Plus de 200 collaborateurs à distance et soudés grâce à la formation : l’exemple de Swapcard

L'équipe

Lala Edwards

Head of Learning & Development

Natalia Abril

Head of Impact

Rafaëlle Stavisky

People & Workplace Experience Manager

Alexandre Mercier

CISO

Nikolina Tukic

Quality & Insights Manager

Les défis rencontrés

Rendre la formation accessible à tous les employés

Swapcard a connu une croissance rapide ces dernières années. L'équipe est consciente qu'elle doit accompagner cette croissance par des opportunités de formation afin de conserver ses employés. « Les choses évoluent constamment », explique Lala Edwards, Head of Global L&D. « Nous devons faire preuve de flexibilité et être en mesure d’accéder à la formation partout et à tout moment. »

L'objectif de Swapcard ? Donner aux équipes et à chaque collaborateur les moyens de prendre en main leur développement. « La curiosité est l'une de nos principales valeurs chez Swapcard », explique Rafaelle Stavisky, People and Workplace Experience Manager. « Chaque collaborateur dispose d'un budget formation et nous souhaitons récompenser et valoriser ceux qui s'investissent activement dans leur développement. »

L'équipe encourage les employés à identifier de manière autonome leurs propres besoins en formation et à acquérir des connaissances auprès d'experts internes afin de combler les écarts, tout en s'appuyant sur leurs responsables pour obtenir du soutien.

Mais pour que cette approche décentralisée de la formation fonctionne, Swapcard savait qu'il fallait uniformiser ses processus et faciliter l'apprentissage mutuel entre les collaborateurs. L'équipe était confrontée à trois défis majeurs avec sa solution de formation précédente :

1) L'absence d'une source unique de données fiables et de standardisation des processus. Swapcard ne disposait pas d'une source unique de données fiables concernant les formations obligatoires. Comme l'explique Alexandre Mercier, Chief Information and Security Officer : « Tout se faisait de manière très manuelle : nous avions des feuilles de calcul un peu partout, ce qui rendait difficile le suivi et l'évaluation de la progression des formations et de l'engagement des participants. »

2) Les connaissances et la communication trop fragmentées entre services. À mesure que Swapcard se développait, les services ont commencé à travailler en vase clos, ce qui a entraîné une certaine confusion, un travail contre-productif et une incapacité à tirer parti des connaissances transversales. Les pratiques et les processus utilisés pour accomplir les mêmes tâches variaient d'un service à l'autre.

3) Le recours aux réunions et formations en présentiel. Pour la formation, et en particulier l'onboarding des nouveaux collaborateurs, l'équipe s'appuyait sur des réunions en présentiel et sur la documentation stockée dans Notion. Pour une entreprise opérant sur plusieurs fuseaux horaires, cette situation est devenue ingérable.

Swapcard devait changer d'approche. Ils ont trouvé LA solution : la montée en compétences grâce à l'apprentissage collaboratif asynchrone.

Solution

Tirer parti des compétences internes pour l’upskilling

Swapcard a très tôt compris qu'il fallait mettre en place un système de gestion de la formation pour éviter toute désorganisation et créer une source unique d'informations fiables. L’entreprise a alors découvert 360Learning et le potentiel de la montée en compétences.

Le principal avantage concurrentiel de 360Learning résidait dans sa capacité à décentraliser la création de formations, à élaborer des parcours d’apprentissage pour les employés et à former les collaborateurs de manière asynchrone. Comme l’explique Marie Guilermin, Customer Support Partner chez 360Learning : « Swapcard est bien plus qu’un simple client pour nous : c’est un partenaire avec lequel nous avons noué une relation solide fondée sur la confiance. »

« L'apprentissage collaboratif nous a permis de mettre en place un système axé sur les individus, qui relie les équipes et l'ensemble de l'organisation afin qu'elles puissent s'épanouir et apprendre les unes des autres » - Lala Edwards, Head of Learning & Development

L'équipe met ici en avant quatre avantages clés de 360Learning qui ont révolutionné la manière dont les collaborateurs montent en compétences chez Swapcard.

équipe Swapcard

Créer une source unique de données

Depuis l'adoption de 360Learning, l'équipe Formation de Swapcard a pu mettre en place une source unique de données fiables pour les formations obligatoires : onboarding, conformité et évaluations de performance. Elle a également simplifié la formation de ses clients. Les employés disposent désormais d'un espace unique où ils peuvent créer et suivre des formations, puis les partager avec d'autres équipes.

Swapcard accompagne également ses clients en leur proposant des programmes complets de formation produits ainsi que des certifications. La plateforme leur a permis de mettre en place des processus plus clairs, d'avoir une meilleure visibilité sur les taux de réussite et de satisfaction, et de renforcer la collaboration au sein des équipes.

Le fait de disposer d'un espace centralisé a également permis à Swapcard d'uniformiser son processus d’onboarding. « Les nouvelles recrues bénéficient d'une expérience d’onboarding cohérente », explique Lala. « Cela permet également de gagner du temps en réduisant le nombre d'entretiens individuels, tout en accélérant le délai d'autonomie au sein de l'entreprise. »

La mise en place d'une source unique de données pour la formation a joué un rôle déterminant dans la mise en place de l’apprentissage décentralisé chez Swapcard. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment l'outil auteur de 360Learning a donné envie aux employés Swapcard de devenir eux-mêmes auteurs de cours.

