Die Offboarding-Checkliste – für einen Mitarbeiteraustritt mit Stil

Die Art und Weise, auf die eine Person eine Beziehung beendet, offenbart oft mehr über ihren Charakter als die gemeinsam verbrachte Zeit. Gleiches gilt für die Umgang von Unternehmens mit dem Austritt eines Mitarbeitenders: dem Offboarding.

Ebenso wie das Onboarding Ihre Chance ist, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, bietet Ihnen das Offboarding die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter:innen mit einem positiven Bild des Unternehmens gehen zu lassen und sie so zu loyalen Ehemaligen zu machen.

Schließlich sind berufliche Netzwerke so eng miteinander verknüpft, dass Ihre Ex-Mitarbeiter:innen womöglich Ihre künftigen Kund:innen, Dienstleister:innen, Mentor:innen oder sogar erneute Angestellte werden können.

Darüber hinaus bekommt Ihre bestehende Belegschaft mit, wie Sie Mitarbeiter:innen behandeln, die nicht länger für Sie tätig sind – somit ist ein respektvoller Abschied ein deutlicher Ausdruck Ihrer Unternehmenskultur und Ihres Engagements für Ihre Arbeitnehmer:innen.

Am allerwichtigsten jedoch: Ihre Mitarbeiter:innen sind Ihre Wissensbasis. Denn während sie in Ihrem Unternehmen arbeiten und an ihren Aufgaben wachsen, lösen sie Probleme, sind innovativ und erhöhen die Produktivität ihrer Arbeit. Wenn Mitarbeiter:innen also Ihr Unternehmen verlassen, nehmen sie all diese Informationen mit sich. Da hilft auch kein in letzter Minute erstelltes Dokument zur Übergabe, das den wahren Umfang der erworbenen Kenntnisse nicht ansatzweise erfassen könnte. Offboarding bereitet Sie auf all das und mehr vor. 

Ganz gleich, ob es sich um eine freiwillige Kündigung, einen Eintritt in den Ruhestand oder eine Entlassung handelt – eine Offboarding-Checkliste für Ihre Mitarbeiter:innen ist der Schlüssel zu einem nahtlosen Austrittsprozess, vom Erhalt des Kündigungsschreibens bis zum letzten Arbeitstag Ihrer Angestellten.

Die Hauptbestandteile eines gelungenen Offboarding-Prozesses gehen weit über Abschlussgespräche hinaus

Hinter dem Begriff Offboarding verbirgt sich weit mehr als nur ein Abschlussgespräch und eine letzte Lohnabrechnung. Mithilfe eines gelungenen Offboarding-Prozesses erhalten Sie sich nicht nur institutionelles Wissen, sondern auch ein gutes Verhältnis zu Ihren ausscheidenden Mitarbeiter:innen. Eine vollständige Offboarding-Checkliste sollte alle Schritte von der Bestätigung einer Kündigung über den Kommunikationsplan und die Wissensvermittlung bis hin zur Rückgabe von Firmeneigentum, den Zugriffsentzug auf Tools und die letzte Zahlungsabwicklung umfassen. 

Berücksichtigen Sie dabei jedoch immer auch die Art des Austritts. In Zeiten von Massenkündigungen während der Great Resignation oder globalen Entlassungswellen im Zuge der jüngsten Rezession kam es in vielen Branchen zu einer erhöhten Personalfluktuation und Abschiede wurden zum Alltagsgeschäft. Es gibt jedoch nicht den einen Offboarding-Prozess, der sich auf jedes Szenario anwenden lässt. Bleiben Sie daher flexibel, um Ihr Vorgehen spontan an die jeweilige Situation anpassen zu können.

1. Bestätigen Sie Kündigungsschreiben und informieren Sie über den Offboarding-Prozess

Kündigungen können aus heiterem Himmel kommen oder aber Sie haben bereits mit einem Mitarbeiteraustritt gerechnet. In beiden Fällen verdienen Ihre Mitarbeiter:innen eine offizielle Bestätigung ihrer Kündigung im Rahmen eines geplanten Meetings oder einer persönlichen E-Mail. Gratulieren Sie zur neuen Stelle und bestätigen Sie das Austrittsdatum in Hinblick auf die geltende Kündigungsfrist.

Möchten besonders leistungsstarke Mitarbeiter:innen das Unternehmen für eine bessere Stelle oder ein höheres Gehalt verlassen, nutzen Sie das Meeting, um ein Gegenangebot zu machen und Ihre Angestellten so vielleicht doch noch zum Bleiben zu bewegen. Lassen Sie sie – ganz gleich wie die Antwort ausfällt – wissen, wie sehr Sie ihre investierte Zeit und ihre Arbeit für das Unternehmen geschätzt haben. 

