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Checklisten & Vorlagen Onboarding | 360learning
Onboarding

22 praktische Checklisten & Vorlagen für das Onboarding neuer Mitarbeitender

Ein holpriger Start in einen neuen Job hat teure Folgen. 20 % der Mitarbeiterfluktuation erfolgt innerhalb der ersten 45 Tage – und die Kosten für jedes dieser Kündigungsschreiben belaufen sich, je nach Funktion, auf die Hälfte bis das Doppelte des jeweiligen Jahresgehalts.

Die Verluste sind hoch, jedoch nicht überraschend, bedenkt man, dass nur 12 % der Angestellten die Einarbeitung in ihrem Unternehmen als gut bewerten. Wir können es deshalb nicht oft genug sagen: Ein starkes Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter:innen ist Gold wert. 

Was aber macht ein erfolgreiches Onboarding aus? Ziel ist, neue Mitarbeiter:innen buchstäblich "an Bord" ihres Schiffes zu holen: Dort lernen sie den Kapitän und die Crew kennen, verstehen, in welche Richtung das Schiff steuert,  und erlernen erste Handgriffe in ihrer neuen Rolle an Bord.

Onboarding ist ein Muss in jedem Unternehmen – doch eine Einheitslösung gibt es nicht. Gäbe es sie, würden wir Ihnen eine Onboarding-Vorlage anstelle von 24 liefern. Alle Ansätze haben aber eines gemeinsam: Sie beantworten spezifische Fragen zu Ihrem Unternehmen und zur Rolle der neuen Mitarbeitenden, z. B. „Was macht unsere Unternehmenskultur aus?“, „Wie sieht unser Prozess der Leistungsbeurteilung aus?“ oder „Wie sind die Arbeitsabläufe in dieser Funktion?“.

„Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Anforderungen. Ihr Onboarding-Prozess sollte das widerspiegeln.“ – Raphaël Moutard, Senior Engineer bei Spendesk

Die besten Onboarding-Programme sind erfolgreich, weil sie genau auf Ihr Unternehmen und Ihr neues Teammitglied zugeschnitten sind. Was nicht heißt, dass Sie Ihr Programm von Grund auf neu erstellen müssen!

Onboarding-Vorlagen bieten Struktur und Anregungen; sie sind ein guter Ausgangspunkt und können leicht angepasst werden. In diesem Artikel haben wir für Sie eine Auswahl hochwertiger Onboarding-Vorlagen und Checklisten aus dem Netz zusammengestellt – ergänzt durch einige unserer eigenen besten Tipps und Tricks zum Onboarding. Ziel ist, Sie bei der Gestaltung Ihrer eigenen Vorlage zu unterstützen.

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Onboarding: Allgemeine Vorlagen für den Einstieg

Das Onboarding sollte individuell auf jedes neue Teammitglied zugeschnitten sein. Einige Elemente jedoch gelten für jede Einarbeitung. 

Diese Bestandteile sollte jedes Onboarding-Programm umfassen:

  • Ein spannendes Preboarding
  • Neue Mitarbeiter:innen werden mit wichtigen Kollegen und Kolleginnen sowie externen Kontakten bekannt gemacht
  • Neue Mitarbeiter:innen werden mit der Kultur, den Tools und den Prozessen in Ihrem Unternehmen vertraut gemacht
  • Neuen Mitarbeitenden werden grundlegende Schulungen angeboten, damit sie ihre Aufgaben ausführen können
  • Regelmäßiges Feedback zwischen dem neuen Mitarbeitenden und seinem/ihrem ‘Onboarder’
  • Individuelle Ziele und OKRs werden festgelegt
  • Neue Mitarbeiter:innen werden mindestens in den ersten 90 Tage im neuen Job begleitet

Bei 360Learning baut das Onboarding eines jeden neuen Teammitglieds auf einem Standardplan mit den wichtigsten Zielen und Eckpunkten auf. Gleichzeitig lassen wir Raum, um den Prozess auf die jeweilige Rolle zuzuschneiden und Mitarbeitenden die Flexibilität zu geben, den eigenen Lernprozess zu gestalten. 

Dies ist ein Ausschnitt aus unserer Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeitende. Mit dieser Checkliste stellen wir sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden eine umfassende Einführung in die Grundprinzipien von 360Learning erhalten, lassen den Onboarding-Manager:innen aber Spielraum für individuelle Anpassungen:

Onboarding Überblick

Ob Sie nun zum ersten Mal ein Onboarding-Programm erstellen oder es überarbeiten: Nutzen Sie die folgenden allgemeinen Onboarding-Vorlagen, um ein Gefühl für die Struktur und die wesentlichen Elemente des Onboarding zu bekommen.

