuten, insbesondere wenn Sie es in andere Systeme integrieren müssen. Diese Anpassungen erfordern wahrscheinlich die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung, die unter Umständen bereits alle Hände voll zu tun hat, was andere wichtige Projekte wiederum verzögern könnte.

Die Datenmigration kostet Ihre internen Teams viel Mühe

Die Übertragung all Ihrer alten Daten und Lerninhalte auf ein neues LMS ist zeitaufwendig und kann Ihrem gesamten Team rasch Kopfzerbrechen bereiten. Wenn Sie Ihre Inhalte manuell verschieben müssen, ist die Gefahr größer, dass Fehler passieren, die Ihr Team weiter ausbremsen.

Stellen Sie sich vor, Ihre Organisation nutzt seit Jahren ein veraltetes LMS und nun sind Sie bereit, zu einer neuen Variante zu wechseln. Ihr altes System umfasst Hunderte von Kursen, etwa im SCORM-Format, und Sie müssen diese in das neue System übertragen. Wenn Sie das händisch machen, könnte Ihr Team Wochen – wenn nicht gar Monate – allein mit der Datenmigration verbringen. Falls während der Migration Fehler passieren, könnte das zu falschen oder fehlenden Daten in Ihrem neuen LMS führen – und somit zu weniger effektiven Unterweisungen.

Die Einarbeitung von Lernenden in Ihr LMS kostet Zeit

Das Onboarding Ihrer Nutzer:innen in ein neues LMS geschieht nicht einfach über Nacht, vor allem nicht, wenn Sie viele Mitarbeiter:innen haben. Sie müssen Zeit und Ressourcen bereitstellen, um Lernende zu registrieren und anzumelden, Schulungen durchzuführen oder neue Kurse zu erstellen, damit Sie sicher sind, dass alle gut mit dem neuen System umgehen können.

Zur Veranschaulichung stellen wir eine einfache Rechnung auf: In einem Unternehmen gibt es 1 000 Mitarbeiter:innen und ein Kurs zur Einarbeitung in das neue LMS dauert eine Stunde. Das macht dann 1 000 Stunden bzw. 25 Arbeitstage nur für die Einarbeitung der Lernenden in das neue LMS. Das ist viel Zeit, die aufgebracht werden muss. Wenn Sie vorausplanen, können Sie einen Rückgang der Produktivität bei Ihren Mitarbeiter:innen vermeiden. 

Vereinfachen Sie Ihre Suche nach einem LMS mit einer Einkaufsliste

Anstatt ein neues Learning Management System einfach auszuprobieren, sollten Sie relevante Informationen sammeln und sie bereithalten, wenn Sie mit der Suche beginnen. Durch diese Vorbereitung sparen Sie Zeit und sind besser gerüstet, um ein LMS mit Funktionen zu finden, die die Lernziele Ihrer Organisation optimal unterstützen.

1. Informieren Sie sich über Ihren Anpassungsbedarf. Wenn Sie besondere LMS-Funktionen oder Anpassungen benötigen, wie eine erweiterte Berichterstattung oder die Einbindung von Drittanbieter-Software, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für die benutzerdefinierte Einrichtung einplanen. Software, die eine umfassende Anpassung ermöglicht, kann mit höheren Kosten verbunden sein, die Sie in Ihrem Budget berücksichtigen sollten.

2. Überlegen Sie, wie viele LMS-Nutzer:innen Sie haben werden. Ihre Kosten können je nach dem, wie viele Nutzer:innen Sie zu Ihrem LMS hinzufügen, steigen oder sinken. Achten Sie darauf, dass Sie das Wachstum Ihres Unternehmens berücksichtigen, damit Sie über das Budget für mehr Plätze verfügen, sobald Sie diese brauchen. 

3. Legen Sie ein Budget fest. Schon ein grob geschätztes Budget kann Ihnen dabei helfen, Ihre Auswahl einzugrenzen und ein LMS zu finden, das zu Ihren finanziellen Mitteln passt. Seien Sie realistisch und vergessen Sie nicht, langfristige Kosten wie jene für laufende Wartung und Upgrades einzuberechnen.

4. Bestimmen Sie Ihren Integrationsbedarf. Machen Sie eine Liste der Softwares und Tools, die Sie in Ihr neues LMS einbinden möchten und notieren Sie alle extern bereitgestellten Kurse. Einige Plattformen – wie 360Learning – gestatten es den Nutzer:innen, Kurse von externen Anbietern kostenlos zu integrieren, während andere für diese Funktion Gebühren verlangen können.

5. Ermitteln Sie alle Anforderungen in Hinblick auf Datenschutz, Sicherheit oder gesetzliche Bestimmungen. Verschaffen Sie sich ein klares Bild von Ihren Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen sowie von den Branchenvorschriften. Wenn Sie sich darüber im Vorhinein informieren, können Sie sich für ein LMS entscheiden, das die Bestimmungen für Ihr Unternehmen erfüllt. 360Learning z. B. entspricht der DSGVO vollkommen.

6. Legen Sie Ihre bevorzugte Schulungsmethode fest. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Kurse bereitstellen möchten, bevor Sie sich für ein LMS entscheiden. Benötigen Sie z. B. einen Offline-Zugang für Lernende, die möglicherweise über keine stabile Internetverbindung verfügen? Wollen Sie Mitarbeiterschulungen mit Gamification anbieten? Oder eine Option für mobiles Lernen wie die App von 360Learning für das Lernen unterwegs?

7. Prüfen Sie Ihre ausgewählten Favoriten auf die Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzerrollen: Verfügt die Learning-Plattform über ein integriertes Authoring-Tool für eine schnelle Kurserstellung? Können Sie Aufgaben an Administratoren delegieren, um die Schulungsverwalung zu dezentralisieren? Sind Lernerfolg und Lernfortschritte auf Dashboards nachzuvollziehen? Wie flexibel lassen sich interne und externe Lerninhalte zu Lernpfaden kombinieren?

Die Auswahl des richtigen LMS ist der erste Schritt

Wenn Sie das perfekte LMS gefunden haben, ist das erst der Anfang. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter:innen das Potenzial Ihrer Lernplattform voll ausschöpfen, müssen sie dafür geschult werden und fortwährend zur Teilnahme an laufenden Online-Schulungen motiviert werden.

Um die unternehmensweite Leistung mit dem richtigen LMS zu fördern, empfehlen wir Ihnen einen Bottom-up-Ansatz in puncto Lernen und Entwicklung, wodurch Sie den Lernenden das Steuer überlassen. Wenn Sie Collaborative Learning mit dem richtigen LMS verknüpfen, können Sie eine dynamische Lernkultur schaffen, in der Ihre Mitarbeiter:innen für Ihre berufliche Weiterentwicklung selbst verantwortlich sind, indem sie sich einbringen und voneinander lernen. So klappt es auch mit echtem Wachstum und wahrer Innovation.

Falls Sie bereit sind, den nächsten Schritt bei der Investition in ein LMS zu tun, sehen Sie sich unsere transparenten Preismodelle an oder setzen Sie sich mit unserem Team für eine personalisierte Produktdemo in Verbindung.