Comment le réseau IDEA Public Schools forme 12 000 enseignants grâce au partage d’expertise interne

Enjeux

Les écoles publiques IDEA connaissent une croissance rapide : chaque année, 1 000 à 1 300 nouveaux enseignants et co-enseignants sont embauchés. Pour pouvoir répondre à l’exigence de qualité (ainsi qu’au nombre croissant d’élèves et de membres du personnel), la formation des employés doit être organisée rapidement et régulièrement dans plusieurs régions des États-Unis.

Avant 360Learning, les écoles publiques IDEA dispensaient la plupart de leurs formations en présentiel. La formation des nouveaux enseignants dans les différentes régions prenait un temps considérable et mobilisait de nombreuses ressources. IDEA faisait face aux défis suivants :

Johnathon Kruger, Directeur de la formation des enseignants, explique : « Avant 360Learning, l’élaboration de toutes ces expériences d’apprentissage pour différentes régions entraînait une perte de contrôle de la qualité. Nous n’étions pas en mesure de nous assurer que le personnel soit correctement formé ». 

En raison de ce système compliqué et parfois déroutant, le réseau IDEA a dressé les constats suivants :

• Les enseignants et les formateurs n’échangeaient pas entre eux sur l’ancien LMS d’IDEA.

• Il était compliqué d’effectuer un suivi des résultats d’apprentissage et des formations réglementaires.

Liz Jackson, Directrice Senior des parcours de développement du leadership souligne : « Avant, nous devions attendre et ne réaliser d’onboarding que tous les trois ou six mois pour former nos nouveaux employés ».

Pour les écoles publiques IDEA, il est devenu crucial d’accélérer la création et la mise à disposition de supports de formation flexibles, afin que le nombre grandissant de membres du personnel puisse accéder aux compétences nécessaires pour réaliser leurs missions et aider les élèves à donner le meilleur d’eux-mêmes. Le hic ? Des processus non adaptés à la taille du réseau IDEA et un recours massif à la formation en présentiel. Il était plus que temps de passer à la vitesse supérieure.

Solution

C’est là que 360Learning est entré en jeu.  

Richel Raich-Cantu, Directrice du Développement des Talents et de l'Innovation, se rappelle : « La première formation qu’il m’a été demandé d’organiser chez IDEA était celle du New Teacher Institute. En raison du COVID, nous avons dû dispenser cette formation sur la plateforme 360Learning. En faisant cela, nous avons économisé un demi million de dollars sur une formation en présentiel ».

La plateforme 360Learning a transformé les processus de formation d’IDEA de trois façons. Elle les a ainsi aidé à réaliser d’importantes économies, tout en améliorant les résultats des enseignants et des membres du personnel.

Permettre à plus de 200 experts internes de créer du contenu engageant

Les formations IDEA sont complexes et denses : le réseau d’écoles publiques a donc besoin de nombreux experts pour aider les enseignants à acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour réussir leurs missions.

En tirant parti de l’apprentissage collaboratif, les écoles publiques IDEA ont élaboré des normes de conception qui permettent à l'ensemble de leurs experts internes de créer des formations attrayantes. La collaboration et le feedback au sein même des cours permettent aussi aux experts internes d’accélérer considérablement le processus de création. L’ensemble du personnel peut désormais accéder aux formations en ligne et ce, de façon simultanée.

Johnathon explique : « 360Learning permet aux experts internes de concevoir des cours en temps réel et de s’assurer que tous les enseignants acquièrent les connaissances et compétences dont ils ont besoin ». Ces modules abordent les savoirs-faires et les savoirs-êtres, ainsi que les formations obligatoires liées à la conformité.

« C’est extrêmement important pour nous » explique Richel. « Par exemple, en 2019, la dernière fois que nous avons organisé cette formation en présentiel pour les nouveaux enseignants en début d’année, nous disposions seulement de 12 parcours auxquels ils pouvaient s’inscrire selon les contenus qu’ils enseignaient ».

Aujourd’hui, Richel et son équipe disposent de 94 parcours de formation uniques dédiés à différents types de contenus et programmes. Les besoins de chacun sont couverts et les formations peuvent s’adapter à l’emploi du temps des apprenants.

