Organismes de formation : nos réponses à vos questions autour de la certification Qualiopi

En 2022, Qualiopi sera l’unique certification permettant aux organismes de formation d’attester des exigences demandées par le gouvernement et donc d'obtenir des fonds de financements. Qualiopi s’avère donc être un véritable levier de croissance qui vous permet d’attirer de nouveaux prospects en plus d'être une formidable occasion de revoir vos modes de fonctionnement. En certifiant que vous concevez et déployez des prestations au niveau attendu par le référentiel national, vous gagnez en crédibilité auprès de vos clients.  Environ 4 mois en moyenne sont nécessaires pour préparer la certification puis programmer l’audit.

Nous vous fournissons les clefs pour tout comprendre et bien vous préparer à entrer dans l’ère de la Qualité !

Qu’est-ce que Qualiopi ?

Face à une croissante hétérogénéité des pratiques dans le secteur des organismes de formation en France, l’État s’est fixé pour objectif de garantir la qualité des formations dispensées par les organismes de formations professionnelles.

Ainsi, la loi du 5 septembre 2018 créé une obligation de certification unique pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Cette certification unique se base sur le référentiel national qualité (RNQ). Ce nouveau référentiel atteste d’une exigence renforcée et d’une obligation de certification des prestataires de formation. La marque Qualiopi va venir certifier que le prestataire d’actions concourant au développement des compétences respecte et répond aux attendus du référentiel national qualité (RNQ). Qualiopi est délivrée par un organisme indépendant : soit un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Le Comité Français d'Accréditation), soit une instance nationale de labellisation reconnue par France Compétences.

La marque Qualiopi atteste du suivi d’un processus qualité qui permet de bénéficier des fonds de financements publics et paritaires, provenant des OPCO (Opérateurs de compétences), de l’Etat, des Régions, ou de Pôle Emploi. 

La certification comprend sept critères répartis en trente-deux indicateurs, portant sur des thèmes comme la formation, le bilan de compétences, la validation des acquis, de l’expérience et l’apprentissage. 

Qui a l’obligation d’obtenir la certification Qualiopi ?

Vous êtes concernés par Qualiopi si :

1. Vous délivrez au moins une des 4 catégories d’actions suivantes : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience, actions de formation par apprentissage.

2. Vous souhaitez bénéficier de fonds publics et mutualisés. Ces fonds peuvent provenir des Régions, de l’État, des OPCO, de la Caisse des dépôts, de Pôle Emploi, des CPIR Transition pro, de l’Agefiph.

Ainsi, l’achat de formations de gré à gré entre un organisme de formation et une entreprise ne nécessite pas l’obtention de la certification Qualiopi. Notez bien que les établissements d’enseignement supérieur publics ou privés sont exemptés de cette obligation. Les écoles de commerce par exemple ont leur propre système de certification et n’ont pas l’obligation d’obtenir la certification Qualiopi.

Pourquoi se faire certifier Qualiopi ?

Les enjeux de la certification Qualiopi sont multiples. En premier lieu, la certification Qualiopi est une manière pour l’État de garantir la qualité des formations dispensées par les organismes de formations professionnelles en France.

La certification Qualiopi est aussi un gage de qualité et de confiance pour capter de nouveaux prospects. Elle représente une opportunité de croissance non négligeable, car elle prouve à vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs que votre processus de formation est certifié conforme aux exigences du RNQ. Elle apporte davantage de transparence sur vos actions et vos indicateurs de résultat.

De plus, Qualiopi vous rend à la fois légitime et crédible sur le marché très concurrentiel des organismes spécialisés dans le développement des compétences. Comme nous l’avons vu plus haut, la certification Qualiopi vous permet d'être éligible aux demandes de financement publics. Les conditions sont obligatoirement affichées sur les sites de chaque OPCO (c’est une obligation légale). Par exemple, pour une entreprise de moins de 11 salariés dépendant de l’OPCO Mobilités, le plafond est de 1800€ HT.

Quel délai pour se faire certifier ? 

Il faut 4 mois en moyenne pour préparer la certification Qualiopi et programmer l’audit qui sera réalisé par un organisme certificateur. Attention, cet audit ne consiste pas seulement à présenter un nombre de pièces justificatives (nous y revenons ci-dessous). La certification Qualiopi sera délivrée aux organismes de formation qui auront mis en place et éprouvé leur nouvelle organisation alignée sur le référentiel.

