Was ist eine Kompetenzmatrix – und wozu braucht Ihr Unternehmen sie?

Ein Unternehmen ist nur so leistungsstark wie seine Mitarbeiter:innen. Egal, welches Ziel Sie erreichen möchten – Ihr Team muss über die dafür nötigen Kompetenzen verfügen.

Leider scheinen die meisten Unternehmen nicht auf dem besten Weg zu sein, um all ihre Zielsetzungen zu erreichen. Ein Bericht von McKinsey aus dem Jahr 2021 ergab, dass 87 % der Unternehmen weltweit wissen, dass bei ihnen eine Kompetenzlücke besteht, oder sie überzeugt sind, dass sich in den nächsten paar Jahren eine solche auftun wird.

Eine aktuelle Studie zu beruflichen Kompetenzen zeigte, dass 72 % der Arbeitgeber:innen bei einer Qualifikationslücke entweder unternehmensexterne Talente einstellen oder ihre bestehende Belegschaft höher qualifizieren. Zwar funktionieren diese beiden Ansätze problemlos, aber sie sind auch mit einem erheblichen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden.

Wie auch immer Sie versuchen, Ihren Talentpool zu erweitern: Sie möchten in jedem Fall sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden über die richtigen Skills verfügen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Und genau aus diesem Grund darf eine Kompetenzmatrix in Ihrer Unternehmensstrategie nicht fehlen.

Was ist eine Kompetenzmatrix und warum ist sie wichtig?

Mithilfe einer Kompetenzmatrix lassen sich die für Ihr Unternehmen erforderlichen oder vorhandenen Kompetenzen abbilden. Ziel dabei ist es entweder, die Belegschaft höher zu qualifizieren oder ein spezifisches Projekt abzuschließen.

Oft wird im Rahmen einer solchen Kompetenz- oder Qualifikationsmatrix eine Grafik oder Tabelle (z. B. mithilfe von Excel) angelegt. Diese verzeichnet wiederum die technischen Kompetenzen und Soft Skills Ihrer Mitarbeitenden oder die für eine bestimmte Rolle bzw. ein Projekt erforderlichen Kompetenzen.

So können Sie dann einen Vergleich zwischen den Ihnen zur Verfügung stehenden und den für Ihre Ziele notwendigen Kompetenzen ziehen. Dadurch können Sie die Arbeitsaufträge anschließend ganz bewusst verteilen oder Ihre Belegschaft ausweiten.

Gut zu wissen: Das händische Erfassen von Kompetenzen, etwa in Excel, kann mühsam und zeitaufwändig sein. Außerdem: Sind Sie einmal damit fertig, ist Ihre Kompetenzmatrix bald schon nicht mehr aktuell. Darum gehen viele Unternehmen zu automatisierten Skills-Lösungen über. Hierbei können Sie Künstliche Intelligenz und Automatisierungen nutzen, um Ihre internen Kompetenzen übersichtlich abzubilden und Trends in der Skills-Entwicklung zu verfolgen und strategisch zu lenken.

Die größten Vorteile einer Kompetenzmatrix

Auch wenn Sie nicht gerade versuchen, eine klaffende Kompetenzlücke in Ihrem Unternehmen zu schließen, bietet die Integration einer Kompetenzmatrix in Ihre Strategie für Personalentwicklung zahlreiche Vorteile.

1. Besserer Einsatz von Ressourcen

Mit einem detaillierten Überblick über die Kompetenzen, Stärken und beruflichen Interessen der Angestellten fällt es den Vorgesetzten leichter, bessere und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Nehmen wir an, Sie möchten neue Märkte erschließen, aber sind nicht dazu bereit, zu Beginn gleich ein eigenes Team dafür einzustellen.

Mit Blick auf die intern zur Verfügung stehenden Talente finden sich möglicherweise Mitarbeitende mit passendem Hintergrund und Fachwissen, die das Projekt anfangs leiten könnten. In diesem Fall halten Sie Ihre Kosten unter Kontrolle und senken gleichzeitig die Mitarbeiterbelastung, indem Sie Ihren Angestellten Aufgaben übertragen, die sie bereits gut beherrschen.

