Remote-Arbeit nach Corona: So haben wir unser Konzept verbessert, damit es in die Zukunft trägt

Die Umstellung auf Remote-Arbeit bedeutet für viele Unternehmen in Deutschland einen echten Wendepunkt.

Vor drei Jahren, mit Ausbruch der Coronakrise, mussten viele Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden abrupt ins Homeoffice schicken – meist ohne dass eine adäquate Ausstattung noch standardisierte Prozesse für das Remote-Arbeiten vorhanden waren.

Die Zeit der Lockdowns bot Unternehmen trotz aller Herausforderungen auch die einmalige Gelegenheit, neue Arbeitsmodelle zu testen und sich von den Vorteilen flexibler Strukturen zu überzeugen. So waren zahlreiche Unternehmen nach der Pandemie bereit, vollständig auf Remote-, flexible oder hybride Arbeitsmodelle umzusteigen.

Und doch: Es wäre übereilt, das Zeitalter des vollflexiblen Remote-Arbeitens auszurufen. Denn nur weil viele Arbeitgeber jetzt so denken, heißt das noch lange nicht, dass das Pendel nicht wieder in die andere Richtung ausschlagen kann. 

Die Pandemie hat die Welt in Zugzwang gebracht. Heute aber müssen wir als Arbeitgeber einen tiefgreifenden Paradigmenwechsel durchlaufen, um durchdachte Remote-Arbeitsmodelle entwickeln zu können, die in die Zukunft tragen.

Was schief gehen kann?

Nun, Unternehmen, die keinen Raum für soziale Kontakte – ob virtuell oder in Form von Teamevents – einplanen, müssen damit rechnen, dass sich Mitarbeiter:innen mit der Zeit isoliert fühlen und die Verbindung zum Unternehmen abbricht. Ebenso werden sich Führungsteams, die keine angemessenen Prozesse zur Unterstützung ihrer neuen "Remote-First"-Richtlinien eingerichtet haben, wahrscheinlich in Ineffizienz verzetteln.

Bei 360Learning brauchten wir keine Lockdowns, um festzustellen, dass unsere Kolleg:innen problemlos von zu Hause aus arbeiten konnten. Tatsächlich hatten wir bereits von Anfang an eine Remote-freundliche Firmenpolitik eingeführt. Die Coronapandemie hat uns geholfen, einen bestehenden Rahmen zu verfeinern, und diesen neuen und verbesserten Entwurf werden wir im Folgenden vorstellen. Er ist für jede Organisation gedacht, die bereit ist, eine einzigartige und nachhaltige Arbeitskultur einzuführen.

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Unternehmenskultur: einen fruchtbaren Boden für die Remote-Arbeit schaffen

Wenn Sie wirklich ernsthaft eine "Remote-First"-Kultur erschaffen möchten, muss auch der restliche Bereich Ihrer Unternehmenskultur auf dieses Vorhaben abgestimmt sein. Wenn Sie plötzlich auf Remote-Arbeit umstellen und vorher nicht die richtige Infrastruktur geschaffen haben, kann es chaotisch werden. 

Bei 360Learning haben wir unsere Unternehmenskultur, die wir Convexity nennen, um einen "Remote-First"-Ansatz herum verfeinert. Konkret bedeutet dies:

• Wenige Meetings: Wir beschränken synchrone Besprechungen auf ein Minimum und achten darauf, schriftliche Notizen festzuhalten und auszutauschen, um volle Transparenz zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass Zeitzonen und räumliche Entfernungen kein Hindernis für eine effiziente Kommunikation darstellen.
• Asynchrones Arbeiten: Aus dem gleichen Grund ziehen wir asynchrone Arbeit so weit wie möglich der synchronen vor. Wir verfügen über ein robustes System für die Verwendung von Trello als Tool für Projektmanagement und Informationsaustausch, und jede:r neue Mitarbeiter:in wird von der ersten Woche an sorgfältig darauf geschult, wie dieser Prozess verinnerlicht werden kann.
• Schriftliche Kommunikation: Hand in Hand mit wenigen Meetings und asynchroner Arbeit geht die Präferenz für schriftliche Kommunikation. Trello-Kommentare, Google Docs, Slides... Projekte sollten schriftlich und völlig transparent sein, damit alle Beteiligten jederzeit und überall den gleichen Zugang zu Informationen haben.
• Klare Zuständigkeiten und hohe Eigenverantwortung: Damit echte asynchrone Arbeit (und Remote-Arbeit) funktionieren kann, muss jeder Mitarbeitende einen klaren Überblick über den eigenen Aufgabenbereich haben und sich der Verantwortung bewusst sein. Zu viele Besprechungen und Chatnachrichten werden vermieden, wenn klar ist, wer was macht und wer am Ende des Tages für welche Projekte verantwortlich ist. Wir verwenden das OKR-System, das vierteljährlich aktualisiert und transparent kommuniziert wird, um Alle auf dem gleichen Stand zu halten.
• Kennzahlen-orientiertes Arbeiten: Woran können Sie erkennen, ob Sie in dem Bereich, für den Sie verantwortlich sind, erfolgreich waren? Wenn die Ziele und Ergebnisse, die Sie sich selbst gesetzt haben, gemessen an den richtigen Kennzahlen, erreicht werden. Die Verwendung quantifizierbarer Kennzahlen anstelle subjektiver Indikatoren sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind, unabhängig davon, ob Sie im Büro oder 1.000 Kilometer entfernt sind.
• Transparenz und Kommunikation: Kein Getratsche am Kaffeeautomaten oder Meetings hinter verschlossenen Türen. "Top down" oder "bottom up", Kommunikation muss schriftlich erfolgen, aber auch transparent und regelmäßig. Wir vermeiden E-Mails (zu unzugänglich) und haben alle zwei Wochen eine Mitarbeiterversammlung, bei der anonym eingereichte Fragen beantwortet werden. Gehälter, Leistungsbeurteilungen... all das wird schriftlich festgehalten, kommuniziert und veröffentlicht.

