Mit weniger mehr erreichen: So stellen Sie Ihren Einfluss unter Beweis, um Ihr L&D-Budget zu sichern 

Angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage sind Vorstände, CEOs und CFOs im Umgang mit Finanzen und Ausgaben vorsichtiger geworden. Von uns allen wird verlangt, mit weniger Mitteln auszukommen. Diese Entwicklung ist bereits im Gange – und wir müssen uns an sie anpassen. 

Wie wirken sich diese Veränderungen auf die HR- und L&D-Teams aus? Da die Geschäftsführung mehr denn je auf Ausgaben achtet, wird auch Ihr Budget infrage gestellt. Sie müssen daher beweisen können, inwiefern Sie Ihre Strategie, Ihre Prioritäten und die Mittel, die Sie zur Förderung des Lernens und zur Personalentwicklung brauchen, erfolgreich überarbeitet haben.

Wir haben viel über diesen Aspekt nachgedacht und hoffen, Ihnen durch diesen Artikel eine Anleitung zur Verfügung zu stellen, wie Sie Ihrer Unternehmensleitung beweisen können, wie wichtig Ihre Arbeit ist und wie genau Sie mit weniger Mitteln mehr erreichen werden.

Lassen Sie uns dafür einen Blick auf die drei wichtigsten Pfeiler einer erfolgreichen Personalentwicklungs- und Lernstrategie.

Die drei Pfeiler einer erfolgreichen Personalentwicklungs- und Lernstrategie

Unser Erfahrung nach lässt sich jede gute Personalentwicklungs- und Lernstrategie in drei Säulen gliedern:

1. Pflichtschulungen. Diese enthalten alles, was die Angestellten unbedingt wissen müssen, dazu gehören auch Compliance-Training und branchenspezifische Grundlagen. Ihre Priorität sollte wie immer darin bestehen, mit dem geringstmöglichen Budget qualitativ hochwertige Schulungen anzubieten.
2. Kompetenzlücken schließen. Der Markt für Fachkräfte ist ständig in Bewegung. Manche Stellen werden überflüssig, während andere plötzlich gefragt sind. Ihre Aufgabe ist es, sich auf diesem Markt zurechtzufinden, damit Ihr Unternehmen über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um erfolgreich zu sein. Wie viel Geld können Sie einsparen, wenn Sie anstelle von Entlassungen und Neueinstellungen die Mitarbeiter für einen neuen Arbeitsplatz umschulen? Und wie viel effizienter wäre es, keine Mitarbeitenden onboarden zu müssen, um den Anforderungen der neuen Stellen zu entsprechen?
3. Die Unternehmensleistung durch Inhouse-Akademien steigern. Viele Führungskräfte im Bereich der Personalentwicklung werden geradezu überwältigt von Anfragen, die Mitarbeitenden auszubilden und umzuschulen, um deren Leistung zu steigern. Als L&D-Verantwortliche ist es Ihre Aufgabe, solche Anfragen zu priorisieren und mit anderen Teams zusammenzuarbeiten. Denn so können Sie zeigen, wie Sie wichtige Geschäftszahlen, einschließlich Produktionseffizienz und Output positiv beeinflussen werden. Als Fachbereichsleitende müssen Sie noch dazu überlegen, ob ein überlastetes L&D-Team nicht die Chance verpassen würde, die für den Erfolg des Unternehmens notwendigen Fähigkeiten aufzubauen.

Wenn Sie Ihre Prioritäten im Bereich Personalentwicklung und Weiterbildung auf diese drei Säulen ausrichten, können Sie Ihre Ausgaben an reale und greifbare Vorteile knüpfen und zeigen Ihren Stakeholdern, wie Sie gedenken, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Auf diese Weise können Sie Ihren CFO, CEO und den Vorstand von Ihrer Strategie überzeugen.

Doch nun zu den Einzelheiten!

Sie brauchen eine kleine Hilfestellung, um Ihr L&D-Budget zu verteidigen? Legen Sie genau dar, wie Sie mit weniger mehr erreichen – mithilfe dieses kostenlosen Merkblatts.

