Ishida : d'un département réactif à proactif en automatisant les formations conformité et terrain

Les défis

L'équipe du Département Formation d'Ishida, composée de 7 personnes, comprend des formateurs spécialisés pour l'assemblage, les lignes de produits principales et les services sur le terrain. Ensemble, ils couvrent la conformité, les compétences techniques et le développement du leadership pour plus de 700 collaborateurs.

Avant d'utiliser 360Learning, l'équipe s'appuyait fortement sur des processus manuels pour exécuter la majorité de son travail, ce qui a sérieusement impacté son efficacité et son impact commercial. Voici quelques-uns des plus grands défis auxquels elle a été confrontée :

1. Administration manuelle et chronophage

Avant 360Learning, Ishida s'appuyait fortement sur des feuilles de calcul et un module d'apprentissage basique dans sa suite RH – lequel ne pouvait pas répondre aux exigences de la taille et de la complexité de son entreprise.

Ces limitations techniques ont forcé les équipes du Département Formation et de Santé / Sécurité à suivre manuellement leurs programmes de formation et de conformité sur plus de 25 feuilles de calcul. La supervision administrative des certifications de conformité, telles que les licences d'exploitation d'équipements critiques, était devenue une tâche excessivement chronophage.

L'équipe de Nick perdait des heures chaque semaine à consolider des feuilles de calcul, à relancer pour les renouvellements de certificats et à faire le suivi avec plusieurs départements pour confirmer la présence.

Le processus est rapidement devenu ingérable pour une main-d'œuvre mondiale croissante, surtout en jonglant avec les plannings de formation en présentiel, les listes de participants et les renouvellements de certificats – causant de la confusion et des délais manqués.

2. Une couverture de la conformité qui avait du mal à rester prête pour les audits

Opérant dans une industrie fortement réglementée, Ishida doit tenir des registres stricts sur la formation pour rester prête pour les audits à tout moment. Mais les équipes avaient l'impression de constamment rattraper leur retard dans l'ancien système.

Les certificats de Santé et Sécurité doivent être renouvelés annuellement ou tous les trois ans, et sans rappels automatisés ni reporting fiable, les collaborateurs et les managers ne pouvaient travailler que de manière réactive, de nombreux travailleurs manquant d'importants recyclages, ou découvrant trop tard que leur licence avait expiré.

Avec une gamme complexe d'exigences de sécurité – de l'utilisation de grue au RGPD – l'équipe manquait d'outils pour s'assurer que 100% de ses collaborateurs étaient à jour en matière de conformité à tout moment. Cela impliquait un risque de non-conformité réglementaire, mais aussi des incidents de sécurité potentiels sur le lieu de travail.

3. Difficulté à étendre la formation terrain et technique

À mesure que l'entreprise grandissait, elle avait du mal à assurer une montée en compétences cohérente et opportune pour les équipes dispersées.

Les équipes terrain d'Ishida, telles que les techniciens d'assemblage et les ingénieurs de service sur le terrain, avaient besoin d'une formation pratique approfondie. Et les équipes commerciales nécessitaient des programmes de Blended Learning plus importants, pouvant durer jusqu'à 9 mois avec plus de 50 sous-formations.

Avant 360Learning, la planification de chemins multi-sessions pour ces différents groupes d'apprenants était chaotique et inflexible – même quelque chose d'aussi routinier qu'une formation au chariot élévateur exigeait une avalanche d'e-mails et d'inscriptions manuelles !

Parce qu'il n'y avait que des sessions de formation synchrones, les ingénieurs de service sur le terrain stationnés dans différents fuseaux horaires ne pouvaient pas assister régulièrement aux webinars de formation en direct, ce qui leur faisait manquer des mises à jour cruciales lors de l'introduction de nouvelles pièces ou lignes de produits.

De plus, un reporting LMS limité signifiait que les managers manquaient de visibilité sur la meilleure façon de préparer ou de faire monter en compétences les nouveaux collaborateurs, ce qui entraînait frustration et onboarding lent.

