Your Life, Your Way: Der Leitfaden zur Einführung flexibler Arbeitsmodelle

Asynchrones Arbeiten – So ermöglichen Sie Flexibilität jenseits von klassischen Bürozeiten

Was ist asynchrones Arbeiten?

Beginnen wir mit den Basics: Was genau meinen wir mit „asynchronem Arbeiten“?

Einfach ausgedrückt wird bei dieser Arbeitsweise keine sofortige Antwort bei der Kommunikation zwischen Kolleg:innen erwartet. Bei 360Learning gestaltet sich das meist so, dass morgens Kolleg:innen in Trello-Kommentaren markiert werden und sie am Abend, am nächsten Tag oder wann immer sie dazu kommen darauf antworten. In anderen Unternehmen könnte es auch bedeuten, dass Sie eine E-Mail versenden, jemanden in Google Docs markieren, einen bzw. eine Kolleg:in auf einer Projektmanagementplattform anpingen oder ähnliches.

Asynchrone Kommunikation ist das Gegenteil von synchroner bzw. Echtzeit-Kommunikation. Beispiele für synchrone Kommunikation sind Anrufe über Zoom (bzw. Hangout, Skype usw.), persönliche Meetings oder Gespräche über Chat-Funktionen wie Google Chat. 

Eine asynchrone Arbeitsweise zielt darauf ab, die veraltete Annahme infrage zu stellen, dass Arbeit nur zwischen Menschen stattfinden kann, die zum selben festgelegten Zeitpunkt kommunizieren. Bei diesem Modell wird stattdessen versucht, ein neues Gleichgewicht zu finden, bei dem vorrangig schriftlich kommuniziert wird und Meetings, wenn sie denn stattfinden, zielführender sind. Die Idee dahinter? Auf diese Weise können die Teammitglieder nach dem Zeitplan arbeiten, der am besten für sie passt. 

Bei der Umstellung auf asynchrone Kommunikation geht es letztlich darum, die Qualität der Arbeit und das Wohlbefinden aller Beteiligten zu verbessern. Dies spielt vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeitende sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, eine wichtige Rolle – nämlich dann, wenn Teammitglieder häufig mit Meetings zu unüblichen Zeiten konfrontiert sind, die sich mit ihrem Privatleben überschneiden. Zudem beruht asynchrones Arbeiten auf Vertrauen. Damit dieser Ansatz gelingt, müssen die Führungskräfte darauf vertrauen, dass ihre Teams auch ohne ständige Besprechungen und persönliche Interaktion funktionieren können – was für manche Unternehmen zwar eine Herausforderung darstellen mag, aber die Mühe am Ende wert ist.

Damit asynchrones Arbeiten gelingt, müssen die Führungskräfte darauf vertrauen, dass ihre Teams auch ohne ständige Besprechungen und persönliche Interaktion funktionieren können – was für manche Unternehmen zwar eine Herausforderung darstellen mag, aber die Mühe am Ende wert ist.

Wie Steve Glaveski in der Harvard Business Review schreibt, „[...] fördert asynchrone Kommunikation eine bessere Entscheidungsfindung, da wir mehr Zeit haben, um auf eine Anfrage zu reagieren. Bei einem Telefongespräch oder einem Videochat treffen wir Entscheidungen in Echtzeit, während wir bei einem Austausch per E-Mail mehr Zeit haben, über unsere Antwort nachzudenken.“

Damit spricht er uns aus der Seele. Wie wir weiter unten sehen werden, gehen die Vorteile des asynchronen Arbeitens zudem weit über eine bessere Entscheidungsfindung hinaus.

Warum asynchrones Arbeiten zu besseren Ergebnissen führt 

Asynchrones Arbeiten ist für die meisten Teams und einen Großteil der Unternehmen aus drei zentralen Gründen von Vorteil: Es erleichtert Deep Work, d. h. tiefe Konzentration, macht die Arbeit für die Mitarbeiter:innen fairer (einschließlich einer besseren Work-Life-Balance) und schafft mehr Zeit zum Lernen. Sehen wir uns diese drei Punkte genauer an.

Asynchrones Arbeiten ermöglicht Deep Work 

Wir bei 360Learning sind überzeugt: Wer sich alle paar Minuten auf eine andere Aufgabe konzentrieren muss, kann wahrscheinlich über keine einzige davon gründlich nachdenken. Ein asynchrones Umfeld (mit wenigen Meetings) reduziert die Unterbrechungen auf ein Minimum und stärkt die Konzentration der Mitarbeiter:innen. 