« L'intégration via 360Learning est très simple : nos nouveaux collaborateurs reçoivent un e-mail automatique qui leur donne accès à toutes les vidéos d'intégration, notamment un message de notre PDG, une présentation de chacun de nos services et quelques consignes de sécurité à respecter. Cela rend le processus fluide et simple, tant pour nous que pour le nouveau collaborateur. » - Rafaëlle Stavisky, People & Workplace Experience Manager

Donner les moyens aux équipes grâce à l'apprentissage décentralisé

Chez Swapcard, les collaborateurs sont encouragés à prendre en main leur apprentissage, et à partager leur expertise avec leurs collègues. Comme l'explique Lala, 100 % des employés sont des auteurs sur la plateforme : cela leur permet de promouvoir une culture d'apprentissage collaboratif, tout en faisant gagner du temps à l'équipe Formation.

« Nous disposons d’un comité de formation, composé de membres des services qui contribuent le plus à la formation interne et externe », explique Lala. « Nous nous réunissons pour échanger sur nos projets et partager nos connaissances. »

En tant que Head of Global L&D, Lala conseille les auteurs sur la gestion de la création de formations en équipe, mais n'impose pas le contenu. « 360Learning met à disposition des modèles et des conseils sur la manière de créer du contenu pour nos équipes », explique Alexandre. « Nous pouvons ensuite proposer ces formations à nos collègues et suivre leur participation et leurs résultats. »

Comme l'explique Lala, c'est un excellent moyen pour les collaborateurs de travailler ensemble et cela permet de répartir la charge de travail entre les membres de l'équipe. « Nous faisons confiance à nos employés pour créer des expériences d'apprentissage adaptées et pertinentes pour les équipes et l'entreprise. »

Cette approche décentralisée fonctionne très bien pour Swapcard : 20 % des auteurs ont contribué au contenu des cours, un chiffre nettement supérieur à la moyenne du secteur, qui se situe autour de 3 %. Lala affiche également un taux de satisfaction de 98 % concernant ses cours.

Un autre avantage dont Swapcard a tiré parti grâce à 360Learning ? La possibilité de former ses employés de manière asynchrone.

Favoriser l'apprentissage asynchrone

Avant d'adopter 360Learning, Swapcard s'appuyait largement sur les réunions en présentiel pour une grande partie de ses formations et de l’onboarding des nouveaux collaborateurs. En tant qu'entreprise privilégiant le télétravail et disposant d'un personnel réparti sur plusieurs sites, il devenait de plus en plus difficile d'organiser des réunions en présentiel entre différents fuseaux horaires.

Grâce à 360Learning, Swapcard est désormais en mesure de proposer des formations asynchrones. « Les participants peuvent suivre les formations à leur rythme, ce qui nous permet de former nos équipes à l'échelle mondiale », explique Alexandre.

Comme le dit Rafaelle, « pour nous, l'apprentissage asynchrone est la seule façon de travailler ». L'avantage d'une plateforme d'apprentissage comme 360Learning, c'est que les apprenants peuvent continuer à collaborer avec leurs pairs sans avoir à organiser de réunions en direct. « Les participants peuvent poser des questions sur certaines parties du cours et voter pour les réponses », explique Nikolina Tukic, Quality and Insights Manager.

Et comme l'ajoute Natalia Abril, Head of Impact : « Cela nous offre l'occasion d’ouvrir le dialogue avec nos pairs et nous aide à comprendre l'impact positif que l'apprentissage collaboratif peut avoir sur notre organisation. »

Renforcer l'engagement grâce à des fonctionnalités utiles

L'équipe Swapcard utilise plusieurs fonctionnalités 360Learning pour renforcer l'engagement des participants et améliorer l'efficacité des programmes. Parmi celles-ci :

• Les parcours de formation. 360Learning facilite la création et l'attribution de parcours de formation personnalisés, sans les problématiques liées à l'inscription individuelle des participants et à la définition des dates d'échéance.

• Le forum de discussion. Le forum de discussion permet aux apprenants de poser des questions et de donner leur avis sur les modules de cours. « En tant qu’auteur de cours, la possibilité de collaborer directement sur le cours, même après sa publication, est très utile », explique Alexandre. « Il est ainsi possible de recueillir les commentaires à la source et de les mettre en œuvre là où ils sont pertinents. »

Résultats

En s'appuyant sur les experts internes de Swapcard et en encourageant le partage des connaissances au sein de l'entreprise, l'équipe a pu standardiser et développer ses programmes de formation destinés aux employés et aux clients, avec des résultats tangibles. Parmi ceux-ci :

• 100 % des employés sont auteurs sur la plateforme, et 20 % d'entre eux contribuent activement à l'élaboration des formations (la moyenne de référence de 360Learning est de 3 % de contribution des employés)

• Taux de satisfaction de 98 % concernant les formations

• Score de pertinence de 98 % pour les formations

Natalia explique : « Je considère 360Learning comme une évolution de la culture d'apprentissage entre pairs qui a toujours été la nôtre. Chez Swapcard, l'humilité et l'ouverture d'esprit nécessaires pour reconnaître tout ce que nous pouvons apprendre les uns des autres constituent un pilier fondamental de l'ADN de notre entreprise. En enrichissant cette expérience d'outils mieux adaptés, tels que 360Learning, nous pouvons pleinement saisir l'importance d'apprendre et d'évoluer ensemble. »

À plus long terme

L’upskilling pour fidéliser les employés

Comme l'explique Lala, cette année, l'équipe va se concentrer sur l’upskilling afin de fidéliser davantage les employés. « Nous voulons que nos collaborateurs s'impliquent davantage dans le développement de leurs collègues, et cela commence par la mobilisation des dirigeants. Nous allons mettre en place une formation au leadership afin d'accompagner nos managers et les membres de leurs équipes. »

360Learning continuera à accompagner Swapcard dans son parcours, en aidant l'équipe à mettre en place des parcours professionnels percutants où chacun peut monter en compétences.