Informieren Sie Ihre ausscheidenden Mitarbeiter:innen im Falle einer Ablehnung darüber, welche Schritte im Zuge des Offboardings auf sie zukommen, sodass sie sich auf einen reibungslosen Austritt vorbereiten können.

Sollte es sich um eine Entlassung handeln: Diese lässt sich am besten im Rahmen eines persönlichen Gespräch kommunizieren. Hier ist es wichtig, die Bedingungen des Vertragsendes klar und deutlich, aber dennoch mitfühlend zu kommunizieren. Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Gelegenheit, die Neuigkeit zu verdauen und lassen Sie Raum für Fragen.

2. Benachrichtigen Sie die Personalabteilung

Sobald Sie eine Kündigung offiziell bestätigt haben, informieren Sie, je nach Unternehmensstruktur, die weitere Personalabteilung darüber. Teilen Sie ihnen das Vertragsende der ausscheidenden Mitarbeiter:innen mit, sodass eventuelle Auszahlungen berechnet und die Leistungen beendet werden können. Ein Fehler oder eine Falschinformation bezüglich dieses Datums können zu überflüssigen Zahlungen führen.

In diesem Fall würden die Mitarbeiter:innen noch über ihr Ausscheiden aus dem Unternehmen hinaus weiter ihr Gehalt beziehen. Das bringt Sie nicht nur in Verlegenheit, sondern die Organisation der Rückzahlung ist darüber hinaus auch mühsam. 

Falls Sie Mitarbeiter:innen entlassen müssen, weisen Sie sie auf Hilfen wie z. B. Arbeitslosengeld hin.

3. Benachrichtigen Sie das Team und die gesamte Firma über den Mitarbeiteraustritt 

Behalten Sie im Hinterkopf, dass alle Mitarbeiter:innen mindestens eine vertraute Person im Unternehmen haben, die vermutlich noch vor der offiziellen Kündigung Bescheid weiß. Auch Entlassungen sprechen sich schnell herum und können zu Gerüchten und Spekulationen führen.

Ein gut organisierter Kommunikationsplan trägt dazu bei, den Flurfunk zu unterbinden, da die Mitarbeiter:innen darauf vertrauen, dass sie rechtzeitig über alle Austritte informiert werden.

Wie genau dieser Kommunikationsplan aussieht, hängt dabei sowohl von Ihrer Unternehmenskultur als auch von der Größe Ihres Teams ab. Sind die Mitarbeiter:innen Teil eines eng zusammenarbeitenden Teams innerhalb eines größeren Unternehmens, sollten die näheren Kolleg:innen als Erste informiert werden.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, ob sie selbst eine Ankündigung machen möchten, bevor Sie es tun. Dies kann z. B. im Rahmen einer Teambesprechung oder einer informellen Mitteilung in Ihrem Teamkanal geschehen, gefolgt von einer unternehmensweiten Bekanntmachung. In kleineren Unternehmen sollten alle die Neuigkeit möglichst zum selben Zeitpunkt erfahren. 

Falls Sie sich in der unangenehmen Situation befinden, Entlassungen vornehmen zu müssen, benötigen Sie einen Kommunikationsplan, der auf Empathie beruht – und keinen Roboter, der die Nachricht überbringt, oder einen kurzen Zoom-Call, in dem die Kündigung wie eine bloße Verwaltungsaufgabe abgehandelt wird.

Verfassen Sie eine mitfühlende Nachricht, in der Sie die Entlassungen erklären, die Gründe für die Entscheidung darlegen und erläutern, warum dies der letzte Ausweg für das Unternehmen war. Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Mitarbeiter:innen bei ihrer Jobsuche zu unterstützen, indem Sie Kontakte herstellen und ihnen ein Arbeitszeugnis anbieten. 

4. Beginnen Sie den Offboarding-Prozess zur Weitergabe von Wissen

Im Idealfall verfügen Sie über ein Wissensmanagementsystem, mit dem Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter:innen während ihrer gesamten Betriebszugehörigkeit kontinuierlich dokumentieren und speichern. Auf diese Weise können Sie sich auf den menschlichen Aspekt des Offboardings konzentrieren, statt die ausscheidenden Mitarbeiter:innen in ihren letzten Tagen mit zusätzlichen Aufgaben und Fragen zu belasten.

Ohne ein solches System, müssen Sie sich die wichtigsten Informationen jedoch anderweitig beschaffen, um nicht zu stagnieren. Falls Sie bereits neue Kandidat:innen eingestellt haben oder aktuelle Mitarbeiter:innen die offenen Stellen besetzen sollen, organisieren Sie Meetings, in denen die ausscheidenden Mitarbeiter:innen ihre Nachfolger:innen coachen können.