Le mot d’ordre est donc : anticiper pour mieux régner ! Si vous êtes un organisme de formation en cours de certification, cela vous confère un réel avantage concurrentiel. En effet, plus de 50 000 organismes de formation vont devoir attester d’une certification d’ici janvier 2022. Les derniers chiffres officiels communiqués en décembre 2020 par la DGEFP font état de 7500 organismes certifiés Qualiopi, 4500 seraient toujours en cours de certification Qualiopi à date (mars 2021). 

Mieux vaut donc anticiper et entamer les démarches pour se faire certifier dès à présent.

Au regard de la crise sanitaire que nous traversons actuellement, l’échéance pour être certifié a été reportée au 1er janvier 2022 (initialement prévue au 1er janvier 2021). Et cela est valable pour tous les acteurs de la formation, peu importe la catégorie d'action dispensée.

Pour combien de temps et à quel prix ?

La certification Qualiopi est valable durant 3 ans à l’issue desquels un audit de renouvellement doit être effectué. Le coût de la certification Qualiopi dépend de plusieurs éléments : 

• Le nombre de catégories d’actions à certifier (formation continue, bilans de compétences, VAE, apprentissage)
• Le chiffre d'affaires réalisé sur l’année N-1. On détermine alors 3 tranches distinctes de chiffre d’affaires : inférieur à 150 000€, entre 150 000€  et 750 000€, et supérieur à 750 0000€. 
• Le nombre de sites à auditer.

Par exemple, si vous êtes un organisme de formation mono-site avec un chiffre d’affaires inférieur à 150 000€, et que vous ne certifiez qu’une seule catégorie d’actions, il vous en coûtera environ 1800€ TTC ((prix constaté auprès des organismes certificateurs). 

Quels sont les critères à remplir pour se faire certifier Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, le prestataire d’actions concourant au développement des compétences doit prouver qu’il est en conformité avec le référentiel national qualité. La certification comprend sept critères déclinés en trente-deux indicateurs. Les critères du référentiel se situent tout au long de la chaîne de valeur d’un prestataire d’actions concourant au développement des compétences :

Critère 1 : L’information aux publics : donner de la visibilité « grand public » sur son organisme et faire preuve de transparence sur ses indicateurs de résultats.

Critère 2 : L'adéquation de la prestation délivrée au besoin et au niveau du bénéficiaire : personnaliser le parcours de formation selon le besoin et le niveau du bénéficiaire.

Critère 3 : L’accompagnement du bénéficiaire tout au long de la prestation : accompagner le bénéficiaire de la prestation dans sa montée en compétences.

Critère 4 : Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre et mis à disposition : permettre une montée en compétences du bénéficiaire via la mobilisation d’intervenants, des locaux adaptés, des ressources pédagogiques actualisées, etc.

Critère 5 : Les compétences internes du prestataire et leur développement : garantir l’adéquation des compétences des équipes du prestataire d’actions concourant au développement des compétences pour délivrer les prestations et les développer.

Critère 6 : La veille : s’inscrire dans son environnement professionnel par des actions de veille et en tirer les enseignements par la mise en place d’actions concrètes.

Critère 7 : L’amélioration continue : prendre les retours des parties prenantes, y répondre et en tirer les enseignements par la mise en place d’actions concrètes.

Téléchargez notre fichier de pilotage Qualiopi pour vous préparer à l'audit initial

Comment obtenir la certification Qualiopi : les 6 étapes clefs

Tout d’abord, gardez bien à l’esprit que la conformité avec le référentiel national qualité est un niveau à atteindre. À vous, organisme de formation, de choisir les moyens que vous allez mettre en œuvre pour mettre votre organisme en conformité avec les attendus.

Par exemple, sur le critère 7, vous devez prendre en compte les retours de vos parties prenantes (indicateur 30). A vous de choisir comment cela peut vous être le plus utile. Est-ce la mise en place de questionnaires ? Est-ce la mise en place de réunions spécifiques ? Si oui, à quelle fréquence ? Les moyens à mettre en œuvre pour répondre aux attendus restent de votre ressort.

Pour obtenir la certification Qualiopi il ne suffit pas simplement de montrer des documents. Il faut réussir à prouver que vous avez mis en place un système de management de la qualité qui fonctionne et qui a déjà porté ses fruits.

