22 praktische Checklisten & Vorlagen für das Onboarding

Ein holpriger Start in einen neuen Job hat teure Folgen. 20 % der Mitarbeiterfluktuation erfolgt innerhalb der ersten 45 Tage – und die Kosten für jedes dieser Kündigungsschreiben belaufen sich, je nach Funktion, auf die Hälfte bis das Doppelte des jeweiligen Jahresgehalts.

Ein starker Onboarding-Prozess hingegen verbessert die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 %. Dieselbe Glassdoor-Studie zeigt, dass ein starkes Onboarding auch die Produktivität neuer Mitarbeiter um über 70 % steigert.

Wir können es also nicht oft genug sagen: Ein starkes Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter:innen ist Gold wert. 

Was aber macht ein erfolgreiches Onboarding aus? Ziel ist, neue Mitarbeiter:innen buchstäblich "an Bord" ihres Schiffes zu holen: Bei einem ersten Eindruck lernen sie den Kapitän und die Crew kennen, verstehen, in welche Richtung das Schiff steuert, und erlernen erste Handgriffe in ihrer neuen Rolle an Bord.

Onboarding ist ein Muss in jedem Unternehmen – doch eine Einheitslösung gibt es nicht. Gäbe es sie, würden wir Ihnen eine Onboarding-Vorlage anstelle von 24 liefern. Alle Ansätze haben aber eines gemeinsam: 

Sie beantworten spezifische Fragen zu Ihrem Unternehmen und zur Rolle der neuen Mitarbeitenden, z. B. „Was macht unsere Unternehmenskultur aus?“, „Wie sieht unser Prozess der Leistungsbeurteilung aus?“ oder „Wie sind die Arbeitsabläufe in dieser Funktion?“

Die besten Onboarding-Programme sind erfolgreich, weil sie genau auf Ihr Unternehmen und Ihr neues Teammitglied zugeschnitten sind. Was nicht heißt, dass Sie Ihr Programm von Grund auf neu erstellen müssen!

Onboarding-Vorlagen bieten Struktur und Anregungen; sie sind ein guter Ausgangspunkt und können leicht angepasst werden.

In diesem Artikel haben wir für L&D- und HR-Teams eine Auswahl hochwertiger Onboarding-Vorlagen und Checklisten aus dem Netz zusammengestellt – ergänzt durch einige unserer eigenen besten Tipps und Tricks zum Onboarding. Ziel ist, Sie bei der Gestaltung Ihrer eigenen Vorlage zu unterstützen.

Allgemeines Onboarding: Vorlagen & Checklisten für einen erfolgreichen Einstieg

Das Onboarding sollte individuell auf jedes neue Teammitglied zugeschnitten sein. Einige Elemente jedoch gelten für jede Einarbeitung. 

Diese Bestandteile sollte jedes Onboarding-Programm umfassen:

• Ein spannendes Preboarding noch vor dem ersten Arbeitstag.
• Neue Mitarbeiter:innen werden ab dem Startdatum mit wichtigen Kollegen und Kolleginnen sowie externen Kontakten bekannt gemacht.
• Neue Mitarbeiter:innen werden mit der Kultur, den Tools und den Prozessen in Ihrem Unternehmen vertraut gemacht
• Neuen Mitarbeitenden werden grundlegende Schulungen angeboten, damit sie ihre Aufgaben ausführen können
• Regelmäßiges Feedback zwischen dem neuen Mitarbeitenden und seinem/ihrem ‘Onboarder’
• Individuelle Ziele und OKRs werden festgelegt
• Neue Mitarbeiter:innen werden mindestens in den ersten 90 Tage im neuen Job begleitet

Bei 360Learning baut das Onboarding eines jeden neuen Teammitglieds auf einem Standardplan mit den wichtigsten Zielen und Eckpunkten auf. Gleichzeitig lassen wir Raum, um den Prozess auf die jeweilige Rolle zuzuschneiden und Mitarbeitenden die Flexibilität zu geben, den eigenen Lernprozess zu gestalten. 