Alternativ können Sie auch Ihre ausscheidenden Arbeitnehmer:innen dazu auffordern, das Eigentum an Dokumenten im System zu übertragen oder wichtige Informationen schriftlich festzuhalten, die Sie anschließend zum asynchronen Lernen zur Verfügung stellen können. Bei Tätigkeiten, die den Kontakt mit externen Kund:innen oder Dienstleister:innen mit sich bringen, ist es besonders wichtig, die neuen Mitarbeiter:innen vorzustellen, Kontaktinformationen zu aktualisieren und eine möglichst nahtlose Übergabe sicherzustellen.

Ein Meeting bzw. ein paar Dokumente können jedoch niemals alle Aspekte einer Stelle umfassend abdecken. Daher empfehlen wir Ihnen die Verwendung eines kollaborativen Learning Management Systems (LMS) noch bevor überhaupt ein Offboarding-Prozess ansteht. Über die gesamte Betriebszugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter:innen hinweg können Sie sie so dazu ermutigen, Kurse zu erstellen, in denen sie beispielsweise erläutern, wie sie gelernt haben, eine Tätigkeit produktiver auszuüben oder Ressourcen beschreiben, die zu ihrer Entwicklung beigetragen haben.

Dabei muss es sich keineswegs um stundenlange Kurse handeln, wie es bei herkömmlichen Schulungsmethoden üblich ist. Schnelle und einfache Skillshares oder Tutorials reichen aus, sodass sich die neuen Mitarbeiter:innen rasch in die wichtigsten Aspekte ihrer Funktion einfinden können. 

Angesichts der Umstellung von Unternehmen auf Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle sind in kleinen Häppchen angebotene Online-Kurse weitaus zugänglicher.

Darüber hinaus sind die Mitarbeiter:innen engagierter, wenn sie sich nach eigenem Ermessen für Schulungen entscheiden und schließen die Kurse mit größerer Wahrscheinlichkeit ab. Ermutigen Sie ausscheidende Mitarbeiter:innen dazu, noch Kurse zu erstellen, um institutionelles Wissen in Ihrem Unternehmen zu halten.

Darüber hinaus könnten Ihre Mitarbeiter:innen während ihrer Tätigkeit zusätzliche Informationen und Ideen in privaten Dokumenten abgespeichert haben, die nach ihrem Ausscheiden verloren zu gehen drohen. Erinnern Sie sie daran, im Rahmen der Weitergabe von Wissen einen Schnellkurs zu jeglichen privat gespeicherten Materialien zu erstellen. 

5. Organisieren Sie ein Abschlussgespräch

Abschlussgespräche sind für die Offboarding-Erfahrung Ihrer Mitarbeiter:innen von zentraler Bedeutung und verringern die Personalfluktuation innerhalb Ihres Unternehmens. Laut einer Studie von Gallup gaben 52 % der Arbeitnehmer:innen, die freiwillig kündigten, an, dass Ihre Vorgesetzten bzw. ihr Unternehmen sie zum Bleiben hätten bewegen können. Z. B. durch häufigere Gespräche zu ihrer beruflichen Weiterentwicklung, bessere Unterstützung am Arbeitsplatz oder Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. 

Auch wenn es im Rahmen eines Abschlussgesprächs vermutlich zu spät ist, Ihre ausscheidenden Mitarbeiter:innen am Gehen zu hindern, kann Ihnen ehrliches Feedback jedoch dabei helfen, Verbesserungen am Arbeitsplatz vorzunehmen und so Ihre restlichen Angestellten zu halten.

Nutzen Sie Abschlussgespräche als Gelegenheit, um über die Aspekte zu reflektieren, die in Ihrem Unternehmen nicht funktionieren: 

• Planen Sie ein persönliches Abschlussgespräch auf freiwilliger Basis. Manche Mitarbeiter:innen entscheiden sich vielleicht dagegen, vor allem, wenn ihr Abschied einen bitteren Beigeschmack hat. Lassen Sie diese Mitarbeiter:innen wissen, wie sehr Sie ihr Feedback schätzen würden, aber überlassen Sie ihnen die endgültige Entscheidung.
• Nehmen Sie das Feedback objektiv entgegen, damit Sie es für konkrete Veränderungen nutzen können.
• Eine standardisierte Fragenliste mag zwar nützlich sein, aber lassen Sie das Gespräch auch seinen eigenen Lauf nehmen. Manchmal ergibt sich das beste Feedback aus einem Gespräch mit offenem Ausgang. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Fragen im Vorfeld zukommen, sodass sie sich bereits Gedanken über ihre Antworten machen können.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu, ehrlich zu sein, und versichern Sie ihnen, dass ihre Antworten vertraulich behandelt und nur zur Umsetzung positiver Veränderungen im Unternehmen verwendet werden. Auf diese Weise erhöhen Sie ihr Vertrauen in den Prozess.
• Ermitteln Sie häufige Ursachen für den Abgang von Mitarbeiter:innen und teilen Sie dieses Feedback mit Ihren Vorgesetzten.

