Comment Lucca onboarde jusqu’à 30 nouvelles recrues par semaine en préservant la culture d’entreprise

Enjeux

2022 a été l’année de toutes les ambitions pour Lucca, avec une croissance de 45% et une levée de fonds de 65 millions d’euros pour élargir sa gamme de produits et s’étendre à l’international. 

Et pour les équipes ? Un véritable “enjeu de volume” selon Charles de Fréminville, Chief People Officer de Lucca. Afin de permettre à l’entreprise de viser 100 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2025, il faut onboarder jusqu’à 30 nouveaux “Luccasiens” certaines semaines. 

Pour autant, pas question de transiger sur la qualité de l’onboarding pour transmettre les connaissances essentielles et préserver la culture de l’entreprise. L’exemple le plus concret ? Les sessions de “Mot du Président”, où les nouvelles recrues bénéficient systématiquement d’un temps dédié avec Gilles Satgé, fondateur et CEO de Lucca.

Comment gagner en volume sans perdre en humanité et en qualité ?

Solution

Depuis près d’un an, Charles et son équipe ont réussi à automatiser l’onboarding tout en faisant la part belle aux “rituels humains qui changent tout”. Il nous livre les 3 piliers du projet.

Des chemins de formation en Blended Learning

Historiquement, chaque directeur de business unit effectuait une présentation d’une heure, 1 à 2 fois par mois. 

Désormais, Lucca applique une approche Blended Learning comprenant un mix de présentations live et de modules en ligne pour les formations transverses (RH, Finance, Sécurité) et Produit pour les nouveaux arrivants. Ces chemins de formation comprennent modules en ligne co-créés par les experts internes et l’équipe Formation, et webinaires intégrés de manière fluide dans la plateforme. La digitalisation permet aux managers de gagner 1 à 2 heures par mois.

Restait à choisir les présentations à digitaliser. Charles et son équipe ont conservé en présentiel les formations générant le plus de questions/réponses par rapport à la partie théorique, à l’instar de la présentation RGPD. Cette approche permet de préserver les interactions humaines et de concentrer l’attention des apprenants (et l’énergie des formateurs !) sur des moments d’échange à haute valeur ajoutée.

Un onboarding qui favorise l’engagement des apprenants

Au total, environ deux tiers des présentations prennent la forme d’un webinaire. 

Pour autant, pas question de laisser les apprenants inactifs devant un écran pendant des heures. En digitalisant les présentations, l’équipe Lucca a pu varier les contenus avec l’intégration de vidéos, documents interactifs. Sans compter l’ajout de quizz pour s’assurer de l’acquisition des connaissances.

L’interactivité ne s’arrête pas là. Tout au long des parcours en ligne, les apprenants partagent leurs retours via les forums contextuels et les Réactions. Partages informels, bonnes pratiques et autres questions sont enregistrées au plus près des activités, ce qui réplique l’interactivité d’une salle de formation. Et pour l’équipe Formation ? Une mine d’or de retours sur chaque activité pour garder le catalogue de formation à jour. Enfin, le Score de pertinence disponible à la fin de chaque module permet de tracer un lien direct entre la formation et sa mise en application par les nouvelles recrues.

Gagner du temps grâce aux automatisations des workflows

Bien évidemment, une intégration entre le SIRH de Lucca et 360Learning était de mise pour parachever l’automatisation de l’onboarding. 

Grâce à l’intégration entre les deux plateformes, la gestion des utilisateurs est totalement synchronisée. Finie, la double saisie des données dans le SIRH et dans la plateforme de formation lors de l’arrivée d’une nouvelle recrue !

Charles confie que cette automatisation a permis de faire passer l’onboarding chez Lucca à la vitesse supérieure :

Résultats

Les résultats parlent d’eux-mêmes. Avec ce nouvel onboarding, l’équipe Lucca est désormais en capacité d’accompagner les enjeux business en intégrant 200 personnes de plus en 2023, sans augmentation de charge drastique pour les RH et les managers.

Cet onboarding efficace répond aux enjeux de toutes les parties prenantes :

• Le taux de satisfaction des nouvelles recrues est en hausse à 4.4/5

• Pour les managers qui présentent leur département : gain de temps de 1 à 2h par mois grâce à l’approche Blended Learning

• Côté RH : 4h de travail admin chronophage économisées chaque semaine

La suite

D’autres projets attendent l’équipe Lucca après le succès de l’onboarding !

Prochaine étape pour Lucca : peaufiner la structuration de la Formation avec la mise en place d’une équipe projet Formation transverse, incluant des représentants de chaque Business Unit. Dans une logique de décentralisation, chaque département sera indépendant dans ses opérations de formation et aura pour objectif de créer du contenu pour faire monter les équipes en compétences, avec l’aide de 360Learning.

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