Dies ist ein Ausschnitt aus unserer Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende. Mit dieser Checkliste stellen wir sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden eine umfassende Einführung in die Grundprinzipien von 360Learning erhalten, lassen den Onboarding-Manager:innen aber Spielraum für individuelle Anpassungen:

Ob Sie nun zum ersten Mal ein Onboarding-Programm erstellen oder es überarbeiten:

Nutzen Sie die folgenden allgemeinen Onboarding-Vorlagen, um ein Gefühl für die Struktur und die wesentlichen Elemente des Onboarding zu bekommen.

• Kostenlose Onboarding Vorlage (Personio)
• Detaillierte Ein­arbeitungs­plan-Vorlage (Clockodo)
• Onboarding: Mit dieser Checkliste werden Sie nichts vergessen (recruiteeblog)
• Checkliste Einführung neuer Mitarbeiter (WOLF® Unternehmensberatung)
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ablauf, Tipps, Checklisten (Karrierebibel)
• Onboarding-Checkliste: Die ersten 90 Tage im Team (Hubspot)
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter in 3 Phasen [+Checkliste] (Begeisterungsland)

Onboarding-Checklisten & Vorlagen für Führungskräfte (Einarbeitung)

Die Einarbeitung von Managern und Managerinnen ist aus zwei wichtigen Gründen wichtig:

Zum einen erfordert das Management eine Reihe von Soft Skills, die in der vorherigen Rolle möglicherweise nicht benötigt oder vertieft wurden.

Zum andern hat ihre Leistung eine entscheidende Auswirkung auf das Unternehmen. Führungskräfte organisieren Teams, Stakeholder und Projekte, legen Kommunikationsstandards fest und haben einen großen Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter:innen.

Wir bei 360Learning legen großen Wert auf kontinuierliches Feedback und führen mit allen Mitarbeitenden regelmäßige Performance Reviews durch. Diesen Prozess dokumentieren wir auf Trello, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen und insbesondere Coaches (Manager:innen) verstehen, wie Performance Reviews bei 360Learning durchgeführt werden:

Die folgenden Leitfäden geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Eckpunkte bei der Einarbeitung neuer Führungskräfte:

• Onboarding-Prozess für Manager (CIO)
• So gelingt das Onboarding von Führungskräften (XING)
• Einarbeitung von Führungskräften – eine Anleitung (Janett Dudda, Coach)

Onboarding-Checklisten & Vorlagen für Vertriebsteams

Verkaufsteams pflegen sehr spezielle Arbeitsweisen und haben entsprechend besonderen Schulungsbedarf (siehe Vertriebsschulung!).

Eine der wichtigsten Aufgaben beim Onboarding ist es, Vertriebsmitarbeiter:innen bzw. Account Manager:innen ist einen umfassenden Einblicks in das Unternehmen zu vermitteln.

Inbesondere in den Bereichen Produkt (Funktionen und Anwendungen), Marketing (Pitches und Messaging), Führung (Unternehmensvision und -strategie) und natürlich Vertrieb (E-Mails, Anrufe und andere Enablement-Methoden) müssen Vertriebler:innen intensiv geschult werden.

Der Einarbeitungsprozess sieht für jedes neue Mitglied unseres Vertriebsteams ein wenig anders aus, es gibt also kein Mitarbeiterhandbuch für alle. Um dennoch eine einheitliche Basis für jedes Sales-Onboarding zu schaffen, haben wir bei 360Learning einen Standardpfad festgelegt:

Wir setzen auf Peer-Learning, um Fachwissen von Mitarbeitenden aus dem gesamten Unternehmen zu nutzen.

Während der Einarbeitung und darüber hinaus pflegen neue und bestehende Mitarbeiter:innen einen regen Informationsaustausch, sodass wir Kompetenzlücken schnell erkennen und Schulungen in Echtzeit verbessern können.

Onboarding kann für Vertriebsleiter:innen enorm zeitaufwändig und repetitiv sein. Wir kombinieren deshalb asynchrone Schulungseinheiten, soziales Lernen und individuelles Coaching.