1. Pflichtschulungen

Allgemein unterscheidet man zwischen zwei Arten von Pflichtschulungen.

Zum einen versteht man darunter Schulungen, die nötig sind, damit Ihr Unternehmen die geltenden Normen der Branche erfüllt. So müssen Sie beispielsweise für Angestellte einer Lagerhalle Schulungen zum Thema Arbeitssicherheit und Gesundheit durchführen oder Schulungen zum Thema Datenschutz durchführen, für Teams, die Kundendaten verwahren und bearbeiten.

Und zum anderen gibt es Schulungen, die dazu dienen, den Geschäftsbetrieb in Schwung zu halten. Wenn ein Angestellter beispielsweise zum Manager befördert wird, muss er darin ausgebildet werden, die Leistung seines Teams zu managen. Eine Person, die keine Weiterbildung dieser Art erhält, wird den Mitgliedern ihres Teams wahrscheinlich kein konstruktives Feedback geben können, was die Leistung des Teams schmälern würde. Und Leistung bedeutet Geld. Die Auslassung einer Schulung kann in manchen Fällen auch zu mehr Stress im Team und mehr Burnouts vielversprechender Mitarbeitender führen. 

Was können Sie also tun, um die Durchführung von Pflichtschulungen zu optimieren? Lassen Sie uns einen Blick auf die konkreten Aufgaben werfen, die damit verbunden sind.

Schulungen zu organisieren bedeutet Räume oder virtuelle Unterrichtsstunden zu koordinieren, Einladungen zu verschicken, Anwesenheit zu überprüfen, das Ablaufdatum von Zertifikaten im Auge zu behalten und Teilnehmende neu anzumelden, wenn Zertifikate ablaufen. Es bedeutet auch, darauf zu achten, dass Lehrkräfte und Räume nicht doppelt gebucht werden, oder Termine zu verschieben, wenn Lehrkräfte in letzter Minute absagen müssen. Und dazu kann auch gehören, Ressourcen zu beschaffen, wie beispielsweise einen Flugsimulator oder einfach einen Beamer :).

Zunächst einmal können Sie Kosten senken, indem Sie all diese Dinge automatisieren. Wenn Sie dafür aktuell Spreadsheets verwenden, können Sie zu einer Software wechseln, die Ihnen diesen Teil der Arbeit abnimmt. So schaufeln Sie Ressourcen frei, die Sie an anderer Stelle sinnvoller einsetzen können.

Und Sie können die Schulungssitzungen an sich optimieren. So wie Fluggesellschaften Flugzeuge dahingehend optimieren, die Gewinnspanne pro Passagier zu erhöhen, können auch Sie Schulungen dahingehend optimieren, dass die Kosten pro Teilnehmer so gering wie möglich gehalten werden. Genauer gesagt, können Sie die Stundenpläne der Lehrkräfte und die Raumplanung optimieren und Algorithmen verwenden, um die einzelnen Sitzungen so effizient wie möglich zu belegen. Darüber hinaus können Sie auch die Gruppe der Lehrkräfte managen und diejenigen priorisieren, die über die von Ihnen benötigte Erfahrung verfügen und dabei gleichzeitig kosteneffizient bleiben. 

Weiter geht's mit der zweiten Säule jeder guten Lernstrategie: Die Kompetenzlücke.

Sie fragen sich, wie sich die Rentabilität Ihrer Schulungen messen lässt? Testen Sie unseren kostenlosen ROI-Rechner. 

2. Die Kompetenzlücke füllen

Im eigenen Tempo zu lernen, ist angenehm. Angestellte lieben es und es führt dazu, dass sie sich mehr einbringen. Die Sache ist nur die: Wenn es nicht zum Unternehmensziel beiträgt, ist es, wirtschaftlich betrachtet, reine Zeitverschwendung. 

Wie können Sie also individuelles Lernen und Programme für Gruppen so gestalten, dass sie dem Unternehmensziel dienen? Und wie können Sie sie so entwerfen, dass Sie in den Augen Ihrer CEO und CFO effizient sind und Sie die Wirkung messen können?