Tout cela rendait difficile de fournir une montée en compétences cohérente et opportune à la main-d'œuvre mondialement dispersée d'Ishida. Les membres de l'équipe avaient désespérément besoin de supports de formation à la demande qu'ils pouvaient facilement consulter à leur propre rythme.

Comme l'a expliqué Nick, c'était un défi de fournir « la bonne formation aux bonnes personnes au bon moment » – surtout pour ceux qui ont 90% de leur formation en situation de travail, mais qui ont toujours besoin de documentation en ligne.

4. Capacité limitée pour un Département Formation stratégique et personnalisé

Ishida possède un large portefeuille de produits manufacturés, opérant dans de nombreux secteurs à travers l'EMEA. Par nature, l'entreprise crée une vaste quantité de savoir-faire interne et de compétences propriétaires. Une grande partie des connaissances critiques qu'ils devaient partager concernait des ressources de formation courtes et ciblées (études de cas, mises à jour de produits, informations techniques, etc.) pour des régions et des équipes spécifiques, plutôt que des cours génériques.

Mais malgré la complexité et le volume des ressources nécessaires, l'équipe centrale du Département Formation ne pouvait se concentrer que sur la création manuelle de grands contenus d'apprentissage pour les masses, car les besoins de formation étaient priorisés en fonction de la taille de l'audience.

Entre la saisie de données, le suivi manuel et la coordination par e-mail, l'équipe du Département Formation manquait de capacité pour se concentrer sur le développement stratégique. Par conséquent, les programmes de développement des collaborateurs et de leadership étaient souvent mis de côté.

Pourtant, la nécessité de créer ces programmes et d'offrir des parcours de carrière solides était plus critique que jamais, alors que la main-d'œuvre vieillissante d'Ishida, composée d'ingénieurs et de techniciens spécialisés, approche de la retraite. Sans système centralisé en place pour capturer et partager leur expertise, l'organisation risquait de perdre un savoir-faire critique et des savoir-faire internes.

L'équipe savait qu'elle devait investir plus de temps dans la planification de la succession et les cadres de compétences pour ouvrir la voie à la mobilité interne et construire une main-d'œuvre plus agile, mais cela semblait impossible avec les tâches administratives dominant leur workflow quotidien.

Les solutions

Lors de l'évaluation des plateformes LMS potentielles, les critères principaux de Nick étaient une automatisation robuste, une planification facile, des outils de reporting et l'Apprentissage collaboratif pour capturer l'expertise et les connaissances des meilleurs éléments.

360Learning s'est distingué par son puissant éditeur de chemins, sa logique d'inscription automatisée et ses éléments d'Apprentissage collaboratif qui permettent aux managers et aux Experts internes de créer et d'interagir rapidement avec le contenu.

Voici comment Ishida a relevé ses plus grands défis en utilisant 360Learning :

1. Inscription automatisée et suivi

Ishida a utilisé l'éditeur d’audience de 360Learning pour inscrire automatiquement les apprenants à la formation en fonction d'attributs qui ont éliminé les relances manuelles pour la conformité. En configurant des champs personnalisés (par exemple, rôle professionnel, localisation, dernière date de certification), chaque collaborateur est automatiquement inscrit aux modules pertinents, et les renouvellements déclenchent des réaffectations automatiques de modules pour les certifications à venir qui expirent.

Les notifications et rappels instantanés dans la plateforme ont également fait gagner un temps considérable, remplaçant les échanges d'e-mails. Et les apprenants pouvaient se connecter et voir exactement quels modules ils devaient suivre – plus d'inscription ad hoc signifiait une réduction de la confusion et des erreurs d'utilisateur.

Notamment, l'automatisation a également permis à l'équipe du Département Formation de dupliquer ces processus proactifs pour l'équipe Santé et Sécurité, qui exécute désormais des Rapports personnalisés sur l'état de la conformité en quelques minutes, au lieu de parcourir une multitude d'onglets de feuilles de calcul.

2. Tableaux de bord de conformité centralisés

En conjonction avec le suivi automatisé, Ishida a consolidé toutes les formations obligatoires dans un seul portail. La surveillance des expirations à venir et le suivi des taux de complétion des modules sont sans tracas et intuitifs pour les équipes du Département Formation et de la Santé et Sécurité.