Diese Kombination entlastet die Leitung, spart Kosten – und beschert neuen Mitarbeiter:innen eine fundierte, vielseitige Onboarding-Erfahrung. Nutzen Sie die folgenden Leitfäden und Checklisten, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess für den Vertrieb zu gestalten:

• Checkliste für Onboarding im Vertrieb (EN) (Highspot)
• So klappt es mit dem Onboarding im Vertrieb (mit Einarbeitungsplan) (Businessinsider)
• Kostenlose Onboarding Checklisten und Vorlagen (Smartsheet) [auf Englisch, siehe “90-Day Onboarding Plan Template for Sales”]

Onboarding-Checklisten & Vorlagen für Software-Entwickler

Während der Einarbeitung müssen Entwickler und Entwicklerinnen die Architekturen, Stacks, Programmiersprachen und Tools Ihres Unternehmens erfassen. Eine zuweilen schwierige Aufgabe – vor allem, wenn die Prozesse mangelhaft dokumentiert wurden. All das kommt zu der ohnehin schon großen Herausforderung hinzu, in einem neuen Job zurechtzukommen.

Das Onboarding von Entwickler:innen muss vor allem in Start-ups hocheffizient ablaufen, damit schnell Leistung erbracht werden kann.

Einige Unternehmen setzen auf eine schrittweise Einarbeitungszeit, andere werfen die neuen Mitarbeitenden direkt ins kalte Wasser. Ganz gleich aber, wie straff sich Ihr Onboarding-Prozess gestaltet: Halten Sie die Entwickler:innen auf Kurs, indem Sie sich auf das Team und nicht nur auf Technologie konzentrieren.

Bei 360Learning ist starke Teamarbeit auch in Tech-Rollen unverzichtbar. Laut einer Studie des Learning Solutions Magazine findet 50-80 % des Lernens am Arbeitsplatz durch informellen Austausch unter Kollegen statt.

Darum haben wir unser gesamtes Unternehmen auf kollaboratives Lernen ausgerichtet: Entwickler:innen tauschen sich, wie alle anderen Rollen auch, in regelmäßigen Meetings aus und erhalten kontinuierliches Feedback von ihren Coaches, um ihre individuelle Ziele und OKRs zu erreichen.

Zusätzlich zu den fachspezifischen Kursen wird jedem neuen Teammitglied ein "Buddy" zugewiesen: ein Kollege oder eine Kollegin, der ihn/sie während der Einarbeitung betreut und nicht Teil des eigenen Teams ist. Das Ziel? Neuangestellten in einer kollegialen und hilfsbereiten Atmosphäre willkommen zu heißen.

Weitere Ressourcen, wie andere Unternehmen das Onboarding von Entwickler:innen angehen:

• Kostenlose Onboarding-Vorlagen (Smartsheet) [auf Englisch, siehe «Developer Onboarding Checklist»]
• IT Onboarding Vorlage  (Pipefy, auf Englisch)
• Digitales Onboarding – 7 Tipps, um neue Mitarbeiter erfolgreich einzuarbeiten (techminds)

Checklisten & Vorlagen für das IT-Onboarding

Neue Mitarbeiter:innen sollten ihre Zeit nicht mit dem Versuch vergeuden, neue IT-Tools samt Workflows umständlich und in Eigenregie zu erlernen. Planen Sie stattdessen stetigen technischen Support während des gesamten Onboardings mit ein.

Sie können den technischen Aufwand für neue Mitarbeiter:innen zum Beispiel verringern, indem Sie ihre Benutzerprofile – ob für E-Mail, Kommunikations- und Produktivitätstools, Lernplattformen oder andere Software – schon im Voraus einrichten.

Klare Organisation ist der Schlüssel: Planen Sie den gesamten Onboarding-Prozess mithilfe von Kalendereinladungen und einem Organisationstool wie Trello. So behalten Onboarding-Manager:innen und neue Mitarbeitende den Überblick während des Onboarding-Prozesses.