Führen Sie sich folgende Situation vor Augen: Manche Stellen in Ihrer Branche werden in Zukunft nicht mehr gebraucht (wie beispielsweise Kassierer), andere hingegen werden gefragter als je zuvor (wie beispielsweise Business Development Representatives, kurz: BDR). In diesem Fall sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Kassierer umzuschulen anstatt sie zu entlassen und BDRs neu einzustellen. Schließlich bringen Kassierer 60 % der Fähigkeiten mit, die ein BDR benötigt – ganz zu schweigen davon, dass sie mit der Unternehmenskultur und den Best Practices bereits vertraut sind.

Stellen Sie (sich) folgende Fragen, wenn Sie die Wirkung Ihrer Programme gegenüber der Unternehmensleitung belegen möchten:

• Wie viel kostet es, jemanden zu entlassen?
• Wie viel kostet es, jemand Neues einzustellen?
• Wie lange wird es dauern, jemand Neues zu finden? Und wie viele Einkünfte werden aufgrund dieser Verzögerung verloren gehen?

Um auf diese Situation zu reagieren und die Kompetenzlücke zu füllen, können Sie Software nutzen, die ein Verzeichnis der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten erstellt. Halten Sie dieses Verzeichnis automatisch auf dem neuesten Stand, indem Sie Kompetenzen mit Berufsbezeichnungen verknüpfen. Diese Technologie wird dann die Stellen identifizieren, die überflüssig werden, da die damit verbundenen Fähigkeiten nicht mehr benötigt werden und wird diese mit offenen Stellen abgleichen. Dafür können Sie diverse Daten von LinkedIn-Profilen bis hin zu von Managern manuell eingegebenen Daten und selbst angegebenen Fähigkeiten nutzen.

Auf diese Weise können Sie das Problem mangelnder Kompetenzen lösen. Anstatt dass Sie bestimmte Stellen überflüssig machen und für andere Posten Personen neu einstellen, fördern Sie durch Umschulungsprogramme und Schulungsempfehlungen die interne Mobilität und stellen darüber hinaus speziell zugeschnittene Lernerfahrungen zur Verfügung, um die Kompetenzlücke zu schließen.

Indem Sie diese Prozesse automatisieren, können Sie sich ein umfassendes Bild von den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden machen und Möglichkeiten zur Umschulung schaffen. Wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten zur Verfügung stehen und welche gebraucht werden, können Sie die Gelegenheit nutzen, zur richtigen Zeit die richtige Lernförderung anzubieten. 

Und nun zur dritten Säule erfolgreicher Lernstrategien: Schulungsangebote, die die Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessern.

3. Die Unternehmensleistung steigern

Die meisten der L&D-Teams, mit denen wir in Kontakt stehen, werden angefragt, Betriebsteams zu schulen, um deren Leistung zu steigern. Dazu gehört zum Beispiel, das Vertriebsteam in ein neues Produkt einzuweisen, Fabrikangestellten eine neue Maschine vorzustellen oder das Customer-Success-Team über die neusten Erkenntnisse aus der Branche zu informieren. Diese Liste könnte endlos fortgesetzt werden. 

In all diesen Fällen wird ein geschäftlicher Nutzen erzielt. Und als Talent- und L&D-Führungskraft besteht Ihre Aufgabe darin, diesen Nutzen zu priorisieren. Denn Sie können nicht jeder einzelnen Schulungsanfrage nachkommen: Sie müssen die Anfragen analysieren, um den erwarteten Output zu ermitteln und zeigen, warum es sich lohnt, teure Mittel in das Verfolgen bestimmter Kompetenzen zu investieren. Wenn Sie nicht davon überzeugt sind, dass sich eine Schulung lohnt, sollten Sie der Anfrage nicht nachkommen.

Rivalisierendem Lernbedarf bei knappem Budget gerecht zu werden, kann schwierig sein – doch es gibt Lösungen dafür. Moderne L&D-Teams sind in der Lage, sogenannte Akademien (Josh Bersin nennt sie Capability Academy), die von Expert:innen durchgeführt werden, in kurzer Zeit und ohne größeren Aufwand einzusetzen. Diese Akademien können auf der Grundlage von Fachgebieten oder Themen eingerichtet werden und sind Orte, an denen die Lernenden von internem Fachwissen profitieren und sich die Fähigkeiten aneignen können, die sie benötigen, um innerhalb des Unternehmens voranzukommen.

