Remote-Arbeit – So ermöglichen Sie es Ihren Teams, von überall aus zu arbeiten und zu lernen

Die Umstellung auf Remote-Arbeit stellt einen echten Wendepunkt dar.

52 % der kürzlich von Microsoft befragten Personen denken darüber nach, im Jahr 2022 auf ein Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodell umzusteigen. Das ist tatsächlich nichts Neues: Vor zwei Jahren beschleunigte die Coronakrise die Einführung der standortunabhängigen Alternative für Millionen von Arbeitnehmer:innen in aller Welt. Auch wenn es sich dabei nicht um eine gänzlich neue Arbeitsweise handelt, so mussten sich Unternehmen doch innerhalb weniger Tage an das vollständige Arbeiten aus der Ferne anpassen.

Dies geschah allerdings aus der Not heraus und ohne jeglichen durchdachten Plan dahinter. Doch 2022 sind wir nicht mehr dieselben Menschen, die 2020 zum Arbeiten nach Hause geschickt wurden!

Wie sieht Remote-Arbeit also heute aus? Inwieweit wird das Arbeiten aus der Ferne weiter bestehen und wie lässt sich ein gutes Gleichgewicht zwischen Mitarbeiterproduktivität und Unternehmenszielen finden? Wie können Unternehmen eine nachhaltige Remote-Arbeitspolitik gestalten, die auf lange Sicht Bestand hat?

Was ist Remote-Arbeit? 

Da es viele verschiedene Remote- und Hybridmodelle gibt, ist es wichtig, im Vorfeld zu definieren, worüber wir genau sprechen.

5 Arten von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen zur Anpassung Ihrer Firmenpolitik

Bei den ersten vier Varianten handelt es sich um Hybridmodelle, da sie zumindest die Möglichkeit bieten, in einem Büro zu arbeiten. Das letzte Modell gestaltet sich zu 100 % aus der Ferne. Aber sehen Sie selbst:

1. Zentralisiertes / bürobasiertes (remote-freundliches) Hybridmodell: Bei diesem Modell wird von den Mitarbeitenden erwartet, dass sie die meiste Zeit im Büro verbringen. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit für einen kleinen Teil ihrer Arbeitszeit von einem anderen Ort aus zu arbeiten, z. B. einen Tag pro Woche. Unternehmen, die sich für dieses Modell entscheiden, sind davon überzeugt, dass ihre Mitarbeiter:innen effektivere Beziehungen aufbauen und ihre Arbeit besser koordinieren können, wenn sie räumlich nicht voneinander getrennt sind. In diesem Fall wird die Flexibilität der Remote-Arbeit eher als Bonus gesehen.

2. Teilweise remotes Hybridmodell: Hierbei handelt es sich um ein gespaltenes Modell, bei dem nicht alle Teams nach demselben Prinzip funktionieren: Einige von ihnen können vollständig aus der Ferne arbeiten, während andere täglich im Büro sind. Die größte Herausforderung bei diesem Konzept besteht darin, das richtige Maß an Interaktion zwischen den Teams im Büro und jenen an anderen Standorten zu gewährleisten. Diese Option bietet sich daher für Unternehmen an, die bereits über Räumlichkeiten verfügen, ihre Tätigkeit jedoch noch auf weitere geografische Standorte ausweiten möchten.

3. Flexibles Hybridmodell: Bei diesem Modell können alle Mitarbeitenden entscheiden, wann sie lieber im Büro und wann von einem anderen Ort aus arbeiten möchten. Unternehmen, die nach diesem Konzept funktionieren, sind davon überzeugt, dass ihre Mitarbeiter:innen zufriedener und effizienter sind, wenn sie die Möglichkeit haben, ihren Arbeitsort frei zu wählen. In diesem Fall haben die Arbeitgeber:innen keine Vorliebe für die eine oder andere Option – die Entscheidung liegt gänzlich in den Händen der Angestellten.

4. Remote-basiertes Hybridmodell: Dieses Modell fördert das Arbeiten aus der Ferne und setzt es automatisch für alle Mitarbeiter:innen voraus, ganz gleich, welchem Team diese angehören. Das bedeutet, dass das Unternehmen all seine Prozesse (Arbeitsabläufe, Strategien usw.) remote-freundlich gestaltet hat und seine Büroräume so unterhält, dass die Mitarbeitenden gelegentlich von dort aus arbeiten können. So funktionieren wir bei 360Learning.

5. Vollständig remotes Arbeitsmodell: Bei diesem Konzept bietet das Unternehmen von vornherein keinen Unternehmenssitz mit Büroräumen an. Alle sind dazu angehalten, aus der Ferne zu arbeiten. Die Personalabteilung stellt allen Mitarbeitenden die für Homeoffice erforderliche Ausstattung zur Verfügung. Dieses Modell ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine solide asynchrone Kommunikation pflegen.

Welche Vorteile bietet Remote-Arbeit?