Au lieu de passer au crible des feuilles de calcul pour identifier qui a besoin d'un module particulier, un tableau de bord de reporting en temps réel montre qui doit être rafraîchi, quelles sessions sont en cours et combien de places restent disponibles.

Les feuilles de présence sont automatiquement générées pour les sessions de formation en ligne et en présentiel, et une fois qu'un événement de formation est terminé, les administrateurs peuvent télécharger des certificats et finaliser les enregistrements en quelques clics – et l'accès aux enregistrements précédents est tout aussi facile.

En plus d'alléger la charge de travail des équipes du Département Formation et de la Santé et Sécurité, cette centralisation a permis aux deux équipes de travailler de manière plus proactive et a renforcé la confiance lors des contrôles internes et des audits externes.

3. Planification simplifiée et activation terrain

Aujourd'hui, l'équipe centrale du Département Formation d'Ishida est capable de créer des modules de manière transparente pour la région EMEA À grande échelle, en utilisant l'Outil auteur de 360Learning et l'outil de gestion linguistique intégré pour gérer les traductions au sein de la Plateforme de formation.

L'équipe a lancé une bibliothèque d'apprentissage en ligne personnalisée, utilisant un mélange de modules SCORM et de ressources ciblées au sein de la plateforme 360Learning, plutôt que du contenu sur étagère.

Non seulement cela a accéléré la création de formations, mais cela a également considérablement augmenté l'accessibilité et la quantité d'informations contextuellement pertinentes et utiles disponibles sur la plateforme, ce qui a aidé les collaborateurs à mieux faire leur travail.

Un exemple concret : Pour le personnel terrain d'Ishida, cette capacité à mélanger l'apprentissage pratique et virtuel sous un seul système a été transformatrice. Les Ingénieurs de service sur le terrain ont désormais un accès rapide au contenu numérique à la demande, tel que les mises à jour de machines ou les guides de dépannage, afin qu'ils n'aient pas à tout laisser tomber pour des webinars en direct qui entrent souvent en conflit avec les visites de sites clients. Il en va de même pour les équipes commerciales en déplacement, qui peuvent désormais accéder aux informations clés sur les produits, toujours à jour.

Les outils de gestion de classe de 360Learning ont simplifié l'ensemble du processus de formation et ont permis au Département Formation de construire et d'assigner des chemins multi-sessions pour tout groupe d'apprenants À grande échelle – qu'il s'agisse de nouveaux collaborateurs commerciaux, de techniciens d'assemblage ou de rôles d'ingénierie avancés.

Les managers sont également devenus de fervents défenseurs de 360Learning car cela leur fait gagner du temps lors de la réservation de sessions et aide les nouveaux collaborateurs à monter en puissance plus rapidement.

Qu'il s'agisse d'inscrire les collaborateurs à la formation au chariot élévateur sur site, ou d'intégrer des liens Zoom dans des formations en ligne, les managers apprécient la facilité d'organiser des sessions de formation À grande échelle, de coordonner les créneaux de formation et de suivre les progrès de leurs équipes – ce qui a conduit à une plus forte adhésion de la part des différents départements.

4. Capacité retrouvée pour les initiatives stratégiques

En réduisant la charge administrative et en rationalisant la création de contenu, Nicholas et son équipe ont désormais la capacité pour des projets à plus forte valeur ajoutée – notamment en posant les bases pour capturer systématiquement les connaissances institutionnelles de leurs ingénieurs et de leur personnel expérimentés, et transmettre les savoir-faire internes.

C'était une priorité majeure pour Ishida, car l'organisation s'appuie sur l'expertise technique de sa main-d'œuvre hautement spécialisée pour réussir.

La décentralisation de la création de contenu a également joué un rôle central ; la Plateforme de collaborative learning de 360Learning permet à vos experts en interne de partager leurs connaissances en créant du contenu diversifié et opportun basé sur des ressources, afin que les collaborateurs puissent récupérer les informations dont ils ont besoin à tout moment – plutôt que d'attendre que les modules soient « poussés » ou leur soient assignés. L'Apprentissage en situation de travail est désormais possible pour toutes les équipes.