Wenn Sie noch nicht davon überzeugt sind, dass Ablenkung am Arbeitsplatz ein ernsthaftes Problem darstellt, sollten Sie sich diese in der Harvard Business Review zitierten Ergebnisse ansehen: 

„Angestellte werden durchschnittlich am Tag 50 bis 60 Mal in ihrer Arbeit unterbrochen und 80 % dieser Unterbrechungen sind belanglos. Infolgedessen verbringen die Menschen nur wenig Zeit in einem Zustand, den Psychologen als „Flow-Zustand“ bezeichnen und in dem wir laut einer Studie von McKinsey bis zu fünfmal produktiver sind. Durch die ständigen Ablenkungen sind die Menschen nicht nur weniger produktiv, sondern auch gestresster als je zuvor. Laut dem American Institute of Stress ist die fehlende Kontrolle über die eigene Arbeit einer der Hauptfaktoren für Stress am Arbeitsplatz. 

Angestellte werden durchschnittlich am Tag 50 bis 60 Mal in ihrer Arbeit unterbrochen und 80 % dieser Unterbrechungen sind belanglos.

Wenn Sie sich jetzt sagen, dass Meetings an und für sich ja keine Ablenkung darstellen, könnten die jüngsten Untersuchungen der Online-Lehr- und Lernplattform Udemy Sie diesbezüglich umstimmen: 

„Wenn Unternehmensleiter:innen glauben, dass ihre Mitarbeiter:innen in Meetings vollkommen bei der Sache sind, irren sie sich gewaltig. Tatsächlich gaben 60 % der Teilnehmer:innen unserer Umfrage an, dass Meetings für sie nur eine weitere Ablenkung von der Arbeit darstellen, die sie eigentlich erledigen müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Meetings selbst auch häufig durch Unterbrechungen und Ablenkungen gestört werden.“ 

Für Mitarbeiter:innen, die immer öfter abgelenkt sind – und daher zunehmend unter Stress stehen – bietet ein asynchroner Ansatz mit weniger Meetings die Freiheit, sich zu konzentrieren und über ihre eigene Zeit zu verfügen. Komplexe Projekte kommen besser voran, die Moral im Team steigt, und alle Beteiligten profitieren davon. Somit können wir sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen als auch die Produktivität des Unternehmens steigern.

Doch die Vorzüge des asynchronen Arbeitens könnten sich für bestimmte Arbeitnehmergruppen – insbesondere für berufstätige Mütter – als noch wertvoller erweisen.

Asynchrones Arbeiten macht den Arbeitsalltag fairer 

Asynchrones Arbeiten bietet nicht nur die dringend benötigte Zeit zur Konzentration, sondern darüber hinaus auch ein noch nie dagewesenes Maß an Flexibilität für die Mitarbeiter:innen – eine Freiheit, die für bestimmte Arbeitnehmergruppen, wie z. B. Eltern, oft unerlässlich ist. Berufstätige Mütter in Deutschland hatten während der Coronakrise besonders unter der Last zu leiden, ihre Kinder betreuen zu müssen und parallel ihren Beruf weiter auszuüben. Viele waren dazu gezwungen, ihren Job aufzugeben, als die Kinderbetreuung wegfiel.

Auch jetzt, da die Pandemie langsam vorübergeht, tragen berufstätige Mütter noch immer die Last einer zermürbenden Doppelschicht. Wenn Angestellte von neun bis fünf im Büro anwesend sein müssen, ohne Spielraum und ohne umfassende Kinderbetreuungsmöglichkeiten, stehen Mütter oft vor einer schwierigen Entscheidung. Doch die Möglichkeit, sowohl remote als auch asynchron arbeiten zu können, mischt die Karten komplett neu. In der Tat wurde die „Gewährleistung flexibler Arbeitszeiten“ im Mai 2022 von McKinsey als eine Möglichkeit genannt, die Belastung für berufstätige Mütter zu verringern – insbesondere für alleinstehende Frauen, PoC und Frauen in Haushalten mit zwei Einkommen. 

Eine asynchrone Arbeitsweise erlaubt es Eltern, ihre Kinder im Krankheitsfall früher von der Kita abzuholen und das Fieber ihres Kleinkindes zu messen, statt an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Asynchron heißt, die E-Mail der Chefin erst um 21 Uhr abends (oder früh am nächsten Morgen) beantworten zu können. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Bedürfnisse von Familien und berufliche Anforderungen unter einen Hut zu bringen. .