Reprenons l’exemple du critère 7. Vous devez montrer que vous prenez en compte les retours de vos parties prenantes, y répondez et en tirez les enseignements. Il vous faut donc prouver à l’auditeur que vous avez mis en place un système d’amélioration continue. Montrer les questionnaires envoyés ne suffira pas. Il faudra que vous puissiez être en capacité de prouver que :

i. vous avez sollicité vos parties prenantes,

ii. vous avez eu des retours de leur part et les avez traités,

iii. vous avez mis en place des actions concrètes montrant que vous avez tiré les enseignements des retours de vos parties prenantes.

Visualisez notre session de questions/réponses au sujet de la certification Qualiopi.

Étape 1 : Documentez-vous

Documentez-vous scrupuleusement au sujet du référentiel national qualité pour bien comprendre par quels indicateurs vous êtes concerné. Le guide de lecture du RNQ et la foire aux questions QUALIOPI édités par le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion sont de précieuses sources d’information pour comprendre les attendus et trouver des réponses à des questions très spécifiques.

Étape 2 : Identifiez les indicateurs par lesquels vous êtes concernés

Vérifiez par quels indicateurs vous êtes concernés. En effet, vous n’aurez pas à répondre à la totalité des indicateurs selon votre la catégorie d’actions concourant au développement des compétences que vous délivrez. Certains indicateurs sont communs à toute catégorie d’action concourant au développement des compétences alors que d’autres sont spécifiques et ne concerneront que les CFA par exemple. Ainsi, les prestataires de bilan de compétences ne sont concernés que par 22 indicateurs, alors que les CFA doivent répondre aux 32 indicateurs.

Pour chaque indicateur :

• Vérifiez que vous répondez aux attendus,
• Si vous y répondez, identifiez et rassemblez les éléments qui prouvent votre conformité avec ceux-ci,
• Si vous n’y répondez pas, identifiez les actions que vous allez devoir mener en interne pour répondre aux attendus.

Étape 3 : Mettez en place un système de la qualité conforme au RNQ

Plusieurs stratégies peuvent-être mises en place. Certains prestataires d’actions concourant au développement des compétences voient en Qualiopi une opportunité pour revoir leur mode de fonctionnement et mettre en place un système de management de la qualité robuste, allant même au-delà des exigences du référentiel. Ils embauchent pour cela un responsable qualité. D’autres nomment un ou des référents qualité qui vont travailler en interne sur la mise en conformité de l’organisme avec les attendus du RNQ. Enfin, il est également possible de faire appel à un cabinet de conseil comme ConvictionsRH pour vous aider à :

• Identifier les documents qui prouvent que vous répondez aux attendus des indicateurs,
• Élaborer un plan d’action pour répondre aux attendus des indicateurs avec lesquels vous n’êtes pas en conformité,
• Accompagner le changement auprès de vos équipes. En effet, chaque collaborateur doit se sentir concerné et impliqué dans la mise en place du système de management de la qualité pour que votre démarche soit un succès.

Étape 4 : Choisir votre organisme certificateur

Pour faire certifier votre organisme de formation, vous pouvez faire appel à l’un des 18 organismes formateurs agréés par le COFRAC. Vous pouvez en trouver une liste mise à jour sur le site du Ministère du Travail. Quel que soit l’organisme certificateur que vous choisirez, votre organisme de formation sera audité sur la base du seul Référentiel national Qualité. 

Vous pouvez également choisir une instance de labellisation parmi la liste établie par France Compétences. Ces instances de labellisation sont aptes à délivrer la certification Qualiopi au titre de leur propre démarche qualité. Les instances de labellisation sont reconnues sur 1, 2 ou 4 catégories d'actions uniquement. Attention, le label qu’elles délivrent va au-delà des exigences de Qualiopi.

Étape 5 : Préparez l’audit initial

Vous avez travaillé votre mise en conformité avec le référentiel national qualité tout en accompagnant le changement auprès de vos équipes et choisi un organisme certificateur ou instance nationale de labélisation. Il est temps de vous soumettre à l’audit initial pour obtenir la certification Qualiopi (et la conserver !).