2. Glücklichere Mitarbeiter:innen

Obwohl die Kompetenzmatrix oft mit der Talentallokation in Verbindung gebracht wird, kann sie auch dazu dienen, um die Mitarbeitererfahrung in Ihrer Organisation zu verbessern.

Wenn Sie Aufzeichnungen über die Stärken und beruflichen Vorlieben der Mitarbeiter:innen haben, können Sie eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Ihre Angestellten motivierter und produktiver sind.

Sie könnten z. B. durch ihre Skills-Matrix herausfinden, dass einige Ihrer Mitarbeiter:innen konzentrierter und motivierter sind, wenn sie frühmorgens zu arbeiten beginnen, während andere lieber abends länger bleiben. Aufgrund dessen könnte Ihre Organisation die Arbeitszeiten flexibler gestalten. Nutzen Sie dafür eine Software zur Personalplanung, um die Stunden und Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen im Auge zu behalten und gleichzeitig für mehr Zufriedenheit zu sorgen und die Mitarbeiterfluktuation zu verringern.

3. Effektives Talentmanagement

Eine Qualifikationsmatrix kann ein praktisches Tool sein, um die Kompetenzen der Mitarbeiter:innen zu verwalten und sicherzustellen, dass die Stärken Ihrer Teammitglieder dort zum Einsatz kommen, wo sie am nützlichsten sind.

Wenn Sie die Soft und Hard Skills Ihrer Teams mit einer Skills-Matrix bestimmen, können Sie einzelne Mitarbeiter:innen für spezifische Projekte oder Positionen vorschlagen, die zu ihren Kenntnissen passen. Dadurch können Sie die Ressourcen optimal einsetzen und während des Projekt-Bewertungsprozesses fundierte Entscheidungen treffen. Bei der Beurteilung der Skills Ihrer Teammitglieder können Sie feststellen, wen Sie aufgrund seines oder ihres Fachwissens am besten in die Projektbewertung miteinbeziehen, um anschließend wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und den Projekterfolg voranzutreiben.

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass einige Mitarbeiter:innen Ihres Produktteams über hoch entwickelte Skills im Bereich UI/UX verfügen, könnten Sie diese bitten, sich an Designmeetings zu beteiligen, um ihre Designskills zu verbessern und gleichzeitig den Designer:innen mit ihrem Fachwissen zur Seite zu stehen.

Wenn in einer Kompetenzmatrix Soft Skills wie Organisationstalent, Eigeninitiative und strategisches Denken abgefragt werden, kann dies dabei helfen, die geeignetsten Mitarbeiter:innen für künftige Führungspositionen zu bestimmen.

Lesen Sie auch: Von Jobs zu Skills: Warum sich die Art, wie wir über Talente nachdenken, grundlegend ändert

4. Gezielte Schulungen, Zertifizierungen und Upskilling-Initiativen

Eine Kompetenzmatrix weist allerdings nicht nur auf die Stärken Ihres Teams hin, sondern zeigt auch verbesserungswürdige Bereiche auf.

Mithilfe einer Kompetenzmatrix können Organisationen bestimmte Qualifikationslücken ermitteln und gezielte Mitarbeiterschulungen erstellen, um diese zu schließen. Dies unterstützt die Mitarbeiter:innen dabei, jene Kompetenzen, die sie für den Erfolg in ihrem Job benötigen, aufzubauen und zum allgemeinen Unternehmenswachstum beizutragen.

Sie könnten beispielsweise eine Befragung zum Thema Kompetenzen durchführen, um die aktuellen Skills Ihres Teams zu erfassen. Während Sie die Antworten auswerten, können Sie schon die Qualifikationsanforderungen für bevorstehende Ziele ermitteln.