Vorlagen für die Einarbeitung von Führungskräften

Die Einarbeitung von Managern und Managerinnen ist aus zwei wichtigen Gründen wichtig: Erstens erfordert das Management eine Reihe von Soft Skills, die in der vorherigen Rolle möglicherweise nicht benötigt oder vertieft wurden. Zweitens hat ihre Leistung eine entscheidende Auswirkung auf das Unternehmen. Führungskräfte organisieren Teams und Projekte, legen Kommunikationsstandards fest und haben einen großen Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter:innen.

Wir bei 360Learning legen großen Wert auf kontinuierliches Feedback und führen mit allen Mitarbeitenden regelmäßige Performance Reviews durch. Diesen Prozess dokumentieren wir auf Trello, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen und insbesondere Coaches (Manager:innen) verstehen, wie Performance Reviews bei 360Learning durchgeführt werden:

performance review

Die folgenden Leitfäden geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Eckpunkte bei der Einarbeitung neuer Führungskräfte:

Onboarding-Vorlagen für den Vertrieb

Verkaufsteams haben sehr spezielle Arbeitsweisen und dementsprechend auch besonderen Schulungsbedarf. 

Eine der wichtigsten Aufgaben beim Onboarding ist es, Vertriebsmitarbeiter:innen bzw. Account Manager:innen ist einen umfassenden Einblicks in das Unternehmen zu vermitteln. Inbesondere in den Bereichen Produkt (Funktionen und Anwendungen), Marketing (Pitches und Messaging), Führung (Unternehmensvision und -strategie) und natürlich Vertrieb (E-Mails, Anrufe und andere Enablement-Methoden) müssen Vertriebler:innen intensiv geschult werden.

Der Einarbeitungsprozess sieht für jedes neue Mitglied unseres Vertriebsteams ein wenig anders aus. Um eine einheitliche Grundlage für jedes Sales-Onboarding zu schaffen, haben wir aber einen Standardpfad festgelegt:

einarbeitung vertrieb

Wir setzen auf Peer-Learning, um Fachwissen von Mitarbeitenden aus dem gesamten Unternehmen zu nutzen. Während der Einarbeitung und darüber hinaus pflegen neue und bestehende Mitarbeiter:innen einen regen Informationsaustausch, sodass wir Kompetenzlücken schnell erkennen und Schulungen in Echtzeit verbessern können.

„Das Beste, was Sie für Vertriebsmitarbeitende tun können? Verkürzen Sie die Zeit, die diese für nebensächliche Probleme aufbringen müssen.“ – Michael Hoy, Stellvertretender Geschäftsführer bei Pendo.io

Onboarding kann für Vertriebsleiter:innen enorm zeitaufwändig und repetitiv sein. Wir kombinieren deshalb asynchrone Schulungseinheiten, soziales Lernen und individuelles Coaching. Diese Kombination entlastet die Leitung, spart Kosten – und beschert neuen Mitarbeiter:innen eine fundierte, vielseitige Onboarding-Erfahrung. Nutzen Sie die folgenden Leitfäden und Checklisten, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess für den Vertrieb zu gestalten:

Onboarding für Software-Entwickler

Während der Einarbeitung müssen Entwickler und Entwicklerinnen die Architekturen, Stacks, Programmiersprachen und Tools Ihres Unternehmens erfassen. Eine zuweilen schwierige Aufgabe – vor allem, wenn die Prozesse mangelhaft dokumentiert wurden. All das kommt zu der ohnehin schon großen Herausforderung hinzu, in einem neuen Job zurechtzukommen.

Das Onboarding von Entwickler:innen muss vor allem in Start-ups hocheffizient ablaufen, damit schnell Leistung erbracht werden kann. Einige Unternehmen setzen auf eine schrittweise Einarbeitungszeit, andere werfen die neuen Mitarbeitenden direkt ins kalte Wasser. Ganz gleich aber, wie straff sich Ihr Onboarding-Prozess gestaltet: Halten Sie die Entwickler:innen auf Kurs, indem Sie sich auf das Team und nicht nur auf Technologie konzentrieren.