Instaurer l’apprentissage asynchrone à distance au sein de l’organisation

Avant d’utiliser 360Learning, IDEA organisait la majorité de ses sessions de formation en présentiel, avec plusieurs plateformes. Les formations en présentiel étaient géographiquement limitées et ne pouvaient pas avoir lieu n’importe quand dans l’année, ce qui rendait l’onboarding des nouveaux enseignants plus difficile.

De plus, le logiciel de formation utilisé à ce moment-là était loin d’être facile à prendre en main. Chaque solution avait ses propres process, ce qui générait de nombreuses erreurs et représentait des coûts supplémentaires pour le budget formation d’IDEA. 

360Learning a permis de consolider l’ensemble des besoins de formation sur une seule plateforme. Bénéficier d’un processus de création de cours simplifié les a aidés à concevoir des formations courtes, co-construites entre pairs et mises à disposition selon différentes modalités.

Chez IDEA, les apprenants ont accès à l’ensemble des cours qui ont été créés et peuvent suivre une formation à distance, de manière asynchrone. Le gain de temps est considérable. 

« Nos enseignants peuvent maintenant accéder à la formation dédiée aux nouveaux arrivants à tout moment », ajoute Richel. « Cela permet aux directeurs de se concentrer sur d’autres priorités. Il est très difficile de proposer des formations durant les journées d’école car les directeurs et responsables de campus sont trop occupés ».

Standardiser et adapter les formations obligatoires

Le réseau d’écoles publiques IDEA dépend des financements publics. Richel explique : « Nous sommes soumis à des exigences spécifiques de la part du gouvernement fédéral, des réglementations propres à chaque état et des spécificités locales pour assurer le respect de la conformité ».

360Learning permet aux écoles publiques IDEA d’enregistrer et de suivre les taux de complétion des formations obligatoires sur la plateforme, ainsi que de fournir des certificats aux membres du personnel attestant de la réalisation des formations liées à la conformité. IDEA peut garder une trace de ces certificats, et les enseignants peuvent également les renouveler par eux-mêmes, pour justifier avoir suivi une formation continue spécifique à leurs missions.

L’automatisation de ces tâches courantes représente un gain de temps considérable pour les équipes Formation d’IDEA, qui ont ensuite tout le loisir de proposer de formidables expériences d’apprentissage. Par exemple, à l’occasion du programme estival de développement professionnel, les écoles publiques IDEA forment 1 200 à 1 500 nouveaux enseignants en même temps. Grâce à 360Learning, il leur est possible de mesurer le taux de complétion et d’estimer le niveau de maîtrise du contenu des cours. Richel et son équipe bénéficient donc d’une vision plus approfondie et plus précise de l’efficacité de leurs formations, ainsi que du retour sur investissement occasionné par celles-ci.

Les résultats 

Plus d’engagement, optimisation de la conception des cours et onboarding plus flexible

En équipant les experts internes d’une plateforme de formation puissante qui tire parti de l’apprentissage collaboratif et de la formation asynchrone, les écoles publiques IDEA ont non seulement obtenu des résultats concrets mais ont également réalisé d'importantes économies.

• Économie de 500 000 dollars par an, en troquant les formations en présentiel contre des formations à distance et asynchrones avec 360Learning.

• Augmentation de l’engagement apprenant et capacité à s’adresser à chacun des employés et à identifier leurs types de formation préférés.

• Possibilité pour les nouveaux enseignants d’accéder aux programmes de formation complets, peu importe le moment de leur arrivée dans l’entreprise.

• Taux de satisfaction et de rétention plus élevés : IDEA a connu une amélioration de la performance, de la satisfaction professionnelle et de la rétention pour les enseignants qui sont embauchés tardivement ou en milieu d’année.

• Parcours de formation personnalisés ayant permis de passer de 12 à 94 parcours de formation pour les enseignants, grâce aux données qui ont différencié les besoins individuels des apprenants.

La suite

Richel et son équipe continuent de favoriser l’apprentissage mené par les experts et la montée en compétences en interne via la plateforme 360Learning. Celle-ci permet de mobiliser leur réseau d’experts internes dans la création de formations virtuelles ludiques et personnalisées à destination de tous les collaborateurs.  

La suite ? Le découpage des ressources pédagogiques en plus petites formations que les apprenants peuvent suivre au moment souhaité, ainsi que le recours à l’expertise interne des pairs et le feedback pour s’assurer que le contenu soit le plus pertinent possible.