Mit dieser umfassenden Onboarding-Checkliste steigt das Engagement Ihrer neuen Mitarbeiter:innen auf 93 %

Für einen ersten guten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Das gilt nicht nur für Dates oder das Kennenlernen mit den Schwiegereltern, sondern insbesondere auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Auf diese ersten Momente kommt es an, denn 17 % der Angestellten kündigen innerhalb der ersten drei Monate. Nachdem Sie so viel Zeit und Geld für die Anwerbung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter:innen aufgewendet haben, ist es nicht nur frustrierend, sondern auch eine gewaltige Verschwendung von Ressourcen, wenn sie Ihnen in den ersten 90 Tagen schon wieder durch die Finger gehen.

Die Worte und Taten Ihres Unternehmens während dieser ersten Monate sind entscheidend. Erstaunlicherweise verbringen die meisten Unternehmen allerdings nur eine einzige Woche mit dem Onboarding. Eine Woche, in der die neuen Mitarbeiter:innen die gesamte Firma kennenlernen sollen: von den Werten über die Unternehmensphilosophie bis hin zu den benötigten Tools. Eine Woche, in der sie ihre Funktion und Aufgaben verstehen und ihren Platz im Team einnehmen müssen. Eine einzige Woche, bevor sie ins kalte Wasser geworfen werden und von ihnen erwartet wird, dass sie die gleichen Leistungen erbringen wie Mitarbeiter:innen, die schon seit Jahren dabei sind.

Das ist eine harte Woche. Kein Wunder also, dass nur 12 % der Mitarbeiter:innen das Onboarding ihres Unternehmens für gut befinden.

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre neuen Mitarbeiter:innen besser vorzubereiten und sie so an das Unternehmen zu binden. Ein umfassender Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter:innen steht in unmittelbarem Zusammenhang mit einer besseren Mitarbeiterbindung, doch für eine echte Einarbeitung braucht es mehr als nur eine Woche.

Bei 360Learning erstreckt sich der gesamte Onboarding-Prozess über 90 Tage. Doch wie sehen diese 90 Tage genau aus? In unserer Doku-Serie Onboarding Joei (das bin ich!) und in unserem neuen Onboarding Playbook teilen wir unseren Prozess mit Ihnen. Außerdem möchten wir Ihnen diese umfassende Onboarding-Checkliste an die Hand geben. Hier erfahren Sie, wie wir die ersten drei Monate nutzen, um unsere neuen Mitarbeiter:innen in alle wichtigen Bereiche einzuführen – von unseren Tools über unsere Unternehmenskultur bis hin zu ihrer einzigartigen Funktion im Unternehmen. 

Zahlen von Peakon belegen, dass unser Vorgehen funktioniert. 3 Monate nach Arbeitsbeginn geben unsere neuen Teammitglieder ein durchschnittliches Engagement von 9,3 von 10 Punkten an. Sie fühlen sich in unserem Unternehmen eingebunden, engagiert und zu Hause:

Nutzen Sie unsere umfassende Onboarding-Checkliste, um eine Einarbeitungserfahrung zu schaffen, die neuen Mitarbeiter:innen dabei hilft, sich voll und ganz an Ihr Unternehmen anzupassen und erfolgreich zu sein.

Vor dem ersten Arbeitstag: Preboarding zur Einstimmung der neuen Mitarbeiter:innen

Unsere Onboarding-Checkliste beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag Ihrer neuen Angestellten. Mit verschiedenen Preboarding-Strategien (Pre-Onboarding) motivieren wir unsere neuen Mitarbeiter:innen und sorgen dafür, dass sie alles haben, was sie benötigen, um gleich ab dem ersten Tag durchstarten zu können.

Wir beginnen mit der Zusendung eines Willkommenspakets mit einigen Geschenken und einer Ausgabe des Buchs Reinventing Organizations. Mitarbeiter:innen im Homeoffice erhalten ihre Laptops und alle anderen technischen Geräte, die sie für die Arbeit von zu Hause benötigen. Wir aktivieren die E-Mail-Konten unserer Neueinsteiger:innen, damit sie bereits Kalendereinladungen und andere Informationen erhalten können.