Alle oben genannten hybriden Arbeitsmodelle ermöglichen es einerseits den Arbeitnehmer:innen:

• von zu Hause aus zu arbeiten und, sofern notwendig, sich um ihre persönlichen Angelegenheiten zu kümmern (z. B. Entgegennahme von Lieferungen oder Betreuung kranker Kinder), ohne dafür Urlaub nehmen zu müssen.
• sich einen langen Arbeitsweg zu sparen und die gewonnene Zeit für produktive Arbeit, Familie oder Hobbys zu nutzen.
• die Work-Life-Balance zu erreichen, die wirklich zu ihnen passt, und somit während ihrer Arbeitszeit produktiver zu sein.

Auf der anderen Seite ermöglichen diese Modelle es den Unternehmen:

• vom größtmöglichen Angebot an Talenten zu profitieren, da sie Mitarbeiter:innen aus aller Welt einstellen können.
• zu einem attraktiveren Arbeitsplatz für neue Fachkräfte zu werden (Employer Branding).
• Geld für teure Büroräume zu sparen.

Nun haben Sie einen groben Überblick über die verschiedenen existierenden Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle und ihre jeweiligen Vorteile. Doch wie lässt sich dieser Wandel tatsächlich vollziehen?

6 Methoden, wie Sie eine Unternehmenskultur schaffen, die von überall aus gelebt werden kann

Laut der US-Umfrage von PwC zur Remote-Arbeit (Januar 2021) sagen 83 % der Arbeitgeber:innen, dass der Wechsel zum Arbeiten aus der Ferne für ihr Unternehmen erfolgreich war. Nur sechs Monate zuvor, Mitte 2020, lag diese Zahl bei 73 %. Unternehmen sind noch immer dabei, herauszufinden, wie Remote-Arbeit am besten funktioniert. Wenn Sie jedoch wirklich ein Remote-Arbeitsmodell einführen möchten – ganz gleich für welches Sie sich entscheiden – müssen Sie Ihre gesamte Unternehmenskultur danach ausrichten. In der Praxis bedeutet das Folgendes.

1. Entwickeln Sie ein (tolles) Remote-Onboarding-Programm

Beim Remote-Onboarding werden neue Teammitglieder ohne persönliche Interaktion mithilfe digitaler Medien in Ihrem Unternehmen willkommen geheißen. Ein gutes Remote-Onboarding ist ein wichtiger Faktor für die Geschäftsfähigkeit und sollte die einzigartige Kultur des Unternehmens in den Lernerfahrungen der neuen Mitarbeiter:innen widerspiegeln.

Idealerweise sollte der Einarbeitungsprozess im Einklang mit Ihrem exklusiven Geschäftsmodell, dem vorhandenen Wissen, den Fachkenntnissen innerhalb Ihrer Teams, den Kommunikationspräferenzen sowie selbstverständlich den Produktinformationen und -werten stehen. Arbeiten Sie mit klaren Zielvorgaben und Kennzahlen, um die Effizienz des Onboarding-Prozesses als Ganzes regelmäßig zu messen. Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, damit diese ihr Wissen und ihre Erfahrung nicht nur bei der Gestaltung des Remote-Onboarding, sondern auch während des Prozesses mit allen neuen Mitarbeiter:innen teilen. 

Zu diesem Zweck könnten Sie mit einer Peer Learning-Plattform arbeiten, sodass die neuen Mitarbeiter:innen ihre Einarbeitung größtenteils asynchron absolvieren und dennoch andere Teammitglieder in Discovery Meetings synchron treffen können.

2. Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen bei der Einrichtung ihres Heimbüros

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen die nötigen Rahmenbedingungen bieten, damit sie bequem und produktiv von zu Hause arbeiten können. Das betrifft die grundlegende Ausstattung, wie z. B. einen hochwertigen Laptop, und reicht bis zu einem monatlichen Budget für weitere Remote-Aufwände, wie z. B. eine Mitgliedschaft in einem Coworking-Space oder die Kostenerstattung bei Reisen zu Geschäftstreffen.

Managen Sie Ihre Büroplätze mit Bedacht: Richten Sie ein Buchungssystem für all Ihre Büros ein, die als Hot Desks fungieren, um die unregelmäßigen Mitarbeiteranwesenheiten zu koordinieren.

3. Schaffen Sie remote-basierte Arbeitsweisen

Fördern Sie die folgenden remote-basierten Arbeitsweisen: 

• Ermutigen Sie Führungskräfte aktiv dazu, in ihren Teams vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen und autonomes Arbeiten zu unterstützen: Verwenden Sie dazu einen kennzahlenbasierten Rahmen wie das OKR-System, das vierteljährlich aktualisiert und öffentlich bekannt gegeben wird, um maximale Transparenz bezüglich der Projektergebnisse zu gewährleisten. Organisieren Sie wöchentliche Meetings mit dem Team und den einzelnen Mitgliedern sowie vierteljährliche Besprechungen, um Vertrauen aufzubauen und einen positiven Feedback-Prozess einzuführen.
• Halten Sie so wenige synchrone Meetings wie möglich ab und stellen Sie sicher, dass dabei Protokoll geführt wird und die Aufzeichnungen im Anschluss für vollständige Transparenz geteilt werden. Auf diese Weise stellen Zeitzonen und räumliche Entfernungen kein Hindernis mehr für eine gute Kommunikation dar.
• Bevorzugen Sie eine asynchrone Arbeitsweise gegenüber einer synchronen, damit Informationen allen gleichermaßen zur Verfügung stehen. Nutzen Sie ein Wissensmanagementsystem, um Informationen zu speichern und sie für alle zugänglich zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams bevorzugt schriftlich kommunizieren. 
• Geben Sie vom ersten Tag an klare Aufgabenbereiche vor, sodass alle wissen, für welche Projekte sie zuständig sind. 