En amont de cet audit initial, préparez un plan d'audit qui s’adresse à l'auditeur pour qu'il puisse en prendre connaissance avant le Jour J. Vous y déterminerez la date de l’audit souhaité, le périmètre de l’audit (apprentissage, VAE etc), et les noms des personnes à rencontrer. Gardez bien à l'esprit que l'auditeur intervient pour vérifier la conformité de l’ensemble de vos processus au RNQ, il est donc impératif de bien vous être préparé en amont à cet audit initial.

Organisez par exemple des « audits blancs » pour vous mettre en conditions et identifier vos axes d'amélioration mais aussi vos points forts !

Téléchargez notre fichier de pilotage Qualiopi pour vous préparer à l'audit initial

Étape 6 : L’audit initial

Le jour de l’audit initial, l’auditeur procède à l'évaluation de la conformité de vos processus par rapport aux exigences du RNQ. À l’aide d’une grille d’audit, il vous posera des questions en lien avec chaque indicateur vous concernant. Soyez donc prêt à présenter des éléments de preuve tangibles à votre auditeur tels que des supports de formation, votre site internet, vos locaux etc.

À la fin de l’audit, l’auditeur synthétise l’ensemble des réponses et des éléments apportés dans sa grille d’audit. Il présentera ses conclusions en indiquant quels indicateurs sont conformes ou non et précisera les délais à respecter dans le cadre du traitement des non- conformités.

Après l’audit initial, vous serez amené à traiter les non-conformités éventuelles par la mise en place d’actions correctives qui seront analysées par l’auditeur. Après la validation de votre plan d’action par l’auditeur, vous disposerez de 3 mois pour corriger les non-conformités majeures et 6 mois pour les non-conformités majeures. En réalité, 15 jours en moyenne suffisent dans la plupart des cas.

Notez que cet audit initial sera suivi d’un audit de surveillance environ entre le 14ème et le 22ème mois post-certification, et enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

Visualisez notre session de questions/réponses au sujet de la certification Qualiopi.

Digitalisez vos formations pour accompagner votre certification Qualiopi

Le Collaborative Learning pour accompagner votre transition digitale

Dans un contexte où la montée en compétences des actifs est devenue vitale, il vous faut adapter votre offre pour fidéliser vos clients et répondre aux exigences de Qualiopi. La Covid-19 et la distanciation sociale ont rendu impossibles les bienfaits du groupe. En 2021, on fait face à un changement de paradigme : les formateurs doivent désormais endosser le rôle de coach ou d’encadrant, et entraîner l’ensemble des équipes. Qualiopi est une excellente opportunité pour revoir vos modes de fonctionnement et capter de nouvelles parts de marché.

Distinguez-vous de vos concurrents en vous équipant d’une plateforme de formation qui favorise l'apprentissage entre apprenants avec le Collaborative Learning. 

Les indicateurs Qualité que vous pouvez remplir grâce à 360Learning 

Pour aller plus loin et vous aider dans l’obtention puis le maintien de la certification Qualiopi, nous avons repéré plusieurs indicateurs auxquels vous pouvez répondre avec l’aide de la plateforme 360Learning. La certification Qualiopi audite les processus en place dans un organisme de formation et non la plateforme de livraison des formations. Ainsi la plateforme n’est en aucun cas un obstacle à l’obtention et au maintien de la certification. 

Ainsi, une plateforme de Collaborative Learning comme 360Learning vous aide à générer simplement des attestations de suivi de formation, un élément de plus dans votre démarche de certification Qualiopi. 

Les indicateurs 31 et 32 du RNQ concernent la gestion de la performance. Ils stipulent que le prestataire de formation réalise des actions de traitement des difficultés rencontrées, et qu’il met en place des mesures d’amélioration. 360Learning est un acteur qui facilite cette démarche, car les outils de Collaborative Learning ainsi que les tableaux de bords disponibles sur notre solution mettent en exergue la gestion de la performance pour davantage d'engagement. Les apprenants peuvent poser des questions à tout moment par le biais d’un forum et sur le fil d’actualité et les retours sont recueillis sur les tableaux de bords. La plateforme permet de filtrer les réponses par groupe, par individu ou par parcours pour un pilotage fin de l’activité.

Nous avons listé pas moins de 11 indicateurs auxquels le digital peut répondre.

Article rédigé avec Marie de Montfort, Consultante Senior et Mélanie Gilland, Consultante confirmée chez ConvictionsRH.