Zudem gibt es eine Reihe von Schritten, die intern vor dem ersten Arbeitstag der neuen Teammitglieder erledigt werden müssen. Persönliche Onboarder:innen erstellen Lernmaterialien und individuelle Lernprogramme, die auf die jeweiligen Funktionen der neuen Mitarbeiter:innen zugeschnitten sind. Darüber hinaus koordinieren sie Besprechungen mit wichtigen Kolleg:innen und sorgen dafür, dass alle benötigten Ressourcen bereitstehen. Wir vereinheitlichen und organisieren diese Aufgaben für Onboarder:innen und neue Mitarbeiter:innen auf Trello.

Außerdem ernennen wir Onboarding-Buddies, also Kolleg:innen, welche die neuen Mitarbeiter:innen in ihrem Onboarding-Prozess unterstützen. Onboarding-Buddies spielen eine wichtige Rolle bei der Stärkung des Vertrauens, der Loyalität und der Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter:innen. Beim Antritt einer neuen Stelle braucht man manchmal einfach nur Freund:innen an seiner Seite.

Checkliste

• Bereiten Sie das Willkommenspaket vor, das per Post versandt wird
• Versenden Sie die benötigten technischen Geräte an Mitarbeiter:innen im Homeoffice: Laptops, Handys oder sonstige Ausstattung
• Richten Sie Nutzerprofile ein (für E-Mail-Programme, Kommunikationsplattformen, Lernplattformen und andere Tools)
• Überprüfen Sie die Lernmaterialien, Kurse und alle Ressourcen, die mit Ihren neuen Mitarbeiter:innen geteilt werden sollen
• Ernennen Sie einen Onboarding-Buddy
• Koordinieren Sie Besprechungen und versenden Sie Kalendereinladungen

Erster Tag: Einführung

In den ersten eineinhalb Tagen des Onboardings helfen wir unseren neuen Teammitgliedern dabei, sich an die Arbeitsweise von 360Learning zu gewöhnen. Dies ist unsere Chance, einen ausgezeichneten ersten Eindruck zu hinterlassen, also gestalten wir die Tage fröhlich und ansprechend.

Der Onboarding-Prozess ist für alle neuen Mitarbeiter:innen gleich – von der Kundenbetreuung bis hin zur Führungsebene. Die Organisation läuft über Trello und unsere Collaborative Learning-Plattform. Checklisten und Anreize sorgen dafür, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen engagieren und auf dem richtigen Weg bleiben.

Da sich bei uns alles ums Lernen dreht, überrascht es nicht weiter, dass Lernprogramme eine große Rolle in unserer Kultur und unseren Abläufen spielen und einen beträchtlichen Teil unseres Onboarding-Prozesses ausmachen.

Das Herzstück des ersten Tages besteht in unseren Kursen für „Tag 1“, einem 5-stündigen Programm, das sich aus 12 Schulungen zusammensetzt. Hier sehen Sie eine Vorschau dieser Kurse (zum Vergrößern anklicken):

Das mag anspruchsvoll klingen, doch dieses Programm enthält wichtige Informationen, die die Mitarbeiter:innen zum Absolvieren des restlichen Onboarding-Prozesses benötigen. Dazu zählen eine Einführung in unsere Unternehmenskultur und Organisation, ein Modul über die Bedeutung des Gebens und Empfangens von Feedback während des Onboarding-Prozesses und eine Einführung in die wichtigsten benötigten Tools usw.

Zwischen den Lernmodulen lernen die neuen Mitarbeiter:innen einige ihrer künftigen Kolleg:innen kennen.