Wenn Sie für den Vergleich der beiden Datensätze eine Kompetenzmatrix nutzen, können Sie die Ressourcen und den Zeitplan einschätzen, die Sie für das Upskilling Ihrer Belegschaft auf das erforderliche Kompetenzniveau benötigen.   

Behalten Sie den Durchblick: Skills-Matrix, Capability Matrix, Competency Matrix

Ungeachtet Ihrer Kennzahlen und Ziele ist eine Skills-Matrix für eine Kompetenzmatrix unverzichtbar. In einer solchen Matrix werden mithilfe einer Liste, einer Excel-Tabelle oder einer Grafik die Skills Ihres Teams oder das Leistungsniveau, auf dem sich die Mitarbeiter:innen in bestimmten Kompetenzbereichen befinden, dargestellt.

Möglicherweise sind Sie bei Ihren Recherchen auch auf den Begriff Fähigkeitsmatrix (Capability Matrix) gestoßen und fragen sich, worin sich diese von der Kompetenzmatrix (Competency Matrix) unterscheidet. Wir erklären Ihnen den Unterschied:  

1. Fähigkeitsmatrix (Capability Matrix)

Eine Fähigkeitsmatrix zeigt Ihnen, was Ihre Mitarbeiter:innen tun können (wozu sie fähig sind) oder welche Kompetenzen für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.

In Hinblick auf ein Team geben Fähigkeitsmatrizen einen nützlichen Überblick über die Ihnen schon zur Verfügung stehenden Skills. Diese können Sie dann mit den Projektanforderungen abgleichen und einen entsprechenden Weiterbildungs- oder Upskilling-Bedarf feststellen.

So könnte z. B. eine Fähigkeitsmatrix aussehen, mit der man sich einen Überblick über die Kompetenzen eines Videoproduktionsteams verschafft. In Spalte A stehen die Kompetenzen und in Spalte B wird die Anzahl der Mitarbeiter:innen mit Kenntnissen im jeweiligen Bereich festgehalten. Spalte C enthält die angestrebte Zahl der qualifizierten Mitarbeiter:innen für 2024:

Die Verwendung einer Fähigkeitsmatrix kann dazu beitragen, dass Ihr Team ein besseres Verständnis für seine gemeinsamen Fähigkeiten und etwaige Schwächen erlangt, die es zu beheben gilt. Dies kann auch für Manager:innen oder die Personalverantwortliche von Vorteil sein, wenn es darum geht, Schulungsprogramme zu erstellen, Wachstumsziele für das kommende Quartal festzulegen oder zu verstehen, wo Ressourcen für Weiterbildungsmaßnahmen bereitgestellt werden sollen.

2. Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix hilft Ihnen, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen, indem sie einen visuellen Überblick über die wichtigsten Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen in Bezug auf bestimmte Aufgaben oder Funktionen bietet.

Während Ihnen eine Fähigkeitsmatrix zeigt, welche Skills Ihre Mitarbeiter:innen haben sollten, geht eine Kompetenzmatrix darauf ein, wie gut (oder kompetent) Ihre Belegschaft in diesen Bereichen ist.

Kompetenzmatrizen werden üblicherweise in Tabellenform gestaltet, wobei die Namen der Mitarbeiter:innen und die relevanten Skills in den jeweiligen Reihen und Spalten stehen.

Hier sehen Sie eine Kompetenzmatrix für ein Team in der Softwareentwicklung. Die Vorgesetzten haben ein Buchstabensystem für die Kompetenzbewertung der Mitarbeiter:innen verwendet, wobei A die höchste Kompetenzstufe darstellt.

Eine Kompetenzmatrix gibt lediglich einen ersten Überblick über die Stärken und Schwächen Ihres Teams. Sie ist also nicht geeignet, um sich im Detail anzusehen, warum eine Person aus der Belegschaft schlecht abschneidet oder in einem bestimmten Bereich heraussticht.