6. Fordern Sie Firmeneigentum zurück

Vermutlich führen Sie bereits eine Liste mit der Ausstattung, die Ihren Mitarbeiter:innen zu Vertragsbeginn übergeben wurde. Wenn nicht, können Sie Ihr Learning Management System (LMS) nutzen, um eine solche zu erstellen und sie in einen automatisierten Arbeitsablauf zu integrieren. Zum Firmeneigentum zählen in der Regel Laptops, Tablets, Telefone, Sicherheitsausweise, Kreditkarten, Schlüssel oder Firmenwagen. Senden Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Liste mit den zurückzugebenden Unternehmensgütern, um jeglichen Missverständnissen vorzubeugen. Arbeitet Ihr Unternehmen remote, lassen Sie Ihren Mitarbeiter:innen vorfrankierte Umschläge oder Kartons für eine einfache und rechtzeitige Rücksendung zukommen. 

7. Deaktivieren Sie Mitarbeiterkonten und entziehen Sie Zugriffsrechte

Ihre Mitarbeiter:innen haben Zugang zu sensiblen Daten wie Kennwörtern, Zugangscodes und Kundendaten. Daher kommt Ihrer IT-Abteilung eine aktive Rolle im Offboarding-Prozess zu. Informieren Sie sie über den letzten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter:innen, sodass alle Zugänge und Zugriffsrechte an oder sogar noch vor diesem Tag gesperrt werden. 

Der zunehmende Einsatz von Cloud-Technologien und die Umstellung auf Remote-Arbeit haben dazu geführt, dass Mitarbeiter:innen problemlos auf vertrauliche Daten zugreifen und diese mitnehmen können, wenn sie das Unternehmen verlassen. Aus dem Annual Data Exposure Report von 2022 geht hervor, dass 98 % der Führungskräfte und Expert:innen für Cybersicherheit befürchten, dass die Great Resignation diesen Trend noch weiter verstärkt hat und Mitarbeiter:innen unwissentlich oder absichtlich sensible Daten bei ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen mitnehmen. 

Entlassungen könnten sogar eine noch größere Gefahr für die Cybersicherheit darstellen, da die betroffenen Mitarbeiter:innen verärgert sein und als menschliche Reaktion auf eine solche Nachricht sensible Daten entwenden könnten.

Gewinnen Sie ausscheidende Mitarbeiter:innen mit einer Abschieds-E-Mail für sich

Eine Abschieds-E-Mail oder eine unternehmensweite Nachricht ist Ihre Chance, sich als vorbildlicher Arbeitgeber zu erweisen. Würdigen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter:innen während ihrer Betriebszugehörigkeit und ermutigen Sie sie dazu, weiterhin mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben. 

Gemäß der sogenannten „Peak-End-Regel“ des Verhaltensforschers Daniel Kahneman erinnern sich Menschen an Erfahrungen und bewerten diese anhand der auf dem Höhepunkt und am Ende empfundenen Emotionen. Tatsächlich können die letzten Tage im Unternehmen für Arbeitnehmer:innen eine emotionale und sogar nervenaufreibende Zeit sein. Immerhin lassen sie vertraute Arbeitsbeziehungen und Verantwortlichkeiten hinter sich, um sich neuen Herausforderungen zu stellen. Die Anerkennung ihrer Fähigkeiten und Leistungen stärkt ihr Selbstvertrauen und lässt sie Ihr Unternehmen mit einem guten Gefühl verlassen. 

Und eine persönliche Nachricht wie eine aufmerksame Abschieds-E-Mail kann ausschlaggebend sein, um ausscheidende Mitarbeiter:innen in loyale Ehemaligen zu verwandeln – die vielleicht sogar eines Tages in Ihr Unternehmen zurückkehren. 

Bleibegespräche – sorgen Sie vor

Kündigungen lassen sich nicht gänzlich vermeiden und für diese Fälle benötigen Sie eine etablierte Offboarding-Checkliste. Am besten sollten Sie jedoch proaktiv handeln und sich auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren, indem Sie Führungskräfte dazu ermutigen, Bleibegespräche zu führen. Dabei handelt es sich um Gespräche mit Ihren aktuellen Angestellten, in denen es um ihre Funktionen, ihre Verantwortlichkeiten und ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht. So erfahren Sie mehr über ihre Ziele, darüber, was sie an ihrer Arbeit erfüllt, und somit auch auf welche Weise Sie zu ihrer Produktivität und Zufriedenheit beitragen können, sodass sie Ihrem Unternehmen erhalten bleiben.