Wir stellen ihnen ihren Coach vor – bzw. die Person, die in den meisten Unternehmen als Manager:in bezeichnet wird – ihren Onboarding-Buddy und ihre oder ihren Onboarder:in – eine oder einen Ausbilder:in, der bzw. die den Onboarding-Prozess überwacht. Wenn es die Zeit erlaubt, können Mitarbeiter:innen, die vor Ort sind, gleich noch ein Mittagessen mit ihrem neuen Team einschieben.

Der erste Tag ist also sehr ereignisreich, aber auch besonders wichtig. In der ersten Folge der Serie Onboarding Joei, habe ich meinen ersten Tag als den produktivsten ersten Tag bezeichnet, den ich je erlebt habe.

Checkliste:

• Einführung in Tools und die Lernplattform (falls vorhanden)
• Einführung in die Tag-1-Kurse
• Kennenlernen mit dem oder der Onboarder:in (Onboarding-Manager:in)
• Kennenlernen mit dem oder der Manager:in / Coach (falls nicht identisch mit dem oder der Onboarder:in)
• Kennenlernen mit dem Onboarding-Buddy
• Team-Mittagessen

Erste Woche: funktionsspezifisches Onboarding

Sobald das neue Teammitglied seine ersten Einführungskurse absolviert hat, gehen wir von allgemeinen Informationen zu mehr funktionsspezifischen Schulungen über.

In dieser Woche beginnen die neuen Mitarbeiter:innen, ihre Aufgaben und Verbindungen zu anderen Teammitgliedern zu verstehen und zu erkennen, wie sie einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können.

Eine wichtige Grundlage ist dabei das Kennenlernen von wichtigen Personen innerhalb und außerhalb des eigenen Teams. Wir veranstalten eine Reihe von Discovery Meetings, bei denen die neuen Teammitglieder die Arbeit der anderen Abteilungen kennenlernen können. Diese Treffen stellen eine gute Gelegenheit dar, die teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit von Anfang an zu fördern.

Im Laufe der ersten Woche treffen sich die neuen Teammitglieder täglich mit ihren Onboarder:innen. Letztere begleiten sie durch ihre Lernfortschritte und beantworten ihre Fragen. Außerdem bitten sie die neuen Kolleg:innen um kontinuierliches Feedback zum Onboarding-Prozess. Dieses Feedback hilft uns bei der stetigen Überarbeitung und Optimierung unseres Prozesses. Dabei handelt es sich nicht nur um ein Lippenbekenntnis. Feedback ist uns so wichtig, dass wir sogar einen kompletten Kurs über das Geben und Empfangen von Feedback als Teil unseres Onboardings geben:

Checkliste:

• Täglicher Austausch mit den Onboarder:innen
• Teammeetings
• Discovery Meetings mit Verantwortlichen von anderen Abteilungen
• Beginn der funktionsspezifischen Schulungen
• Preboarding-Feedback
• Zufriedenheitsumfrage an Tag 3
• Qualitative Onboarding-Umfrage nach Woche 1

Erster Monat: Einarbeitung

Während es in der ersten Woche vor allem um die Einführung geht, widmen wir den Rest des ersten Monats der Vermittlung von Grundlagen, welche die neuen Mitarbeiter:innen für die Erfüllung ihrer Kernaufgaben benötigen. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter:innen ein besseres Verständnis für ihre Funktion im Unternehmen zu vermitteln, damit sie den größtmöglichen Mehrwert schaffen können.

Neue Teammitglieder absolvieren eine Reihe von funktionsspezifischen Schulungen. Expert:innen haben jeden dieser Kurse zuvor innerhalb ihrer Abteilungen erstellt. Indem wir uns auf interne Expert:innen stützen, setzen wir unser institutionelles Wissen und die Kompetenzen ein, die bereits in unserem Unternehmen schlummern.