En parallèle, Ishida a également commencé à mettre en œuvre des cadres de compétences pour cartographier précisément les compétences nécessaires à travers divers rôles et niveaux de compétence – une étape vitale pour retenir et développer leurs talents hautement spécialisés.

En utilisant SkillsGPT de 360Learning pour cartographier leur Référentiel de compétences, l'équipe de Nicholas a déjà piloté un processus de définition des descriptions de poste et des responsabilités, et des grilles d'évaluation pour plusieurs postes, y compris un nouveau rôle de Spécialiste du Département Formation pour prendre en charge la conception pédagogique et la propriété de la plateforme 360Learning.

En fin de compte, ils veulent synchroniser ces définitions de compétences avec les Parcours de formation de la plateforme afin que les collaborateurs puissent évaluer la maîtrise des compétences, identifier la formation dont ils ont besoin et accéder immédiatement aux modules ou ressources pertinents.

Cette approche basée sur les compétences permettra non seulement de préserver les connaissances de leurs ingénieurs expérimentés, mais garantira également que chaque collaborateur – indépendamment de la localisation ou du fuseau horaire – pourra développer ses capacités et progresser au sein de l'organisation.

Les résultats

Avec ces nouveaux processus et cadres solidement établis, l'équipe du Département Formation a constaté des améliorations réelles et mesurables de la performance et de l'efficacité de son organisation. Voici quelques-uns des résultats clés :

• Réduction de 52% du temps passé sur l'administration du Département Formation : En éliminant la saisie manuelle de données, en automatisant les inscriptions et en rationalisant la planification, Ishida a réduit la charge de travail administrative de plus de moitié – libérant l'équipe pour construire des programmes stratégiques. Au lieu de relancer pour la conformité, l'équipe peut planifier des initiatives de développement.

• Augmentation de 30% des taux de conformité : Les Modules obligatoires sont désormais faciles à trouver et à compléter, et les rappels automatisés aident les Apprenants à rester sur la bonne voie bien avant les délais – aidant Ishida à rester prête pour les audits.

• 40 heures économisées par mois en reporting du Département Formation : Les feuilles de calcul manuelles appartiennent au passé. Les tableaux de bord consolidés et les feuilles de présence auto-générées font gagner un temps considérable à l'équipe du Département Formation mois après mois, lui permettant de réinvestir dans des initiatives de développement proactives.

• Plus grande adhésion des managers et des Apprenants : Les managers apprécient la planification simplifiée et la visibilité claire, et les Apprenants bénéficient d'un accès immédiat au contenu pertinent et d'une approche plus à la demande (c'est-à-dire que s'ils entendent parler d'une mise à jour d'une machine, ils peuvent se lancer et apprendre de manière asynchrone sans une perturbation d'une journée entière de leur workflow).

• Réduction de l'attrition des collaborateurs : La rétention des collaborateurs a augmenté, en particulier au sein de l'équipe commercial, avec plus d'opportunités internes pour une plus grande évolution de carrière et des opportunités.

Et ensuite ?

Ayant remplacé la majeure partie des tâches réactives par l'automatisation, Ishida se tourne vers d'autres projets :

• Développement des compétences : Construire des cadres de compétences complets et lier les modules aux niveaux de compétence afin que les collaborateurs puissent tracer des parcours de carrière.

• Contributions plus approfondies des Experts internes : Habiliter davantage vos experts en interne à créer du contenu directement dans la plateforme – en particulier les chefs de produit et le domaine technique, car c'est là que se trouve le plus grand volume de risque de connaissances (ainsi que les plus grandes populations de collaborateurs).

• Parcours de management Blended Learning : Continuer à déployer de nouveaux programmes de développement du leadership qui combinent des ateliers en présentiel et l'eLearning au sein du système de chemins de 360Learning.

• Mondialisation et multilingue : Étendre la formation localisée à travers le français, l'allemand et d'autres régions EMEA pour assurer des expériences d'apprentissage cohérentes pour tous les collaborateurs.

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