So integrieren Sie eine Kompetenzmatrix wirkungsvoll in Ihrer Organisation

Hier sind einige praktische Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie in Ihrer Organisation eine Kompetenzmatrix nutzen möchten:

Ein Ziel als Startpunkt

Ihre Mitarbeiter:innen werden nicht alle erforderlichen Fähigkeiten abdecken und Ihr Unternehmen kann auch nicht jeden Markt bespielen – deshalb macht es wenig Sinn, eine allgemeine Kompetenzmatrix zu erstellen.

Damit Letztere verwertbare Ergebnisse liefert, muss sie bei einem spezifischen Ziel ansetzen. Dafür eignet sich z. B. ein neues Projekt oder die Aufarbeitung eines früheren gescheiterten Projekts. Setzen Sie eindeutige Ziele nach der SMART-Methode, bevor Sie mit dem Prozess beginnen, damit Sie wissen, wohin die Reise geht und nach welchen Skills Sie suchen.

Festlegung eindeutiger Leistungsstufen

Die Einführung eines logischen Bewertungssystems ist für den Aufbau einer Kompetenzmatrix unverzichtbar.

Ihre Erkenntnisse sind für Sie nur dann hilfreich, wenn sie ein ausgeglichenes Bild der Talente und Skills Ihrer Belegschaft bieten. Damit auch Ihre Teammitglieder etwas davon haben, muss die Bewertungsskala intuitiv und übersichtlich sein.

Nutzen Sie ein Zahlen- oder Buchstabensystem, um die Kompetenzen einzuordnen, und setzen Sie im Voraus klare Grenzen. Es kann hilfreich sein, die Kriterien zunächst in einem Verzeichnis festzuhalten, damit Sie bei der Klassifizierung der Daten konsistent vorgehen.

Wenn Sie ein objektives Klassifizierungssystem erstellen, wird es den Wert der Erkenntnisse in Ihrer Übersicht erheblich steigern und Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihren Talentpool verwalten oder ein erfolgreiches Kompetenzmanagement betreiben können. 

Keine Suche nach Inkompetenz

Vergessen Sie nicht, dass Skills-Matrizen nicht dazu dienen, um leistungsschwache Mitarbeiter:innen loszuwerden.

Eine Person mit schlechter Bewertung in der Matrix kann für ihre Position bestens qualifiziert sein, aber eben nicht die geeignete Wahl für das spezifische Projekt, auf das Sie gerade hinarbeiten. Nutzen Sie solche Einblicke als Chance, um die Mitarbeiter:innen weiterzubilden und innerhalb Ihrer Organisation neu zu orientieren, damit sie am Ende die Arbeit übernehmen, für die sie am besten geeignet sind.

Eine Kompetenzmatrix ist der erste Schritt zur Behebung des Fachkräftemangels

Skills sind für ein gutes Team genauso unverzichtbar wie Motoröl für ein Auto: Wenn Sie vergessen, es regelmäßig nachzufüllen, kann es passieren, dass Sie unterwegs auf der Strecke bleiben. Da es sich bei L&D und der Personalbeschaffung um beträchtliche Investitionen handelt, ist es ratsam, einen durchdachten Plan für das Upskilling Ihrer Belegschaft zu erstellen, bevor Sie Zeit und Geld darin investieren.

Bei einer Kompetenzmatrix werden die Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationslücken Ihres Teams nicht ganzheitlich betrachtet. Aber als Teil einer viel dynamischeren und weitreichenden Strategie ist sie ein ausgezeichnetes Hilfsmittel, um zu sehen, was Ihnen zur Verfügung steht und wie Sie es am effektivsten einsetzen können.

Gehen Sie auf Nummer sicher: Wenn Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wann das Motoröl zuletzt nachgefüllt wurde, ist das zwar keine Garantie dafür, dass Ihr Motor für immer reibungslos läuft, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Fahrzeug streikt, wenn Sie es am dringendsten brauchen, ist wesentlich geringer. Mit Skills verhält es sich genauso.