Die Schulungen variieren je nach Abteilung. So umfasst die Einarbeitung in den Vertrieb z. B. Kurse zu Produktkenntnis und überzeugenden Verkaufsgesprächen. Die neuen Teammitglieder nehmen an digitalen Rollenspielen teil und sehen erfahrenen Kolleg:innen einige Zeit bei der Arbeit zu. Der Onboarding-Prozess für Entwickler:innen umfasst wiederum Kurse zu den technischen Aspekten der Plattform, den wichtigsten Funktionen und der Benutzeroberfläche. Zuletzt wird die Einarbeitung durch das Durchlaufen der Plattform und die Übung an Live-Projekten zusammen mit einem Buddy vollendet.

Im ersten Monat treffen neue Mitarbeiter:innen Entscheidungen, die ihre ersten 90 Tage sowie die Zeit danach beeinflussen werden.

Zunächst nehmen sie an einem Kurs zum Thema „OKRs entdecken“ teil. Sie arbeiten mit ihrem Coach zusammen, um ihre persönlichen Ziele und OKRs festzulegen. Die Coaches helfen ihnen dabei, größere Ziele in kleinere Quartalsziele und Schlüsselergebnisse zu unterteilen.

Mein Onboarding-Ziel war z. B., genau diesen Blog zu starten. Mein Quartalsziel war die Vorbereitung der Markteinführung und ein wichtiges Ergebnis war die Erstellung und Verwaltung eines Redaktionsplans.

Während dieses ersten Monats treffen sich die Teammitglieder weiterhin wöchentlich mit ihren Onboarder:innen. Diese sorgen dafür, dass die neuen Mitarbeiter:innen die geplanten Onboarding-Schulungen einhalten (in Woche 2 der Doku-Serie Onboarding Joei sehen Sie, wie ich selbst in Rückstand geriet und mein Onboarder mich nachdrücklich dazu ermutigte, dranzubleiben.

Checkliste:

• Wöchentlicher Austausch mit den Onboarder:innen
• Funktionsspezifische Schulungen
• Persönliche Ziele und OKRs festlegen

Monate 2 und 3: Fortsetzung der Einarbeitung

Sobald die neuen Teammitglieder über ein solides Grundwissen über das Unternehmen und ihre Funktion darin verfügen, gehen wir zu einem langfristigen Weiterentwicklungsmodell über.

Die Probezeit für neue Mitarbeiter:innen beträgt volle 90 Tage. Wir haben festgestellt, dass dies die perfekte Zeitspanne für neue Mitarbeiter:innen ist, um herauszufinden, ob sie in das Unternehmen passen, und für das Unternehmen, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter:innen die an sie gestellten Erwartungen erfüllen.

Nach sechs Wochen findet ein Probezeitgespräch statt, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter:innen auf dem richtigen Weg sind. Sowohl die Coaches als auch die Onboarder:innen nehmen an diesem Gespräch teil, bei dem es um das große Ganze geht: nämlich wie sich die neuen Mitarbeiter:innen in die Unternehmensstruktur und den Arbeitsablauf integrieren. In Folge 8 von Onboarding Joei sehen Sie wie mein Gespräch verlief.

Wir verfolgen weiterhin die OKRs und die Fortschritte der neuen Mitarbeiter:innen, wobei diese je nach Funktion völlig unterschiedlich ausfallen können.

So bewerten die Coaches z. B. die Vertriebsleiter:innen nach ihren Fähigkeiten bezüglich Verkaufsgesprächen, Produktdemos und Produktkenntnis. Um zu beweisen, dass sie diese beherrschen, müssen sie mindestens vier von fünf Punkten erreichen. Sobald sie ihr erstes Geschäft abgeschlossen haben, betrachten wir sie als voll einsatzfähig.

Der zweite und dritte Monat des Onboarding-Prozesses können flexibler gestaltet werden. Wir nehmen Änderungen auf der Grundlage der Leistung der neuen Mitarbeiter:innen, ihrer Funktionen und allgemeiner Unternehmensfaktoren vor.

In Woche 5 meines Onboardings z. B. kam in Frankreich der Corona-Lockdown und unser Unternehmen basierte plötzlich vollständig auf Homeoffice. Mit der Umstellung des Unternehmens änderte sich auch der Onboarding-Prozess. Jede Abteilung überprüfte ihre Budgets und Projekte, und ich passte meine Arbeit an, um neue Initiativen zu unterstützen.