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4. Animieren Sie alle Mitarbeiter:innen dazu, ihr Wissen regelmäßig zu teilen

Wenn Ihre Remote-Arbeitspolitik auf lange Sicht Bestand haben soll, können Sie sich nicht einfach auf die physische Anwesenheitspflicht bei den Schulungen verlassen. Das bedeutet, dass Sie jedes Team darin unterstützen müssen, sich selbst zu motivieren und sich für autonomes digitales Lernen zu engagieren. Indem Sie ein kollegiales Umfeld schaffen, innerhalb dessen sich Ihre Mitarbeitenden weiterbilden können, stellen Sie sicher, dass Ihre Teams tatsächlich aus der Ferne lernen. Dies erzielen Sie, indem Sie:

• Auf einen Bottom-up-Schulungsansatz umsteigen: Stellen Sie auf Online-Kurse um, die sich im Laufe der Woche in Mikro-Lerneinheiten absolvieren lassen, um das Lernen zu dezentralisieren. 
• Alle Teammitglieder darin unterstützen, am Lernprozess teilzunehmen, indem sie ihren Lernbedarf ermitteln, Feedback zu bestehenden Kursen geben und selbst Kurse erstellen.

5. Führen Sie ein „Buddy“-System ein 

Im Laufe unseres Lebens verbringen wir im Schnitt ganze neun Jahre ununterbrochen mit Arbeiten. Laut dem Survey Center on American Life ist es heute wahrscheinlicher, dass wir am Arbeitsplatz Freundschaften schließen als auf jegliche andere Weise. Und nur für den Fall, dass Sie sich diese Frage stellen: Ja, „Sozialkontakte“ und „Remote-Arbeit“ sind definitiv miteinander kompatibel! Laut Gallup Organization hat sich gezeigt, dass die Förderung von sozialen Kontakten und Zusammenarbeit auch aus der Ferne zu besseren Geschäftsergebnissen führen und die Mitarbeiterbindung erhöhen. 

Eine neue Stelle an der Seite eines Buddys, also einer/eines das Onboarding begleitenden Kolleg:in, anzutreten, ist beruhigend, da man so wertvolle Tipps erhält, Kontakte zu verschiedenen Teams knüpfen und die Unternehmenskultur schneller verstehen kann. Dabei kann es sich z. B. um Mitarbeiter:innen handeln, die seit mindestens einem Jahr im Unternehmen beschäftigt sind. Ein Buddy-System ist jedoch nur bei häufiger Interaktion wirklich effizient. Bei einer Umfrage von Microsoft gaben 97 % der neu angestellten Mitarbeiter:innen, die sich in den ersten 90 Tagen mehr als acht Mal mit ihrem Buddy trafen, an, dass ihr Buddy ihnen dabei half, schnell produktiv zu werden. 

6. Organisieren Sie informelle Treffen 

Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen aus der Ferne, können sich vermutlich nicht alle Teams persönlich treffen, vor allem, da sie nicht dasselbe Büro teilen und sich daher nicht einfach mal an der Kaffeemaschine „Hallo“ sagen können. Organisieren Sie daher gelegentliche virtuelle Kaffeerunden und andere Eisbrecher zu Beginn Ihrer Teammeetings, um informellen Austausch, der normalerweise im Büro stattfindet, dennoch zu ermöglichen.

Einige Ihrer Mitarbeiter:innen möchten sich mit ihren Kolleg:innen über Dinge austauschen, die nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben. Zudem darf die Bedeutung von Teambuilding auf keinen Fall vergessen gehen: Es ist wichtig, dass Sie Ihren Teams ein bestimmtes Budget zur Verfügung stellen, damit sie zusammenkommen können (z. B. etwas trinken gehen, Kochkurse belegen, Spiele spielen). Sie sollten Ihren Angestellten die Möglichkeit bieten, untereinander Kontakte zu knüpfen, Beziehungen aufzubauen und sich unabhängig von ihrem Arbeitsverhältnis auf informeller Ebene kennenzulernen. 

Sie haben nun eine Idee davon, was Remote-Arbeit ist, wie sie funktioniert und auf welche Weise sie sich umsetzen lässt.

Werfen wir nun einen Blick auf das nächste Grundprinzip einer flexiblen Arbeitskultur, das weiter oben bereits kurz angesprochen wurde: asynchrones Arbeiten.

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