Wir dürfen Convexity nicht mit Remote-Arbeit in einen Topf werfen – unser Konzept ist viel umfassender als das. Aber das eine ist für das andere unerlässlich. Obwohl Convexity ein Modell ist, das speziell auf 360Learning und die Kultur, die wir hier schaffen wollen, zugeschnitten ist, wird jede Organisation, die zumindest einige dieser Prinzipien zusammen mit der Remote-Arbeit umsetzt, besser in der Lage sein, zukünftige Krisen zu überstehen. Wenn es den Führungsteams ernst damit ist, an ihrer Politik zur Remote-Arbeit festzuhalten, sind wir der festen Überzeugung, dass sie zumindest einige dieser Grundsätze übernehmen sollten, vielleicht mit ihrer ganz eigenen, einzigartigen Komponente.

Um nun zu erläutern, wie wir unsere Politik für die Arbeit von zu Hause aus konkret angehen, hier ein paar Ansatzpunkte:

Bewährte Methoden für erfolgreiche Remote-Arbeit 

Unser Konzept für erfolgreiches Remote-Arbeiten basiert auf der Schaffung der richtigen Rahmenbedingungen und Anreize:

Wir sind sparsam mit unseren Büros

Wir lassen den 360Learnern die Wahl, wie sie sich organisieren wollen, fordern sie aber auf, sich zu verpflichten: Wenn ein:e Mitarbeiter:in sagt, dass er/sie ein Büro braucht, um die Arbeit bestmöglich zu leisten, muss es auch genutzt werden – es gibt keinen Platz für unnötige Ausgaben. Aus diesem Grund ermutigen wir jede:n, nur dann regelmäßig in eines unserer Büros zu kommen, wenn:

• das Zuhause nicht für die Arbeit geeignet ist (zu klein, renoviert wird, die Kinder laut sind...)
• die Tätigkeit eine physische Anwesenheit erfordert (z.B. Veranstaltung eines Frühstücks für Partner...)
• Kunden persönlich getroffen werden müssen (Kick-off-Meeting...)
• die Teamzusammengehörigkeit gestärkt werden soll (After-Work-Veranstaltung, Essen gehen...)

Um die unregelmäßigen Präsenzzeiten zu koordinieren, arbeiten alle unsere Büros als Hot Desks, die im Voraus reserviert werden müssen. Dies war vor allem während der Pandemie nützlich, um soziale Distanz zu gewährleisten, aber es ist auch weiterhin praktisch, um die Anwesenheit im Büro zu reglementieren, da derzeit niemand einen Schreibtisch hat, den er sein Eigen nennen kann.

Wir unterstützen den Arbeitsplatz zu Hause

Wenn jemand also nicht in einem unserer Büros arbeitet, wird er oder sie wahrscheinlich von zu Hause aus arbeiten - und wir möchten, dass alle Mitarbeite:innen die Einrichtung haben, die benötigt wird, um sich wohl zu fühlen und produktiv zu sein. 360Learning stellt Folgendes zur Verfügung:

• Grundlegende Ausstattung (hochwertiger Laptop, Headset, Maus, externe Tastatur...)
• Ein monatliches Budget von bis zu 200 Euro für die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes und andere Ausgaben
• Erstattung der Kosten für Reisen zu Geschäftstreffen und Teamveranstaltungen

Unsere Mitarbeiter:innen sollten nicht das Gefühl haben, dass sie in einem Unternehmen, das auf Remote-Arbeit setzt, benachteiligt werden. Glückliche, produktive Angestellte brauchen das richtige Umfeld, um sich zu entfalten, und dafür ist ein Unternehmensbudget vorgesehen.

Remote-Arbeit: Und was, wenn Mitarbeitende Gesellschaft brauchen?

An dieser Stelle denken Sie vielleicht, dass diese Art der Remote-Arbeit schön und gut ist, aber sicherlich wollen die meisten Menschen zumindest ein wenig Zeit mit ihren Kollegen verbringen? Was ist mit den Mitarbeitenden, die sich gerne persönlich unterhalten oder einfach lieber in der Gesellschaft anderer arbeiten? Ja, auch für sie schaffen wir Raum.