Reshma Saujani, Gründerin der Organisation Girls Who Code, erklärt: „Wir haben die Chance, die Arbeitswelt in dieser Phase der „Great Resignation“ (durch die Coronakrise ausgelöste Kündigungswelle) neu zu gestalten – das beginnt bei ganz einfachen Dingen, wie: Warum dauern Arbeitstage eigentlich von 9 bis 17 Uhr und Schultage von 8 bis 15 Uhr? Allein schon eine Anpassung der Anwesenheitszeiten im Büro könnte für so viele Familien eine bedeutende Veränderung darstellen.“

Asynchrone und Remote-Arbeit gehen sogar noch einen Schritt weiter, denn sie bieten die dringend nötige zusätzliche Flexibilität für alle, insbesondere für berufstätige Eltern. 

Es ist durchaus angebracht, darüber nachzudenken, was passiert, wenn Unternehmen nicht dazu bereit sind, Eltern, insbesondere Müttern, die benötigte Flexibilität zu gewähren. Reshma bringt es auf den Punkt:

„Wenn sie [berufstätige Mütter] aus dem Berufsleben ausscheiden, leiden die Unternehmen unter dem Verlust ihres institutionellen Wissens, ihrer Managementfähigkeiten und des Mentorings, das sie jungen Berufseinsteiger:innen zukommen ließen.“

Alles in allem ist eine solche Situation sowohl für die Familien als auch für die Arbeitgeber:innen ein Verlustgeschäft.  

Asynchrones Arbeiten schafft mehr Zeit zum Lernen

Wenn Mitarbeiter:innen flexibel und nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten können, bleibt potenziell mehr Zeit zur Weiterbildung im Arbeitsalltag übrig. Tatsächlich hat unsere jüngste Studie gezeigt, dass sich die Mitarbeiter:innen hauptsächlich aus Zeitmangel nicht so intensiv mit dem Lernen befassen können, wie sie es gerne würden: Fast die Hälfte der Befragten in Deutschland gab an, dass sie mehr arbeitsbezogene Lernangebote nutzen würden, wenn sie während der Arbeitszeit lernen könnten oder wenn ihre Vorgesetzten ihnen dafür einen Teil ihrer Arbeit abnehmen würden. 

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Asynchrone Arbeit mit wenigen Meetings eröffnet diese Zeiträume zur internen selbstgesteuerten Weiterbildung. Wenn Mitarbeiter:innen diese Möglichkeit erhalten, bleiben sie motiviert und engagiert, während ihr Unternehmen von ihren Kompetenzen profitiert.

Nachdem wir Sie nun davon überzeugt haben, dass ein asynchroner Arbeitsansatz höchst vorteilhaft ist, stellt sich die Frage, wie Sie ihn tatsächlich in die Praxis umsetzen können.

In 7 Schritten zu einer asynchronen Arbeitskultur, die Sie zum Erfolg führt

Wie Sie feststellen konnten, dreht sich beim asynchronen Arbeiten alles um Flexibilität im Dienste einer besseren Arbeitsqualität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Die Schaffung einer solchen Arbeitskultur ist jedoch nicht ganz einfach – vor allem für Unternehmen, die an herkömmliche Formen der synchronen Arbeit gewöhnt sind. Arbeitgeber:innen müssen sich diese Einstellung zu eigen machen und die richtigen Voraussetzungen schaffen, um diese Art der Arbeitskultur zu ermöglichen. Konkret umfasst dies folgende Punkte:

1. Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen flexible Arbeitszeiten. 

Schluss mit den starren 9-to-5-Arbeitszeiten. Wenn Angestellte dazu in der Lage sind, ihre Arbeit in kleinen Zeitabschnitten zwischen 6 und 20 Uhr oder zwischen 16 und 22 Uhr zu erledigen, sehen wir darin kein Problem. Solange sich alle für ihre Aufgaben einsetzen, ermöglicht asynchrones Arbeiten es jeder und jedem, sich die Arbeitszeit beliebig einzuteilen.

2. Reduzieren Sie Meetings auf ein Mindestmaß.

Damit asynchrones Arbeiten funktioniert, muss die Anzahl der Meetings möglichst klein gehalten werden. Auf diese Weise stellen Zeitzonen und räumliche Entfernungen kein Hindernis mehr für eine gute Kommunikation dar. 

Doch selbst wir geben zu, dass sich manche Meetings wirklich nicht umgehen lassen: Nämlich meist dann, wenn es ein Problem zu lösen gibt oder durch viele schnelle Schritte ein Konsens erreicht werden soll. Für diese wirklich wichtigen synchronen Besprechungen sollten Sie einige Grundregeln festlegen:

  • Vermerken Sie das Ziel der Besprechung in der Einladung
  • Sorgen Sie dafür, dass das Meeting wirklich pünktlich beginnt und endet
  • Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten besprochenen Punkte schriftlich festgehalten werden und weigern Sie sich, an Meetings teilzunehmen, bei denen dies in der Vergangenheit nicht der Fall war
  • Verkürzen Sie die Besprechungsdauer um ein Drittel (oder mehr!)