Checkliste:

• Monatlicher Austausch mit den Onboarder:innen
• Probezeitgespräch mit den Vorgesetzen nach 6 Wochen
• Wöchentlicher Austausch zu den OKRs
• Beurteilung der für die jeweilige Funktion benötigten Fähigkeiten
• Gesellige Veranstaltungen mit dem Team

Ende des dritten Monats: Bewertung und kontinuierliche Weiterbildung

Nach vollen 90 Tagen sollten neue Mitarbeiter:innen das Unternehmen und seine Kultur, ihre Rolle und ihren Auftrag genau kennen. Zu diesem Zeitpunkt bewerten wir die Fortschritte der Mitarbeiter:innen und entscheiden über ihre Zukunft im Unternehmen.

Diese Bewertung nach 90 Tagen bietet die Gelegenheit, die Leistung der neuen Teammitglieder sowie ihre kulturelle Anpassung zu beurteilen. Zu diesem Zweck sammeln wir ein umfassendes Feedback von verschiedenen Teammitgliedern. (Mich haben 10 Kolleg:innen beurteilt!) Wir fragen sie danach, was die neuen Mitarbeiter:innen besonders gut können und in welchen Bereichen sie sich noch verbessern können. Wir fragen sie, ob sie den neuen Mitarbeiter:innen mit ihrem jetzigen Wissen immer noch eine Stelle anbieten würden.

Hier ein Auszug aus meiner eigenen Bewertung durch meine Kolleg:innen – zum Glück hat niemand ein Veto gegen mich eingelegt:

Wir bewerten auch, ob die Mitarbeiter:innen ihre OKRs erreicht haben. Hier geht es jedoch nicht um das Bestehen oder Nichtbestehen. Wir versuchen vor allem festzustellen, ob sie die Aufgabe erfüllen, mit der sie betraut wurden. Bei mir sah das so aus:

Am Ende der Bewertung werden die Bewerber:innen „offiziell“ eingestellt oder entlassen oder ihre Probezeit wird verlängert, um ihnen mehr Zeit zu geben, sich zu beweisen. Sie können sich mein Probezeitgespräch in den Wochen 12 und 13 der Serie Onboarding Joei ansehen (Achtung, Spoiler: Ich bin immer noch hier!)

Checkliste:

• Bewertung durch die Kolleg:innen
• Probezeitgespräch mit den Vorgesetzen nach 90 Tagen
• Bewertung der OKRs
• Mehr Feedback zum Onboarding-Prozess sammeln
• Neue OKRs festlegen

Nutzen Sie Ihre Onboarding-Checkliste, um neue Mitarbeiter:innen enger an das Unternehmen zu binden

Das Onboarding mag vorbei sein, doch der Lernprozess ist es noch lange nicht. Wenn sich das Teammitglied dazu entscheidet, im Unternehmen zu bleiben, kann es sich auf eine kontinuierliche Lernerfahrung während der gesamten Karriere bei uns freuen. Eine Einstellung bei uns ist nicht das Ende – sie ist vielmehr der Anfang.

Unser Onboarding ist definitiv umfangreich, aber am Ende der 90 Tage sind unsere Mitarbeiter:innen vollständig in unsere Unternehmenskultur, Verfahren und Erwartungen integriert. Wenn Sie Ihre Checkliste für neue Mitarbeiter:innen nutzen, um ihnen das Vertrauen und das Wissen zu vermitteln, das sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie bei Ihnen bleiben, viel größer.

Sie möchten mehr über unseren Onboarding-Prozess erfahren? Wir haben dazu eine 13-wöchige Doku-Serie gedreht.

(Und wenn Sie eher auf der Suche nach einer Schritt-für-Schritt-Anleitung sind, sollten Sie sich das Onboarding Playbook nicht entgehen lassen, auf das wir schwören.)