Erstens ist es völlig in Ordnung, das monatliche Budget von 200 Euro für die Nutzung eines Co-Working-Space zu verwenden. Vielleicht haben Mitarbeitende Lust, aus dem Haus zu gehen, sind aber nicht in der Nähe des Büros, oder wohnen in der Nähe anderer 360Learner. In jedem Fall kann jeder flexibel einen Coworking-Space finden, der seinen/ihren Bedürfnissen entspricht. 

Und dann dürfen wir natürlich die Bedeutung des Teambuildings nicht außer Acht lassen. Zusätzlich zu dem monatlichen Budget von 200 Euro, das für die Nutzung eines Co-Working-Spots verwendet werden kann, gewähren wir auch ein separates Budget für Teambuilding in Höhe von 30 Euro pro Person und Monat. Damit können Sie einen Kurs (Kochen, Weinverkostung...), Team-Drinks, eine gemeinsame Unternehmung oder ähnliches organisieren - virtuell oder vor Ort. Es ist wichtig, den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, Kontakte zu knüpfen, Verbindungen aufzubauen und sich informell kennenzulernen, unabhängig davon, wie die Arbeitsbedingungen sind. 

Eine "Remote-First"-Arbeitspolitik sollte nicht zu einer isolierten Belegschaft führen, so einfach ist das.

Wie sehr schätzen die 360Learner die Remote-Arbeit?

Die Arbeit von zu Hause aus kann sowohl für jeden Einzelnen als auch für das Unternehmen von großem Nutzen sein. Der Verzicht auf Pendelzeit (und Stress und Budget) kann den Tag eines Mitarbeitenden um Stunden verlängern und ihn produktiver, konzentrierter und zufriedener stimmen: kurz gesagt, die Work-Life-Balance fördern. 

Darüber hinaus eröffnet es die Möglichkeit, Bewerber:innen aus weit entfernten Ländern zu rekrutieren und die Auswirkungen von Zeitzonenunterschieden zu verringern (was bei der zunehmenden Globalisierung von Unternehmen immer wichtiger wird), und es kann verschiedene Teams - aber auch externe Dienstleister, Freiberufler oder Agenturen - auf die gleiche Ebene bringen. Das Budget, das früher für Bürokosten ausgegeben wurde, kann nun besser genutzt werden, und Arbeitsnomaden können versuchen, in einer neuen Stadt zu leben, wenn sie dazu bereit sind.

Aber: der Beweis liegt im Detail. Bevorzugen 360Learner wirklich unsere "Remote-First"-Politik, oder sind das alles nur Mutmaßungen? Wir haben die Zahlen ausgewertet, die für sich selbst sprechen:

• 50 % unserer Mitarbeiter:innen würden nicht einmal für einen Tag ins Büro zurückkehren (vor der Pandemie waren es noch 34 %). 
• Mehr als die Hälfte dieser Mitarbeitenden, nämlich 31 %, wohnt nicht mehr in der Nähe eines Büros (gegenüber 10 % vor 2020). 
• Nur 21 % aller Kolleg:innen geben an, dass sie 3 Tage oder mehr pro Woche im Büro verbringen wollen (gegenüber 28,9 % vor der Pandemie).

Remote-Arbeit ist kein Allheilmittel, aber eine Option, die sich lohnt

Es ist klar, dass 360Learner eine Umgebung bevorzugen, in der Remote-Arbeit normal ist. Das ist auch gut so, denn es ist ein Grundprinzip von Convexity. Allerdings müssen einige Vorkehrungen getroffen werden, um sicherzustellen, dass WFH zu einer besseren Work-Life-Balance führt und nicht zu verschwommenen Grenzen und Burnout. 

Wir wollen auch nicht die spontanen Ideen unterdrücken, die oft bei zwanglosen Treffen entstehen. Convexity leistet gute Arbeit bei der Bereitstellung dieser Maßnahmen, aber wir sind immer auf der Hut, um sicherzustellen, dass sich die potenziellen Tücken der Remote-Arbeit nicht einschleichen.

Für uns hat die Pandemie unser Engagement für einen „Remote-First“ Ansatz nur noch verstärkt. Für andere ist sie eine einmalige Gelegenheit, die Unternehmenskultur nachhaltig zu verändern, um die Remote-Arbeit auf lange Sicht zu fördern. Das Risiko besteht darin, dass Unternehmen die Gelegenheit nicht nutzen oder - schlimmer noch - sich kopfüber in die Arbeit stürzen, ohne die richtigen Grundlagen zu schaffen, und am Ende aufgrund schlechter Ergebnisse oder Gruppenzwang wieder zur "altmodischen Methode" zurückkehren.

Jedes Unternehmen muss für seine Ziele und Mitarbeiter:innen die richtige Lösung finden. Wir hoffen jedoch, dass diese Informationen allen Unternehmen, die Remote-Arbeit für eine praktikable Option halten (und wir glauben, dass dies für viele der Fall ist), auf ihrem Weg helfen.

Und für Menschen, die glauben, dass die Mission von Convexity und 360Learning, die Collaborative Learning Bewegung zu verbreiten, das Richtige für sie ist? Genau für diese haben wir vielleicht eine Remote-Stelle auf unserer Karriereseite. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.