Trello erleichtert das Onboarding, indem es einen komplexen Prozess in kurze, handliche Aufgaben herunterbricht. So können Sie die Arbeit besser auf verschiedene Teammitglieder verteilen und ihnen gleichzeitig Verantwortung übertragen:

Hier finden Sie ausgewählte Onboarding-Vorlagen und Checklisten, um die IT für das Onboarding in den Griff zu bekommen:

• Onboarding-Checkliste für die IT (it-service.network)
• IT Onboarding Checkliste (Breezy, auf Englisch)
• IT Onboarding Checkliste (Workable, auf Englisch)

Onboarding-Checklisten & Vorlagen für Remote-Teams

Einen effektiven Onboarding-Prozess zu gestalten ist schon eine Herausforderung – ihn vollständig remote umzusetzen, eine ganz andere. Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, neue Mitarbeitende digital willkommen zu heißen und optimal einzuarbeiten.

Die Ziele eines erfolgreichen Onboardings bleiben dabei gleich: Neue Teammitglieder sollen die Unternehmenskultur verstehen, sich im Team wohlfühlen und schnell produktiv werden. Remote-Onboarding erfordert dafür allerdings andere Methoden.

Spontane Gespräche und informelle Austausche fallen weg, daher liegt der Fokus auf strukturierten, digitalen Formaten, die die Zusammenarbeit im virtuellen Raum fördern.

Nutzen Sie die folgenden Onboarding-Checklisten und Vorlagen für Remote-Teams, um Ihren eigenen Remote-Onboarding-Prozess effizient zu gestalten und neuen Mitarbeitenden einen optimalen Start zu ermöglichen.

• Checkliste Remote Onboarding (Personio)
• Remote arbeitende Teammitglieder onboarden (LinkedIn)
• In 6 Schritten zu einem tollen Onboarding-Prozess im Homeoffice – und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten (360Learning)

Onboarding-Checklisten & Vorlagen, die Ihre Unternehmenskultur fördern

Das Onboarding ist der beste Zeitpunkt, um neuen Mitarbeitenden die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln und nicht nur zu erklären.

Wir bei 360Learning integrieren unsere Unternehmenskultur des Collaborative Learning (kollaboratives Lernen) vom ersten Tag an in alles, was wir tun. So ermutigen wir neue Teammitglieder etwa, die Prinzipien des Peer-Trainings und des asynchronen Arbeitens zu übernehmen, denen wir unseren Erfolg verdanken.

Diese Einführung läuft natürlich nicht immer reibungslos: Neue Mitarbeitende sind eine andere Arbeitskultur gewöhnt, sodass eine gewisse Umstellungsphase nicht ungewöhnlich ist. Nichtsdestotrotz nutzen wir die Einarbeitungszeit, um Erwartungen zu formulieren und bewährte Praktiken zu vermitteln – damit neue Mitarbeiter:innen bei uns langfristig erfolgreich sind.

Es versteht sich, dass wir neuen Teammitgliedern an Tag 1 eine Schulung zu unserer Kultur „Convexity“ anbieten:

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Onboarding-Prozess auf die einzigartige Kultur Ihres Unternehmens abzustimmen. Diese Ressourcen helfen Ihnen dabei:

• Wie Unternehmenskultur das Onboarding beeinflusst (Haufe)
• Wie Unternehmenskultur den Onboarding-Prozess beeinflusst (myonboarding)

Validieren Sie ein Budget und sichern Sie die Einhaltung des Onboardings

In vielen Unternehmen sind die größten Hürden bei der Einführung eines erfolgreichen Onboarding-Programms die Finanzierung und die Zustimmung der Führungskräfte.

Überzeugen Sie skeptische Entscheider trotz begrenztem Budget, indem Sie einen soliden Onboarding-Plan entwickeln und den ROI Ihres Programms klar aufzeigen. Mit den bereitgestellten Onboarding-Checklisten und Vorlagen sind Sie der Erstellung eines maßgeschneiderten Onboarding-Plans bereits einen großen Schritt näher gekommen!