3. Geben Sie schriftlicher Kommunikation den Vorrang.

Animieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu, wann immer es möglich ist, schriftlich statt mündlich zu kommunizieren und integrieren Sie dieses Vorgehen in die Unternehmensabläufe. Stellen Sie sicher, dass diese Art der Kommunikation klar und deutlich erfolgt, indem Sie Taktiken wie z. B. das Pyramidenprinzip anwenden.  

4. Stellen Sie die richtigen Tools zur Verfügung.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Zugang zu den Tools hat, die es zur asynchronen Kommunikation benötigt: Kollaborative Tools wie Google Docs, Figma oder Miro, Videoaufnahme-Tools wie Loom, Iorad, oder Claap sowie Projektmanagementplattformen wie Trello oder Asana unterstützen allesamt eine asynchrone Arbeitskultur mit wenigen Besprechungen.

5. Legen Sie klare Aufgabenbereiche fest, unter hoher Verantwortlichkeit.  

Damit echtes asynchrones (und remotes) Arbeiten gelingt, müssen alle Mitarbeiter:innen ihren Aufgabenbereich genau kennen und ein hohes Maß an Verantwortlichkeit übernehmen. Viele Besprechungen und Chat-Gespräche können vermieden werden, wenn allen klar ist, wer was macht und wer am Ende für welche Projekte zuständig ist. Bei 360Learning nutzen wir das OKR-System. Es wird vierteljährlich aktualisiert und offengelegt, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

6. Schaffen Sie ein kennzahlenbasiertes Umfeld. 

Wie kann nachgewiesen werden, ob eine Person in dem Bereich, für den sie verantwortlich ist, erfolgreich war? Indem die selbst gesteckten OKRs anhand der richtigen Zahlen bestimmt und erreicht wurden. Die Einbeziehung messbarer Kennzahlen anstelle subjektiver Indikatoren sorgt dafür, dass alle Beteiligten ehrlich und auf dem richtigen Weg bleiben, egal ob Sie im Büro oder 1000 km entfernt sitzen.

7. Setzen Sie auf Transparenz und Kommunikation. 

Schluss mit Absprachen an der Kaffeemaschine und Entscheidungen hinter verschlossenen Türen. Ob Top-down oder Bottom-up – die gesamte Kommunikation muss schriftlich, transparent und regelmäßig erfolgen. Wir bei 360Learning ziehen öffentliche Foren wie Trello einem E-Mail-Austausch vor. Darüber hinaus veranstalten wir alle zwei Wochen ein sogenanntes All-hands-Meeting mit dem gesamten Unternehmen, bei dem anonym eingereichte Fragen direkt von unserem CEO und unserem Führungsteam beantwortet werden. 

Doch funktioniert asynchrones Arbeiten wirklich in allen Bereichen? Einige Vorbehalte

Es gibt eine große Ausnahme von der Regel der asynchronen Kommunikation – und zwar für Teams mit Kundenkontakt wie z. B. den Vertrieb oder Customer Success. Da sie in regelmäßigem Kontakt zu externen Ansprechpartner:innen stehen, ist es für sie verständlicherweise sehr schwierig, ihre Zeitpläne so asynchron zu gestalten wie z. B. jemand aus dem Tech-, Finance- oder Marketing-Team. 

Es ist wichtig, diese Ausnahmen in Stellenbeschreibungen und bei Neueinstellungen klar zu formulieren – niemand möchte das Gefühl haben, mit falschen Versprechungen geködert worden zu sein. Nichtsdestotrotz haben bei uns Teams mit Kundenkontakt, die Teil einer asynchronen Unternehmenskultur sind, weniger Besprechungen und sind flexibler als ihre Kolleg:innen in 9-to-5-Jobs, da die meisten internen Aufgaben nach dem asynchronen Prinzip erledigt werden können.

Sie haben nun unseren Leitfaden zum Thema asynchrones Arbeiten gelesen und dabei erfahren, wie es für uns bei 360Learning funktioniert. Sie möchten ein weiteres Schlüsselelement unserer Your-Life-Your-Way-Kultur entdecken? Dann lesen Sie hier alles über autonomes Arbeiten.

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Merkblatt flexibles Arbeiten | 360Learning

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