Mit einer Lernplattform, die den Kontakt zwischen Lernenden untereinander und zu Expert:innen erleichtert, können Sie eine Inhouse-Academy (mit individuell gebrandeter Homepage) aufbauen und verwalten und dort die richtige Mischung an intern erstellten und standardisierten Kursen kurieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Teams helfen, die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen zu entwickeln, um auf einem wettbewerbsorientierten Markt bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen - und das alles, ohne das Budget zu sprengen.

In diesen vier Schritten gehen Sie vor: 

1. Im ersten Schritt sollten Sie Mitarbeitende und Führungskräfte beobachten, um den Lernbedarf zu verstehen. Die Lernenden geben ihren Schulungsbedarf an und Mitlernende können den Bedarf genauer definieren und Fragen stellen. Dann können Sie die Anzahl der involvierten Lernenden vergleichen und den Lernbedarf effizient priorisieren. So wie das Produktmanagement sich Anfragen nach neuen Funktionen ansieht, betrachten Sie sich Schulungsanfragen.
2. In einem zweiten Schritt geht es darum, die richtigen Fachkräfte zu finden und gemeinsam mit ihnen Schulungen für die gefragtesten Fähigkeiten zu entwickeln. Statt dies durch Zoom-Meetings, E-Mails oder verschiedene Dokumente zu bewerkstelligen, können Sie auf unserer Plattform effizient zusammenarbeiten. Dort setzen Sie Fristen mit eingebauten Follow-ups, Benachrichtigungen und einer visuellen Übersicht all Ihrer Projekte, um den zeitlichen Rahmen im Blick zu behalten. 
3. Im dritten Schritt sollten Sie die Qualität und die Inhalte kontrollieren. Erstellen Sie die Programme zusammen mit Ihren internen Fachexpert:innen und beauftragen Sie bestimmte Personen, Feedback zu den Inhalten zu geben und diese zu überprüfen, bevor sie freigeschaltet werden. 
4. Im vierten Schritt sind Sie am Steuer! Stellen Sie die Programme (für Gruppen oder für selbstgesteuertes Lernen) auf die Website Ihrer Inhouse-Academy und sehen Sie zu, wie die Mitarbeitenden sich dafür anmelden.

So steigern Sie die Leistung – auch wenn Ihre Mittel gekürzt werden

In diesem Artikel haben wir einen Rahmen umrissen, der Ihnen helfen soll, Ihrem CFO eine Vision für die Bereiche Talentmanagement und Weiterbildung zu vermitteln, mit dessen Hilfe Sie: 

• Die Kosten aller Pflichtschulungen optimieren können
• Kosten für Entlassungen und Neueinstellungen sparen und interne Mobilität fördern können, indem Sie Möglichkeiten zur Umschulung kompetenter Mitarbeiter, deren Posten überflüssig werden, identifizieren und Schulungen effizienter gestalten
• Ihr L&D-Team befähigen können, eingehende Schulungsanfragen in Hinblick auf deren erwarteter Auswirkung auf das Unternehmen zu analysieren und priorisieren, was zu mehr Produktivität und einer besseren Lernerfahrung führt.

Mit unserer Unterstützung können Sie eine Lernstrategie entwickeln, die Ihr Unternehmen voranbringt. Danken können Sie uns später ;)

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie auch mit knappen Mitteln effizientes Lernen fördern können? Sprechen Sie mit einem unserer Lernexperten – wir helfen Ihnen weiter. 

Lesen Sie hier, wie führende Unternehmen mit weniger Mitteln mehr erreichen, indem sie ihre eigene Vision von Lernen verfolgen: Hier erfahren Sie, wie Murex den Wissensaustausch gemeinsam mit über 400 internen Expert:innen skalierte und wie Safran in nur einem Jahr mehr als 136.000 Schulungsstunden durch internes Upskilling durchgeführt hat.