Bei 360Learning ist starke Teamarbeit auch in Tech-Rollen unverzichtbar. Laut einer Studie des Learning Solutions Magazine findet 50-80 % des Lernens am Arbeitsplatz durch informellen Austausch unter Kollegen statt. Darum haben wir unser gesamtes Unternehmen auf kollaboratives Lernen ausgerichtet: Entwickler:innen tauschen sich, wie alle anderen Rollen auch, in regelmäßigen Meetings aus und erhalten kontinuierliches Feedback von ihren Coaches, um ihre individuelle Ziele und OKRs zu erreichen. Zusätzlich zu den fachspezifischen Kursen wird jedem neuen Teammitglied ein "Buddy" zugewiesen: ein Kollege oder eine Kollegin, der ihn/sie während der Einarbeitung betreut und nicht Teil des eigenen Teams ist. Das Ziel? Neuangestellten in einer kollegialen und hilfsbereiten Atmosphäre willkommen zu heißen.

buddy fuer das onboarding

Weitere Ressourcen, wie andere Unternehmen das Onboarding von Entwickler:innen angehen:

Vorlagen für die IT-Verwaltung beim Onboarding

Neue Mitarbeiter:innen sollten ihre Zeit nicht mit dem Versuch vergeuden, neue IT-Tools umständlich und in Eigenregie zu erlernen. Planen Sie stattdessen stetigen technischen Support während des gesamten Onboardings mit ein.

Sie können den technischen Aufwand für neue Mitarbeiter:innen zum Beispiel verringern, indem Sie ihre Benutzerprofile – ob für E-Mail, Kommunikations- und Produktivitätstools, Lernplattformen oder andere Software – schon im Voraus einrichten. Organisation ist der Schlüssel: Planen Sie den gesamten Onboarding-Prozess mithilfe von Kalendereinladungen und einem Organisationstool wie Trello. So behalten Onboarding-Manager:innen und neue Mitarbeitende den Überblick während des Onboarding-Prozesses.

Trello erleichtert das Onboarding, indem es einen komplexen Prozess in kurze, handliche Aufgaben herunterbricht. So können Sie die Arbeit besser auf verschiedene Teammitglieder verteilen und ihnen gleichzeitig mehr Verantwortung übertragen:

onboarding aufgaben

Hier finden Sie einige Onboarding-Vorlagen und Checklisten, um die IT für das Onboarding in den Griff zu bekommen:

Onboarding-Vorlagen für Remote-Einarbeitung

Lesen Sie auch: In 6 Schritten zu einem tollen Onboarding-Prozess im Homeoffice – und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.

Einen guten Onboarding-Prozess zu entwickeln, ist bereits eine Herausforderung. Diesen Prozess noch dazu hinter einen Bildschirm zu verlagern, ist eine ganz andere – eine, der wir uns alle seit dem Aufkommen von COVID-19 stellen müssen.

Die Ziele des Onboarding sind auch dann gültig, wenn sie aus der Ferne verfolgt werden – es braucht allerdings andere Methoden. Auch von zu Hause aus sollten neue Mitarbeiter:innen während des Onboardings in die Unternehmenskultur und die Teamatmosphäre eintauchen können. Beim Remote-Onboarding gibt es allerdings weniger spontane Gelegenheiten für den Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen. Ihre Aufgabe ist es also, die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern.

Nutzen Sie die folgenden Onboarding-Vorlagen und Checklisten, um Ihren eigenen Remote-Onboarding-Prozess zu entwickeln:

Ein Onboarding, das Ihre Unternehmenskultur stärkt

Das Onboarding ist der beste Zeitpunkt, um neuen Mitarbeitenden die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln und nicht nur zu erklären.

Wir bei 360Learning integrieren unsere Unternehmenskultur des Collaborative Learning (kollaboratives Lernen) vom ersten Tag an in alles, was wir tun. So ermutigen wir neue Teammitglieder etwa, die Prinzipien des Peer-Trainings und des asynchronen Arbeitens zu übernehmen, denen wir unseren Erfolg verdanken. Diese Einführung läuft selbstverständlich nicht immer reibungslos: Neue Mitarbeitende sind eine andere Arbeitskultur gewöhnt, sodass eine gewisse Umstellungsphase nicht ungewöhnlich ist. Nichtsdestotrotz nutzen wir die Einarbeitungszeit, um Erwartungen zu formulieren und bewährte Praktiken zu vermitteln – damit neue Mitarbeiter:innen bei uns langfristig erfolgreich sind.

Es versteht sich, dass wir neuen Teammitgliedern an Tag 1 eine Schulung zu unserer Kultur „Convexity“ anbieten:

onboarding kurs zur unternehmenskultur

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Onboarding-Prozess auf die einzigartige Kultur Ihres Unternehmens abzustimmen. Diese Ressourcen helfen Ihnen dabei:

Validieren Sie ein Budget und sichern Sie die Einhaltung des Onboardings

In vielen Unternehmen sind die größten Hindernisse bei der Einführung eines tollen Onboarding-Programms die Finanzierung und die Zustimmung der Führungskräfte.

Überzeugen Sie skeptische Führungskräfte mit knappem Budget, indem Sie einen soliden Onboarding-Plan entwickeln und dessen ROI aufzeigen. Mit diesen Onboarding-Vorlagen sind Sie der Ausarbeitung eines einzigartigen Onboarding-Plans einen großen Schritt näher gekommen!

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